Naast de Omgevingswet staat er nog een ingrijpende verandering te wachten in het VTH-domein. De Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb) zal, zoals het er nu naar uitziet, gelijktijdig met de Omgevingswet in werking treden. Met deze wet verschuift de toets op de technische bouwkwaliteit en het toezicht hierop voor eenvoudige bouwwerken (gevolgklasse 1) naar een private kwaliteitsborger. De gemeente blijft hierin wel bevoegd gezag en dus moet de initiatiefnemer verantwoording afleggen aan de gemeente. Hiermee ontstaat een interessant samenspel tussen marktpartijen (aannemer en kwaliteitsborger), de (soms particuliere) initiatiefnemer en de gemeente.

Vele contactmomenten vragen overzicht

Als we door het proces van aanvraag tot en met ingebruikname lopen en hierbij op het effect van de Wkb focussen, dan springt er direct een aantal zaken in het oog. Zo is er de knip tussen de omgevingsplanactiviteit en de technische bouwactiviteit. De eventuele aanvraag Omgevingsvergunning voor de OPA (omgevingsplanactiviteit) wordt onder andere getoetst op welstand en planologie. Voor de technische bouwactiviteit komt de meldingsplicht. Na het verkrijgen van de eventuele omgevingsvergunning en minimaal vier weken na het doen van de melding technische bouwactiviteit mag de aannemer van start met de bouw. Twee dagen voordat de bouw werkelijk start is er de informatieplicht ‘start bouw’. Bij het beëindigen van de bouwactiviteiten is er een informatieplicht ‘beëindigen bouwwerkzaamheden’. Deze wordt gevolgd door de gereedmelding door de initiatiefnemer waar het ‘dossier bevoegd gezag’ onderdeel van uitmaakt. Tijdens de bouw kan er dan ook nog de melding van de kwaliteitsborger komen dat niet conform het BBL gebouwd wordt. Parallel aan het proces in het kader van de Wkb loopt het proces van de omgevingsvergunning. Het toezicht hierop blijft wel bij de gemeente. Dit alles resulteert in sommige gevallen in wel 8 of meer ’contactmomenten’. Om de verschillende onderdelen bij elkaar te houden, ligt de keuze voor de hand om dit gehele proces in 1 zaak te stoppen. Dan zit alles mooi bij elkaar maar overzichtelijker wordt het daar niet van. Daarnaast zou deze zaak de gehele periode open blijven staan. Dit geeft een verkeerd beeld van de werkvoorraad omdat er zaken in staan waar de medewerker op dat moment niks mee hoeft.

Relatie leggen met initiatief

De oplossing ligt in het onderscheiden van zaken, één per contactmoment, en het onderling relateren daarvan aan elkaar en aan het initiatief, het ‘bouwproject’. Daarmee kan elk contactmoment beheerst de aandacht gegeven worden die nodig is. Maar hoe houd je het overzicht? Als je een gereedmelding bouw krijgt dan hoort deze bij de melding technische bouwactiviteit, maar heeft ook een relatie met de eventuele omgevingsvergunning en de informatieplichten start en einde bouwwerkzaamheden. Er ontstaat dus een N:M relatie. De vraag is of je al deze relaties voor iedere zaak gaat leggen. Dit zijn vragen waar je bij de inrichting vanuit het perspectief van de gebruiker over na moet denken. Die gebruiker zit er niet op te wachten om bij een nieuwe zaak 5 relaties aan te brengen. Aan de andere kant, wil hij ook niet in drie stappen van de gereedmelding via de informatieplicht einde bouw en startbouw naar de melding technische bouwactiviteit doorklikken. De oplossing ligt in het leggen van een relatie met het initiatief. Dan heeft de gebruiker overzicht en kan wel in 2 stappen naar de juiste gerelateerde zaak. En nog mooier is het als de software de mogelijkheid heeft om alle zaken die met die ene bouwactiviteit te maken hebben in een netwerkdiagram weer te geven.

Zaken relateren aan het fysieke object

Al met al vragen de vindbaarheid van, en het overzicht over alle contacten die te maken hebben met één initiatief, nog de nodige aandacht. Hiervoor is het van belang de collega’s van de inhoud, uit het VTH-domein, en de functioneel beheerder samen op te laten trekken. Een begin van een idee ligt misschien wel in het hiernavolgende schema:

Relateer iedere zaak aan de voorgaande zaak die bij hetzelfde initiatief hoort en aan het initiatief. Dit initiatief kan je dan weer relateren aan het fysieke object dat gebouwd, verbouwd of gesloopt wordt. Als de software de laatste structuur niet ondersteunt dan is de oplossing daarvoor simpel: relateer alle zaken ook aan het fysieke object.