Urgentie wordt vaak gezien als hetgeen een verandering in gang kan zetten. Veranderkundige Annemarie Mars gebruikt in haar boek ‘Hoe krijg je ze mee?’ de term Urgentie als aanduiding van het negatieve waardeoordeel over de situatie in het hier en nu.

Urgentie voor thuiswerken

Neem het voorbeeld van thuiswerken. Al sinds de komst van computers in toenemende mate in ontwikkeling. Toch was het werken op kantoor nog de standaard. Men zag wel enkele voordelen van thuiswerken maar met werken op kantoor was niks mis. Sterker nog, ook op kantoor werken had zijn voordelen. Echte urgentie ontbrak misschien nog. Tot voor kort verliep deze vernieuwing daarom ook vrij langzaam. Althans, recent werd duidelijk dat dit veel sneller kon. Begin 2020 werden we er plotseling min of meer toe gedwongen door de aankondiging van de COVID-maatregelen, waardoor de meeste mensen verplicht werden vanuit huis te werken. Toch naar kantoor gaan, om fysiek met elkaar te vergaderen, zou leiden tot het overtreden van de maatregelen en een kans op besmetting vergroten. Blijven hangen in de situatie zoals die was kreeg ineens een negatieve lading. Dit gaf een urgentie tot ontwikkeling. Ontwikkeling naar een nieuwe situatie waarin thuiswerken mogelijk zou worden. Een mooi voorbeeld van hoe een plotseling ontstane urgentie een tot dan toe moeizaam in beweging te krijgen verandering, in ‘no time’ vlot kan trekken. Urgentie lijkt dus van grote invloed te zijn op de veranderbereidheid van mensen.

Online vergadertools? Ja, graag!

Afgelopen twee jaar heeft deze urgentie, en de daarmee ontstane veranderbereidheid, er in grote mate toe bijgedragen dat organisaties in rap tempo digitale veranderingen hebben kunnen doorvoeren. Online vergadertools als Microsoft Teams en Zoom zijn van de ene op de andere dag ineens net zo onmisbaar als e-mail of een tekstverwerker al jaren onmisbaar zijn. En niet alleen voor het werk van die ene medewerker of dat ene team. Nee. Onmisbaar voor hele organisaties. En wat bleek? Niet alleen de zogenoemde voorlopers maar massaal waren we bereid om te veranderen en aan te haken bij een digitale verandering als online vergaderen. In implementatietrajecten werd dan ook organisatiebreed ingezet op adoptie/begeleiding.

Maar hoe is dat nu, nu we wat betreft COVID-maatregelen in een rustiger vaarwater zijn beland? Neemt daarmee ook de urgentie af? En hoe zit het dan met de veranderbereidheid? Dat zal de komende tijd moeten blijken.

Oog voor de doelgroep

Wel staat vast dat na een succesvolle implementatie van Microsoft Teams steeds meer organisaties kijken naar de verdere mogelijkheden van Microsoft 365 (M365). Afgelopen jaar heb ik twee verschillende gemeenten mogen begeleiden bij de wens om bestanden van de netwerkschijf te migreren naar een SharePoint omgeving. Een ontwikkeling waarmee het mogelijk wordt om binnen Microsoft Teams ook te werken met bestanden. Ogenschijnlijk weer een ontwikkeling waar iedereen baat bij heeft. Net als bij de implementatie van Teams was de wens dan ook dat alle medewerkers enthousiast van- en bekwaam met de verandering zouden worden. Toch kwam ik tijdens deze trajecten steeds vaker terug op de vraag:

Maar is deze ontwikkeling wel voor iedereen binnen de organisatie relevant?

En eigenlijk ligt het antwoord hierop al beschreven in het artikel “Persona’s in beeld bij gemeente Gennep” waarin Margot Maas van de gemeente Gennep en ik ingaan op de aanwezigheid van verschillende Persona’s binnen de gemeentelijke organisatie. We lieten zien dat er verschillende wensen en behoeften zijn ten aanzien van begeleiding/adoptie bij digitale veranderingen.

Naast het verschil in Persona’s bepaalt echter ook het verschil in functie en aard van de werkzaamheden dat bij een migratie naar de cloud van M365 niet iedereen dezelfde wensen en behoeften heeft met betrekking tot begeleiding/adoptie. Voor sommige functies verandert het namelijk simpelweg niet zoveel. De urgentie om van ‘A’ naar ‘B’ te gaan en daarmee de bereidheid om deel te zijn van een verandering, ontbreekt dan voor een deel van de organisatie. Maar misschien is dat ook helemaal niet erg. De verandering op zichzelf had immers in beginsel al niet veel effect op hen. Des te meer is het van belang om de doelgroep van een digitale verandering goed in beeld te brengen voor er gestart wordt met een implementatie.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Thomas de Jong, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 21 97 84 86 of via e-mail: t.d.jong@telengy.nl.