Met alle focus op bedrijfscontinuïteit en informatieveiligheid blijft het voor gemeenten en IT shared service organisaties een uitdaging om de meerwaarde van digitale innovaties te realiseren. Telengy adviseur Anne-Marie Bruggert heeft onderzocht hoe de IT governance digitale innovatie een impuls kan geven. Daarmee heeft ze haar opleiding IT Regie Management aan Nijenrode afgerond. Uit gesprekken met IT managers komen de volgende routes om de IT governance te verbeteren.

Sturen op de samenhang tussen organisatiedoel en IT

Het zoeken naar routes is gestart met de principal-agent theorie[1]. Deze noemt vier principes voor het komen tot goede besluitvorming en tot goed zicht op alle strijdige belangen en prioriteiten die er spelen. In het bemiddelend orgaan draait het om het afwegen van strijdige belangen en prioriteiten tussen verschillende stakeholders binnen en buiten de organisatie, op respectievelijk strategisch en tactisch niveau.

Strategisch overleg – versterking aanhaking & momentum benutten

De colleges van B&W en de gemeenteraad worden (nog) niet gezien als actief sturende aanjager van digitale transformatie. Vragend naar de aanpak om digitale innovatie beter op de agenda te krijgen kwamen de volgende routes. Het goed doorlopen van de verschillende lagen in de besluitvorming zodat beslissingen op verschillende niveaus zijn voorbesproken, van advies voorzien en de hechting aan de verschillende stakeholders beter is geborgd. Een tweede route is momentum benutten om de strategische aanhaking te versterken. Bijvoorbeeld door het informatiebeleid van een relatief technisch inhoudelijk stuk te herschrijven tot een document dat voor raadsleden begrijpelijk is. Of met de corona ervaringen de nieuwe aanbesteding van werkplekondersteuning positioneren binnen de P&O strategie en daarmee op de tafel brengen bij de wethouder P&O.

Tactisch overleg – het domeinmanagement als eigenaar

Waar in de bestuurlijke sturing vooral vanuit de verschillende deelnemende gemeenten wordt gestuurd, zou op het tactisch niveau de kanteling naar de (inhoudelijke) domeinen van de organisatie moeten worden ingevuld. Bij shared services is dit een spanningsvolle stap. Hoe verhoudt de vanuit IT gedicteerde standaardisatie zich tot de lokale autonomie per gemeente? Een belangrijke route om de domeinmanagers meer in positie te brengen is het inhoudelijk eigenaarschap van applicaties en de data per domein. Deze informatie is vervolgens een startpunt voor het gesprek over de meerjarige agenda voor vervanging, vernieuwing en innovatie van het applicatielandschap en de bijbehorende processen. IT komt daarmee sterker in de rol van adviseur en bemiddelaar.

Financiën

De IT-functie is een cost-center. Budgettering op basis van verbruik per domein in de organisatie staat ook niet op de prioriteitenlijst bij de geïnterviewden. Ze geven aan dat dit veel controle en bestuurlijke drukte meebrengt, zonder effectief resultaat. Door de toename van het aantal SaaS applicaties is er wel een verschuiving gaande van kapitaallasten naar exploitatielasten. Daarmee wordt het mogelijk om een steeds groter deel van het budget toe te delen aan de domeinen per gemeente, zonder dat dit tot controle of discussie over verdeelsleutels leidt.

Het beoordelen van innovatie op basis van Total Cost of Ownership is niet gangbaar. Door digitale innovatie in aparte organisatieonderdelen te brengen worden er wel stappen gezet om dit beter in beeld te krijgen. Echter de reguliere projecten portfolio rondom vervanging, vernieuwing en innovatie blijft onderdeel van de reguliere organisatie.

Onafhankelijk CIO office

Niet onafhankelijkheid, maar een dubbelrol van CIO met domeindirectie verantwoordelijkheid blijkt een goede route.  Deze CIO’s sluiten nauw aan op het afwegingskader van het strategisch management van de gemeente en brengen dit in formele en informele settingen mee. Dit is primair een bemiddelende en ontwikkelende rol. Tegelijkertijd zijn zij in staat om waar nodig hun controlerende taak uit te oefenen. Doordat zij zich laten ondersteunen door de strategische informatieadviseurs krijgen ook de informatieadviseurs meer ruimte om hun rol als innovatiepartner te ontwikkelen.

Hoe verder?

Het realiseren van meerwaarde van digitale innovatie vergt werk en aandacht van alle stakeholders rondom de IT shared service. Bestuur, management en de IT organisatie zelf moeten onderkennen dat de dynamiek rondom sturing en invulling van de beheeropdracht en een innovatie opdracht verschillend is. Uit het onderzoek vanuit de theorie rondom shared services en vanuit de principal-agent theorie blijkt dat het domeinmanagement een cruciale rol heeft. Verdieping van de rol van domeinmanagement is zo een helder punt op de horizon voor de ontwikkeling van governance rondom IT.

Doorpraten over uw route?

Neem contact op met Telengy-adviseur Anne-Marie Bruggert, 06 31 96 90 34 of  a.bruggert@telengy.nl.

[1] Dawson, G.S., Denford, J.S., Williams, C.K., Preston D., Desouza, K.C. (2016), An examination of effective IT Governance in the public sector using the legal view of agency theory, Journal of Management Information Systems, 33(4), 1180-1208.