De vraag of de Berichtenbox Zakelijk onmisbaar is, kan bevestigend worden beantwoord. Het biedt een essentiële infrastructuur voor het ondersteunen van de digitale interactie tussen gemeenten en ondernemers. De implementatie ervan vertegenwoordigt een belangrijke stap vooruit in de digitalisering van gemeentelijke diensten, wat resulteert in een transparantere, snellere en meer toegankelijke overheid. Met de implementatie ervan kunnen gemeenten niet alleen hun dienstverlening verbeteren en een sterke basis leggen voor toekomstige digitale diensten. 

Dynamiek 

Het  Berichtenbox Zakelijk platform kan o.a. het verzenden van documenten en aanvragen voor vergunningen ondersteunen. Het grootste voordeel is dat de ondernemer kan reageren, wat een dynamische en interactieve uitwisseling van informatie mogelijk maakt. Dit maakt het bijvoorbeeld eenvoudiger voor ondernemers om snel te reageren op verzoeken van gemeenten of aanvullende documentatie te leveren. 

Voordelen 

De Berichtenbox brengt aanzienlijke verbeteringen met zich mee t.o.v. de klassieke vaak gedecentraliseerde manier van communicatie, waaronder: 

• voldoet automatisch aan wet- en regelgeving (Dienstenwet, Wmebv, WCAG); 
• een eigen digitale en beveiligde Berichtenbox; 
• veilig, betrouwbaar en snel berichten versturen en ontvangen; 
• zekerheid van bezorging van belangrijke berichten; 
• 24/7 beschikbaar, zodat u altijd toegang heeft; 
• mogelijkheid om per bericht tot 20 bijlagen te versturen (maximaal 1,5 GB); 
• gratis te gebruiken. 

De doorontwikkeling biedt naast verbeterde beveiligingsmaatregelen ook functionele winst: zo kunnen er meerdere ontvangers worden toegevoegd, processen worden hiermee minder kwetsbaar voor uitval van personen. Daarnaast is de interface gebruiksvriendelijker voor zakelijke gebruikers. Tot slot wordt er gekeken naar geavanceerdere integratiemogelijkheden met bestaande systemen van gemeenten. Voor ondernemers betekent dit een meer gestroomlijnde communicatie met minder kans op misverstanden of vertragingen. Voor gemeenten één systeem en proces. 

Aansluiten  

Grappig genoeg staat het aanvraagproces voor een Berichtenbox haaks op het idee van de Berichtenbox en bestaat uit 3 stappen: 

1. Bel de servicedesk voor het ‘formulier bevoegd persoon’ 
2. Vul het formulier in en mail het terug 
3. Publieke bekendmaking 

Kijk vooral op de website van de Digitale Overheid. Wanneer dat is gedaan kunnen de stappen van de migratie gevolgd worden. 

Migreren 

De werkzaamheden bij de migratie van het platform zijn o.a.: 

1. Prioriteer en analyseer de processen die je wilt afhandelen met de Berichtenbox Zakelijk. Pas waar nodig het procesontwerp aan. Maak een planning welke processen overgaan en per wanneer. Train medewerkers in het nieuwe proces. 
2. Naast het openbaar openstellingsbesluit is het verstandig om een communicatieplan te ontwikkelen om ondernemers in gemeente extra te informeren over de mogelijkheden van het nieuwe communicatiekanaal. Ondersteun ondernemers bij het gebruik van de Berichtenbox, om zo op termijn andere digitale kanalen uit te faseren. 
3. Als jouw organisatie gebruikmaakt van een zaaksysteem, is het de bedoeling dat je deze kan gaan integreren via een Digikoppeling met de Berichtenbox. Zo kan je berichten rechtstreeks vanuit jouw systeem verzenden en ontvangen, zonder dat medewerkers apart moeten inloggen op de Berichtenbox-website. 

Bronnen 

• FAQ Berichtenbox Zakelijk
• Aansluiten op de berichten Box  
• Webinar Berichtenbox
• Berichtenbox procedures van Noord-Brabant