Implementatie weburen Decade Financials
De gemeente Oisterwijk gebruikt Decade Financials, inclusief de module tijdschrijven. Leverancier Unit4Agresso heeft deze module recentelijk opgewaardeerd naar een webapplicatie. De implementatie van deze upgrade was voor de gemeente aanleiding om het gebruik van de module uit te breiden en te optimaliseren. Bovendien is het project gestart om meer grip te krijgen op projecten en de hierbij behorende urenclaims van mensen tussen de verschillende afdelingen. Telengy bood ondersteuning bij dit traject.
Eisen en wensen
Om het tijdschrijven binnen de gemeente Oisterwijk meer draagvlak te geven is de hele organisatie betrokken geweest bij het proces. Met alle afdelingshoofden en projectleiders zijn gesprekken gevoerd, waarbij vooral gevraagd werd naar hun behoefte aan informatiesturing. De eisen en wensen uit deze gesprekken hebben geleid tot het volgende pakket van eisen en wensen:
- Tijdschrijven moet geïntegreerd zijn met de financiële administratie;
- Meer gebruiksgemak;
- De applicatie moet webbased zijn;
- Autorisatie per functie(groep);
- Saldo- en overuren inzichtelijk per persoon;
- Urenbegroting gekoppeld aan de realisatie per persoon;
- Overzichtelijke rapportages voor de hele organisatie.
“Door het tijdschrijven goed en eenvoudig in te richten, kost deze handeling nu veel minder tijd voor onze medewerkers. Het systeem biedt nu ook het gewenste inzicht en daardoor is de sturing verbeterd op de uren in het algemeen en op de projecten in het bijzonder. Dit ervaren we echt als winst. Door het inzichtelijk maken van het saldo aan uren is er ook een drive van de medewerkers om tijd te schrijven. Tijdschrijven is nu een eenvoudige handeling en geeft veel informatie terug.”
Gerard de Groot, Afdelingshoofd financiën/concern controller gemeente Oisterwijk
Oplossingen in Decade
Om het tijdschrijven te vereenvoudigen zijn de producten (dimensie 2) en de activiteiten uit de module tijdschrijven samengevoegd. Daarnaast wordt er nu gedifferentieerd door ook op projecten tijd te gaan schrijven. De autorisatie is geregeld per functie(groep). Hierdoor zien de mensen in een bepaalde functie(groep) alleen maar de directe, indirecte en improductieve activiteiten, waarop ze daadwerkelijk mogen schrijven.
Wijzigingen in autorisatie worden ingevoerd indien deze door de coördinator en de consulent zijn goedgekeurd, dit om te zorgen dat het schrijven van de uren financieel is onderbouwd. Tevens zorgt deze werkwijze ervoor dat er geen wildgroei ontstaat in de activiteiten. Afhankelijk van het schrijven van tijd op projecten wordt een bepaalde lay-out gekoppeld aan een persoon. Hierdoor heb je wel/niet de mogelijkheid om op projecten te schrijven, wat het voor de eindgebruiker alleen maar overzichtelijker maakt.
De saldo- en overuren binnen de gemeente Oisterwijk werden altijd bijgehouden op de verlofkaart. Men wilde dit graag digitaliseren in de weburen applicatie. Hiervoor is door de software leverancier maatwerk ontwikkeld, waardoor iedere medewerker nu direct in de urenstaat inzichtelijk heeft wat zijn/haar saldo- en/of overuren zijn. Dit aantal is gebaseerd op de goedgekeurde uren. De goedgekeurde uren worden iedere avond automatisch verwerkt in de financiële administratie.
Standaard rapportages ontwikkeld
Omdat het tijdschrijven ook een stuurmechanisme voor medewerker en MT is, heeft men ook de begroting op persoonsniveau ingebracht. Hierdoor is het voor een medewerker direct inzichtelijk om begroting en realisatie naast elkaar te zien en eventuele afwijkingen te analyseren. Om goed te kunnen analyseren is naast dit overzicht ook een aantal standaard overzichten ontwikkeld in Impromptu. Deze overzichten zijn voor ieder afdelingshoofd en coördinator op te vragen. De volgende standaard rapportages zijn o.a. ontwikkeld:
- Goedgekeurde uren per persoon en afdeling (begroting versus realisatie);
- Goedgekeurde uren onderverdeeld naar direct, indirect en improductief;
- Saldo- en overuren per persoon en afdeling;
- Statusoverzichten.
Implementatie
Om de uitrol rustig te laten verlopen is ervoor gekozen om de afdeling gefaseerd live te laten gaan met de applicatie. Voor iedere afdeling is er een presentatie/demo gegeven waarna de afdeling live is gegaan. Dit alles werd ondersteund met een gebruikershandleiding geschreven op de werkwijze van de gemeente Oisterwijk. Binnen een half jaar was de gehele gemeente Oisterwijk live met weburen. De applicatiebeheerder is nu belast met het dagelijks onderhoud van de applicatie. Telengy heeft het hele project inhoudelijk en organisatorisch begeleid en blijft uiteraard beschikbaar voor ondersteuning.
Stuur door
Voeg toe aan favorieten
Deel