Samenwerking met maatschappelijke partners, sterke lokale teams, het richtinggevend kader toegang. Het zijn voor veel gemeenten herkenbare termen en speerpunten in de huidige ontwikkelingen rondom de Hervormingsagenda Jeugd of de ontwikkeling om een betere integrale ondersteuning te bieden aan de inwoners. Veel gemeenten zetten in op de ontwikkeling om de toegang naar het sociaal domein dichtbij, laagdrempelig, preventief en mensgericht in te richten. In dit artikel ga ik in op de vragen die gemeenten tegenkomen op het gebied van informatiemanagement op de route naar het inrichten van de brede toegang.   

De inrichting van het sociaal domein binnen de gemeente is bepalend voor hoe ´eenvoudig´ de toegang georganiseerd wordt. Waar de ene gemeente de uitvoering van het sociaal domein grotendeels zelf in huis heeft of gewend is te werken met wijkteams, zijn er ook gemeenten waar dit onderwerp impact heeft op verschillende teams, afdelingen en zelfs organisaties. Zo komt het wel eens voor dat de uitvoering van de Wmo en Jeugdwet bij een andere organisatie belegd is dan de uitvoering van de Participatiewet en er ook maatschappelijke partners zijn die een belangrijke preventieve en signalerende rol hebben op de inzet van voorzieningen. Dat maakt een complex onderwerp als organiseren van integraal samenwerken rondom de toegang soms nog ingewikkelder.  

Tussen wal en schip

Voor de inwoner is de gemeente de gemeente. De inwoner hoeft niet te weten waar welke vraag, taak en verantwoordelijkheid belegd is. Als inwoner wil je zonder mee te krijgen hoe het achter de schermen geregeld is met je hulpvraag gewoon terecht bij die ene balie, dat ene telefoonnummer of die ene persoon die ze vaker tegenkomen in de wijk. Maar hoe organiseer je als gemeente het zo dat de inwoner de dienstverlening als een geheel wordt gezien? En nog belangrijk: hoe valt die inwoner met zijn of haar vraag niet tussen wal en schip.  

Naast het warme netwerk van de professional waar een inwoner bij terecht komt en de samenwerkingsafspraken tussen organisaties kan een goed ingerichte en afgestemde informatievoorziening hieraan ondersteunend zijn. 

Informatievoorziening

Laten we voorop stellen dat het begrijpen van een hulpvraag, de vraag achter de vraag herkennen en een inwoner op de juiste weg op helpen mensenwerk is. Een goed ingerichte informatievoorziening is ondersteunend aan de professional en zorgt ervoor dat zij hun tijd en focus vooral kunnen inzetten om de dingen waar het om draait: inwoners verder helpen.   

Naast dat procesanalyses, klantreizen en een inzichtelijke monitoring kunnen helpen in het signaleren en vervolgens verbeteren of aanpassen van de dienstverlening kan informatievoorziening ook op andere manieren een ondersteunende rol spelen bij de toegang. Denk bijvoorbeeld aan de vragen voorafgaand aan de toegang:  

Hoe wordt het aanbod van de gemeente inzichtelijk gemaakt aan de inwoner? Is er een sociale kaart beschikbaar? Kunnen inwoners rechtstreeks aanvragen doen of willen we eerst de hulpvraag begrijpen voordat er een aanvraag voor voorzieningen komt? Zijn er dan heldere e-formulieren op de website waarmee inwoners aanvragen kunnen doen? En voldoen we daarmee aan de Wmebv? Is het portaal dat daarvoor wordt gebruikt gebruiksvriendelijk? En past dit portaal in de bredere ontwikkelingen naar inwonersportalen van de gemeente? Maar vooral ook: wat zijn de alternatieven voor mensen die niet digitaalvaardig zijn? En hoe registreren we die alternatieve routes met elkaar?  

En als die inwoner dan eenmaal met de gemeente of een van de maatschappelijke partners in contact is: hoe zorgen we ervoor dat we gegevens aan elkaar overdragen? Wat mogen we wel/niet met elkaar delen in het kader van de AVG? En wat kunnen we met elkaar regelen zodat een inwoner maar één keer zijn of haar verhaal hoeft te delen?  

Of is er een overlap in werkwijze en methodiek waardoor processen en informatieoverdracht beter op elkaar aansluit? En bij meervoudige hulpvragen: hoe kunnen we signalen met elkaar delen? Kunnen we signaleren dat er mogelijk behoefte aan driegesprekken?  

En niet te vergeten de verantwoording richting de raad: hoe blijven we transparant in wat we doen?  Kunnen we het belang en nut van onze maatschappelijke partners verantwoorden? Zijn er KPI´s vastgesteld waarop we willen monitoren en sturen? En zijn er afspraken gemaakt over de data die verzameld wordt? Of kunnen we met die data inzichtelijk maken hoe het netwerk werkt (netwerkanalyse) en waar beter op ingespeeld kan worden.  

Kortom: heel wat vragen die raken aan het inrichten van de informatievoorziening en die op verschillende momenten rondom het organiseren van de toegang ondersteunend kunnen werken. Om daarbij een stap in de goede richting te maken, kun je als gemeente al de vraag stellen: hebben we onze informatiestromen goed in kaart? Sluiten de processen en informatiebehoefte van de verschillende teams en organisaties op elkaar aan? En hebben we de randvoorwaardelijke inrichting daarvoor op orde?  

Hoe kan Telengy ondersteunen?

Verschillende adviseurs van Telengy zijn werkzaam binnen het sociaal domein. We weten daardoor wat er speelt, zijn op de hoogte van de inhoudelijke opgaven binnen het sociaal domein en kunnen die vertalen naar wat daarvoor nodig is op het gebied van informatievoorziening. Op die manier zijn wij voor gemeenten een goede gespreks- en sparringpartner. We kijken verder dan de inhoudelijke ontwikkeling en zien ook de impact die dit heeft op de organisatie en informatielandschap.  

Daarnaast hebben we een checklijst ontwikkeld over waar het organiseren van een brede toegang uw informatievoorziening en -landschap raakt. Met deze checklijst toetsen we in een groepsgesprek of met diepgaande interviews waar u als gemeente staat, waar er ontwikkelkansen liggen en hoe hier een praktisch vervolg aan kan worden gegeven. 

Bent u bezig met het anders organiseren van uw toegang? We kijken graag samen of we u verder kunnen begeleiden in de route naar een laagdrempelige, preventieve en mensgerichte brede toegang.  

Meer weten?

Heeft u vragen of wilt u eens een keer in gesprek gaan over de brede toegang? Neem dan contact op met Dimphy Severijnen via de contactpagina.