Rechtmatigheidverklaring en IC op maat
De standaard werkprogramma’s van Telengy voor Interne Controle en rechtmatigheidonderzoek zijn eenvoudig aanpasbaar aan de specifieke situatie per gemeente en bieden daardoor snel een degelijke structuur voor het project. Met de brede oriëntatie van specialisten van Telengy levert een rechtmatigheidonderzoek niet alleen de gewenste verklaring op, maar ook nieuwe inzichten om in de bedrijfsvoering toe te passen.
Willem Lepelaars (adviseur bij Telengy en AO/IC specialist) licht het toe aan de hand van een project bij de gemeente Bergeijk.
Ambitie: rechtmatigheidverklaring
Door het college van B&W was de ambitie geformuleerd om over 2008 een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid te verkrijgen. Voorheen is hierop door de accountant nog niet expliciet getoetst. Om de verklaring te behalen werd vervolgens een projectgroep in het leven geroepen.
Gestart werd met de oprichting van een projectgroep "rechtmatigheid". Belangrijkste doel van deze projectgroep is het bepalen van een plan van aanpak en het inventariseren van interne regelgeving. Deelnemers van de projectgroep:
- de concerncontroller;
- de adjunct algemeen directeur;
- de kwaliteitsmedewerker K&C;
- de coördinator Financiën;
- de ingehuurde AO/IC specialist van Telengy.
19 interne controles gedefinieerd
Met behulp van de expertises uit de projectgroep werd een masterplan Interne Controle opgesteld. Hierin zijn 19 controles opgenomen, benoemd aan de hand van de diverse geldstromen. Per controle is vervolgens in beeld gebracht:
- de bijbehorende verordeningen & beleidsstukken;
- de indicatieve financiële omvang;
- de omvang van de steekproef.
Met de accountant werd het masterplan besproken; waarna nog enkele kleine aanvullingen plaatsvonden.
Telengy's IC werkprogramma's op maat gemaakt
Ik heb, als een van de AO/IC specialisten van Telengy, vervolgens de controles uitgevoerd. Hiervoor maakte ik gebruik van de standaard IC werkprogramma's van Telengy. Deze werkprogramma's werden allereerst aangepast werden aan de 'Bergeijkse situatie', zodat deze aansloten op de specifieke soorten van geldstromen en werkprocessen binnen de gemeente.
Ieder IC werkprogramma werd stap-voor-stap uitgevoerd met een vast stramien:
- inventarisatie proces;
- bepalen risico;
- bepalen steekproefomvang;
- uitvoeren controle;
- rapporteren bevindingen & aanbevelingen;
- terugkoppeling naar de proceseigenaren.
Alle 19 controles werden tenslotte samengevat in een afzonderlijk einddocument. Hierin waren alle conclusies en aanbevelingen opgenomen, en werd tevens een financiële samenvatting gepresenteerd. Met de afdelingshoofden is het einddocument afzonderlijk besproken. Aan het college van B&W is het rapport ter kennisname aangeboden.
Accountant levert goedkeurende rechtmatigheidverklaring
De accountant kon vervolgens voortborduren op de dossiers en bevindingen uit de Interne Controle 2008. Het resultaat hiervan is dat de gemeente Bergeijk over 2008 een goedkeurende verklaring voor rechtmatig handelen mocht ontvangen.
Overige winstpunten:
De rechtmatigheidverklaring is een fraai formeel resultaat. Daarnaast had het project nog een aantal belangrijke winstpunten opgeleverd:
Alle verordeningen in beeld
Door de uitgevoerde inventarisatie zijn nu alle verordeningen in beeld, beoordeeld en kunnen nu desgewenst herzien worden op overtollige regelgeving. In het kader van de deregulering kunnen deze bevindingen meegenomen worden als 'controle aan de voorkant'.
Aanbevelingen inrichting financiële applicatie
De controle leverde een aantal aanbevelingen op met betrekking tot de inrichting van de financiële applicatie. Toen in 2009 de overstap van FIS4ALL naar Key2Financien werd gemaakt, zijn deze één-op-één aanbevelingen overgenomen in het plan van eisen. Een extra inventarisatie 'wat kan er beter' voor de inrichting van het nieuwe pakket bleek daardoor niet meer nodig.
Kritische werkprocessen in beeld
Alle kritische werkprocessen met financiële impact zijn tijdens de controle beschreven. Deze zijn nu in beeld, waarbij geanticipeerd kan worden op ontwikkelingen zoals de WABO of het KCC.
Stuur door
Voeg toe aan favorieten
Deel