Een vraag voor de fanatieke kruiswoordpuzzelaars onder ons: een luiaard, met twee letters? Je weet wel, zo’n pluizig beest dat de hele dag in de boom hangt, heeeel langzaam beweegt en ogenschijnlijk niets anders doet dan bladeren eten. Een dier dus, dat zijn naam eer aan lijkt te doen.

Het juiste antwoord? Inderdaad: AI. Zou dat toeval zijn? Zijn mensen die AI gebruiken eigenlijk ook luiaards, die het echte werk liever overlaten aan een robot?

Figuur 1: Tekening van een AI, gemaakt met…AI

In werkelijkheid is een luiaard biologisch juist heel efficiënt, niet lui. Hij beweegt zo langzaam om energie te besparen. Luiaards eten bladeren, die weinig calorieën bevatten en moeilijk zijn te verteren. Dan is het handig als je niet veel energie verbruikt. Een perfecte evolutionaire strategie dus.

Van het Zuidamerikaanse regenwoud naar de Nederlandse gemeente

Gemeenten hebben steeds meer te doen. Er komen meer regels, dossiers worden complexer en inwoners verwachten steeds meer van de overheid. En dat terwijl het personeelsbestand vergrijst en het steeds lastiger wordt om vacatures in te vullen. Meer werk, met minder mensen dus. Het wordt daarom steeds belangrijker om het werk zo efficiënt mogelijk in te richten. Hoe handig is het dan als je een aantal standaardtaken kunt overlaten aan een digitale assistent?

Microsoft 365 Copilot is zo’n digitale assistent. Copilot is volledig geïntegreerd in programma’s zoals Word, Excel, Outlook en Teams en helpt de gebruiker bij schrijven, analyseren, samenvatten en samenwerken. De perfecte evolutionaire strategie voor steeds drukkere ambtenaar dus?

Copilot voor verschillende rollen

Vooropgesteld: Copilot vervangt de ambtenaar niet. Dan had Microsoft het wel Pilot genoemd. Net als een copiloot in een vliegtuig ondersteunt Copilot de ambtenaar. De ambtenaar zelf blijft in de lead.

Hoe kun je Copilot dan goed inzetten? Een paar voorbeelden:

• Beleidsmedewerkers
  Copilot ondersteunt bij het opstellen en reviewen van beleidsstukken, memo’s en voorstellen voor het college of de raad. Met Copilot kunnen zij sneller eerste versies maken en teksten samenvatten. Zo houden ze meer tijd over voor inhoudelijk werk en overleg.
• Griffie en raadsondersteuning
  Copilot helpt bij het notuleren, samenvatten en plannen van vergaderingen. Hierdoor is er meer tijd om college- en raadsleden te ondersteunen bij hun taken.
• Projectleiders
  Copilot helpt hen met overzichtelijke planningen, voortgangsrapportages en projectnotities. Zo kunnen projecten vlotter lopen en wordt informatie makkelijker gedeeld met collega’s.
• Communicatie
  Copilot kan worden ingezet voor het maken van presentaties, nieuwsbrieven en interne berichten. Copilot helpt teksten te herschrijven, samenvatten of op te maken. Zo zijn berichten sneller klaar en duidelijker voor iedereen.
• Informatieadviseurs
  Met Copilot kunnen zij informatie uit verschillende bronnen verzamelen en analyseren. Copilot helpt bij rapportages, data-overzichten en het vinden van relevante documenten. Zo kunnen zij sneller informatie beschikbaar stellen voor beleid en besluitvorming.

 Hoe werkt Copilot in de praktijk?

Copilot werkt binnen de programma’s die medewerkers al kennen. Bijvoorbeeld:

• Word: eerste versie van een memo maken, een tekst samenvatten of reviewen.
• Excel: gegevens analyseren en trends zichtbaar maken.
• Outlook: e-mails samenvatten of automatisch conceptreacties maken.
• Teams: vergaderingen samenvatten en actiepunten filteren.

Voordelen voor gemeenten zijn onder andere:

• Medewerkers besteden minder tijd aan typen en zoeken.
• Informatie is sneller beschikbaar voor collega’s en bestuur.
• Eerste versies zijn direct duidelijk en overzichtelijk.
• Documenten en vergaderingen worden makkelijker gedeeld en samengevat.

Begin klein, leer snel

Ook beginnen met Copilot? Natuurlijk zijn er volop redenen te bedenken waarom je dat niet zou moeten doen. Denk aan privacy, geld, imago, kennis. Maar niks doen is ook geen optie. Ga er daarom in een beheerste omgeving mee experimenteren en leer daarvan. Je hoeft niet meteen iedereen een Copilot licentie te geven. Begin met een pilot bij een paar afdelingen, bijvoorbeeld beleidsmedewerkers, griffie en communicatie. Kijk wat wel en wat niet werkt en breid later uit. Zo ervaren medewerkers wat de meerwaarde kan zijn en groeit de productiviteit door de inzet van Copilot stap voor stap.

Tot slot

Microsoft 365 Copilot kan gemeenten helpen slimmer en sneller te werken. Het vervangt de ambtenaar niet, maar ondersteunt hem slechts. Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan routinewerk, waardoor er meer ruimte is voor het belangrijke werk. Begin klein, gebruik het verstandig en ontdek hoe Copilot kan ondersteunen bij dagelijkse werkzaamheden. Een mooie stap naar efficiënte inzet van schaarse resources en misschien wel de perfecte evolutie naar de ambtenaar van de (nabije) toekomst?