Financieel beheer werkelijk op orde?
“Bij ons is ‘Beheer’ op orde” een veel gehoorde uitspraak. Veel (managers van) gemeenten zullen zeggen dat dit bij hen het geval is. De praktijk blijkt echter anders, vaak resulterend in het moeizaam tot stand komen van allerlei rapportages. Dit komt vaak omdat de door de gemeenteraad vastgestelde begrotingswijzigingen nog niet in het financiële pakket zijn verwerkt en ingekomen facturen nog ergens in een bureaulade liggen (of in een digitale werkvoorraad). En met de cijfers die wèl in het financiële pakket zitten, wordt gegoocheld in Excel; het liefst tot gedrochten van zelfgebouwde spreadsheets met veel koppelingen.
In Bergeijk werd gekozen voor een andere insteek. Vanaf 2010 wordt gewerkt met het financiële pakket Key2Financiën, de opvolger van Fis4All. Na de implementatie van het nieuwe pakket is besloten om te starten met het project ‘Beheer op orde’, waarbij de doelstelling is om alle overzichten en rapportages uit het financieel pakket te halen en het gebruik van Excel te minimaliseren.
Erik Geurts, senior financieel consulent van Telengy licht het project toe.
Voor het project ‘Beheer op orde’ is geen zwaar projectplan geschreven, maar is heel concreet naar knelpunten in de praktijk gekeken. Deze knelpunten zijn als verbeterpunten benoemd en geprioriteerd. Elk verbeterpunt bevat een korte doelstelling, het waarom iets verbeterd moet worden, de benodigde tijdsbesteding, de doorlooptijd en het uiteindelijke resultaat van het verbeterpunt. Bij enkele verbeterpunten moeten processen opnieuw ingericht en beschreven worden; bij andere verbeterpunten gaat het er slechts om ‘de puntjes op de i' te zetten.
Als duidelijk uitgangspunt is er gekozen om alle overzichten (met name voor de planning- en controlcyclus) te bouwen in het nieuwe pakket Key2Financiën (K2F). Excel wordt dan alleen nog gebruikt om van de gebouwde overzichten in K2F de lay-out aan te passen met voorgeprogrammeerde sjablonen. Er komt dan geen “knippen/kopiëren en plakken” meer aan te pas.
Een greep uit de verbeterpunten:
- het verwerken van alle begrotingswijzigingen;
- het verwerken van inkomende facturen;
- het volledig opbouwen van een nieuwe begroting in K2F;
- het aansluiten van de grondexploitatie (dgDialog) op K2F;
- het aansluiten van de salarisadministratie op K2F;
- het volautomatisch genereren van statenwerk (onder andere personeelslasten, kapitaallasten en reserves en voorzieningen);
- het bewaken van het budget inhuur personeel van derden (onderuitputting salarissen);
- het automatisch verwerken van de kostenverdeelstaat;
- het genereren van cijfermatige overzichten ‘Wat mag het kosten?’
Enkele verbeterpunten kunnen in een halve dag worden gerealiseerd; andere verbeterpunten zullen langere tijd in beslag nemen.
Processen
Omdat er geen extra capaciteit bij de medewerkers kan worden vrijgemaakt, wordt het proces van verbeterpunten over een langere periode uitgesmeerd gedurende één dag per week. Hierbij wordt rekening gehouden met de prioritering en de zwaarte van een verbeterpunt. Bij grotere verbeterpunten, zoals het in kaart brengen en verbeteren van de huidige procesgang van inkomende facturen, vindt veel afstemming met de betrokken medewerkers plaats. Bij kleinere verbeterpunten met een ‘quick-win-situatie’, bijvoorbeeld het administratief juist verwerken van de budgetoverheveling, is het vaak een kwestie van ‘Gewoon Doen!’ Overeenkomstig het motto van Telengy...
Bij elk verbeterpunt, groot of klein, moet wel het proces, de werking en het beheer geborgd worden. Dit kan aan de hand van een instelling in het systeem, maar ook met behulp van timemanagement of eenvoudige checklisten. Dit is afhankelijk van het desbetreffende verbeterpunt.
Eerst verwerking begroting en inkomende facturen op orde
Er zijn binnen financieel beheer twee processen die vooraf goed op orde moeten zijn, voordat alle andere verbeterpunten kunnen worden uitgevoerd. Dit is ten eerste het tijdig, juist en volledig verwerken van de begroting en de begrotingswijzigingen. Ten tweede moet het proces van de verwerking van de inkomende facturen op orde zijn (registreren, coderen, accorderen en verwerken in K2F). Alleen als deze twee processen op orde zijn, worden de juiste informatie, analyses en overzichten uit het financieel systeem verkregen.
Inrichting pakket optimaliseren
Naast het op orde hebben van deze twee basisprocessen, is het van belang dat het financieel pakket goed is ingericht. Hierbij speelt gezond boerenverstand een belangrijke rol en uiteraard een goede applicatiebeheerder. Het is verstandig om, voorafgaande aan de feitelijke inrichting, na te denken over welke output je wilt hebben. Over welke programma’s wil de gemeenteraad een strategische doelstelling formuleren? Over welke producten/portefeuilles wil het college van burgemeester en wethouders tactisch beleid formuleren? Op welke beheersproducten wil het management operationeel sturen? Hoe ga je om met het verwerken van de mutaties op de reserves?
Door vooraf goed na te denken over de gehele inrichting van het financieel systeem, worden in een later stadium veel problemen voorkomen.
Blijvende werking borgen
Na het in kaart brengen van de verbeterpunten en het daadwerkelijk tot uitvoering brengen van de verbeterpunten, moet de blijvende werking geborgd worden bij de eigen medewerkers van de gemeente. Zij moeten zelfstandig het financieel beheer kunnen uitvoeren op een kwalitatief hoog niveau. Mochten er ergens in de gemeente Bergeijk problemen zijn, dan zeker niet bij financieel beheer, want dat is op orde!!
Stuur door
Voeg toe aan favorieten
Deel