Iedere gemeente is voor een belangrijk deel uniek. Niet alleen in beleid en soms in structuur, maar vooral dankzij de mensen die er werken. Iedere medewerker brengt zijn of haar eigen werkwijze, ervaring en inzichten mee. Deze diversiteit is zeer waardevol. Echter, ieder mens zit anders in elkaar en doet zijn werk nét op een andere manier. En als er een nieuwe medewerker bij de gemeente komt werken, door wie wordt deze dan ingewerkt, op welke manier en waar kan de medewerker op terugvallen? Dit zijn terechte vragen die bij je op kunnen komen als het gaat om de dagelijkse gang van zaken, namelijk; het uitvoeren van je werkzaamheden.

Modelleren werkprocessen

Tijdens mijn laatste opdracht ben ik voor een mooie gemeente in de Achterhoek werkprocessen gaan modelleren volgens de BPMN-standaarden (Business Process Model and Notation), maar wat is nou het nut hiervan? De reden van de opdracht was:

• inzicht krijgen in werkprocessen;
• inzicht krijgen in privacygevoelige gegevens.

Inzicht krijgen in werkprocessen

De salarisadministratie kent alle ins & outs van haar vakgebied, de personeelsadministratie weet alles van de personeelsadministratie en de verzuimspecialist kent de verzuimprocessen uit haar hoofd, et cetera. Maar wanneer de salarisadministratie wegvalt, zijn er dan wel mensen die dat werk kunnen overnemen? Zullen er geen belangrijke stappen vergeten worden?

Het antwoord hierop is in te veel gevallen: “nee, niet iedereen is in staat om specifieke werkzaamheden over te nemen”, met alle gevolgen van dien. Wanneer alle werkprocessen beschikbaar zijn, is het voor medewerkers met een andere specialisatie, externen of nieuwe collega’s een stuk makkelijker om de juiste manier van werken onder de knie te krijgen.

Inzicht krijgen in privacygevoelige gegevens

Zodra de werkprocessen inzichtelijk zijn, kan er per stap geëvalueerd worden welke privacygevoelige gegevens er worden verwerkt, hoe deze worden gecommuniceerd en waar en hoelang deze worden opgeslagen. Inzicht in deze gegevens kan helpen bij het voldoen aan wetgeving zoals:

• de AVG;
• de archiefwet;
• de Woo;
• de BIO (2.0).

Door processen juist gemodelleerd te hebben en te werken volgens deze processen kunnen gemeenten aantonen dat zij de juiste privacymaatregelen hebben genomen, risico’s beter inschatten en beperken en voldoen aan de documentatieverplichting. Tevens zorgen heldere werkprocessen voor een efficiëntere samenwerking tussen bijvoorbeeld de FG, privacy officer en procesmanagement als het gaat om privacygevoelige gegevens.

Het in kaart brengen van de processen

Om werkprocessen goed in kaart te brengen, begin ik met het achterhalen van wie de belangrijkste betrokkenen zijn. Met een korte stakeholdersanalyse krijg ik snel inzicht in wie ik moet spreken. Daarna plan ik sessies in waarin ik samen met deze mensen de processen kritisch doorloop en veel vragen stel om tot de kern te komen. De informatie die ik ophaal, verwerk ik zorgvuldig in Engage Process Modeller.

Engage is een gebruiksvriendelijke tool om werkprocessen mee in kaart te brengen. Zelf ervaar ik het als een prettige en toegankelijke tool, omdat je processen eenvoudig visueel kunt maken met behulp van icoontjes en bijbehorende teksten. Dit maakt het proces ook voor collega’s en andere betrokkenen goed te begrijpen. Een handig voordeel van Engage is dat je het proces eenvoudig kunt exporteren als PNG-afbeelding. Daarnaast is het ook mogelijk om het model te integreren in een Visio-document, mocht daar behoefte aan zijn.

Per stap geef ik aan welke medewerker verantwoordelijk is voor welke handeling. Tijdens een sessie waarin ik het proces kritisch met betrokkenen doorloop, begin ik direct met het opbouwen van de flowchart. Na afloop stem ik het model af met de procesbeheerder om te checken of alles klopt. Zodra het proces definitief is, werk ik het professioneel uit en stuur ik een bevestiging terug naar de procesbeheerder.

Het nut

Het modelleren van werkprocessen is geen doel op zich, maar een middel om als organisatie wendbaar, transparant en toekomstbestendig te zijn. Wanneer processen duidelijk zijn vastgelegd, voorkom je dat kennis alleen in hoofden zit, creëer je ruimte voor verbetering en kun je sneller inspelen op veranderingen of uitval. Of het nu gaat om continuïteit, samenwerking of privacy – inzicht in werkprocessen legt de basis voor professionele en betrouwbare dienstverlening binnen de gemeente.

Vervolgstap

Zodra processen helder zijn vastgelegd, ontstaat er ruimte voor verbetering. Je ziet ineens waar onnodige stappen zitten, waar knelpunten ontstaan of waar afstemming ontbreekt. Door samen met de betrokken medewerkers kritisch naar het proces te kijken, kun je verbeteringen doorvoeren die zorgen voor meer efficiëntie, minder fouten en een soepelere samenwerking. Het modelleren van processen is dus niet alleen een middel om kennis te borgen, maar ook een krachtige eerste stap richting optimalisatie.

Het optimaliseren van processen maakte geen onderdeel uit van mijn opdracht; de focus lag volledig op het zorgvuldig en compleet vastleggen van de bestaande werkwijzen als basis voor eventuele verbeteringen in een later stadium. Het is belangrijk om hierin stap voor stap te werk te gaan. Nu dit fundament is gelegd, is het bij deze opdracht aan de FG, privacy officer en opdrachtgever om met elkaar te overleggen hoe zij op basis van deze procesmodellen verdere verbeteringen willen vormgeven.

Meer weten?

Staat je gemeente aan het begin van een verandertraject of wil je grip krijgen op cruciale werkprocessen? Ik denk graag mee. Neem dan contact op met Wendel de Vries via de contactpagina.