Evenals veel andere gemeenten maakt Leudal werk van de verdergaande digitalisering (en daarmee de verbetering) van de dienstverlening en de bedrijfsvoering. Vele -vaak op zichzelf staande- initiatieven zijn in het verleden opgepakt. Om de gewenste verbetering te bereiken, is evenwel in Leudal geconcludeerd dat eerst de basis op orde moet zijn (bestaande knelpunten moeten uit de weg worden geruimd), voordat de weg vrij is voor meer baanbrekende initiatieven. Die baanbrekende initiatieven zijn overigens wel degelijk nodig om als gemeente mee te kunnen met de brede maatschappelijke en technologische veranderingen op het gebied van ICT en e-dienstverlening.

Basis op orde brengen

Voor het aanbrengen van meer samenhang en regie op het geheel is Telengy-adviseur Ger Manders in het najaar van 2016 gevraagd om de gemeente Leudal daarbij te ondersteunen. Om dit op een beheerste manier te doen is het neerzetten van ‘de basis op orde’ vormgegeven als een tweejarig programma, met een aantal onderliggende projecten. Om de grote lijn voor ogen te blijven houden is een programmaplan opgesteld, dat door het MT is vastgesteld. Ger vervulde de rol van programmacoördinator met de volgende taken:

• Coördineren en bewaken van (de projecten binnen) het programma namens het MT.
• Op- en bijstellen van het programmaplan.
• Adviseren (gevraagd en ongevraagd) aan de opdrachtgever van het programma, de opdrachtnemer van het programma, MT en de opdrachtgevers van de projecten en de projectleiders (zowel op projectmatig werken als op de inhoud).
• Initieren en bewaken van de functionele samenhang tussen de projecten.
• 4-wekelijks rapporteren van de (geconsolideerde) stand van zaken aan het MT.

De nadruk in het werk van de programmacoördinator (in nauwe samenwerking met de programmasecretaris) ligt op projectmatig werken en monitoring. De verantwoordelijkheid voor inhoud en resultaten ligt bij de individuele opdrachtgevers (afdelingshoofden).

Nut en noodzaak 38 projecten

Bij de start (januari 2017) omvatte het programma maar liefst 38 projecten. Onder begeleiding is voor elk project een projectopdracht geformuleerd onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever. Dat blijkt vaak al geen sinecure. Het concreet duiden wat nut en noodzaak van het project is, wie de opdrachtgever is, wat de (incidentele en structurele) financiële impact is, wanneer er wat wordt opgeleverd en wat de afhankelijkheid is van andere projecten is lastig, maar wel noodzakelijk gebleken. Ook is een strak monitoringregime ingevoerd: 4-wekelijks wordt de voortgang van de projecten gerapporteerd aan het MT. Per kwartaal wordt de verantwoordelijk portefeuillehouder geïnformeerd.

Top 7 projecten als fundament

In het eerste halfjaar 2017 zijn er 7 projecten succesvol afgesloten. Gaandeweg bleek dat de vele projecten binnen het programma wel een erg grote wissel trekken op de organisatie en dat het lastig om er goed grip op te krijgen en te houden. Om die reden is rond de zomer door het MT beslist om de projectportefeuille in de dikken tot de ‘top 7’ projecten die écht het fundament vormen voor de verdergaande verbetering. De ‘top 7’ bestaat uit projecten op het gebied van documentmanagement, bestuurlijke besluitvorming, P&C-cyclus en enkele procesoptimalisaties.

Door het ‘indikken’ van het programma is er meer focus op het beperktere aantal projecten, hetgeen de voortgang ten goede is gekomen. Inmiddels is het programma stevig in de steigers gezet en wordt het projectmanagement door het MT en de programmasecretaris ingevuld.

Programmasecretaris Jeroen Hesen over de inzet van Ger:

“Met het structureren van het programma en zijn kritische vragen heeft Ger een goede basis gelegd voor het projectmatig werken binnen Leudal.”

Op dit moment is Ger aan de slag bij de gemeente Heerlen als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger in Leudal, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl

Er kan tegenwoordig héél veel met big data. Maar is dit ook ethisch verantwoord? Afgelopen donderdag 14 en vrijdag 15 september stonden in het teken van dit thema bij de gastgemeente Hattem. 

Uitgebreide informatie over het programma en de sprekers vindt u in deze brochure Big data & ethiek

Big data, niks is gek genoeg!

In de middag heeft Anna Snel, Independent Scientific Research Professional, het platform meegenomen in de wondere wereld van Big Data. Er zijn verschillende voorbeelden langsgekomen waardoor je getriggerd wordt om na te denken over de mogelijkheden.

Zwanger? Ja zwanger!

Neem bijvoorbeeld het voorbeeld van de winkelketen ‘Target’ uit de Verenigde Staten. Er was eens een dag waarop een man een Target inliep om te klagen bij de manager. Zijn dochter kreeg kortingsbonnen voor babykleren en zwangerschapskleding toegestuurd. Terwijl zijn dochter toch echt niet zwanger was. De manager belde de man een paar dagen later zelfs op, om telefonisch zijn excuses aan te bieden. Maar de excuses van de manager bleken overbodig, de dochter was echt zwanger. Target was door het koopgedrag van de dochter te vergelijken met koopgedrag van zwangere vrouwen in het algemeen, eerder op de hoogte van de zwangerschap dan de vader.

Street Bump

Of al eens gehoord van de app ‘Street bump’? Deze app gebruiken vrijwilligers in Boston om tijdens het rijden data te verzamelen over de conditie van de straten. De app merkt het op als je door een kuil rijdt of als de weg niet helemaal glad is. Door deze informatie real-time inzichtelijk te hebben, wordt het mogelijk gemaakt om korte termijn ‘problemen’ snel aan te pakken en alvast plannen te maken voor lange termijn investeringen.

Waar staan we als gemeente?

Na de inspirerende voorbeelden van Anna  nam Eric de Kruik, adviseur sturingsinformatie bij KING, het platform mee in de ervaringen van gemeenten met Big Data. Eric gaf ondermeer aan dat in Nederland een 30-tal gemeenten best al goed op weg zijn in het gebruiken van big data. Ook vestigde hij de aandacht op de initiatieven van KING, zoals koken met data en de KING data science hub. Voor meer informatie zie de website van KING: www.kinggemeenten.nl.

De Ethische Data Assistent (DEDA)

Vervolgens was het tijd voor de dagelijkse praktijk van de deelnemers. Onder begeleiding van twee data ethics consultants zijn de deelnemers met eigen cases aan de slag gegaan. Aan de hand van twee vraagstukken en de DEDA poster zijn we gaan kijken wat wél en wat niet ethisch verantwoord is.

DEDA helpt data-analisten, projectmanagers en beleidsmakers om ethische problemen in data- projecten, datamanagement en databeleid te herkennen. DEDA is in nauwe samenwerking met data-analisten van de Gemeente Utrecht ontwikkeld en bestaat uit een toolkit die helpt bij het in kaart brengen van ethische kwesties bij dataprojecten, bij het documenteren van het beraadslagingsproces en bij de bevordering van de verantwoording aan de diverse stakeholders en het publiek.

Het gaf de deelnemers inzicht in de onderwerpen waar je echt rekening mee moet houden als je Big Data-vraagstukken wilt aanpakken. De workshop is toegankelijk, laagdrempelig en dus ook goed inzetbaar in je eigen organisatie. De poster is gratis te downloaden op www.dataschool.nl.

Terugblik op intensieve, leerzame dag

Vrijdagochtend hebben we teruggeblikt op de donderdag. Het was een intensieve dag waarin veel nieuwe inzichten zijn gekomen. Daarnaast hebben we nog een vraagstuk behandeld om samen te komen tot een concreet idee over hoe je zo’n vraagstuk aan kunt pakken aan de hand van big data, wie je erbij moet betrekken en wat daarbij de ethische problemen zouden kunnen vormen. Het waren weer twee zeer geslaagde dagen. Op naar het volgende kennisplatform!

Een van de deelnemers na afloop:

‘Voor deze bijeenkomst was ik wat big data & ethiek betreft onbewust onbekwaam, nu ben ik nog steeds onbekwaam, maar me daar wel bewust van.’

Nog genoeg te doen dus …

Volgende Kennisplatform

Op 8-9 maart 2018 (startend met lunch op 8 maart en eindigend met een lunch op 9 maart) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Twenterand. Het thema met werktitel is dan: ‘Wat kunnen we leren uit de ervaringen van de 3 decentralisaties in het licht van de Omgevingswet waar we nu mee aan de slag gaan/zijn?’

Meer weten of deelnemen?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Vier kleinere volwassen organisaties worden samengevoegd door middel van een ambtelijke fusie. Daardoor zijn ze in één keer een onvolwassen, in opbouw zijnde grotere organisatie. Allereerst een forse schaalsprong die niet te onderschatten is. Na een voorbereidingstraject, dat is gestart in 2013, is in juni 2015 de definitieve knoop doorgehakt. Vanaf 1 januari 2017 is de ambtelijke fusie officieel. De vier gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo vormen samen ‘De BUCH’. Dit is niet niks, er moet op dat moment een nieuwe organisatie ontstaan. Vervolgens krijgen medewerkers  een nieuwe leidinggevende. Werken veelal op een nieuwe locatie met nieuwe collega’s. In sommige gevallen nieuwe werkzaamheden en een ander geautomatiseerd systeem. De veranderingen voor de medewerkers zijn heel erg groot. Ingeslepen routines maken vaak plaats voor ‘opnieuw ontdekken, met elkaar’.

Meer diversiteit na een ambtelijke fusie

De vier gemeenten hebben, na de ambtelijke fusie, opgeteld zo’n 101.000 inwoners, die even divers zijn als hun omgeving. Jong en oud, forensen en agrariërs, Randstedelingen en dorpelingen. Vanuit de vier gemeentehuizen werken in totaal ruim 800 medewerkers bij De BUCH. De organisatie bestaat uit acht domeinen: Inwoners en Ondernemers, Ruimtelijke Ontwikkeling, Wijkbeheer, Samenleven, Civiele Werken en Verkeer, Bestuursstaf, Bedrijfsvoering en Informatisering en Automatisering.

Inrichting 5e huis bij een ambtelijke fusie

Tijdens de voorbereidende fase, in mei 2016, heeft De BUCH hulp ingeroepen bij Telengy-adviseur Ger Manders. Als programmamanager PIA (procesmanagement en I&A) was het belangrijk om de harmonisatie van processen, applicaties en technische infrastructuren op een beheerste en gecontroleerde manier in te richten.

Een nieuwe technische infrastructuur (het zogeheten 5^e huis) was noodzakelijk om na de ambtelijke fusie en in de toekomst de applicaties van de nieuwe werkorganisatie BUCH te kunnen huisvesten. De inrichting van dat 5^e huis is een specialistische taak waarvoor externe expertise is ingeschakeld.  Verder is ook wel gebleken dat het ondanks alle hectiek belangrijk is om alle (I&A-)medewerkers goed op te leiden. Je zorgt er als organisatie voor niet té afhankelijk wordt van de binnengehaalde expertise.

Business en IT Alignment bij ambtelijke fusie

BITA (Business and IT Alignment) staat bij Ger hoog in het vaandel. Vakafdelingen en I&A  moeten elkaar verstaan en de mensen moeten elkaar meenemen in elkaars verhalen. Hier heeft hij dan ook veel tijd in gestoken, o.a. wekelijks in het MT.

Omdat er – uiteraard – schaarste is aan geld, menskracht en verandervermogen is samen met de business bepaald welke harmonisatieprojecten prioriteit krijgen. Dat waren er 14 in 2016 en 19 in 2017. Het is belangrijk om per project hier met elkaar een duidelijk beeld over te hebben, wat overigens nog niet meevalt. Waar we het nog vaak mis zien gaan, is bij business projecten met een dominante ICT-component. Vaak wordt hier de ICT-manager als verantwoordelijke aangesteld, terwijl het beter is om de verantwoordelijkheid bij de business te leggen. ICT kan zich dan in een ondersteunende rol positioneren.

Theo Bremer, Programmamanager Bedrijfsvoering bij De BUCH, over Ger Manders:

‘Ik heb Ger leren kennen bij de gemeente Castricum. Hij werd daar in 2014 binnengehaald om hetprogramma ‘Werk aan de Gemeentewinkel’ te leiden. En later heeft hij in Castricum ook de afdeling Informatievoorziening onder zijn hoede genomen. Vanuit deze rollen is hij uiteindelijk bij De BUCH terecht gekomen. Gelukkig maar, want deze transitie/transformatie is geen eenvoudige. Daar hebben we echt hulp bij nodig. Ger is hierbij voor ons van waardevolle betekenis geweest. Met zijn scherpe analyses heeft hij ons een spiegel voorgehouden. Hij wees ons op fouten en onvolkomenheden en legde zijn vinger af en toe op een zere plek. Wij hadden dat nodig om verder te komen. Ger heeft ons meegenomen in de wereld van processen, informatisering en automatisering en duidelijk gemaakt hoe je project- en planmatig moet werken. Hij bracht structuur aan, haalde expertise naar binnen, legde prioriteiten/keuzes voor, gaf inzicht, schepte duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en maakte, misschien wel het meest belangrijk, de verbinding tussen de organisatie en I&A. Met zijn heldere presentaties en praatplaten hield hij ons aangehaakt en scherp.’

I&A in de steigers

Op 1 september 2017 heeft Ger het stokje overgegeven aan een nieuwe programmamanager Informatievoorziening en Automatisering. Deze gaat fulltime bij De BUCH in dienst, terwijl Ger als inhuur 3 dagen per week beschikbaar bleef. De komende jaren zal De BUCH nog veel energie steken in het samenwerken en het harmoniseren van werkwijzen en de onderliggende systemen.

Ger over de periode bij de BUCH:

‘Ik kijk met veel plezier en voldoening terug op mijn werk bij De BUCH. Een unieke kans om in een dergelijk complexe situatie I&A in de steigers te zetten. Het sloot ook mooi aan bij de rol die ik daarvoor had, namelijk Afdelingsmanager Informatievoorziening bij gemeente Castricum.’

Onlangs is Ger gestart bij de gemeente Heerlen waar hij aan de slag is als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het werk van Ger bij De BUCH, neem dan contact op met Ger Manders via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl

Op 23 en 24 maart 2017 was er een goedbezochte bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling, dit keer bij de gemeente Urk. Het thema luidde: “Zelforganisatie en zelfsturing in de gemeente”.

Adviezen uit de praktijk

Ben Wenting van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken leidde het onderwerp in op donderdagmiddag. Hij gaf de deelnemers een aantal lessen mee uit zijn inmiddels 35-jarige praktijk (waaronder het begeleiden van de zelfsturing bij Buurtzorg Nederland). Enkele van zijn adviezen:

• Echt vertrouwen is essentieel.
• Zelfsturing moet vooral van onderaf komen.
• Zelfsturing moet je niet opleggen.
• Teams (professionals) weten echt wel wat ze moeten doen!
• Zittende managers vinden loslaten erg lastig.
• Teams hebben wel coaching nodig (maar alleen als ze daar zelf een beroep op doen).
• Trainingsprogramma’s zijn verspilde energie, tenzij de teams er zelf om vragen.
• Gewoon doen!;
• Met elkaar opgestelde en vastgestelde kaders (voor de teamprestaties) zijn essentieel.
• Stafafdelingen moeten écht faciliterend zijn in plaats van voorschrijvend en controlerend.

Ben gaf verder aan dat is aangetoond dat zelfsturing zowel bij klanten als medewerkers een hogere tevredenheid oplevert.

Zelfsturing Buurtzorg en gemeente Nijkerk

Donderdagavond kwamen Buurtzorg en gemeente Nijkerk toelichting geven op hoe zij met zelfsturing omgaan.

Arend Jan Zwart gaf een kijkje in de keuken bij Buurtzorg Nederland. Een thuiszorgorganisatie sinds 2007 met 75.000 cliënten in de zorg met 10.000 medewerkers in circa 850 kleine zelfsturende teams, gericht op het primaire proces. De cliënten in de wijk staan in alles centraal. Teams hebben erg veel handelingsvrijheid (vergelijkbaar met de wijkzuster van vroeger) en doen nagenoeg alles zelf, van plannen en roosteren tot werving en selectie. De stafafdelingen vormen minder dan 10% van het personeelsbestand. Bijzonder van Buurtzorg is dat de organisatie als een zelfsturende organisatie is gestart en dat alle teams vergelijkbaar zijn in wat ze doen. Dat het succesvol is blijkt uit het feit dat de cliënten Buurtzorg een 9 geven, de medewerkerstevredenheid 8,5 is en ze al 5 keer beste werkgever van Nederland zijn.

Erwin Donga en Henri Kasteel (Nijkerk) namen ons mee op hun pad van zelfsturing. Gemeente Nijkerk (ruim 40.000 inwoners) heeft sinds 2015 ervaring met zelfsturing. De aanleiding voor zelfsturing was een andere dan bij Buurtzorg. Er moest namelijk stevig bezuinigd worden. De 28 zelfsturende teams zijn gevormd en er werd ‘gesneden’ in het management. Zelfsturing is dus ingevoerd in een staande organisatie en niet van begin af aan zoals bij Buurtzorg. Dat is lastiger, omdat oude gewoontes, bestaande structuren, werkverdeling e.d. allemaal ‘op de schop’ moesten. Dat is een moeizaam proces, waar een sterke overtuiging in het geloof voor succes noodzakelijk is. In Nijkerk is die transformatie nog in volle gang. Frequent vinden er nog aanpassingen plaats. Uit evaluaties blijkt wel dat de meeste medewerkers niet meer terug willen naar de ‘oude’ structuren en werkwijzen.

Verdieping op zelfsturing

In het derde dagdeel hebben de 15 deelnemers in kleinere groepen met elkaar besproken of hun eigen organisatie zelfsturing kent, of er plannen zijn, wat valkuilen en hobbels zijn. Gevoed met de inzichten van de sprekers en ondersteund door een ingevulde meetlijst teamontwikkeling leverde dat een mooie verdieping op.

Volgende Kennisplatform

Op 14-15 september 2017 (startend met lunch op 14 september en eindigend met een lunch op 15 september) vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Hattem. Het thema met werktitel is dan: het gebruik van open en big data binnen gemeenten en de relatie met privacy en ethiek.

Meer weten?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl. Als u voortaan uitgenodigd wil worden voor de Kennisplatformbijeenkomst, stuur dan een mail aan info@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden behandeld zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 17 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Op 23 en 24 maart 2017 is er weer een nieuwe bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling. Deze bijeenkomst vindt plaats in Urk en het centrale thema  is ‘zelforganisatie en zelfsturing in de gemeente.’ Een hype of iets blijvends? Is dit een effectieve(re) manier van organiseren? Wat betekent het voor het management en de individuele medewerkers?

Optimistisch samenwerken

In drie dagdelen gaan de deelnemers op een praktische en interactieve manier aan de slag. Het doel is om nieuwe inzichten te verkrijgen of men samen ‘op de goede weg’ is. De eerste spreker is Ben Wenting van het Instituut voor Samenwerkingsvraagstukken. Hij ontwikkelde met Astrid Vermeer de Oplossingsgerichte Interactie Methode (OIM), een communicatiemethode die zeer goed past bij de werkwijze van zelfsturende teams c.q. zelforganisatie. Werken met deze methode leert mensen op een optimistische manier samenwerken. Het instituut ondersteunt momenteel meer dan 30 organisaties bij de ontwikkeling naar zelforganisatie.

Ervaringen van Buurtzorg Nederland

De tweede spreker is Arend Jan Zwart van Buurtzorg Nederland. Dit is een thuiszorgorganisatie met 75.000 cliënten die worden bediend door kleine teams, bestaande uit (wijk)verpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden. Buurtzorg Nederland heeft een vernieuwend concept voor zorg aan huis ontwikkeld. Door werking met zelfsturende teams wordt beter aangesloten op de specifieke wensen en behoeften van de cliënt De teams zijn zelf verantwoordelijk voor de planning en uitvoering van de werkzaamheden. De teams worden ondersteund door een regiocoach en een klein landelijk hoofdkantoor in Almelo. Arend Jan Zwart gaat in op het ontstaan van Buurtzorg Nederland, de visie ten aanzien van zelfsturing en de kernpunten vanuit de medewerkers, teams en de organisatie.

Zelfsturing in Nijkerk

Gemeente Nijkerk (ruim 40.000 inwoners) heeft sinds 2015 ervaring met zelfsturing. Erwin Donga en Henri Kasteel zijn al jaren werkzaam binnen de gemeente Nijkerk. Eerst allebei teamleider en sinds 2015 als kwartiermaker zelfsturende teams. Zij kennen de gemeente dus van vóór de zelfsturing en mét de zelfsturing. Ze nemen de deelnemers mee in de wijze waarop zelfsturing is geïntroduceerd in Nijkerk en waar de organisatie en de medewerkers nu staan. Ze vertellen ‘het eerlijke verhaal’: geen ronkende p.r. successtory, maar in alle eerlijkheid laten ze horen wat er goed gaat maar zeker ook wat er beter kan. En uiteraard is er alle gelegenheid om met beide heren in gesprek te gaan.

Reflectie

Al met al weer een boeiend programma voor de deelnemers. Ten slotte reflecteren we in het laatste gedeelte van het programma op de sprekers/inleiders. Wat sprak ons aan? Wat was opmerkelijk? Wat is aanleiding tot discussie? Wat is wel of juist niet toepasbaar in de eigen omgeving? Met deze inzichten kunnen de deelnemers vervolgens aan de slag!

Meer weten?

Geïnteresseerd in deelname aan het Kennisplatform Organisatieontwikkeling? Neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u meer achtergrondinformatie wilt, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeente met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers worden gedeeld. Aan de afgelopen 16 bijeenkomsten namen steeds 10-15 gemeentemanagers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

---

 

Op 1 en 2 september kwamen bij de Dienst Dommelvallei in Mierlo tien gemeentemanagers bij elkaar om zich te laten inspireren door actief aan de slag te gaan met creatieve werkvormen. De bijeenkomst werd begeleid door enkele innovators van Ynnovate, een netwerk van ongeveer 700 ‘innovatieboosters’. Allemaal mensen die bij de overheid werken en getraind zijn in het begeleiden van creatieve sessies.

Creativiteit de vrije loop

De dondermiddag en -avond namen de Ynnovators ons mee op een creatieve reis, zonder al te veel theorie. We gingen vooral zelf aan de slag. In enkele uren hebben we 100 ideeën gegenereerd aan de hand van een met elkaar bepaalde hoofdvraag: “Hoe kunnen we de gemeenteraad zover krijgen dat ze alle burgerinitiatieven omarmen?”. De ideeën werden getriggerd door associaties. Dat ging van Blöf, via IKEA naar Red Bull en ook een notenkraker en een aantal tijdschriften kwamen eraan te pas. Ook met de techniek van ‘brainwriting’ hebben we kennisgemaakt. Verbluffend hoeveel bijzondere ideeën dan gespuid worden. Op een reguliere manier was dat zeker niet gelukt. Vervolgens stonden we stil bij de manier waarop je creativiteit en innovatie binnen je gemeente kunt introduceren en organiseren en welke rol je daar zelf in kunt/wil vervullen. Hoe vervul je de rol van opdrachtgever? Wat typeert een goede opdrachtgever en hoe opereert een slechte opdrachtgever?

Enkele reacties van de deelnemers:

• “Het (creatieve werkvormen) werk echt!”
• “Ik ben me ervan bewust dat ik toch wel vaak in vaste patronen denk en doe.”
• “Creatieve werkvormen zijn ook gewoon leuker dan de traditionele aanpak.”
• “Ik ga daar zeker binnen mijn gemeente mee aan de slag!”
• “De tijd vloog voorbij…”

Volgende bijeenkomst

Met elkaar is (op een creatieve manier uiteraard) bepaald dat de volgende bijeenkomst plaatsvindt op Urk, op 23 en 24 maart 2017. Het thema voor die bijeenkomst: zelforganisatie en zelfsturing binnen de gemeente.

Meer weten?

U kunt Ger Manders bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl. Als u voortaan uitgenodigd wil worden voor de Kennisplatformbijeenkomst, stuurt dan een mail aan info@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeenten met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers worden gedeeld. Aan de afgelopen 16 bijeenkomsten namen steeds 10-15 managers deel, waardoor de kosten tussen de € 300,- en € 400,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Indien u in de doelgroep valt en u geïnteresseerd bent in deze bijeenkomsten neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer achtergrondinformatie wil, staat Ger u graag te woord.

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat, het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen.

Het model dat in dit artikel wordt toegelicht is: het overheidsontwikkelmodel.

Elke gemeente kent zo haar problemen en uitdagingen, dat zal niemand verbazen. Maar hoe die te lijf gaan, is een worsteling van menig managementteam. In veel gevallen worden de issues per afdeling of thema op de MT-tafel gelegd. De vraag is dan: stuk voor stuk aanpakken en/of kiezen voor een meer structurele benadering?

Het overheidsontwikkelmodel is een ‘instrument’ dat daarbij kan helpen. Het model is afgeleid van het INK managementmodel. De basis van het model stamt uit 1988, is daarna nog enkele malen op specifieke onderdelen aangepast en is in de afgelopen decennia een praktijkbestendig model gebleken. Het overheidsontwikkelmodel (kwaliteitsmodel overheidsorganisaties) is een gemeente-specifiek model dat wordt beheerd door De Bestuursacademie Nederland, dat op haar website een uitgebreide definitie geeft van het model.

Kenmerken model

Enkele kenmerken verdienen evenwel kort de aandacht:

• Het INK model telt 9 velden, het overheidsontwikkelmodel telt er 10, waarbij ‘informatie’ expliciet als organisatiegebied is opgenomen. Zeker voor gemeenten, die we toch wel zeer informatie-intensieve organisaties kunnen noemen, is dat een pluspunt.
• Het model moet van rechts naar links worden gelezen: “Om …. (doelstellingen in de resultaatgebieden) te bereiken, gaan we  …. (acties en projecten in de organisatie) doen”.
• Het model kent zowel een sterk instrumentele/blauwe insteek (PDCA: Plan-Do-Check-Act cyclus) als een meer menselijke/zachte kant (IMWR: Inspireren, Mobiliseren, Waarderen, Reflecteren).
• Het model waarborgt een integrale benadering van de organisatievraagstukken i.p.v. een geïsoleerde aanpak. De lijnen tussen de velden illustreren de samenhang en onderlinge afhankelijkheden.
• Door de verander- en verbeterenergie op de juiste velden te richten komt de organisatie als geheel meer in balans.
• Het model blijkt een prima ‘praatplaat’ te zijn aan de managementtafel.

Toepassingen

Het overheidsontwikkelmodel (en de ondersteunende hulpmiddelen) kent meerdere toepassingen. Zo is het een instrument om met het MT (en eventueel een schaduwgroep uit de organisatie) een doorlichting te doen van de gemeente op de genoemde velden. Daar zijn ondersteunende vragenlijsten en stellingen voor beschikbaar. Duidelijk wordt welke de sterke en zwakke plekken in de organisatie zijn. Na de organisatiediagnose is het model toepasbaar bij het opstellen van de organisatie-ontwikkelagenda. Verbetering kan plaatsvinden op één specifiek (achtergebleven) terrein, maar ook is het mogelijk een actieplan uit te zetten op het geheel. Door de opzet van het model met kenmerken per ontwikkelgebied, krijgt het MT als het ware verbeterhandreikingen aangereikt. Via deze wijze kan periodiek (bijvoorbeeld tweejaarlijks) met een doorlichting de voortgang gemonitord worden.

Een geheel andere toepassing is om het model te gebruiken als een soort leidraad voor het opstellen van uw concernplan of de afdelingsplannen. Het is zelfs mogelijk om het uitgewerkte plan vervolgens te ‘plotten’ op het model. Daarmee heeft u een jaarplan in één oogopslag. Het overheidsontwikkelmodel zou je een paraplumodel kunnen noemen, het model behandelt namelijk alle organisatiethema’s. Op elk van de genoemde 10 velden zijn er vervolgens modellen/methodieken beschikbaar voor meer detail en diepgang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het 9 vlaks model van Rick Maes (informatie), ITIL, BISL en LEAN (processen), de veranderaanpak van Annemarie Mars (leiderschap), de SWOT-analyse (beleid en strategie), het inkoopmodel van Kraljic (middelen) en het ServQual model van Zeithaml (waardering door klanten).

Meer weten?

Adviseurs van Telengy hebben veel ervaring met het overheidsontwikkelmodel en hebben in meerdere situaties geadviseerd en begeleid bij de toepassingen. Dit betroffen onder andere het begeleiden van een doorlichting met het MT  en het uitwerken van een ontwikkelagenda of een directieplan. Dit artikel is de eerste in een reeks waarin wij laten zien welke methoden en technieken de Telengy-adviseurs gebruiken in hun dagelijkse werk.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.

Op 17-18 september kwamen bij de gemeente Nunspeet 10 gemeentemanagers bij elkaar in het Kennisplatform Organisatieontwikkeling om zich te buigen over de vraag: “Heeft het KCC nog toekomst?”

Peter Ruijters van NCOD trapte af met de stelling dat veel KCC’s ten dode zijn opgeschreven omdat:

1. het vaak niet veel meer is dan burgerzaken plus receptie en telefonie en omdat het dan;
2. een drempel is om toegang te krijgen tot de echte dienstverlening;
3. het KCC het afvoerputje van de organisatie is en;
4. het KCC slechts een verbindingsofficier is tussen lokale en regionale diensten zonder een gezamenlijk dienstverleningsconcept.

De toon was gezet! Als je dat dus wél goed regelt, hebben een KCC én gemeentelijke dienstverlening wel degelijk toekomst. Ook werd duidelijk dat als het KCC een geïsoleerde afdeling is, deze gedoemd is te sneuvelen. De totale gemeente als KCC, dát moet de insteek zijn. Ook zien we bij de KCC’s steeds zwaardere en complexere taken; immers veel kan digitaal en dan is de burger je goedkoopste medewerker (net zoals bij banken, reisbureaus, etc.). Dat dit een groot effect op de omvang en de aard van het personeelsbestand zal hebben, is geen vraag maar een feit. Dienstverlening wordt een combinatie van hostmanship en selfservice. Dit beeld werd ’s avonds bevestigd door Desiree van de Wiel, projectleider KCC bij de gemeente Best. Zij vulde dat aan met vele praktische ervaringen. Ook hier met de nadruk op de integrale aanpak (organisatie, processen, houding & gedrag en ICT), waarbij de keten zo sterk is als de zwakste schakel. Hospitality is iets van elke ambtenaar en niet alleen van het KCC. Desiree: “Best heeft al meer dan drie jaar een KCC en nog steeds is er elke dag aandacht nodig om de beste dienstverlening te bieden”.

Dat het KCC niet het alleenrecht heeft op effectieve dienstverlening betoogde Björn van den Brink, gemeentesecretaris van de gemeente Wierden. Wierden heeft geen KCC, maar een publieksplein waar alle vakgerichte balies gesitueerd zijn. Hiermee scoort Wierden als dienstverlener in de top van de gemeenten. Zo kan het dus ook, als je maar gelooft in de aanpak, die consequent doorvoert en steun hebt vanuit bestuur en MT.

Tijdens het derde dagdeel bleken de drie inleiders het nodige los te hebben gemaakt bij de deelnemers: Van eye-openers tot echt ‘out-of-the-box’ inzichten. Die inzichten werden nog eens aangevuld met twee praktijkcases vanuit de gemeenten Kapelle en Oldebroek. Bij de afronding van deze meeting gaven de deelnemers aan dat hun gedachten behoorlijk ‘gestretched’ zijn en dat ook duidelijk is dat er óók bij de dienstverlening meerdere wegen naar Rome leiden. Met elkaar is bepaald dat de volgende bijeenkomst van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling plaatsvindt op 10 en 11 maart 2016 in Oldebroek. Het thema: Strategische Personeelsplanning bij gemeenten.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeenten met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen. De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen.

De organisatie en coördinatie is in handen van gemeenteadviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen en vindt plaats op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. De gemaakte kosten worden over de deelnemers verdeeld. Aan de afgelopen 14 bijeenkomsten namen steeds 10-15 managers deel, waardoor de kosten tussen de € 250,- en € 450,- per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning van de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches/diner.

Indien u in de doelgroep valt en u geïnteresseerd bent in de bijeenkomst van 10-11 maart 2016 neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer achtergrondinformatie wilt, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Steeds meer gemeenten besteden steeds meer taken uit aan andere (overheids-) organisaties, samenwerkingsverbanden of commerciële partijen. In het verleden bleef dat beperkt tot schoonmaak, huisvuil ophalen en catering. Op dit moment wordt elk taakveld wel ergens uitbesteed of wordt daar op z’n minst over nagedacht.

Belastingen en WOZ, de financiële administratie, ICT, salarisverwerking, maar ook taken in het kader van sociale zaken, jeugdzorg en participatie. Het aantal (gemeentelijke) samenwerkingsverbanden loopt in de tientallen, zo niet honderdtallen, vaak in de vorm van een gemeenschappelijke regeling. Bij gemeenschappelijke regelingen gaat het vaak om primaire gemeentelijke taken met een uitvoerend karakter. Uitbesteden lijkt de norm en ‘we doen het zelf’ vraagt om uitleg. Deze trend is zowel bij grote als kleinere gemeenten zichtbaar. Het presteren van de gemeente komt voor een steeds groter deel in handen van derde partijen.

Uitbesteden is de norm

In veel gemeenten wordt de vraag ‘zelf doen of uit besteden’ beantwoord aan de hand van de bekende 3 K’s: kosten, kwaliteit en kwetsbaarheid. Maar er zijn meer criteria die een rol kunnen spelen, zoals de schaalbaarheid van het uitbestede werk en de mogelijkheden voor medewerkers om zich verder te ontwikkelen, of het feit dat de eigen organisatiecomplexiteit wordt beperkt en de organisatie zich dan kan bezighouden met de kerntaken die écht het verschil maken. Daarnaast kan het natuurlijk ook om bestuurlijke redenen van belang zijn om uit te besteden. Veel gehoorde uitspraken zijn dan: “Iedereen in de regio doet het, alleen wij nog niet”, óf: “Op die manier laten we onze wil tot samenwerken zien, waardoor erger (lees een herindeling/fusie) afgewend kan worden”. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat taken binnen een wettelijk kader worden uitbesteed, zoals bij de veiligheidsregio’s, de GGD’s en de RUD’s het geval is. Maar vaak is het een eigen keuze.

Governance

Op dat moment is het voor de gemeente belangrijk om inzicht te hebben en te houden in de realisatie van doelstellingen, activiteiten, financiën, risico’s, bestuursverantwoordelijkheden en bevoegdheden van de partij aan wie het werk is uitbesteed. Het gaat immers over besteding van publieke middelen. In de relatie tussen gemeenten en verbonden partijen gaat het om sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden. Demandmanagement geeft invulling aan deze ‘governance’. Uitgaande van een weloverwogen keuze om taken uit te besteden is het vervolgens de vraag: “En wat nu?”. Uitbesteden heeft ook als doel om de eigen organisatie te ontzorgen: “Als het werk is uitbesteed, dan zijn we er vanaf”. De praktijk is anders. In veel gevallen wordt niet alleen het werk uitbesteed, maar gaat een aantal medewerkers (en daarmee de kennis van het taakveld) mee. De achterblijvende of latende organisatie voelt zich dan vaak onthand en de zwakkere partij ten opzichte van degene aan wie het werk is overgedragen, vaak (oud-) collega’s. Deze krijgen ook plots een andere rol.

Regelmatig zijn taken al jarenlang ondergebracht bij een verbonden partij, via een gemeenschappelijke regeling. Meestal is een beleidsmedewerker de contactpersoon, die zich bij financiële kwesties laat bijstaan door een financieel consulent. De contacten gaan óf over de beleidsmatige inhoud, óf over de officiële zaken in het kader van de P&C-cyclus. Afspraken over zaken als prestaties en gegevensuitwisseling worden nog onvoldoende gemaakt. De gemeente moet en wil toezien op de rechtmatigheid, doelmatigheid en de doeltreffendheid. Over het algemeen zijn dergelijke rollen niet geformaliseerd en wordt het als bijzaak, als sluitpost gezien. Niks mis mee, maar als latende gemeente laat je hier mogelijk wel kansen liggen en weet je niet of je er het maximale uithaalt. Wat ook opvalt is dat elke individuele gemeente zaken doet met de GR en dat er van een (gebruikers)collectieve belangenbehartiging geen sprake is.

Rollen van de demandmanager

De issues die hiervoor kort zijn belicht vallen allemaal binnen ‘demandmanagement’, oftewel: het besturen van werk dat (in meer of mindere mate) is uitbesteed.
De demandmanager acteert op twee terreinen: Enerzijds binnen de eigen organisatie, als aanspreekpunt voor de afnemers van het uitbestede werk. De demandmanager tekent hun eisen en wensen op. Anderzijds als intermediair tussen de latende organisatie en de partij die het werk heeft overgenomen. De demandmanager (ook wel accountmanager/relatiebeheerder genoemd) is vaak nog een nieuwe rol binnen de gemeente. Deze rol vraagt enerzijds een zakelijke, bedrijfsmatige benadering (met contracten, prestatieafspraken en dienstverleningsovereenkomsten). Anderzijds is ook een sterke relationele factor doorslaggevend. De demandmanager moet zowel binnen de eigen organisatie als bij de aanbieder van diensten ‘on speaking terms’ zijn; het onderhouden van de relaties is cruciaal voor een demandmanager. Meestal gaat het bij uitbesteden om een langjarige overeenkomst en daarbij dient de continuïteit gewaarborgd te zijn. De demandmanager maakt afspraken en monitort de naleving ervan. Uiteraard is het beteugelen van de kosten er daar één van, maar het financiële budget is zeker niet het enige. Het is van belang om op  gelijkwaardig niveau in gesprek te zijn. Een demandmanager moet ook kunnen schakelen tussen ambtelijk en bestuurlijk niveau; de demandmanager is een belangrijke steunpilaar voor de wethouder die voor het betreffende taakveld verantwoordelijk was én is.

Projectmatige start/klein beginnen

Omdat demandmanagement bij veel gemeenten (maar ook bij de partij aan wie wordt uitbesteed) nog in de kinderschoenen staat, is het raadzaam om de start, de eerste fase als een project op te pakken, om zodoende nieuwe én bestaande uitbestedingen beter ‘in control’ te krijgen. Maak een directielid verantwoordelijk voor demandmanagement en stel – op managementniveau – een demandmanager per uitbesteed taakveld aan. Die rol vraagt waarschijnlijk enkele uren per taakveld per week. Geef aan wat die demandmanager mag en moet; wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, met wie zijn er contacten en waarover? Maak hierover ook afspraken met de contractpartij; succesvol demandmanagement vraagt ook om invulling van ‘supplymanagement’ aan die kant. Probeer ook aansluiting te zoeken bij andere gemeenten die hun taken uitbesteden: Organiseer dus een ‘demandmanagementcollectief’.

Als er niet de ruimte is om het meteen groot aan te pakken is het raadzaam om eens goed naar de bestaande uitbestedingen te kijken, naar de onderliggende regelingen, cont(r)acten en DVO’s (dienstverleningsovereenkomsten). Zijn de (prestatie)afspraken nog opportuun en zijn ze concreet genoeg? In hoeverre worden de afspraken nagekomen? Hoe is de ‘value for money? Hoe is de onderlinge relatie? Het is een suggestie om dat te doen voor de in de begroting genoemde partijen die zijn verbonden aan een GR. Over de relatie met deze verbonden partijen moet immers worden gerapporteerd aan de gemeenteraad.

Ervaringen in Kapelle

Frank Leijnse, hoofd Projecten en Beheer en projectleider demandmanagement bij de gemeente Kapelle, geeft aan: “We zijn als kleine organisatie behoorlijk kwetsbaar en sturen er daarom bewust op aan om een groot aantal taakvelden door anderen te laten uitvoeren. Met ingang van 2015 zijn dat er maar liefst 16; van belastingen, WOZ, afval, P&O, ICT tot taken op het terrein van welzijn en WIZ. Omdat we toch grip willen houden op dat uitbestede werk, zijn we serieus aan de slag met demandmanagement. Voorwaar geen eenvoudige opdracht. We zijn gestart met ICT en pakken nu successievelijk de andere taakvelden beet. Op dit moment zijn dat alle taakvelden die we per 1 januari 2015 bij GR De Bevelanden hebben ondergebracht én het ophalen van huisvuil (uitbesteed aan de Zeeuwse Reinigingsdienst). Op dit moment vervullen de afdelingshoofden de rol van demandmanager. We merken dat dit nieuwe materie is, maar ervaren ook direct dat we veel bewuster en resultaatgerichter omgaan met de partijen (in het algemeen GR’s) aan wie het werk is uitbesteed. We beoordelen de DVO’s (voor zover die er zijn), maken afspraken met de verantwoordelijke managers bij de GR en praten met elkaar over de invulling van de rol van de demandmanager”.

Arnold van den Berge, adjunct directeur en verantwoordelijk voor demandmanagement: “We willen onze opdrachtgeversrol beter invullen, daar biedt demandmanagement mogelijkheden voor. Daar zijn we primair zelf mee bezig. Daarnaast voeren we op directieniveau ook overleg met de GR aan wie is uitbesteed, maar ook met de andere gemeenten op de Bevelanden. We zijn er van overtuigd dat we gezamenlijk, de Bevelandse gemeenten en de GR’en daar voor alle partijen het beste uit kunnen halen”. Frank: “Ger Manders, adviseur bij Telengy begeleidt en coacht ons daarbij. Zo hebben we bijvoorbeeld enkele praktische checklists opgesteld aan de hand waarvan we met elkaar aan de slag zijn gegaan. ”

Meer informatie

Voor meer informatie over demandmanagement, wat Telengy daarin voor u kan betekenen of om een afspraak te maken, neemt u contact op met Ger Manders via tel. nr. of 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.

Op 5 en 6 maart organiseren we een bijeenkomst waar gemeentemanagers hun ervaringen kunnen delen over het thema ´de verdraaide gemeente´.

De lokale overheid beweegt zich in een dynamisch speelveld. Vele ontwikkelingen, initiatieven en trends zorgen voor de nodige beweging. Zowel wat betreft de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen maar ook binnen de ondersteunende taakvelden. Decentralisaties, bezuinigingen, outsourcing, de omgevingswet, privacywetgeving, herindelingen, samenwerking in de regio en met ketenpartners, de gemeentelijke dienstverlening, digitalisering en inzet van technologie in de bedrijfsvoering, de transparante overheid, het toenemende aantal verplichtingen waaraan gemeenten moeten voldoen en veranderingen in landelijke en Europese wetgeving. De lijst lijkt oneindig.

U als gemeentemanager moet in dit speelveld op al deze thema’s een antwoord hebben. Dit betekent dat u zich moet laten informeren en het liefst voordat de vraag u inhaalt. Daarom is er een kennisplatform voor gemeentemanagers. Dit zijn bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers, samen met collega’s van andere gemeenten, geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. Alle deelnemers hebben minimaal twee dingen gemeen. Ten eerste zijn ze lid van de directie of het managementteam van een gemeente met 10.000 tot plm. 60.000 inwoners. Ten tweede hebben ze een duidelijke rol en verantwoordelijkheid in de realisatie van de ambities van de gemeenten met de noodzakelijke veranderingen die daarbij horen.

De onderwerpen die in het kennisplatform worden besproken zijn allemaal actueel, maar bovendien door de deelnemers zelf gekozen. Het aantal deelnemers per bijeenkomst bedraagt maximaal 15. Hierdoor is de interactie met de sprekers/inleiders en met de deelnemers onderling gegarandeerd. De bijeenkomsten kennen alleen deelnemers vanuit gemeenten. Daarmee zijn de bijeenkomsten ‘van gemeenten, voor gemeenten’. Het doel is het uitwisselen van ideeën en ervaringen. Dit stelt u in staat om te leren van collega’s.

De afgelopen jaren zijn er 12 bijeenkomsten geweest, met onder andere de volgende onderwerpen:

• De veranderkundige aspecten van zaakgericht werken;
• Lean management;
• Samenwerking tussen gemeenten;
• Het Nieuwe Werken;
• Het Rijnlands denken;
• Maatschappelijke ontwikkelingen en impact op generaties binnen en buiten de gemeente;
• Regievoering en demand management bij gemeenten;
• De wendbare gemeente;
• De Participatiesamenleving.

(Bij alle bijeenkomsten treedt één van de deelnemende gemeenten als gastheer op.)

Organisatie en programma

De organisatie en coördinatie is in handen van Telengy-adviseur Ger Manders. Elke bijeenkomst bestaat uit drie dagdelen op donderdagmiddag – en -avond en vrijdagochtend. De bijeenkomst begint en eindigt met een gezamenlijke lunch. Het eerste dagdeel plaatst het gekozen algemene thema in een breed perspectief en behandelt ‘de stand in het land’. Op de donderdagavond worden twee sprekers uit de praktijk uitgenodigd. ’s Avonds schuiven we samen aan voor het diner; voor een overnachting met ontbijt wordt gezorgd. In het ochtendprogramma wordt gereflecteerd en de eigen situatie van de deelnemers in dat licht behandeld (bijvoorbeeld in de vorm van een intervisie).

De eerstvolgende bijeenkomst staat gepland op 5-6 maart 2015 bij de gemeente Bronckhorst. Het thema is: ‘De grote organieke veranderingen binnen gemeenten, aanpassingen in de organisatiestructuren en besturingsconcepten’. Vragen die hierbij aan bod komen zijn: Van ‘harkje’ naar netwerkorganisatie? Welke trends zien we? Wat is de aanleiding? En belangrijker nog: wat is het effect? Op dit moment wordt het programma verder uitgewerkt en worden sprekers benaderd.

Enkele reacties van deelnemers:

• “Ik voel me op een aantal punten nu echt bewust onbekwaam (dat voelt niet lekker, maar daar is wel iets aan te doen)”;
• “Fijn dat verschillende invalshoeken worden gepresenteerd en dat ook de inleiders echt zijn en hun worstelingen durven te bespreken”;
• “Erg blij dat ik er was; de timing van het onderwerp was prima”;
• “Inzicht gekregen in een voor mij nieuw vakgebied, met ook nieuw jargon en nieuwe theorieën”;
• “Het voelt toch ook een beetje als een ‘uitje’: erg gezellig en goed voor het netwerk”.

Kosten

De bijeenkomsten worden betaald door de deelnemende gemeenten. Hierbij geldt dat de gemaakte kosten over de deelnemers worden gedeeld. Aan de afgelopen 12 bijeenkomsten namen steeds 10 tot 15 managers deel, waardoor de kosten tussen de € 300 en € 450 per bijeenkomst bedroegen. De kosten worden gemaakt voor de beloning voor de sprekers, de organisatie, de hotelovernachting en de lunches / het diner.

Meer weten?

Bent u geïnteresseerd en wilt u een uitnodiging ontvangen voor de bijeenkomst op 5 en 6 maart 2015? Neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer informatie wilt, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via tel. nr. 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.

Telengy heet opnieuw een collega welkom! Telengy stelt aan u voor: Ger Manders.

Ger Manders

“Ik ben een ervaren managementadviseur/projectleider voor gemeenten, in diverse vakgebieden. Ik zoek steeds naar de verbinding tussen ‘de business’ en informatievoorziening / ICT. Informatievoorziening en ICT moeten wél iets opleveren en zijn geen doel op zich. Dit zowel binnen de gemeentelijke organisatie als tussen de gemeente en de aan haar verbonden dienstverlenende (overheids)organisaties.

Kennis en ervaring heb ik opgedaan als kwaliteitsmanager en managementadviseur bij PinkRoccade Local Government en vanuit meerdere adviesopdrachten bij gemeenten, wat ik inmiddels zo’n 25 jaar doe. De rode draad in het werk is om organisaties, (dienstverlenende en bedrijfsvoerings-) processen en mensen te versterken, zodat ze hun (externe en interne) klanten beter van dienst kunnen zijn. Ik ondersteun gemeenten bij het inrichten en realiseren van de e-gemeente en andere vraagstukken op het vlak van informatievoorziening, procesmanagement, planning & control en demand management. Ik maak daarbij graag gebruik met een methodische, projectmatige aanpak die ook monitorbaar is.

Daarnaast verzorg ik sinds 2011 enkele keren per jaar een meerdaagse themabijeenkomst voor gemeentemanagers onder de titel ‘Kennisplatform organisatieontwikkeling’.. Hierover is een apart artikel opgenomen in de nieuwsbrief. Ten slotte maak ik sinds 2007 deel uit van KING, waarvoor ik op dit moment fungeer als contactpersoon operatie NUP voor gemeenten in de regio’s  Noord Limburg, Nijmegen, Arnhem, Achterhoek en Zeeland.

Ik ken Telengy al jarenlang. Enerzijds omdat er een aantal oud-collega’s werkt en anderzijds omdat ik met enkele Telengy-adviseurs al regelmatig samenwerkte door mijn rol bij KING. Ik ken Telengy als een organisatie die veel doet aan kennisdeling, dat is iets wat me zeer aanspreekt. Je steekt daar veel van op en het houdt je scherp.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. of 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl.