De Wmebv is inmiddels een aantal maanden van kracht. Aanwijzingsbesluiten zijn vastgesteld, digitale kanalen zijn ingericht en ontvangstbevestigingen zijn geregeld. Toch is er nog één onderdeel van de wet dat per 1 januari 2027 in werking treedt: de aangescherpte eisen voor het gebruik van een MijnOmgeving, Persoonlijke internet pagina (pip) of BerichtenBox. Wat houdt dit precies in, en wat moeten gemeenten nu al regelen? 

Alleen relevant als je een berichtenbox gebruikt 

Allereerst een belangrijke afbakening: de nieuwe eisen gelden alleen voor bestuursorganen die bij het verzenden van formele berichten gebruik maken van een MijnOmgeving, Persoonlijke internet pagina (pip) of BerichtenBox, zoals MijnOverheid voor burgers of de Berichtenbox voor bedrijven. Wie geen Berichtenbox inzet, hoeft hier niets mee. Maar voor de meeste gemeenten is dit wel degelijk relevant. 

Wat zijn de nieuwe verplichtingen? 

De kern van de wijziging zit in de notificatie: het berichtje, meestal een e-mail, dat de ontvanger laat weten dat er een bericht voor hem klaarstaat. Tot nu toe was de inhoud daarvan vrij beperkt. Vanaf 1 januari 2027 moet elke notificatie minimaal drie elementen bevatten:

• Het bestuursorgaan dat het bericht heeft geplaatst. Duidelijkheid over de afzender is een basisvereiste.
• De aard van het bericht: gaat het om een ontvangstbevestiging, een beschikking, een betalingsverplichting of bijvoorbeeld een uitnodiging voor een zienswijze of hoorzitting? Nu is dat aan de notificatie vaak niet te zien, waardoor berichten ongelezen blijven terwijl er wel een termijn loopt.
• De reactietermijn: als er een termijn geldt waarbinnen de ontvanger moet reageren, een betaling moet verrichten of bezwaar kan maken, moet die termijn expliciet in de notificatie staan.

Dit klinkt misschien als een technisch detail, maar het raakt direct de rechtspositie van inwoners en ondernemers. Het doel is helder: geen verrassingen meer doordat iemand een bericht miste omdat de notificatie te vaag was. 

Meer dan alleen de notificatie

Naast de inhoud van de notificatie brengt de wet ook andere verplichtingen mee rond het gebruik van een digitale berichtenomgeving. Die gelden deels al per 1 januari 2026, maar zijn de moeite waard om hier samen te noemen:

• Een notificatie die niet aankomt, mag niet worden genegeerd. Afhankelijk van de oorzaak moet de notificatie opnieuw worden verstuurd, of moet het bestuursorgaan zich inspannen om de geadresseerde op een andere manier te informeren.
• Berichten mogen na verzending niet stilletjes worden aangepast. Ontdekt de gemeente een fout in een verzonden bericht? Dan moet dat bericht worden ingetrokken en vervangen door een nieuw bericht. Als het om een besluit gaat, start daarmee ook een nieuwe bezwaartermijn.
• De bewijslast ligt bij het bestuursorgaan. Gemeenten die gebruikmaken van een digitale berichtenomgeving moeten gegevens over verzending en ontvangst aannemelijk kunnen maken, denk bijvoorbeeld aan tijdstippen van verzending, bijbehorende notificaties en meldingen van niet-bezorgde berichten. Nieuw is dat inwoners en ondernemers het recht hebben om deze bewijzen op te vragen. Dit is bijvoorbeeld relevant in een bezwaarprocedure, waarin een inwoner of ondernemer kan stellen de notificatie niet te hebben ontvangen. <

Wat moeten gemeenten nu regelen?

Het vraagt actie op twee fronten. Technisch: controleer of het zaaksysteem of leverancier al ondersteuning biedt voor deze eisen. Inhoudelijk: denk per producttype na over welke aard en termijn van toepassing is, en zorg dat die informatie correct in de systemen staat. Dit vraagt samenwerking tussen vakinhoudelijke medewerkers, juridische collega’s en de ICT- of functioneel beheerorganisatie.

Geen eenmalig project

Zoals wij eerder schreven, is de Wmebv geen project maar een fundament. De aangescherpte notificatie-eisen zijn daar een logisch vervolg op. Ze sluiten ook naadloos aan bij de ontwikkeling van een MijnOmgeving of Persoonlijke internet pagina: een omgeving waarin inwoners en ondernemers regie hebben over hun contact met de overheid. Een notificatie die helder vertelt wat er van iemand wordt verwacht, is daarvoor een onmisbare bouwsteen. 

Met nog ruim zes maanden te gaan is er genoeg tijd, mits gemeenten nu beginnen. Wacht niet tot december.

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Jelle de Graaf, Thor Berns via de contactpagina.