Fusiegemeente Westland kiest voor data archivering
Waarom viel de keuze van gemeente Westland op data archivering als oplossing voor vijf te vervangen applicaties?
Met data archivering heeft Telengy gezorgd dat de nieuwe fusiegemeente Westland afscheid kon nemen van de vijf verschillende financiële applicaties die de originele vijf gemeenten in gebruik hadden. Deze applicaties waren overbodig geworden doordat de fusiegemeente uiteraard voor één financiële applicatie had gekozen. We gaan hier in op de keuze voor data archivering als oplossing.
De gemeente Westland is ontstaan uit een fusie van vijf gemeenten. Deze fusiegemeente kent uiteraard één financiële applicatie, maar de vijf oude gemeenten hadden natuurlijk elk hun eigen software in gebruik. De configuraties waren sterk verschillend door de gemeentespecifieke inrichting.
De oude data moest natuurlijk toegankelijk blijven voor het dagelijks gebruik en er moest voldaan worden aan de fiscale bewaarplicht. De uiteindelijke keuze voor een oplossing werd niet gemaakt op basis van een doorberekende financiële kosten-baten analyse. Er lag met name een logische beredenering aan de keuze ten grondslag, waarbij de kostenverschillen dusdanig voor de hand liggend werden geacht dat ze zelfs niet zijn doorberekend.
“Ik kijk tevreden terug; de keuze voor data archivering was gewoon de meest logische, zowel voor de gebruikers en het beheer als vanuit financieel oogpunt.”
Karel Alleblas, i&a adviseur gemeente Westland
In stand houden was praktisch niet haalbaar
Een eerste optie was het in stand houden van de vijf oude applicaties. Met de betreffende hardware op vijf verschillende locaties vergde dit allereerst een behoorlijk logistieke oplossing om onderhoud en kennis ter plaatse te houden. Alle functionele applicatiebeheerders waren nog ter plaatse aanwezig, maar ook zij moesten zich gaan richten op de nieuwe software. Een aantal heeft bovendien een heel andere functie gekregen binnen de nieuwe gemeente. En dan zijn er nog de kosten voor licenties, stroomvoorziening, backupprocedures en zelfs het fysieke ruimtebeslag.
De gebruikerskant zorgde echter voor een lastiger probleem: zou het voor gebruikers mogelijk zijn om, wanneer ze historische gegevens moesten raadplegen, deze in elk van de vijf oude applicaties op te zoeken? Dit zou naast de gebruikerstraining voor de nieuwe software ook gebruikerstraining vergen voor de oude applicaties. Uiteraard hadden gebruikers het liefst hun vertrouwde eigen omgeving behouden. De realiteit is echter dat de gebruikerskennis van oude systemen zelfs bij de meest verknochte gebruiker snel wegebt. Al met al leek het in stand houden geen haalbare kaart.
Conversie te kostbaar en vertragend voor nieuwe applicatie
Een zeker voor de gebruikers fraaie oplossing, waarbij afscheid genomen kon worden van oude hard- en software, was het converteren van de oude data naar de nieuwe omgeving. Gebruikers blijven in één enkele, nieuwe omgeving voor zowel actuele als historische gegevens. Echter, door de specifieke inrichting per gemeente, bleken de vijf oude applicaties elk ook een geheel specifieke conversie te vergen. Daarbij was technische kennis nodig van zowel de oude als de nieuwe software.
Karel Alleblas: “De vijf conversies zouden zeer kostbaar worden en veel tijd vergen. Bovendien zou het nieuwe systeem meteen belast gaan worden met een grote hoeveelheid data, wat de prestaties niet ten goede zou komen. Dat zou weer ten koste van de acceptatie door de gebruikers kunnen gaan”.
Data archivering meest logische oplossing
De uiteindelijk gekozen oplossing maakte het mogelijk om de oude systemen de deur uit te krijgen, terwijl de gebruikers (en ook de belastingdienst) de oude gegevens volledig konden blijven raadplegen. Dit laatste weliswaar buiten het nieuwe systeem, maar wel in een als vertrouwd geachte omgeving: MS Access. Van elk van de vijf oude systemen werden de data gearchiveerd en in een eigen MS Access model ingelezen, waardoor de eigenheid van elke oude gemeente bewaard bleef. De standaard van MS Access bood voor alle gebruikers echter het gevoel van het werken in één enkele omgeving.
Stuur door
Voeg toe aan favorieten
Deel