Digitalisering brengt voordelen met zich mee, maar de overgang naar nieuwe systemen zoals Microsoft Teams verloopt niet altijd soepel en mogelijk te snel. In dit artikel belicht ik de ervaringen van een medewerker binnen mijn opdracht, die de overstap naar Teams heeft meegemaakt en de uitdagingen van digitalisering aan den lijve heeft ondervonden. Dit gesprek heb ik niet alleen met deze medewerker gevoerd; het is een onderwerp dat breder in de organisatie speelt. Veel collega’s geven aan dat het tempo te hoog ligt en dat ze moeite hebben om bij te blijven. Waar ligt dit aan?
De eerste kennismaking: “Hèh, alweer iets nieuws?”
Toen Microsoft Teams werd geïntroduceerd binnen de organisatie, had de medewerker een dubbel gevoel. “Teams biedt veel mogelijkheden, maar het was wéér iets nieuws om onder de knie te krijgen.” Ze moest wennen aan de digitale manier van samenwerken en merkte dat ze vaak op zoek was naar documenten in verschillende platforms. “Ik wil gewoon één manier van werken, niet steeds moeten schakelen tussen verschillende platforms. Te veel media, pak eens één manier.” Gaan we te snel van het ene systeem naar het andere, zonder eerst te zorgen dat de basis goed staat?
De uitdaging van digitalisering: “Ik ben een volhouder, maar anderen laten het zitten.”
Als doorzetter bleef ze proberen, maar zag ook hoe collega’s moeite hadden met de verandering. “Boven een bepaalde leeftijd merk je dat mensen afhaken,” vertelt ze. “Sommigen laten het zitten, en dat maakt het probleem alleen maar groter.” Ze ervoer dat de digitale overstap niet alleen een technische uitdaging was, maar ook een mentale: onzekerheid, angst om op het verkeerde te klikken en het gevoel van afhankelijkheid van anderen speelden een grote rol. Er heerst een zekere schaamte: niemand wil degene zijn die ‘het nog steeds niet snapt’ of steeds weer om uitleg moet vragen. Wat zullen de ondersteuners wel niet denken?
Waar begin je met zoeken?
Voor sommige medewerkers is niet alleen Teams een uitdaging, maar het hele proces van hulp vinden op het internet. “Als ik ga googlen, word ik er niet wijzer van,” vertelt een medewerker. “Ik krijg alleen algemene antwoorden, terwijl ik iets specifieks zoek. Misschien stel ik de vraag verkeerd, maar hoe moet het dan wél?”
Dit laat een dieper probleem zien: sommige mensen weten niet goed hoe ze hun eigen hulpvraag moeten formuleren. Ze merken dat iets niet werkt, maar kunnen niet precies aanwijzen wat er misgaat of waar ze vastlopen. Sommige medewerkers moeten eerst leren hoe ze grip krijgen op hun eigen vragen en uitdagingen. Zonder dat fundament blijft elke verandering voelen als een sprong in het diepe—zonder te weten waar de bodem is.
Wat moet je wél doen?
“We moeten met z’n allen loslaten hoe we vroeger werkten, maar daar moeten we wel samen in worden meegenomen,” benadrukt een medewerker. Door beter samen te werken en op tijd aan de bel te trekken bij onduidelijkheden, wordt de overgang een stuk makkelijker. “Bij het eerste gevoel van twijfel gewoon een mail sturen naar de ondersteuners—dat helpt enorm.”
De balans tussen vernieuwing en menselijkheid
Deze ervaringen laten zien dat digitalisering meer is dan alleen technologie. De snelheid waarmee nieuwe systemen worden ingevoerd, kan leiden tot frustratie, onzekerheid en afhaken van medewerkers. De oplossing? Niet simpelweg meer tools en training, maar begrip, begeleiding en de ruimte om vragen te stellen zonder schaamte. Zo maken we niet alleen de overgang naar Teams makkelijker, maar bouwen we ook een sterkere basis voor toekomstige innovaties.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Karlijn van Dam via de contactpagina.
