Quickscan vervanging financiële systeem
In een middelgrote gemeente heerste een bepaalde onvrede omtrent de werking van het in gebruik zijnde financiële informatiesysteem. Diverse problemen werden in relatie gebracht met een vermeende gebrekkige functionaliteit van het systeem. Er werd zelfs door het management een relatief dure overgang overwogen naar een ander pakket. Ter verdere onderbouwing van deze keuze werd Telengy gevraagd door middel van een Quick Scan een en ander nader te duiden.
Interviews en applicatie analyse
In het kader van deze Quick Scan is een viertal functionarissen (het afdelingshoofd, een financieel beleidsmedewerker, een senior financieel beheersmedewerker en een applicatiebeheerder) geïnterviewd. Daarnaast is de inrichting van de applicatie aan een globale beoordeling onderworpen, waarbij de bevindingen uit de interviews zijn getoetst. Ook is gekeken naar mogelijke verbeteringen van het gebruik van het aanwezige financieel informatiesysteem.
Vanuit de gehouden interviews is een groot aantal bevindingen gebleken die vervolgens zijn verdeeld over een drietal aandachtsgebieden, te weten het applicatiegebruik en de instellingen, het applicatiebeheer en de organisatie.
Problemen niet pakketgebonden
Al snel bleek dat de geconstateerde problemen feitelijk niet of nauwelijks iets te maken hadden met de werking van het pakket zelf. Het betrof vooral zaken als een gebrekkige communicatie, onvoldoende aandacht voor de kwaliteit van het applicatiebeheer, het onvoldoende expliciet in beeld hebben van informatiebehoeften en een voor verbetering vatbaar management.
Het pakket bleek voldoende mogelijkheden te bieden om te voldoen aan de informatiebehoefte van de gemeente. De knelpunten in het daadwerkelijke gebruik waren veelal oplosbaar door een beperkte herinrichting van de applicatie en vooral door aanvullende gebruikstrainingen.
Onderlinge communicatie en applicatieoverleg ontbrak
Het was met name de beperkte onderlinge communicatie over de applicatie die heeft geleid tot de perceptie van een noodzaak tot vervanging. Een gebrek aan communicatie over problemen met de applicatie zorgde ervoor dat beschikbare oplossingen niet geboden werden. Een ander pakket zou ook hierbij geen oplossing zijn geweest.
Bovendien ontbrak een structureel applicatieoverleg, waarmee een optimalere inrichting en gebruik van de applicatie zou kunnen worden bevorderd. Een specifiek aandachtspunt daarbij was het concretiseren van de gewenste managementinformatie. Hierover bestond geen helder beeld.
Het advies van Telengy heeft uiteindelijk geleid tot een besluit om niet over te stappen naar een ander pakket. Daarmee is de gemeente in kwestie bespaard gebleven van een onnodig dure investering zonder dat daarbij de echte oorzaken van de problemen zouden zijn aangepakt.
Stuur door
Voeg toe aan favorieten
Deel