Optimaliseren begroting in Decade Financials
De gemeente Bergen op Zoom gebruikt als financiële applicatie Decade Financials, maar het begrotingsproces werd nog volledig in Microsoft Access uitgevoerd. Omdat hiervan de kennis slecht bij één persoon lag, was het afbreukrisico groot. Telengy werd gevraagd het begrotingsproces te analyseren en meer inzicht te geven in de opbouw van de begroting.
Blauwdruk informatiebehoefte en begrotingsopbouw
Draagvlak binnen de organisatie is van belang bij dit proces. Daarom zijn we gestart met een brainstormsessie, waarvoor alle MT leden uitgenodigd waren. Tijdens deze sessie is gesproken over de informatiebehoefte vanuit het MT en zijn de kaders voor de opbouw van de begroting vastgesteld. Dit is vastgelegd in een blauwdruk. De blauwdruk was vervolgens het handvat gedurende het project.
“We maken nu gebruik van de Decade Financials module ‘Meerjarenbegroting’ en de database van Decade Financials wordt nu rechtstreeks aangesproken voor de diverse begrotingsoverzichten die in Microsoft SQL worden gerealiseerd. Het heeft er toe geleid dat de begroting 2010 en de meerjarenraming op de door ons gewenste wijze en binnen een krappe planning tot stand is gekomen.
Telengy heeft beide implementaties op zeer professionele en buitengewoon kundige wijze begeleid. Telengy combineerde persoonlijke aandacht en een grote betrokkenheid met degelijke kennis van Decade Financials, Microsoft SQL en managementrapportages. ”
Eric de Regt, Teamcoördinator Financiële Informatie, Gemeente Bergen op Zoom
Implementatie blauwdruk
De fysieke implementatie van de blauwdruk is uitgevoerd met de medewerkers van de afdeling Middelen. Tijdens de implementatie zijn o.a. de volgende processtappen uitgevoerd:
- elimineren economische verreken categorieën (o.a. 6.1, 6.2, 6.3);
- overhevelen begrote kapitaallasten vanuit de activamodule, om ook de rente en afschrijving meerjarig in de begroting op te nemen;
- uitvoeren kostenverdeelstaat voor de meerjarenbegroting;
- indexeren binnen een scenario om bijvoorbeeld een salarisstijging van 1,5% door te rekenen.
Ontwikkeling managementrapportages
Nadat de fysieke inrichting in Decade Financials een feit was geworden zijn we gestart met het ontwikkelen van de juiste managementrapportages zoals in de blauwdruk besproken. De gemeente Bergen op Zoom maakt hiervoor gebruik van Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services. De rapportages zijn ontwikkeld samen met de BI medewerkers van gemeente Bergen op Zoom.
Eind september was de begroting 2010 in Decade Financials gereed. De extracomptabele processen in Access zijn hierdoor compleet vervangen en overbodig geworden. De inrichting van Decade Financials is geoptimaliseerd. De nieuwe standaard rapportages zijn nu gebaseerd op de actualiteit uit Decade Financials. Het traject is geëvalueerd en afgesloten. De eigen medewerkers van gemeente Bergen op Zoom zijn in staat gesteld om de processen verder zelf te onderhouden. Telengy blijft uiteraard beschikbaar voor ondersteuning.
Stuur door
Voeg toe aan favorieten
Deel