Auteursarchief: Lizette van der Velden

Betere Dienstverlening en bedrijfsvoering bij De Dommelvallei organisaties

Lees het gehele artikel
28 april 2021

Eind maart is het programma Betere Dienstverlening en Bedrijfsvoering met succes afgerond bij de 4 Dommelvallei organisaties. Samen met programmamanager Ankie Bol (Anbition) en projectleider Daan van Dun (KBenP) blik ik terug op wat we met elkaar bereikt hebben.

De gemeenten Geldrop-Mierlo, Nuenen, Son en Breugel en de Dienst Dommelvallei vormen samen de Dommelvallei organisaties. Deze organisaties maakten in 2018 een Dommelvallei-breed programma om de dienstverlening en de bedrijfsvoering te verbeteren. Er werden doelen geformuleerd voor de 4 organisaties onder de naam BetERe Dienstverlening en bedrijfsvoering. Met de hoofdletters “ER” werd de vergrotende trap bedoeld zoals mooiER, betER of vriendelijkER. Vanuit deze abstracte ER-doelen werd een vertaling gemaakt naar SMART-doelen, zodat concreet werd wat men wilde bereiken.

Zaakgericht werken als middel

Zaakgericht werken was het belangrijke middel om de doelen te realiseren. Door het concept van zaakgericht werken vonden er veranderingen plaats op vele fronten:

  • voor de manier van samenwerken;
  • voor de manier waarop contacten met de inwoners en bedrijven plaatsvonden;
  • voor de wijze waarop inzicht gegeven werd in de behandeling van zaken;
  • en de manier waarop gestuurd zou worden.

De aansturing van het programma gebeurden door programmamanager Ankie Bol (Anbition) en 2 projectleiders Daan van Dun (KBenP) en ik vanuit Telengy.

Compleet en complex

Als projectleider startte ik met de uitvoering van de Proof of Concept. De toets of de leverancier waarmaakt wat hij in de aanbesteding heeft aangeboden. In dit geval toetsten we Djuma  van Visma Circle als zaaksysteem. Vervolgens troffen we voorbereidingen om “gefaseerd en met clustering van processen” de implementatie voor 4 organisaties tegelijkertijd uit te voeren. Een complete maar ook complexe implementatie: dus ook de aanvraag via het digitale kanaal mogelijk maken én meteen inzicht geven via het klantportaal zodat de digitale weg voor burgers en bedrijven meteen verbeterd werd.

Medewerkers uit de 4 organisaties werden vrijgemaakt om mee te werken met het hele project. Op deze manier kwam de kennis van de organisaties binnen én werd kennis over de implementatie en zaakgericht werken opgebouwd zodat bij het eindigen van het programma alle kennis aan boord blijft.

In 2019 lieten we alle 600 medewerkers kennis maken met Djuma en organiseerden we dat iedereen de module KlantContactCentrum ging gebruiken om alle terugbelverzoeken goed op te volgen binnen de afgesproken servicenorm. Met medewerkers uit de 4 organisaties voerden we een klantreis uit, zodat we goede inzichten kregen voor de implementatie. Daarnaast organiseerden we de meting van de kanalen zodat we de resultaten inzichtelijk konden maken.

En toen alles online…

Er stond een prachtig plan voor het hele jaar 2020. Het projectteam ging  met de eerste groep medewerkers uit 4 organisaties aan de slag met de eerste processen. In het mooie gebouw, ‘t Weefhuis in Nuenen, zat de projectorganisatie. De bedoeling was dat iedere 4 weken andere medewerkers uit de 4 organisaties zouden aanschuiven om hun processen te bespreken én in te richten. Het ging snel anders want natuurlijk kregen te maken met Covid-19. Een grote omschakeling.

Het project ging door, we schakelden compleet over naar online implementeren. De sessies werden online gegeven, de trainingen waren online en ook de 1 op 1 begeleiding voerden we online uit. We moesten allemaal wennen aan de online omgeving, we misten de dynamiek in ons gebouw en we namen steeds nieuwe medewerkers mee om met ons ‘online’ samen te werken. We stelden onze aanpak voortdurend bij naar nieuwe inzichten. Het was pittig, het gaf mij energie dat het ook allemaal lukte.  Met een doorlooptijd van 15 maanden hebben we uiteindelijk 4 organisaties omgezet naar zaakgericht werken. Een resultaat waar we trots op zijn.

SMART resultaat

Leuk is het natuurlijk ook als je het resultaat dan weer kan uitdrukken in de SMART-doelen die vooraf gesteld zijn. Aan het einde van het programma hebben we deze doelen dan ook gepresenteerd binnen de Dommelvallei organisaties zodat voor een ieder inzichtelijk is wat we met elkaar bereikt hebben door het uitvoeren van het programma.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.

 

 

Overstap Berg en Dal naar ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen

Lees het gehele artikel
26 april 2018

Telengy-adviseur Lizette van der Velden heeft van afgelopen september tot en met eind maart bij de gemeente Berg en Dal meegewerkt aan de migratie naar de ICT-samenwerking in het Rijk van Nijmegen (IRvN). Lizette vertelt over deze overstap.

De opdracht

“De gemeente Berg en Dal heeft, samen met zes andere gemeenten, een aantal jaar geleden besloten om de automatisering samen te doen,” vertelt Lizette. De gemeente had namelijk, net als veel van de andere gemeenten, een kleine afdeling ICT met een eigen servicedesk. “Toen werd bedacht: kunnen we dit niet slimmer organiseren in de regio? Door samen te werken en de krachten te bundelen, kon de kwetsbaarheid sterk verminderd worden. Hier is het IRvN uit ontstaan. Het is namelijk heel handig als de basis hetzelfde is, dus als je dezelfde infrastructuur hebt en op hetzelfde netwerk zit.”

De gemeenten hoefden op technisch gebied zelf niets te organiseren; dit werd verzorgd door het IRvN, die eigenaar was van het project. Wel moesten gemeenten er zelf voor zorgen dat inwoners en bedrijven geïnformeerd waren. Berg en Dal was, na de gemeenten Beuningen, Druten, Heumen, Mook en Middelaar, Nijmegen en Wijchen, de laatste in de rij die overstapte naar het IRvN. “Hierdoor lagen er al draaiboeken bij andere gemeenten en konden we de ‘lessons learned’ bij hen ophalen.”

Werkzaamheden

Lizette bewaarde het overzicht en was de eerste toegang tot vragen. De focus lag vooral op de gevolgen van de overstap voor alle werknemers van de gemeente en de inwoners en bedrijven. De gemeente Berg en Dal moest namelijk, net als de andere gemeenten, een paar dagen ‘uit de lucht’. Ambtenaren konden dus niet bij hun mailbox en vakapplicaties lagen plat.

Ook voor inwoners en bedrijven had dit gevolgen. Er moesten noodprocedures opgezet worden, want niet alle zaken konden stilgelegd worden, zoals het aangeven van een kind of aanvragen van een paspoort. Dit moet je als gemeente goed organiseren en via sociale media en plaatselijke kranten voorlichting geven aan inwoners en bedrijven. Lizette vertelt: “Uiteindelijk is alles heel goed verlopen, en hebben we de reservedagen die ingebouwd waren niet nodig gehad.”

“Dankzij goede voorbereidingen, instructies en ondersteuning door IRvN is de eerste week na de overgang geruisloos verlopen.”
– Edwin van der Velde, gemeentesecretaris Berg en Dal –

Mensen meekrijgen

Medewerkers moesten meegenomen worden in de verandering. “Iedereen snapt wel dat er samengewerkt moet worden, maar met de overstap naar het IRvN moesten bijvoorbeeld de applicatiebeheerders hun manier van werken aanpassen en kregen zij andere autorisaties en taken. We moesten meer in een keurslijf werken en dit

bracht de nodige bureaucratie met zich mee vanwege de afspraken die met het IRvN waren gemaakt. Hier moest iedereen aan wennen,” zo stelt Lizette.

Maar de voordelen wogen hier volgens Lizette zeker tegenop: “De gemeente Berg en Dal is nu vooral ontzorgd wat betreft automatisering. Het IRvN is nu verantwoordelijk voor het netwerkbeheer en het op orde houden van de applicaties. Dit wordt namelijk steeds ingewikkelder, want er kunnen bijvoorbeeld virussen binnenkomen. Dat is nu geborgd, omdat er bij het IRvN nu meer deskundigheid in huis is. Ook zijn er minder meerkosten, is de deskundigheid gebundeld en als er een applicatiebeheerder op vakantie is, kan het werk worden opgevangen.” Door deze voordelen ging uiteindelijk iedereen mee in de verandering.

Zaken om rekening mee te houden

Op tijd starten en van tevoren goede afspraken maken, is volgens Lizette cruciaal: “Wanneer de ICT uitbesteed gaat worden: start op tijd, want je hebt vaak, zeker bij een samenwerkingsverband, te maken met veel partijen waardoor veel afstemming nodig is. Een lange aanlooptijd is dan ook niet te voorkomen, maar hier moet wel rekening mee worden gehouden. Ook was er in Berg en Dal sprake van een overgangsfase waarbij enkele medewerkers al overgedragen waren aan het IRvN, maar er nog wel werk was bij Berg en Dal. Hierbij is het van belang goede afspraken te maken, bijvoorbeeld dat de medewerkers die overgedragen zijn nog wel betrokken zijn bij de omgeving in Berg en Dal.

Tot slot

De gemeente Berg en Dal zit nu in de fase na de migratie, maar Lizette speelt nog steeds een rol. “Wanneer er bepaalde zaken niet lopen of er problemen ontstaan, vergt dit een hoog aanpassingsvermogen van medewerkers en een hoog probleemoplossend vermogen van het IRvN. Een goede relatie met het IRvN en continue communicatie blijft dan ook van belang.”

Noot van de redactie

‘Mensen meekrijgen’ lijkt haaks te staan op de conclusie van Telengy-adviseurs Stella Mol en Luciënne Wynans in het artikel ‘Digitale veranderingen binnen gemeenten‘. Echter, de veranderingsfase overstap naar het IRvN is een ander soort verandering dan die Stella en Luciënne bespreken. Bij de migratie naar het IRvN worden medewerkers namelijk niet meegenomen in de afweging om wel of niet te migreren (een beslissing die voortkomt uit de ambitie en urgentie van de organisatie), maar worden medewerkers wel meegenomen in het omgaan met deze verandering in hun dagelijks werk.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.

Aan de slag met e-factureren

Lees het gehele artikel
20 december 2017

De lokale overheid is verplicht om e-factureren te ondersteunen, uiterlijk in april 2019. Maar waarom zou u wachten? U kunt nu aan de slag om het te organiseren. Daarmee bereikt u in de organisatie een efficiëntere manier van factureren zowel voor uw eigen organisatie als voor de facturerende partijen.

Dit onderwerp is niet nieuw en er zijn gemeenten die e-factureren al hebben ingericht. U kunt informatie bij de softwareleverancier van uw financiële applicatie opvragen en u zult ervaren dat u nu aan de slag kunt. Daarnaast kunt u de nodige informatie vinden bij PIANOo[1] via het  programmabureau e-factureren. Toch even in het kort, wat is e-factureren én wat moet u dan organiseren?

Wat is e-factureren?

Een e-factuur is een digitaal bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Voor de duidelijkheid: een e-mail met PDF is geen e-factuur. Om de geautomatiseerde werking mogelijk te maken, wordt gebruik gemaakt van Simplerinvoicing. Dat is een stelsel van afspraken tussen softwareleveranciers en e-factuurdienstverleners.

De verplichting houdt in dat uw organisatie e-factureren kan ontvangen en verwerken. Het gaat niet over het versturen van e-facturen.

Wat moet u organiseren?

Als u gebruik maakt van de GIBIT voorwaarden, dan heeft u al geregeld dat de factuur elektronisch verzonden moet worden. U moet nu nog organiseren dat u deze elektronische facturen ook kunt ontvangen en verwerken.

Mijn tip is dat u eerst achterhaalt welke facturatiestromen u heeft,  hoe u e-factureren gaat inzetten én hoe u de huidige facturatiestromen kan afbouwen. Ga hierover het gesprek aan met uw afdeling Financiën en betrek hier mensen bij vanuit hun verantwoordelijkheid van Inkoop, informatievoorziening, archief  en communicatie. Als u het dan goed in beeld heeft gebracht, kunt u gewoon beginnen met e-factureren. Het zal een aanpassing vragen van betrokken processen en procedures. Een mooie kans om het efficiënter te organiseren. Waar wacht u op? Niet nodig, ga het gewoon doen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.

 

[1] PIANOo staat voor Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overehidsopdrachtgevers

‘Mobile first’ in Nijmegen

Lees het gehele artikel
22 februari 2017

De gemeente Nijmegen streeft ernaar om meldingen openbare ruimte binnen 5 werkdagen af te handelen. Het lukt echter niet altijd om deze prestatienorm te behalen. Iedere melding is immers anders en kan via diverse kanalen verlopen, waardoor de afhandeling ook steeds verschilt. Om hierop in te spelen is een speciaal projectteam, onder leiding van Telengy-adviseur Lizette van der Velden, aan de slag gegaan met een ‘mobile first scenario’. Dit betreft een doorontwikkeling van de al bestaande app Bel&Herstel van de gemeente Nijmegen die Nijmegen de afgelopen 5 jaar gebruikt heeft en toe is aan een update. Wat houdt het precies in?

Sturen op de smartphone

Losliggende stoeptegels? Een verstopte rioolput? Een kapot speeltoestel? Burgers kunnen dit direct melden bij de Bel&Herstel-lijn van de gemeente Nijmegen. Wat betekent dit in de praktijk? De melding kan telefonisch worden doorgeven óf via de Bel&Herstel-app op de smartphone. Daarnaast is het ook mogelijk om de melding via de website van de gemeente door te geven. Communicatie door burgers via mobiele apparaten en speciaal ontwikkelde apps wordt dan ook gestimuleerd. Hiermee hoopt de gemeente Nijmegen efficiëntie en effectiviteit te realiseren in het proces voor meldingen openbare ruimte. Daarnaast was er de behoefte om het proces voor de werkverdeling te verbeteren en om de afhandeling voor de medewerkers van de gemeente digitaal te ondersteunen.

Bel & Herstel App gemeente Nijmegen

Snelheid en overzichtelijkheid

Een melding openbare ruimte kan gaan over zeer uiteenlopende zaken. Denk bijvoorbeeld ook aan graffiti op gebouwen of aan overvolle afvalbakken. Het oplossen van de meldingen wordt dan ook uitgevoerd door diverse afdelingen van de gemeente. Het projectteam bestaat uit een vertegenwoordiging van de mensen van de diverse afdelingen. Vanuit het project hebben we gewerkt aan het realiseren van twee doelen, te weten:

  1. Tijdig oplossen van de melding van de burger:

Het doel van het project is op de eerste plaats dat de burger sneller geholpen wordt. De gemeente maakt er werk van om te voldoen aan de eerder genoemde prestatienorm. Er is aandacht voor een eenduidige afhandeling van de melding. Met de nieuwe Meld&Herstel-app kan de burger op een eenvoudige wijze een melding maken en de melding volgen.

  1. Meer inzicht en overzicht voor de interne organisatie:

Het doel van het project is om ervoor te zorgen dat, onafhankelijk van de wijze waarop de burger meldt, de melding op eenzelfde wijze afgehandeld wordt. De werkprocessen zijn onder de loep genomen en beter op elkaar afgestemd. Hiervoor is een nieuwe backoffice-applicatie ingericht waarin alle meldingen samenkomen. Deze applicatie werkt samen met de Meld&Herstel-app voor de behandelaars. Met deze app hebben de behandelaars zelf goed inzicht in de voor hen openstaande en af te handelen meldingen.

Impact

De impact op de werkwijze van verschillende afdelingen binnen de gemeente Nijmegen is groot. Op korte termijn wordt gestart met een verbeterde manier van werken rondom meldingen openbare ruimte binnen alle vakafdelingen. Eerst dient de interne organisatie vertrouwd te zijn met de nieuwe backoffice-applicatie. Voor alle medewerkers die met meldingen openbare ruimte te maken hebben, is het nu eenmaal een nieuwe manier van werken.  De mensen die ‘buiten en onderweg’ actief zijn worden via de app geïnformeerd over op te lossen meldingen. Als deze fase naar wens verloopt, start de volgende fase van het project: de ingebruikname van de Meld&Herstel-app voor burgers.

Een spannende ontwikkeling waarmee de gemeente Nijmegen een volgende stap in het digitaliseringsproces zet. Het gebruik van apps is nu eenmaal de toekomst!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.

Review projectenkalender 2015 werkorganisatie CGM

Projectkalender
Lees het gehele artikel
24 september 2015

De gemeenten Cuijk, Grave en Mill en Sint Hubert zijn ambtelijk samengevoegd onder de naam ´werkorganisatie CGM´. Deze ambtelijke samenvoeging heeft op 1 januari 2014 plaatsgevonden. De werkorganisatie CGM  heeft in een meerjarenplanning de ambities op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering vastgelegd. In de meerjarenplanning staan met name de projecten voor 2015 en 2016 opgesomd. De projectkalender was nog niet verder uitgewerkt dan een planning op hoofdlijnen als gevolg van de werkzaamheden in het kader van de harmonisatie van drie gemeenten. Het was dan ook niet duidelijk wat de gevraagde capaciteit was en welke medewerkers de uren zouden moeten invullen.  In deze zomer bleek de projectenkalender te ambitieus en heeft CGM pas op de plaats gemaakt. Telengy-adviseur Lizette van der Velden is gevraagd de projectkalender te reviewen en advies te geven welke projecten voorrang vragen.

De klok tikt

In juli realiseerden de medewerkers van de werkorganisatie CGM zich dat er nog een half jaar de tijd was om alle plannen uit de projectenkalender van 2015 te realiseren. Men had het idee dat de projectenkalender voor 2015 erg ambitieus was. Er werd aan alle projecten gewerkt, maar soms had een project ook last van de mindere voortgang van een ander project. Daarom wilde CGM graag de tijd nemen om een pas op te plaats maken, maar die tijd was er simpelweg niet. Dat was het moment waarop aan mij gevraagd werd om deze rol te vervullen en een review te houden.

De projecten die gepland waren voor 2015 zijn kritisch bekeken. Er is serieus overwogen of een project daadwerkelijk gerealiseerd moet zijn in jaargang 2015 of dat er uitloop mogelijk is naar 2016. Deze overweging was nodig om de juiste keuzes te maken. Indien een project wordt uitgevoerd om te voldoen aan de wettelijke kaders (zoals I-NUP bouwsteen Basisregistratie Grootschalige Topografie ofwel ´BGT´,) dan is uitstel niet mogelijk. Ook wanneer contracten opgezegd zijn, dan is  een marktverkenning of eventuele aanbesteding op korte  termijn noodzakelijk. Uiteindelijk zijn enkele projecten doorgeschoven naar 2016.

Doorpakken

De lijst van projecten voor 2015 is vervolgens uitgewerkt met een resultaatbeschrijving, doelbeschrijving en een huidige stand van zaken. Daarnaast is per project ingeschat hoeveel uren er nodig zijn en wie van de werkorganisatie CGM hierbij betrokken zijn. Dit alles met het doel om zoveel mogelijk projecten binnen de juiste kwaliteitskaders in 2015 te realiseren. Tot slot is er een advies aan het MT gegeven, met daarin de uitgewerkte voorstellen voor het realiseren van de eerder genoemde projecten in 2015.

Het was een zinvolle opdracht om uit te voeren. De medewerkers van de werkorganisatie CGM hebben het als nuttig ervaren om even stil te staan bij de huidige stand van zaken, het échte doel van ieder project aan te geven en vervolgens te kijken op welke wijze het resultaat in 2015 behaald kan worden. Na deze pas  op de plaats is de werkorganisatie in september voortvarend aan de slag gegaan met de geprioriteerde projecten 2015. Er is nu een realistisch beeld voor 2015. CGM gaat deze werkwijze voor 2016 doorzetten en gaat nu al zorgen voor een goed uitgewerkte projectkalender voor 2016.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.

De gemeentenaam verandert: wat nu?

Bord gemeentenaam Groesbeek
Lees het gehele artikel
12 juni 2015

Het wijzigen van een gemeentenaam heeft gevolgen voor de borden in de gemeente, maar ook voor zaken als de huisstijl, marketing- en communicatie uitingen. Daar hebben de meeste mensen wel een beeld bij. Maar dat het ook grote ICT- consequenties heeft, staat wellicht niet bij iedereen op het netvlies. Meestal wijzigt een gemeentenaam omdat er een herindeling plaatsvindt, het komt niet vaak voor dat een gemeentenaam wijzigt zonder herindeling. Zo wijzigt de gemeente De Friese Meren per 1 juli 2015 naar De Fryske Marren. Ook bij de gemeente Groesbeek is een naamswijziging op komst. Het verhaal in een notendop.

Herindeling

Op 1 januari 2015 zijn de gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek door een herindeling samengevoegd. De nieuwe gemeente heeft  in 2015 de naam ´Groesbeek´. Tijdens de gemeenteraadsverkiezingen in 2014 heeft er een referendum plaatsgevonden over de gemeentenaam. De stemgerechtigde inwoners mochten kiezen of de gemeente ´Groesbeek´of ´Berg en Dal´ zou gaan heten. Het merendeel heeft voor de naam Berg en Dal gekozen. Deze naam mag pas officieel op 2 januari 2016 ingevoerd worden. De naamswijziging naar Berg en Dal  heeft grote gevolgen voor de administratieve applicaties die een gemeente hanteert. Dit komt omdat de gemeente, naast een nieuwe gemeentenaam, ook een nieuwe gemeentecode moet krijgen. Deze gemeentecode zit vervlochten in vele administraties.

De gemeentecode

Bij het wijzigen van de gemeentenaam krijgt een gemeente een nieuwe gemeentecode. De gemeentecode komt voor op de persoonslijst van elke burger. Wanneer een ambtenaar wil opzoeken waar een burger geboren is, wordt via de gemeentecode de juiste gemeentenaam erbij gezocht. Stel dat iemand geboren is in Groesbeek, dan moet deze informatie beschikbaar blijven. Het kan dan niet zo zijn dat het systeem volgend jaar zou aangeven dat deze persoon is geboren in Berg en Dal, een gemeentenaam die in het verleden nog niet bestond. De historische gegevens moeten zodoende correct blijven. Dat is de reden dat de gemeentecode moet wijzigen. De Basisregistratie Personen (BRP) / Gemeentelijke Basisadministratie heeft de gemeentecode en de gemeentenaam aan elkaar verbonden, zodanig dat er informatie verloren gaat als alleen de gemeentenaam wijzigt. In de BRP / GBA / Registratie Niet-Ingezetenen (RNI)) is in tabel 33 Gemeentetabel een opsomming opgenomen van alle (huidige en voormalige) Nederlandse gemeenten met hun code, naam en geldigheidstermijn. De systematiek van deze tabel is zodanig dat er niet verschillende gemeentenamen, met daaraan gekoppeld een verschillende geldigheidsperiode , aan één gemeentecode kunnen zijn gekoppeld.).

De opbouw van de Basisregistratie Personen is niet snel aan te passen. Het zou natuurlijk mooi zijn als er een Basisregistratie Bestuurlijke Gebieden komt waarin die historie bijgehouden wordt, en waar je dan per (historische) datum de juiste Burgerlijke Gemeentenaam (bijv. bij een adres of perceel) kunt zoeken. Binnen de Basisregistratie Topografie (BRT) wordt het begrip ‘registratief gebied’ benoemd. De gemeente Groesbeek kan natuurlijk niets met deze toekomsteigen plannen of ideeën. In dat opzicht is het jammer dat de naamswijziging Berg en Dal niet per 1 januari2015 heeft plaatsgevonden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.d.v.velden@telengy.nl.

Logboek herindeling MUG-gemeenten

Lees het gehele artikel
9 januari 2015

De gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek zijn per 1 januari 2015 één nieuwe gemeente. Lizette van der Velden is als adviseur van Telengy betrokken bij de herindeling van de MUG-gemeenten. In dit artikel volgt een kort verslag over de laatste loodjes rondom de herindelingsperikelen.

Het afgelopen jaar ben ik druk bezig geweest met alle ICT-aspecten van de herindeling van de MUG-gemeenten.  Een jaar geleden ging het vooral over het maken van keuzes en het uitwerken van die keuzes. Er kwamen vragen langs zoals: Met welke applicaties gaan we verder? Met welk dienstverleningsconcept gaan we werken? En met welk kantoorconcept? Hoe gaat een werkplekinrichting eruit zien? Welke gebouwen gaan we ondersteunen? Enzovoorts.

In de loop van het jaar zijn de gemaakte keuzes uitgewerkt. Alle leveranciers zijn betrokken, er zijn projectplannen gemaakt, contracten getekend en alles voor de nieuwe gemeente Groesbeek is in de rit gezet. Uiteindelijk was  tegen het einde van het jaar veel klaar en staat het nodige in de startblokken om gerealiseerd te worden. De laatste dagen van het jaar zijn het dan concrete zaken die afgehandeld moeten worden, wat natuurlijk erg spannend is. Hieronder een verslag:

Vrijdag 19 december

In het hele gebouw zijn nog bouwvakkers bezig. Er wordt geverfd, geboord en de kabels worden nog getrokken. Er worden nieuwe meubels binnengebracht voor nieuwe werkoverleggen. Daarnaast wordt alles wat vanuit Ubbergen verhuisd is naar Groesbeek op een plek gezet. Medewerkers uit Ubbergen komen vanaf deze dag ook werken in Groesbeek. Aan het einde van de werkdag zijn de loketten in de hal op de goede plaats ingericht. Er is een mooi nieuw loket gekomen. Alle werkplekken zijn weer met de juiste apparatuur aangesloten. Daarnaast worden de nieuwe spreekkamers beneden ingericht en wordt ook de raadzaal opnieuw ingericht.

Maandag 22 december

Sinds enkele maanden starten we op maandagmorgen 9.00 uur met een werkbespreking ICT: Wat moeten we deze week zeker doen, wat kan al eerder gedaan worden? En waar schiet het maar niet op? Dit zijn de vragen die we beantwoord willen krijgen. Deze week richten we ons vooral op het inrichten van het gebouw. Dit houdt in: Alle werkplekken nalopen, overal twee schermen plaatsen, de inrichting wat betreft bijzondere eisen en wensen en de inrichting van  de nieuwe spreekkamers met grote tv-schermen.

Er is een overleg met het bestuurssecretariaat over hoe we om zullen gaan met de e-mailaccounts van de bestuurders die per 1 januari 2015 stoppen. Wat de software betreft is de voorbereiding voor de BAG-conversie gestart. Er is een laatste back-up gemaakt en PinkRoccade is vanuit Den Bosch gestart met de migratie van de BAG.

Naast de herindeling zijn we ook bezig met de voorbereidingen rondom de transities in het sociaal domein. Rondom de aansluiting op het gegevensknooppunt en op CORV is er nog een kort overlegje om de puntjes op de i te zetten. Ook zijn er nog vragen vanuit het werkbedrijf waar Groesbeek vanaf 1 januari 2015 formeel mee start.

Dinsdag 23 december

Alle werkplekken zijn inmiddels ingericht. De werkkamers van de wethouders blijken nog niet van het juiste meubilair voorzien. Nu ook de nieuwe wethouders bekend zijn, kunnen we voor hen de benodigde hulpmiddelen op orde brengen zoals telefonie, laptops, enzovoorts.
De afgelopen maanden is ook de software voor wegen, riolering en groen samengevoegd in één applicatie. Deze oplevering heeft inmiddels plaatsgevonden. Er worden afspraken ingepland om de oplevering te beoordelen en om kwaliteitsverbeteringen door te voeren. Het was niet noodzakelijk dat dit op 1 januari klaar was, maar wel prettig als dit in januari wordt gedaan.

Woensdag 24 december

Elke spreekkamer wordt voorzien van pc’s zodat men kan werken in combinatie met een scherm of beamer. Daarnaast is de raadzaal verder ingericht. Er wordt nog steeds ingebeld voor de BAG conversie. Daarnaast is om 12.00 uur de dienstverlening vanuit burgerzaken naar de burgers toe gestopt. In de drie gemeentehuizen is dat nu afgerond. De afdeling verwerkt nu alle berichtenverkeer en dan kunnen we de GBA-gegevens van de burgers van de drie gemeenten aanleveren aan PinkRoccade. Zij gaan er vervolgens mee aan de slag. Op maandag 29 december krijgen we het resultaat terug geleverd.

We sluiten vandaag pas als we zeker weten dat de levering aan PinkRoccade goed is gegaan en als we weten dat er niet meer ingebeld hoeft te worden voor de BAG conversie. Het berichtenverkeer wordt ‘automatisch’ afgesloten. Op woensdagmiddag krijgen we van PinkRoccade nog het bericht dat de werkzaamheden ten behoeve van de BAG-conversie voor nu goed zijn verlopen. De volgende actie is pas op maandag 5 januari.

Maandag 29 december

We starten om 10:30 uur met werkoverleg. Om 12.00 uur krijgen we van PinkRoccade het eindresultaat voor de herindeling GBA terug. We moeten er nu voor zorgen dat alles weer terug wordt geplaatst in de applicaties. Op dinsdag en woensdag zal inhoudelijk een en ander gecontroleerd worden en zullen de opgespaarde mutaties bijgewerkt worden. Wat het gebouw betreft liggen we op schema, alle werkplekken zijn voorzien  van de benodigde apparatuur en de spreekkamers zijn ingericht. We moeten slechts nog telefoons plaatsen in de spreekkamers en de pc in de raadzaal. De eerste raadsvergadering vindt plaats op vrijdag 2 januari. De iPads voor de raad zijn opgeleverd. Deze week richten we de iPads in zodat de raadsleden deze vrijdag, voorafgaande aan de vergadering, kunnen ophalen. Mededeling vanuit de afdeling Burgerzaken, gebruikmakend van de nieuwe GBA-software: “Ik kan geen fouten ontdekken in het nieuwe bestand. De fouten die gesignaleerd zijn tijdens de proefconversie komen nu niet meer voor. We hebben nu een gemeente van 34.266 inwoners!”

Dinsdag 30 december

Het gemeentehuis in Ubbergen is voor de laatste ochtend geopend voor de burger. Na afloop haalt de afdeling ICT alle spullen op die nu niet meer nodig zijn. De lokale omroep heeft toch niet de juiste kabels. De leverancier wordt gebeld om te zorgen voor de juiste verbindingen, zodat de raadvergadering vrijdag wel uitgezonden kan worden. Er starten vier wethouders, twee ervan zijn nieuw in functie. De afdeling ICT gaat zorgen voor hulpmiddelen zodat ook de wethouders goed uitgerust aan de slag kunnen.

Er vindt een controle op de GBA plaats. De woonplaatsnaam blijkt te ontbreken bij onbewoonde panden in Ubbergen en Millingen aan de Rijn. Dit probleem wordt vandaag en morgen opgelost. Op de valreep moet nog een PTF van Civision Samenlevingszaken geïnstalleerd worden in verband met nieuwe wetgeving, welke eigenlijk los staat van de herindeling). Microsoft Outlook wordt in orde gemaakt voor alle (nieuwe) medewerkers van Groesbeek. Daarnaast speelt ook dat de websites van de MUG-gemeenten worden samengevoegd en de webteksten worden aangepast.

Woensdag 31 december

De dag begint even spannend. We krijgen vanuit het gemeentehuis geen verbinding met het systeem waar de GBA-applicatie op draait. De firewall-instellingen zijn aangepast, niet wetende dat de gemeente Groesbeek daar nu last van zou hebben. Kleinigheidje gelukkig, zo opgelost! We treffen de laatste voorbereidingen voor de conversie van Civision Samenlevingszaken. Hebben we overal aan gedacht? Hebben we de juiste kennis achter de hand, het worst-case  scenario uitgewerkt? Achter de telefooncentrale moeten vandaag de juiste doorschakelingen georganiseerd worden. De app ‘Raad Digitaal’ van de website blijkt toch niet goed te functioneren.

Natuurlijk nemen we wel even tijd voor oliebollen.

’s-Middags moet voor de GBA het nodige klaargezet worden, zodat het op 1 januari om 12:00 uur kan opstarten. Als we tegen 14:00 uur denken klaar te zijn, is er toch nog een horde te nemen. De verwerkingen die na 12:00 uur moeten gaan lopen zijn per abuis opgestart. Het gevolg is dat de leverancier weer aan de slag moet om een en ander terug te draaien en juist klaar te zetten. Iets na 16:00 uur verlaten we het pand.

Vrijdag 2 januari

Op de website van de gemeente Groesbeek staat een doorverwijzing naar de gezamenlijke website van de MUG-gemeenten aangezet. Het betreft een belangrijke website voor burgers. Deze laatste site doet het niet meer. Een ieder die over de website gaat is vandaag afwezig. Na de nodige telefoontjes hebben we het probleem scherp en wordt het opgelost. De verwerking die voor GBA op 1 januari om 12:15 zou opstarten is opgestart op 31 december om 23:15. We nemen contact op met het GBA-projectenbureau waar dit aan ligt. Het blijk dat de datum- en tijdstempel op de persoonslijst een Europees gemaakte afspraak is en daarom landelijk vastgesteld. Het uur verschil met de Nederlandse tijd is daarom geen fout in het systeem maar wel één om rekening mee te houden bij herindelingen en migraties. Dus de actie die PinkRoccade moet nemen is dat alle berichten opnieuw aangemaakt en verstuurd moeten worden. De na-ijlende mutaties worden verwerkt. De burgerzakenherindeling is om 12:00 uur een feit! Werkplekken in Millingen aan de Rijn (het dienstverleningspunt naar de burger) kunnen niet met de printers werken aldaar. Dat hadden we ons vooraf niet gerealiseerd. Ook dat wordt opgelost.

De voorbereidingen voor de conversie van Civision Samenleving spreken we door. De acties liggen op zaterdag bij de afdeling, vanuit ICT zijn we stand-by.

Zaterdag 3 januari

De conversie voor Civision Samenlevingszaken wordt uitgevoerd. We krijgen na afloop te horen dat de werkzaamheden goed zijn afgerond.

Maandag 5 januari

Het nieuwjaarsontbijt is om 8.30 uur. De hal staat vol. Het lijkt erop dat alle ambtenaren terug zijn van vakantie. De ICT-bezetting is compleet aanwezig en we zitten er klaar voor!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06 15 47 92 94 of via e-mail: l.v.d.velden@telengy.nl.

Herindeling MUG-gemeenten krijgt vorm

Lees het gehele artikel
29 juni 2014

In 2013 werd bekend dat de gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek (ook wel de ‘MUG’-gemeenten) per 1 januari 2015 samengaan als één nieuwe gemeente. Lizette van der Velden is als adviseur van Telengy betrokken bij de herindeling van de MUG-gemeenten.

De MUG-gemeenten werken op ICT-terrein al jarenlang intensief samen. De hardware staat in één ruimte in Groesbeek en vanuit daar worden de benodigde ICT-werkzaamheden gezamenlijk verricht. De servicedesk is gevestigd in Groesbeek. Daarnaast kenden de MUG-gemeenten voor de ICT  al een gezamenlijke aansturing, meerjarenplan en meerjarenbegroting. Wat stelt herindelen dan nog voor vanuit ICT-oogpunt?

Er wordt samengewerkt en afgestemd, maar iedere gemeente heeft haar eigen applicaties. Wanneer men kiest voor een specifieke applicatie, wordt deze bij iedere gemeente geïmplementeerd. Bij de MUG-gemeenten is het in het afgelopen jaar gelukt om de inrichting op leveranciersniveau vrijwel gelijk te houden, waardoor de integratie wat eenvoudiger wordt. In 2013 zijn de MUG-gemeenten gestart met de voorbereiding. Vragen hierbij waren destijds: Waar wil de gemeente staan op 1 januari 2015? Hoe gaat het applicatielandschap van de nieuwe gemeente eruit zien? Welke keuzes kunnen worden gemaakt? Wat wil de gemeente bereiken? Wat kan behouden worden en wat moet anders?

Anno juli 2014
Waar staan de MUG-gemeenten anno juli 2014?

De gebouwen
Per 1 januari 2015 sluit het gemeentehuis in Ubbergen. De ambtenaren uit de gemeente Ubbergen komen in Groesbeek te werken. Het gemeentehuis van Millingen aan de Rijn blijft intact als servicepunt. Vanuit de ICT-afdeling wordt nagedacht over de gekozen werkplekinrichtingen, over de faciliteiten in alle spreekkamers en het gebruik van een raadzaal. Er is inmiddels gekozen voor een ‘standaardwerkplekinrichting’, zodat de meeste ambtenaren op een willekeurige werkplek aan de slag kunnen. Daarnaast wordt gezorgd voor beter Wi-Fi-bereik in het gehele gemeentehuis. De huidige faciliteiten voldoen simpelweg niet langer aan de behoeften van deze tijd.

De systemen
Ondanks de voorbereiding van de herindeling gaan de lopende werkzaamheden van de drie individuele gemeenten gewoon door. Voor 2014 was een uitbreiding van systemen noodzakelijk om een vierde omgeving voor de nieuwe gemeente op te kunnen starten.

De applicaties

  • Het gewenste applicatielandschap van de nieuwe gemeente is in beeld gebracht.
  • De adviseur heeft met alle beoogde afdelingshoofden afgestemd welke applicaties voor de nieuwe gemeente moeten worden ingericht.
  • De adviseur heeft met alle huidige leveranciers gesprekken gevoerd over de migratie van drie verschillende applicaties naar één gezamenlijke applicatie. In deze gesprekken is inhoudelijk besproken wat hierbij komt kijken, de aanpak, de hoeveelheid werk en een inschatting van de kosten.
  • Er is bepaald wat wordt meegenomen van de oude applicaties van de drie individuele gemeenten naar de nieuwe situatie en wat overboord kan. Een project op zich!

De projecten
In het kader van de herindeling zijn keuzes gemaakt, waardoor ook het applicatielandschap verandert. Een voorbeeld is de complete uitbesteding van de WABO aan het ODRN. Dit heeft gevolgen voor de mensen, maar ook voor de informatievoorziening bij de gemeente. Ook in het kader van de drie decentralisaties worden keuzes gemaakt. Een voorbeeld hiervan is de oprichting van het werkbedrijf, waardoor werkzaamheden regionaal uitgevoerd gaan worden. Dit maakt afstemming met de geplande herindelingswerkzaamheden noodzakelijk. De adviseur van Telengy zorgt ervoor dat de nieuwe gemeente voldoet aan de NUP-verplichtingen.

De betrokken Telengy-adviseur is voorzitter van de werkgroep ICT en dient ervoor te zorgen dat alle applicaties van de nieuwe gemeente op tijd in de lucht zijn. Daarnaast is het van belang dat de verplichtingen ten aanzien van de basisregistraties worden nagekomen. En minstens zo belangrijk: dat de medewerkers goed aan de slag kunnen op hun nieuwe werkplek, met de benodigde applicaties: Nu ter voorbereiding op de herindeling, in januari voor de uitvoering van hun dagelijks werkzaamheden.

Hiermee is geschetst wat er zoal komt kijken bij een herindeling op ICT-gebied. Telengy  ondersteunt zeer regelmatig soortgelijke samenwerkingsverbanden en herindelingen. Op dit moment is Telengy niet alleen actief bij de MUG-gemeenten, maar bijvoorbeeld ook bij de herindeling van de K5-gemeenten en RID De Liemers.

Meer informatie?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Lizette van der Velden, adviseur bij Telengy en betrokken bij de herindeling van de MUG-gemeenten. U kunt contact met haar opnemen via tel. nr. 06-15479294 of via email: l.v.d.velden@telengy.nl.