Vanaf 2026 moeten gemeenten voldoen aan de Wmebv (De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer)… ja, dat is een hele mond vol. Dat betekent o.a. dat tientallen e-formulieren in korte tijd moeten worden gebouwd, aangepast of gecontroleerd. Het maken van één formulier is niet ingewikkeld, maar de echte uitdaging zit in de schaal. 

E-formulieren en de Wmebv? 

E-formulieren zijn digitale formulieren die inwoners of organisaties online kunnen invullen om iets aan te vragen of door te geven aan de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan een vergunning aanvragen, een verhuizing doorgeven of een subsidieverzoek indienen.  

De Wmebv schrijft o.a. voor dat inwoners vanaf 2026 hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen op basis van een aanwijzingsbesluit. Denk bij gemeenten aan vergunningen aanvragen, subsidies indienen of klachten en Woo-verzoeken doorgeven.  

Dat betekent concreet dat er tientallen formulieren gebouwd, omgebouwd of gecheckt moeten worden. Per gemeente verschilt het hoeveel e-formulieren dit betreft. Zijn dit er veel (bijvoorbeeld 170), dan kan het nog weleens lastig zijn om in zo’n korte tijd veel formulieren klaar te krijgen. En daarmee ontstaat er precies die uitdaging waar we mee begonnen: hoe pak je in korte tijd zoveel werk slim en gestructureerd aan? 

Hoe kan je dit aanpakken? 

Lean werken 

Juist omdat er in korte tijd veel formulieren gebouwd moeten worden, kan Lean werken het verschil maken. Lean werken staat vooral bekend om verspilling te verminderen: alle overbodige stappen, wachttijden of dubbel werk uit het proces halen. Het betekent slim en efficiënt aan de slag gaan, zonder tijd te verliezen aan overbodige stappen. In Lean staat dat bekend als continue flow. Op het internet zijn genoeg tools hiervoor te vinden. 

Een voorbeeld: in plaats van dat iedereen een beetje overal mee bezig is en taken elkaar overlappen, krijgt ieder teamlid één duidelijke taak die volledig wordt uitgevoerd. Zo voorkom je overdracht, dubbel werk en rollen formulieren sneller en consistenter uit de werkstroom. Het resultaat? Een gestroomlijnd proces. 

2 praktische tips 

1. Begin bij de huidige situatie

Alles begint met overzicht. Breng in kaart welke formulieren er zijn en wat er per formulier moet gebeuren: nieuw te bouwen, ombouwen of alleen checken op inhoud. Zo zie je direct hoeveel werk er ligt en waar prioriteit nodig is. Dat kan bijvoorbeeld in een Excel-lijst of op een planbord in Microsoft Teams, zodat iedereen hetzelfde beeld heeft. 

Veel gemeenten vinden dit overzicht creëren nou eenmaal lastig omdat het graven is in veel documenten. Wat is er al? Zijn er al PDF-bestanden van? In welk systeem staat misschien al een e-formulier opgeslagen? Wie hebben we hierbij nodig? En weten we zeker dat dit de juiste persoon is, of is misschien de informatie verouderd? 

Het overslaan van dit stapje zorgt later vaak voor verrassingen. Bijvoorbeeld extra formulieren die ineens opduiken en alsnog moeten worden toegevoegd aan de planning. Of formulieren die eigenlijk niet hadden moeten worden gebouwd, waardoor onnodig tijd verspild wordt. Een goed overzicht levert juist rust en duidelijkheid op: je weet precies waar je aan toe bent. Bij Lean werken geldt: eerst helderheid, dan pas snelheid.  

2. Stel kritische vragen

Het is verleidelijk om te denken: we maken e-formulieren, dus maken we álles een e-formulier. Niet echt ideaal voor de schaal. Het is belangrijk om kritisch te blijven en jezelf vragen te stellen, zoals: 

• Hoe vraagt de inwoner dit product het liefst aan? Als een e-formulier niet de beste optie is, kan ook gekozen worden voor telefonisch contact, per e-mail of fysiek. 

• Welke informatie vragen we in het formulier, en gebruiken we die ook echt? Vaak staan er onnodige vragen in een formulier. Door die eruit te filteren, bespaar je zowel de gemeente als de inwoner tijd. 

Door deze vragen te stellen, voorkom je onnodig werk en zorg je ervoor dat de formulieren die er wél zijn, daadwerkelijk waarde toevoegen. 

Overzicht en kritische vragen loont 

Door te beginnen met overzicht en kritisch te blijven op wat echt nodig is, werk je niet alleen efficiënter, maar zorg je ook dat de formulieren die er komen daadwerkelijk waarde toevoegen. Je voorkomt dubbel werk, bespaart tijd en frustratie, en maakt het voor inwoners makkelijker om hun zaken bij de gemeente te regelen. 

Kortom: door eerst helderheid te scheppen en vragen te stellen, leg je een stevig fundament. Pas daarna kun je echt snelheid maken – en dat maakt het hele proces een stuk slimmer, rustiger en effectiever. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met  Karlijn van Dam via de contactpagina.

Digitalisering brengt voordelen met zich mee, maar de overgang naar nieuwe systemen zoals Microsoft Teams verloopt niet altijd soepel en mogelijk te snel. In dit artikel belicht ik de ervaringen van een medewerker binnen mijn opdracht, die de overstap naar Teams heeft meegemaakt en de uitdagingen van digitalisering aan den lijve heeft ondervonden. Dit gesprek heb ik niet alleen met deze medewerker gevoerd; het is een onderwerp dat breder in de organisatie speelt. Veel collega’s geven aan dat het tempo te hoog ligt en dat ze moeite hebben om bij te blijven. Waar ligt dit aan? 

De eerste kennismaking: “Hèh, alweer iets nieuws?”

Toen Microsoft Teams werd geïntroduceerd binnen de organisatie, had de medewerker een dubbel gevoel. “Teams biedt veel mogelijkheden, maar het was wéér iets nieuws om onder de knie te krijgen.” Ze moest wennen aan de digitale manier van samenwerken en merkte dat ze vaak op zoek was naar documenten in verschillende platforms. “Ik wil gewoon één manier van werken, niet steeds moeten schakelen tussen verschillende platforms. Te veel media, pak eens één manier.” Gaan we te snel van het ene systeem naar het andere, zonder eerst te zorgen dat de basis goed staat? 

De uitdaging van digitalisering: “Ik ben een volhouder, maar anderen laten het zitten.”

Als doorzetter bleef ze proberen, maar zag ook hoe collega’s moeite hadden met de verandering. “Boven een bepaalde leeftijd merk je dat mensen afhaken,” vertelt ze. “Sommigen laten het zitten, en dat maakt het probleem alleen maar groter.” Ze ervoer dat de digitale overstap niet alleen een technische uitdaging was, maar ook een mentale: onzekerheid, angst om op het verkeerde te klikken en het gevoel van afhankelijkheid van anderen speelden een grote rol. Er heerst een zekere schaamte: niemand wil degene zijn die ‘het nog steeds niet snapt’ of steeds weer om uitleg moet vragen. Wat zullen de ondersteuners wel niet denken? 

Waar begin je met zoeken?

Voor sommige medewerkers is niet alleen Teams een uitdaging, maar het hele proces van hulp vinden op het internet. “Als ik ga googlen, word ik er niet wijzer van,” vertelt een medewerker. “Ik krijg alleen algemene antwoorden, terwijl ik iets specifieks zoek. Misschien stel ik de vraag verkeerd, maar hoe moet het dan wél?”
Dit laat een dieper probleem zien: sommige mensen weten niet goed hoe ze hun eigen hulpvraag moeten formuleren. Ze merken dat iets niet werkt, maar kunnen niet precies aanwijzen wat er misgaat of waar ze vastlopen. Sommige medewerkers moeten eerst leren hoe ze grip krijgen op hun eigen vragen en uitdagingen. Zonder dat fundament blijft elke verandering voelen als een sprong in het diepe—zonder te weten waar de bodem is. 

Wat moet je wél doen? 

“We moeten met z’n allen loslaten hoe we vroeger werkten, maar daar moeten we wel samen in worden meegenomen,” benadrukt een medewerker. Door beter samen te werken en op tijd aan de bel te trekken bij onduidelijkheden, wordt de overgang een stuk makkelijker. “Bij het eerste gevoel van twijfel gewoon een mail sturen naar de ondersteuners—dat helpt enorm.” 

De balans tussen vernieuwing en menselijkheid

Deze ervaringen laten zien dat digitalisering meer is dan alleen technologie. De snelheid waarmee nieuwe systemen worden ingevoerd, kan leiden tot frustratie, onzekerheid en afhaken van medewerkers. De oplossing? Niet simpelweg meer tools en training, maar begrip, begeleiding en de ruimte om vragen te stellen zonder schaamte. Zo maken we niet alleen de overgang naar Teams makkelijker, maar bouwen we ook een sterkere basis voor toekomstige innovaties. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Karlijn van Dam via de contactpagina.

Hallo! Mijn naam is Karlijn van Dam, een 23-jarige, pas afgestudeerde, studente Toegepaste Psychologie. Uitgedaagd door de zelfstandigheid en de inhoud van de opdrachten, heb ik gekozen voor een positie bij Telengy. Dit besluit werd mede beïnvloed door de strategische locatie van mijn nieuwe woonplaats Eindhoven en de klanten van Telengy, voornamelijk gemeenten.

Met mijn achtergrond in Toegepaste Psychologie en een specialisatie in Arbeids- en Organisatiepsychologie, kijk ik vooral naar hoe gedrag werkprocessen beïnvloedt en hoe we dat slimmer kunnen maken. Ik heb ervaring met het begeleiden van adoptieprocessen, zoals de invoering van Microsoft Teams binnen overheidsorganisaties. In die rol help ik medewerkers om makkelijker en beter digitaal samen te werken. Verandermanagement is ook iets waar ik veel mee bezig ben, omdat ik ervan overtuigd ben dat je echte veranderingen alleen bereikt door zowel de processen als de mensen daarbij centraal te zetten.

Ik haal veel voldoening uit het bijdragen aan een betere dienstverlening voor de samenleving, vooral binnen overheidsorganisaties. Mijn affiniteit ligt bij projecten die een directe impact hebben op het leven van burgers, zoals de ondersteuning van medewerkers in gemeenten. Dit past goed bij mijn achtergrond in Toegepaste Psychologie en mijn interesse in het mensgerichte aspect van verandermanagement. Het geeft me energie om te zien hoe kleine veranderingen in werkprocessen het werk voor mensen efficiënter en prettiger kunnen maken – en uiteindelijk ook de dienstverlening naar de burger verbeteren.

Ik kijk ernaar uit om de komende jaren veel te leren!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Karlijn van Dam, k.v.dam@telengy.nl.

Terug naar de nieuwsbrief Overheid in Beweging