Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

Projectomschrijving

Telengy-adviseur Frank Huijbregts is al enige tijd actief bij de Veiligheidsregio Midden en West-Brabant (VRMWB) met de volgende fraaie resultaten:

Aanbesteden en implementatie van een Video Streaming platform

Als adviseur/procesbegeleider heeft Frank samen met de projectgroep gewerkt aan het inkopen van een nieuw Video Streaming platform. Dit platform ondersteunt de brandweer bij het bestrijden van incidenten en verlenen van hulp en zorg. Er worden op een veilige manier livestream beelden gemaakt en gedeeld met de daarvoor geautoriseerde apparaten en gebruikers zodat er direct repressieve informatie beschikbaar is. Er zijn camera’s gemonteerd op hoogwerkers, drone, blusboot en gaspakken waarmee livestreams worden gemaakt. Middels 4G- en 5G-dataverbindingen worden de beelden gedeeld en/of centraal opgeslagen.

Aanbesteden en implementatie VTH-applicatie

Voor de sector Risicobeheersing (60 fte) is een VTH-applicatie aanbesteed. De sector gaat met deze applicatie zaakgericht werken. Als projectleider heeft Frank de aanbesteding voorbereid en begeleid, waarna hijvervolgens de interne projectleider (in opleiding) heeft ondersteund bij de implementatie.

Aanbesteden implementatiepartner SharePoint 365 als DMS

De organisatie gebruikt Corsa als DMS. In het kader van het ‘Microsoft tenzij beleid’ heeft ze besloten om DMS-functionaliteiten te implementeren in SharePoint 365. Omdat de VRMWB onvoldoende capaciteit beschikbaar heeft voor het ontwerp en de implementatie, heeft ze besloten hiervoor een implementatiepartner aan te besteden. Als onderdeel van de voorbereiding van de aanbesteding heeft een uitgebreide marktverkenning plaatsgevonden waar verschillende leveranciers aan de hand van een demo en draaiboek de haalbaarheid van de plannen heeft getoetst. Met die informatie en een aantal voor VRMWB belangrijkste user-stories, en de eisen en wensen van de projectgroep is het programma van eisen opgesteld. Deelnemende leveranciers zijn via een interview met de beoogde projectleider bevraagd over de offerte en het plan van aanpak. Hierbij kwamen o.a. aspecten als de Agile werkwijze en Scrum- projectaanpak, de beste samenstelling van het Scrum team, de Microsoft 365 licentie versus functionaliteiten en de aandacht voor Awareness en trainingsprogramma aan bod.

Projectleider migratie fileserver naar Microsoft 365 (SharePoint Online)

De organisatie heeft een ‘Microsoft tenzij beleid’, waarbij traditionele legacy systemen en applicaties worden vervangen door SaaS en Cloud diensten. Als projectleider heeft Frank de migratie begeleid waarbij de traditionele fileservers zijn uitgefaseerd en de data van 560 medewerkers in de Microsoft Cloud diensten OneDrive4bussiness en SharePoint Online zijn geplaatst. Op deze manier kunnen medewerkers beter samenwerken door de inzet van Microsoft 365. Door het uitgebreide versiebeheer en het toevoegen van metadata zijn opgeslagen documenten beter vindbaar. Op dit moment wordt onderzocht op welke manier de SharePoint Online omgeving kan worden ingericht als DMS en er dossiergericht gewerkt kan worden. Tevens wordt de governance ontwikkeld voor Microsoft 365.

Projectregisseur/programma-management ICT naar de Microsoft Azure Cloud

In dit project heeft de transitie plaatsgevonden van alle VRMWB ICT, gehost bij de leverancier die ook het beheer uitvoerde naar de Microsoft Azure Cloud. Als projectregisseur heeft Frank de verschillende projectteams aangestuurd en onderstaande taken uitgevoerd:

  • Aansturing van de transitiemanagers van de latende en de nieuwe leverancier;
  • Aansturing van de verschillende projectteams;
  • Adviseur voor MT en Directie;
  • Programmamanager voor alle deelprojecten:
    • Transitie naar Microsoft Azure Cloud;
    • Laptop vervanging (560 stuks);
    • Desktop vervanging (100 stuks);
    • Modernisering business applicaties;
    • Vervanging van alle verbindingen voor 13 Bemande – en 56 Onbemande posten;
    • Modernisering van het systeem toegangscontrole (Paxton);
    • Inrichting servicemanagement (SLA, SLP, DAP, DFA);
    • Implementatie ITSM (Topdesk);
    • Aansturing Skilled servicedesk medewerkers, functioneel beheerders/dispatchen van Topdeskmeldingen;
    • Vernieuwing Wifi-infrastructuur (69 locaties);
    • Opleiden van alle medewerkers voor het gebruik van de nieuwe Microsoft Modern Workplace.

Aanbesteding ICT VRMWB naar de Microsoft Azure Cloud

Als projectleider heeft Frank de aanbesteding voorbereid en begeleid waarbij een beheerpartij geselecteerd is die de transitie van de ICT gehost en beheerd door de latende leverancier naar de Microsoft Azure Cloud heeft gerealiseerd. De beheerpartij heeft na de transitie de omgeving in beheer genomen.

Alomvattende werkzaamheden, onder andere:

  • Marktverkenning/consultatie;
  • Onderhandelingen en bepaling exit strategie;
  • Bepalen Cloudstrategie;
  • Ondersteuning concerninkoper;
  • Samenstellen projectteam en beoordelingsteam;
  • Voorbereidingen én begeleiding van ICT-aanbesteding naar Microsoft Azure cloud;
  • Voorbereiding vervanging werkplek hardware (660 werkplekken);
    • “Microsoft modern workplace” werkplek-inrichting (Windows 10, Windows Business store, Intune application portal);
    • Inrichting werkplekomgeving voor 560 medewerkers, 1300 vrijwilligers;
  • 13 locaties “Bemande posten” en 58 locaties “Onbemande posten”;
  • Skilled Servicedesk ontwerpen en inrichten;
  • Service- en dienstverleningsprocessen inrichten;
  • Adviseur MT en directie.

Veiligheidsregio Midden- en West- Brabant: cloud economics

De transitie naar de Cloud betekent een overstap van voorspelbare ICT kosten naar redelijk voorspelbare ICT kosten. Het afrekenmodel in de Cloud is op basis van gebruik. Daarom is het belangrijk de kosten inzichtelijk te maken en tegelijkertijd te sturen op besparingen. Met behulp van het Microsoft Cost center en Microsoft BI is een dashboard ontwikkeld waarmee de IT-manager realtime kan monitoren welke componenten in de Microsoft Azure cloud gefactureerd gaan worden. Na verloop van tijd (minimaal 3 maanden) is het mogelijk om een redelijke voorspelling van Microsoft Azure kosten voor de komende maand te maken. Tegelijkertijd wordt het eenvoudiger om mogelijke besparingen in kaart te brengen.

Foto's

Drone bij VRMWB