Op uiterlijk 18 april 2019 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Aansluiten is in principe heel eenvoudig. Zorgen dat u ook de vruchten plukt, is echter een ander verhaal. Wij helpen u daar graag bij. In dit artikel leest u wat e-factureren is, hoe het werkt, en waarom u dit eigenlijk gewoon zou moeten willen.  

Wat is E-factureren? 

Elektronisch factureren (e-factureren) is het automatisch uitwisselen van gestandaardiseerde elektronische facturen (e-facturen) tussen het systeem van de leverancier en het systeem van de klant, bijvoorbeeld uw gemeente. Dit heeft als doel om facturen automatisch te verwerken, zonder dat daarbij gegevens overgetypt hoeven te worden. 

Het elektronisch uitwisselen van e-facturen zorgt voor minder (administratieve) fouten, het bespaart tijd en kosten en zorgt voor een snellere verwerking van de facturen. Dat klinkt wel heel aantrekkelijk. Is dat ook zo? 

Hoe werkt het? 

Om e-facturen te kunnen ontvangen, dien je als organisatie aangesloten te zijn op het Simpler Invoicing/ PEPPOL-netwerk via een van de access points. 

Als uw leveranciers zijn aangesloten op Simpler Invoicing/PEPPOL-netwerk, dan kan de e-factuur via deze beveiligde omgeving direct naar uw organisatie (financiële administratie) verstuurd worden. U bent er dan zeker van dat de factuur ook echt van de betreffende afzender afkomstig is. Voorwaarde is dat uw financiële systeem klaar is voor het ontvangen van een e-factuur; daarvoor dient de leverancier van het betreffende softwarepakket te zorgen.   

Welke kansen biedt het u? 

Binnenkomende facturen op papier of via email met een pdf als bijlage, bevatten ongestructureerde data. De papieren facturen moeten veelal eerst als pdf gescand worden alvorens de factuurdata met behulp van scan- en herkensoftware of (deels) handmatig kan worden overgenomen in het systeem van de gemeente. Gemeenten ontvangen veel facturen van relatief veel verschillende leveranciers. Het automatisch en in één keer goed registreren en verwerken van facturen is daarom een lastige zaak, die veel handwerk vraagt. De gemiddelde handelingskosten worden geschat op €40,- per factuur.  

Door gebruik te maken van e-factureren biedt dit uw organisatie een aantal kansen. Dit betekent onder andere dat de rechtmatigheid van betalingen wordt verhoogd, de uitval van onvolledige facturen wordt terug gedrongen, en spookfacturen niet meer binnenkomen.  

Overgangsfase 

Het duurt naar verwachting nog even voordat alle binnenkomende facturen als e-factuur aangeleverd worden. Niet alle leveranciers zijn ermee bekend dat het versturen van een e-factuur eenvoudig ingericht kan worden. De meeste overheidsinstellingen blijven voorlopig dan ook diverse vormen van facturen accepteren: de papieren factuur, een email met een pdf-factuur, een email met een xml-/ubl-factuur, en straks ook de echte e-factuur (via Simpler Invoicing). Aanbieders van software spelen hier op verschillende manieren op in.  

Samen kijken wat past 

Afhankelijk van uw huidige situatie is het meer of minder eenvoudig om snel op de toekomst in te spelen, en voordeel te halen uit de nieuwe mogelijkheden. Kiest u voor de traditionele manier van factuurverwerking, dan zult u nu minder investering hoeven te doen, maar is de efficiencyslag ook kleiner. Zet u in op het elektronisch verwerken van factuurdata, dan zult u nu uw processen mogelijk moeten aanpassen. Het loont dan om energie te steken in het meenemen van uw leveranciers (leveranciers verzoeken/verleiden om zo snel mogelijk e-facturen te sturen in plaats van papier of pdf). De handelingskosten van een e-factuur zijn namelijk vele malen lager dan die van een pdf-factuur. Met deze variant kunt u al snel tijdswinst gaan boeken en kostenbesparing teweeg brengen op de verwerking van facturen. 

Bij het kijken naar wat past voor uw organisatie is het belangrijk om een multidisciplinair team samen te stellen; de afdelingen Financiële Administratie, Inkoop en ICT spelen een rol, maar ook organisatorische aspecten zijn van belang. 

Meer weten? 

De verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen kan ook als kans gezien worden om de processen rondom facturering te herzien en een flinke efficiencyslag te maken. Of dat zinvol is voor uw organisatie is erg afhankelijk van de huidige situatie. 

Telengy is er klaar voor! Wij kunnen desgewenst onze facturen als e-factuur aanleveren en helpen u daarmee tijd en kosten te besparen.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99 of m.verbeeten@telengy.nl, adviseur bij Telengy.