Vanaf 2026 moeten gemeenten voldoen aan de Wmebv (De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer)… ja, dat is een hele mond vol. Dat betekent o.a. dat tientallen e-formulieren in korte tijd moeten worden gebouwd, aangepast of gecontroleerd. Het maken van één formulier is niet ingewikkeld, maar de echte uitdaging zit in de schaal. 

E-formulieren en de Wmebv? 

E-formulieren zijn digitale formulieren die inwoners of organisaties online kunnen invullen om iets aan te vragen of door te geven aan de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan een vergunning aanvragen, een verhuizing doorgeven of een subsidieverzoek indienen.  

De Wmebv schrijft o.a. voor dat inwoners vanaf 2026 hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen op basis van een aanwijzingsbesluit. Denk bij gemeenten aan vergunningen aanvragen, subsidies indienen of klachten en Woo-verzoeken doorgeven.  

Dat betekent concreet dat er tientallen formulieren gebouwd, omgebouwd of gecheckt moeten worden. Per gemeente verschilt het hoeveel e-formulieren dit betreft. Zijn dit er veel (bijvoorbeeld 170), dan kan het nog weleens lastig zijn om in zo’n korte tijd veel formulieren klaar te krijgen. En daarmee ontstaat er precies die uitdaging waar we mee begonnen: hoe pak je in korte tijd zoveel werk slim en gestructureerd aan? 

Hoe kan je dit aanpakken? 

Lean werken 

Juist omdat er in korte tijd veel formulieren gebouwd moeten worden, kan Lean werken het verschil maken. Lean werken staat vooral bekend om verspilling te verminderen: alle overbodige stappen, wachttijden of dubbel werk uit het proces halen. Het betekent slim en efficiënt aan de slag gaan, zonder tijd te verliezen aan overbodige stappen. In Lean staat dat bekend als continue flow. Op het internet zijn genoeg tools hiervoor te vinden. 

Een voorbeeld: in plaats van dat iedereen een beetje overal mee bezig is en taken elkaar overlappen, krijgt ieder teamlid één duidelijke taak die volledig wordt uitgevoerd. Zo voorkom je overdracht, dubbel werk en rollen formulieren sneller en consistenter uit de werkstroom. Het resultaat? Een gestroomlijnd proces. 

2 praktische tips 

1. Begin bij de huidige situatie

Alles begint met overzicht. Breng in kaart welke formulieren er zijn en wat er per formulier moet gebeuren: nieuw te bouwen, ombouwen of alleen checken op inhoud. Zo zie je direct hoeveel werk er ligt en waar prioriteit nodig is. Dat kan bijvoorbeeld in een Excel-lijst of op een planbord in Microsoft Teams, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft. 

Veel gemeenten vinden dit overzicht creëren nou eenmaal lastig omdat het graven is in veel documenten. Wat is er al? Zijn er al PDF-bestanden van? In welk systeem staat misschien al een e-formulier opgeslagen? Wie hebben we hierbij nodig? En weten we zeker dat dit de juiste persoon is, of is misschien de informatie verouderd? 

Het overslaan van dit stapje zorgt later vaak voor verrassingen. Bijvoorbeeld extra formulieren die ineens opduiken en alsnog moeten worden toegevoegd aan de planning. Of formulieren die eigenlijk niet hadden moeten worden gebouwd, waardoor onnodig tijd verspild wordt. Een goed overzicht levert juist rust en duidelijkheid op: je weet precies waar je aan toe bent. Bij Lean werken geldt: eerst helderheid, dan pas snelheid.  

2. Stel kritische vragen

Het is verleidelijk om te denken: we maken e-formulieren, dus maken we álles een e-formulier. Niet echt ideaal voor de schaal. Het is belangrijk om kritisch te blijven en jezelf vragen te stellen, zoals: 

• Hoe vraagt de inwoner dit product het liefst aan? Als een e-formulier niet de beste optie is, kan ook gekozen worden voor telefonisch contact, per e-mail of fysiek. 

• Welke informatie vragen we in het formulier, en gebruiken we die ook echt? Vaak staan er onnodige vragen in een formulier. Door die eruit te filteren, bespaar je zowel de gemeente als de inwoner tijd. 

Door deze vragen te stellen, voorkom je onnodig werk en zorg je ervoor dat de formulieren die er wél zijn, daadwerkelijk waarde toevoegen. 

Overzicht en kritische vragen loont 

Door te beginnen met overzicht en kritisch te blijven op wat echt nodig is, werk je niet alleen efficiënter, maar zorg je ook dat de formulieren die er komen daadwerkelijk waarde toevoegen. Je voorkomt dubbel werk, bespaart tijd en frustratie, en maakt het voor inwoners makkelijker om hun zaken bij de gemeente te regelen. 

Kortom: door eerst helderheid te scheppen en vragen te stellen, leg je een stevig fundament. Pas daarna kun je echt snelheid maken – en dat maakt het hele proces een stuk slimmer, rustiger en effectiever. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met  Karlijn van Dam via de contactpagina.