Procesgericht organiseren
Processen zijn de bouwstenen van een organisatie; de medewerkers zijn de vormgevers.
Organisaties veranderen
De behoefte van organisaties om te veranderen wordt steeds sterker. Externe oorzaken zoals het verplicht gebruik maken van basisregistraties, maar ook ambities zoals verbetering van dienstverlening en efficiënter werken liggen hieraan ten grondslag.
Organisaties zijn nu in het algemeen traditioneel en vertikaal ingericht. Producten en diensten van vakafdelingen worden aan klanten aangeboden. De vraag of dit is wat de klant verwacht wordt vaak niet gesteld. Om dienstverlening écht te kunnen verbeteren dient meer vanuit de behoefte van de klant gewerkt te worden. Vraaggericht dus in plaats van aanbodgericht.
Andere invalshoeken
Succesvolle organisaties zijn in staat om in een veranderende omgeving mee te bewegen en flexibel te reageren. Zij zijn in staat om hun processen zó te organiseren dat continuïteit en klanttevredenheid gewaarborgd zijn. Bijvoorbeeld door het schrappen van processtappen welke geen waarde toevoegen aan beoogde eindresultaten. Zo komen klantvriendelijkheid, bedrijfsvoering en resultaatgericht werken bijeen en versterken elkaar. Processen (her)ontwerpen door ‘anders’ en vanuit meerdere invalshoeken te kijken.
Organisaties zijn aan te merken als sociale systemen waarbinnen medewerkers een belangrijke rol vervullen. Zij vormen immers de organisatie. Investeren in vakvolwassenheid van medewerkers en hen adequaat ondersteunen leidt tot betere prestaties.
Continue aandacht voor processen
Processen anders inrichten wordt vaak als gezien als een vorm van reorganiseren. Dit is niet nodig en zeker niet de bedoeling! Procesgericht organiseren is niet iets wat er bij komt en veel tijd kost. Continue aandacht voor processen is meer dan ooit nodig en investeren hierin loont. Processen zijn immers de ‘bouwstenen’ van de organisatie.
Procesgericht organiseren invoeren vergt een aantal stappen en raakt vrijwel de gehele organisatie. Zo zal iedereen moeten leren wat het betekent om te denken in processen en dient er blijvende aandacht voor processen te zijn. Ook de introductie van een gemeenschappelijke taal en procesverantwoordelijkheid horen hier bij. Dit vergt een andere houding en gedrag van medewerkers, een andere stijl van leidinggeven en een slimme inzet van informatievoorziening.
Lees ook
Lees ook onze publicatie Procesmanagement in Gemeenten.
