Veel gemeenten zijn de in de afgelopen jaren samenwerkingsverbanden met elkaar aangegaan. Dit om de krachten te bundelen en met elkaar de talrijke marktontwikkelingen aan te kunnen, maar ook om door schaalgrootte kosten te besparen. Dit heeft geleid tot een scala aan regionale uitvoeringsorganisaties zoals intergemeentelijke belastingdiensten, RUD’s, veiligheidsregio’s, ISD’s en SSC’s (Shared Service Centra). Dat heeft aantoonbare voordelen gebracht. Maar aan de uitbesteding van deze taken zitten eveneens minder gewenste aspecten.
Verandering van dienstverlening bij uitbesteding
Gemeenten hebben jarenlang gewerkt aan een integrale dienstverlening in lijn met het Antwoord©-concept. Zaaksystemen zijn ingevoerd om werkprocessen integraal uit te voeren en regie te krijgen op de afhandeling van verzoeken van burgers en bedrijven. Ondertussen zijn hele onderdelen van die dienstverlening uitbesteed aan andere organisaties en worden de werkprocessen weer opgeknipt en over andere organisaties verdeeld. Kwaliteitsnormen in dienstverlening kunnen niet meer integraal gemanaged worden omdat iedere uitvoeringsorganisatie dat op haar eigen wijze doet en niet in maatwerkvarianten voor specifieke burgers en bedrijven in de betreffende gemeenten. Controle op de kwaliteit van de externe taakuitvoering wordt daarnaast bemoeilijkt, omdat de deskundigheid die daarvoor nodig is verdwenen is bij de gemeenten toen de vakspecialisten werden overgeheveld naar de uitvoeringsorganisaties.
Weg van ‘bedrijfsdoel naar ICT’ omgedraaid
Het verbinden van afdelingen met behulp van zaaksystemen is al een hele opgave, maar een geoliede samenwerking met ketenpartners en regionale uitvoeringsorganisaties is nog moeilijker. Iedere organisatie werkt met haar eigen zaaksysteem en er zijn niet altijd toereikende uitwisselstandaarden. Vaak vindt informatie-uitwisseling en dossieroverdracht plaats via e-mail, op een wijze die niet altijd voldoet aan de eisen op het terrein van informatieveiligheid en privacy. Met het ontstaan van de SSC’s zien we dat de vakkolom ‘informatiemanagement’ niet optimaal kan worden ingevuld. Dat komt omdat we zijn begonnen met het uitbesteden van de technische ICT-infrastructuur. Daar konden immers het snelst de ICT-kosten worden verkleind of in ieder geval de kostengroei worden tegengehouden. Er is echter het principe dat de ambities en strategische doelen van een gemeente bepalen welke informatiehuishouding, informatiebeleid en informatiearchitecturen het beste passen. Die informatiekolom op zijn beurt bepaalt weer welke ICT-oplossingen (applicaties) en infrastructuren daarbij het best passen.
Conflicterende doelstellingen
Een SSC probeert voor alle deelnemende gemeenten een uniforme ICT-infrastructuur en applicatie-laag op te zetten. Immers alleen daarmee kan zij de kosten voor de deelnemende gemeenten laag maken door de vermindering van de beheerlasten. Alleen hoeft die ICT-eindoplossing niet voor iedere deelnemende gemeente de oplossing te zijn die het best past bij de informatiedoelstellingen en strategische bedrijfsdoelen van de gemeente. In plaats van O (organisatie) naar I (informatiebeleid) naar A (automatisering ICT) te gaan, loopt nu de weg van A naar O, met potentiële weerstand tot gevolg, omdat gemeenten niet meer hun eigen koers kunnen uitzetten. Bij SSC’s die het taakgebied ‘informatiemanagement’ hebben overgenomen wordt het nog problematischer. De afstand met de organisatie en de bedrijfsdoelen is daarbij groter. De centrale informatiemanagers of I-adviseurs vormen geen continu onderdeel van de gemeentelijke organisatie en kunnen de wensen en behoeften ook moeilijker bepalen en vertalen naar ICT. We zien dat de centrale I-adviseur vaak denkt en handelt vanuit de uniformiteitsdoelen van het SSC zelf. Helaas zien we nog te weinig dat deelnemende organisaties in een samenwerking ook investeren in gezamenlijke en gedragen eenduidige organisatiedoelstellingen. Pas dan kunnen de afdelingen Organisatie, Informatiebeleid en Automatisering optimaal renderen in een samenwerking.
Deze nadelen mogen geen afbreuk doen aan de samenwerkingsinspanningen. Meer samenwerken blijft nodig in 2017. Alleen moeten we goed kijken naar de juiste samenwerkingsvormen en van iedere vorm ook de keerzijden onderkennen. Vervolgens moeten we daar een werkbare oplossing voor creëren, zodat ze later niet tot spanningen of ontevredenheid gaan leiden.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.
