In de snel ontwikkelende digitale wereld waarin we leven, is het archiveren van e-mailberichten voor overheidsinstanties een uitdaging geworden. Gelukkig is er goed nieuws voor gemeenten en intergemeentelijke organen in Nederland. De algemene rijksarchivaris heeft de “Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024” vastgesteld. Dit biedt een effectieve oplossing voor de problemen waarmee deze instanties te maken hebben bij het beheren van e-mailverkeer.

Voor gemeenten en intergemeentelijke organen die zich hebben aangesloten bij de selectielijst, wordt het implementeren van de selectielijst e-mailbewaring verplicht vanaf 1 januari 2024. Dit biedt een duidelijke deadline en stimuleert organisaties om tijdig in actie te komen.

Termijn van bewaring

Een van de meest opvallende kenmerken van deze selectielijst is dat deze gebaseerd is op de zogenoemde Capstone-methodiek. Dit betekent dat e-mailberichten van sleutelfiguren binnen de organisatie permanent bewaard zullen worden. Voor deze groep wordt dus geen houdbaarheidsdatum ingesteld voor hun e-mails. Sleutelfiguren zijn bijvoorbeeld:

• Leden van het college van B&W
• Ambtelijke topfuncties
• Compliancy officers
• De (jeugd)ombudsman
• Voorzitters
• Leden en/of directeuren van de rekenkamer en de raadsgriffier.

Voor overige functionarissen geldt dat hun e-mailberichten na 7 jaar vernietigd worden. Dit biedt een duidelijke richtlijn voor het beheren van e-mails van medewerkers die niet tot de sleutelfiguren behoren. Daarnaast biedt de selectielijst ook termijnen voor e-mailberichten die zich bevinden in gedeelde en geautomatiseerde functionele e-mailboxen. Dit zorgt voor een gestructureerd en georganiseerd archiveringsproces, waarbij e-mailberichten op een consistente manier worden behandeld.

Niet helemaal nieuw

Het is belangrijk op te merken dat de selectielijst e-mailbewaring 2024 een aanvulling is op de selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. Deze laatste blijft van kracht voor e-mailberichten die ook in een documentmanagementsysteem (DMS) worden bewaard, zelfs als het om een ander exemplaar van hetzelfde bericht gaat.

Kom in actie

Met de selectielijst e-mailbewaring 2024 voor gemeenten en intergemeentelijke organen op komst, is het nu essentieel dat gemeenten stappen ondernemen om zich voor te bereiden. Hier zijn de stappen die gevolgd kunnen worden:

1. Onderzoek de veranderingen

Begrijp de impact van de nieuwe selectielijst op uw gemeente; wie vallen onder de sleutelfiguren en welke e-mails moeten permanent bewaard worden?

2. Analyseer uw huidige archivering

Evalueer uw huidige archiveringspraktijken, identificeer de verschillen tussen de huidige manier van archivering en de gewenste manier van archivering met de selectielijst.

3. Ontwikkel een strategie

Creëer een strategie om uw archiveringsprocessen te verbeteren en aan de eisen van de selectielijst te voldoen.

4. Implementeer de veranderingen

Voer de strategie uit, zorg voor training en bewustwording en wijs verantwoordelijkheden toe.

Tot slot

Al met al biedt de Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen in Nederland een gestructureerde en effectieve aanpak voor e-mailarchivering. Het helpt organisaties om hun digitale archieven te beheren en te voldoen aan de wettelijke vereisten, wat essentieel is in de moderne tijd van informatiemanagement. Het is een stap in de juiste richting om de archiveringsprocessen te stroomlijnen en te zorgen voor transparantie en verantwoordingsplicht in de publieke sector.

Meer informatie is beschikbaar  op de website van de VNG:

• Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2024 (vng.nl)
• Selectielijst e-mailbewaring vastgesteld | VNG

Meer weten?

Voor meer informatie kun je contact met opnemen met Thor Berns, 06 11 48 35 23,   t.berns@telengy.nl.