De vele maatschappelijke, I- en ICT-ontwikkelingen maakten dat gemeente Veldhoven in 2019 besloot een nieuw informatiebeleidsplan op te stellen, zodat deze weer goed zou aansluiten op de wereld anno nu. Een nieuwe I-visie of informatiebeleidsplan geeft richting aan automatisering, informatiebeheer en -management zodat de bedrijfsvoering maximaal wordt ondersteund.

Het uitgangspunt voor dit informatiebeleidsplan was vooral dat dit pragmatisch en bondig zou worden geformuleerd. In de pragmatisch ingestelde gemeentelijke organisatie van Veldhoven heeft men immers geen behoefte aan dikke plannen. De lijn is ook dat voor het opstellen van het informatiebeleid geen organisatiebrede informatievergaring nodig is. Het gaat immers slechts om een actualisering van gebruikte werkwijzen en van de uitvoering van ICT-projecten.

In de I&A-projectgroep is tevens voldoende kennis aanwezig van de Veldhovense eisen en wensen ten aanzien van dienstverlening, bedrijfsvoering en informatiemanagement. De aanwezige missie/visie van de organisatie geeft voldoende richting aan die eisen.
Met deze kleinschalige aanpak belast de werkgroep niet de hele organisatie voor het samenstellen van het informatiebeleidsplan. Voor het opstellen van het plan mogen ook recente beleidsplannen van andere gemeenten als basis worden gebruikt. Men wil het wiel zeker niet opnieuw uitvinden!

Slim volgen in plaats van koploper

Het idee voor een bondig informatiebeleidsplan kwam voort uit de wijze waarop de gemeente Veldhoven gewoonlijk verbeteringen doorvoert. Inwoners zijn tevreden over de dienstverlening die Veldhoven hen biedt. Veel werkprocessen in de bedrijfsvoering en dienstverlening zijn al efficiënt ingericht. De verschillende vakafdelingen zijn continue zelf bezig om verbeteringen in hun dienstverlening door te voeren. Veelal kleinschalig en voortkomend uit eigen initiatief. Veldhoven voelt dus minder de urgentie om daarnaast grote en van bovenaf opgelegde verbeterslagen door te voeren. Daarom hoeft het nieuwe informatiebeleidsplan niet echt omvangrijke verbeteringen in gang te zetten. Qua ICT-veranderingen is Veldhoven dan ook vooral een slimme volger in plaats van koploper.

Twee kanten

Aan deze invulling van ‘continue verbeteren’ door de vele afdelingen zelf kleven ook enkele nadelen, met name voor de I&A-organisatie en het informatiemanagement. Wat en wanneer ICT-aanpassingen worden doorgevoerd en dus investeringen nodig zijn, is zo vooraf lastiger te bepalen. I&A moet op deze wijze meer versnipperd steun leveren. Uniformiteit in ICT-oplossingen is lastiger te bereiken, met gevolgen daarvan voor het beheer. Initiatieven vanuit I&A om tijdig en juist in te spelen op de vele technologische ontwikkelingen passen niet altijd goed op de verbeterplannen van de verschillende vakafdelingen. Zodat die initiatieven minder vaak genomen kunnen worden, terwijl ze wel nodig zijn om de informatievoorziening in Veldhoven op een kwalitatief hoog niveau te houden.

Uitvoering

Tijdens de sessies met de I&A-projectgroep voor het opstellen van het informatiebeleidsplan komt naar voren dat er binnen de gemeente Veldhoven meer belangrijke ICT-ontwikkelingen spelen dan gedacht. Ontwikkelingen die voor de gehele organisatie van belang zijn en die de organisatie eigenlijk snel op moet pakken. Niet alleen om de dienstverlening verder te kunnen verbeteren, maar ook omdat er ontwikkelingen zijn die door het Rijk worden opgelegd. Het besef groeit dat die ontwikkelingen centraal door I&A moeten worden opgepakt. Verbeteropgaven die dan centraal gestuurd en op gelijke wijze voor alle afdelingen worden uitgevoerd. Hierdoor kan de hele organisatie met uniforme ICT-oplossingen werken en is efficiënt beheer mogelijk. Op die wijze is een essentiële digitaliseringsslag mogelijk, die de organisatie verbeteringen in de dienstverlening gaat leveren.

Dit alles leidt ertoe dat de projectgroep in het beleidsplan een aantal duidelijke statements en beleidsuitgangspunten neerlegt. Anders dan vooraf voorgenomen, worden in het informatiebeleidsplan substantiële verbetervoorstellen gedaan en ook voorgesteld om I&A een sterkere initiërende rol te geven in die verbeterslagen. In het plan is daarnaast een aanpak voorgesteld die past bij gemeente Veldhoven: stap voor stap en gedoseerd tussenresultaten opleveren.

Mede door steun van de manager die het I&A-team leidde, reageren directie en management positief en staan zij achter de initiatieven uit het beleidsplan. Op basis hiervan zijn in de begroting van 2020 gelden gereserveerd voor het uitvoeren van die initiatieven en is daarvoor een programma-organisatie opgezet. Zo heeft het open staan voor een andere opzet tot een mooi resultaat geleid.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.