Een kleinere gemeente vroeg ons te helpen bij het implementeren van hun dienstverleningsconcept. Mede vanwege het belang van het verbeteren van hun dienstverlening wilde men hierbij tevens meer procesmatig gaan werken.

Draagvlak voor de verandering

Bij de aanvang van dit project hebben we bewust veel tijd en aandacht besteed aan het creëren van draagvlak voor deze verandering. Medewerkers werden uitgenodigd om zelf aan te geven wat er nodig was om tot een procesgerichte organisatie te komen die beter zou presteren naar externe en interne klanten.

Visie zaakgericht werken

Een van de conclusies was dat er in een procesgerichte organisatie, zaakgericht gewerkt moest worden. Daarvoor wilde men een zaaksysteem aanschaffen. Eerst moest er echter een gezamenlijk beeld (visie) zijn van wat zaakgericht werken is en hoe men dat in deze gemeente wilde toepassen (de invoeringsstrategie). Samen met medewerkers hebben we dat uitgewerkt in een document dat vervolgens door het managementteam is vastgesteld. Via nieuwsbrieven en bijeenkomsten zijn alle medewerkers geïnformeerd over de betekenis en inhoud van zaakgericht werken.

Inrichting werkprocessen

Een aantal “belangrijke” werkprocessen is samen met de betrokken medewerkers in beeld gebracht en vastgelegd. Deze werkprocessen worden ook als eerste in het zaaksysteem ingevoerd. Vooral het samen praten over en werken aan de werkprocessen bleek erg effectief. Bij zaak- en procesgericht werken staan immers de noodzaak van samenwerking en het besef dat men gezamenlijk aan een eindresultaat werkt centraal. Uiteraard werden daarbij ook meteen de nodige procesverbeteringen aangebracht.

Selectie zaaksysteem

Vervolgens kon gericht gezocht worden naar een voor deze gemeente passend zaaksysteem. Daarvoor is een programma van eisen geschreven, gebaseerd op het door het managementteam vastgestelde visiedocument. Een drietal bedrijven is uitgenodigd om hun zaaksysteem te presenteren. Alle medewerkers en managers zijn in de gelegeheid gesteld om de presentaties bij te wonen. Het voltallige managementteam en een aanzienlijk aantal medewerkers maakte daarvan ook graag gebruik. Bij de beoordeling van de aanbieders is ook rekening gehouden met de mening van de aanwezige managers en medewerkers. Dit zorgde voor extra betrokkenheid en draagvlak.