Home » Actueel » Office 365 als hulpmiddel bij Digitale Toegankelijkheid

Office 365 als hulpmiddel bij Digitale Toegankelijkheid

Op 1 juli 2018 is de Nederlandse wetgeving voor digitale toegankelijkheid voor de overheid in werking getreden. Hierin staat dat websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties aan de vastgestelde toegankelijkheidscriteria moeten voldoen (WCAG 2.1 AA). Deze criteria hebben deels betrekking op de technische inrichting van een website of app, en deels op de content. Omdat de eerste soort criteria veelal zullen worden opgepakt door externe partijen die de website of app gebouwd hebben, ga ik in dit artikel in op de tweede soort: hoe zorg je als gemeente ervoor dat je gepubliceerde content voldoet aan de digitale toegankelijkheid? 

De inhoud van een website of app wordt meestal gecreëerd door medewerkers van de gemeente zelf, verdeeld over alle afdelingen. Denk hierbij aan webteksten, infographics, video’s en pdf’s. Wel is vaak één team verantwoordelijk voor de daadwerkelijke publicatie, maar de bronbestanden worden door de gehele organisatie gecreëerd. Juist bij deze bron wil je de toegankelijkheid borgen. Maar hoe?   

Tools 

Er zijn tal van tools die ondersteuning kunnen bieden bij het (deels) toegankelijk maken van documenten die op de website gepubliceerd worden. Met Adobe Pro is het bijvoorbeeld gemakkelijk te controleren of een pdf toegankelijk is, en waar nodig aanpassingen te doen. Het nadeel hiervan is echter dat dit een handeling is die achteraf plaatsvindt door een webteam of communicatieafdeling. En pdf’s publiceren kunnen gemeenten wel, dus hier gaan vele uren werk in zitten. Daarom wordt geadviseerd om toegankelijkheid bij de bron te regelen. Maar het bewust maken van de organisatie op het gebied van digitale toegankelijkheid is al een hele klus, laat staan dat iedereen ook nog moet weten aan welke criteria hun Word-bestand moet voldoen. Dus hoe krijg je het brondocument toegankelijk? 

Office 365

Een hulpmiddel dat kan helpen met het toegankelijk maken van brondocumenten, is Office 365. De producten van Microsoft worden wereldwijd gebruikt door overheidsinstellingen, waardoor Microsoft veel aandacht besteedt aan het voldoen aan wettelijke regelgeving en standaarden. Dit heeft geleid tot applicaties die zelf voldoen aan de standaard voor digitale toegankelijkheid en waarmee op een laagdrempelige manier toegankelijke producten kunnen worden gecreëerd. Omdat de applicaties toegankelijk gebouwd zijn, zijn ze erg gebruiksvriendelijk en bevatten ze allerlei hulpmiddelen. Deze zijn niet alleen handig voor mensen met een beperking, maar maken het voor iedereen gemakkelijk om ermee te werken. 

Daarnaast is de diversiteit in applicaties van Office een groot voordeel. Interne applicaties gaan namelijk ook onder de wetgeving vallen, wat betekent dat ook deze moeten voldoen aan de toegankelijkheidscriteria. Office 365 is al toegankelijk, waardoor Word, Powerpoint, Excel, maar ook Outlook en zelfs je intranet (mits je dit bouwt in Sharepoint) automatisch voldoen aan de wetgeving. 

Praktische tips

  • Gebruik de ‘Toegankelijkheidscontrole’ in Word

In het tabblad ‘controleren’ van Word is het mogelijk om, net als spellingscontrole, de toegankelijkheidscontrole aan te zetten. Dit hulpmiddel geeft exact aan welke onderdelen van het document niet toegankelijk zijn, waarom dat een probleem is en hoe dit op te lossen is. Dit is een erg gemakkelijke manier om documenten bij de bron te controleren en aan te passen. De toegankelijkheidscontrole is ook beschikbaar in andere applicaties van Office 365, zoals Outlook en Excel.  

  • Schrijf alternatieve teksten bij afbeeldingen

Zodra je een afbeelding invoegt in een van de Office programma’s, wordt automatisch het veld voor de alternatieve tekst getoond met de vraag om de afbeelding zo duidelijk mogelijk te beschrijven. Dit is verplicht voor alle afbeeldingen die informatie overdragen en niet puur decoratief bedoeld zijn. Het programma genereert zelf al een basisbeschrijving, maar deze is niet voldoende om te voldoen aan de toegankelijksheidscriteria. Medewerkers zullen daarom moeten leren om op een goede manier alternatieve teksten te schrijven en deze in te voegen.  

  • Werk met sjablonen

In Office 365 is het mogelijk om te werken vanuit sjablonen die al toegankelijk zijn. Deze sjablonen worden aangeboden in Word, maar ook in Powerpoint en Excel. Uiteraard kan de gemeente deze ook zelf maken. Microsoft heeft handleidingen online staan waarin staat uitgelegd hoe je een toegankelijk sjabloon maakt. Het voordeel van werken met sjablonen is dat degene die content schrijven niet hoeven na te denken over de toegankelijkheidscriteria. Zo staat bijvoorbeeld de koppenstructuur al automatisch goed ingesteld en is er een voorbeeld tabel aanwezig die toegankelijk is.  

Microsoft biedt bovendien ook toegankelijke sjablonen voor infographics en grafieken. Dit maakt het erg gemakkelijk om visuele informatie op een toegankelijke manier over te brengen. 

  • Creëer toegankelijke pdf’s

Als het bronbestand toegankelijk is, kan het worden geconverteerd naar een toegankelijke pdf. In Word bestaat de mogelijkheid om het document op te slaan als pdf met de optie dat het ‘geschikt is voor elektronische distributie en toegankelijkheid’. Op deze manier worden alle labels meegenomen (bijvoorbeeld van de koppen en tussenkoppenstructuur), zodat de pdf ook op zo’n manier gebouwd wordt dat hulpmiddelen, zoals voorleessoftware, deze begrijpt. 

  • Ondertitel video’s

Video’s ondertitelen kost veel tijd. Om dit efficiënt aan te pakken, is Microsoft Stream ontwikkeld. Deze applicatie binnen Office 365 kan video’s automatisch ondertitelen. De tijd dat dit kost is ongeveer 1 à 2 keer de tijdsduur van de video en daarna is het nog mogelijk om eventuele aanpassingen zelf te doen. Helaas zit hier nog een grote ‘maar’ aan vast: op dit moment is het alleen nog mogelijk om in het Engels of Spaans te ondertitelen. Het is dus nog even wachten tot we het ook in Nederland goed kunnen gebruiken. Wat op dit moment wel een goed alternatief is, is om video’s via YouTube te publiceren. YouTube heeft een eigen service die automatisch ondertitelen mogelijk maakt. Dit is niet de meest mooie vorm van ondertitelen, maar het biedt wel een alternatief voor mensen die niet of slecht kunnen horen.  

Organisatie maakt het succes

Het creëren van toegankelijke content wordt met Office 365 gemakkelijk gemaakt en zal in de toekomst alleen nog maar gemakkelijker worden. Daarnaast biedt Office 365 veel mogelijkheden op het gebied van werken in de Cloud en samenwerken. Dit alles maakt het een compleet pakket dat goed ingezet kan worden binnen gemeenten om efficiënter te gaan werken. Echter mag niet vergeten worden dat de organisatie zelf het tot een succes moet maken. Hiervoor moet er bewustzijn worden gecreëerd op het gebied van digitale toegankelijkheid, zodat iedereen weet waarom het nodig is om op een bepaalde manier te werken en het gebruik van Office 365 tot een succes te maken. 

Meer weten?

Telengy-adviseur Kim Lenders werkt aan de DigiToegankelijkheid van de gemeente Helmond. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.