Auteursarchief: Luc Aarts

Help, mijn hersenen zijn te klein!

Lees het gehele artikel

Het gebeurt mij regelmatig: ik lees een artikel of luister een podcast en denk: “handig, die informatie kan ik later nog wel eens gebruiken!”. Voor een artikel in de Overheid in Beweging bijvoorbeeld. Maar als ik daar dan eenmaal aan begin, zoek ik me suf naar het bewuste artikel of die ene interessante podcast.

Ik schat in dat ik daar niet de enige in ben. Ik hoor nogal eens mensen zeggen dat ze nog ergens een interessante PowerPointpresentatie moeten hebben. Of dat ze ooit een briljante definitie van iets hebben uitgewerkt…maar waar heb ik die ook alweer gelaten?

Wat zou het handig zijn en een hoop tijd besparen als we dat allemaal kunnen onthouden. Maar helaas, zo werken onze hersenen niet. Veel informatie is zo vluchtig, dat het niet verder komt dan de hippocampus, waar zich het kortetermijngeheugen bevindt. Informatie die daar wordt verwerkt, wordt na enige tijd weer ‘weggegooid’. Maar ook ons langetermijngeheugen is kennelijk niet gemaakt om op de grote hoeveelheden informatie die ons dagelijks overspoelen, op te slaan en te ordenen.

Hoe dan wel?

Via het boek ‘Ons werk is stuk’ van Martijn Aslander, Arjan Broere en Mark Meinema (aanrader, lees dat boek), kwam ik in aanraking met de term ‘Second Brain’. Een second brain is soort extern systeem waar je gedachten, inzichten en ideeën kunt vastleggen, organiseren en – niet onbelangrijk – weer kunt terugvinden als je ze nodig hebt. De term is geïntroduceerd door Tiago Forte, die met Building a second Brain een methodiek heeft ontwikkeld rondom personal knowledge management (PKM).

Klinkt goed, zo’n externe harde schijf, waar je alle informatie kwijt kunt waar je hersenen geen raad mee weten. Het geeft rust, bespaart tijd en verhoogt daarmee je productiviteit. En het mooie is: er zijn meer dan voldoende tools en app’s beschikbaar om zo’n tweede stel hersenen in op te bouwen. Van mij tot voor kort onbekende apps als WorkFlowy en Obsidian tot meer gangbare notitie-apps als Evernote of OneNote.

Meer dan een tool

Toch is het nog niet zo simpel. En daar zijn verschillende redenen voor:

  • Het opbouwen van een tweede brein gaat verder dan een app of een tooltje. Zo heeft Tiago Forte een hele methodiek ontwikkeld, waarbij informatie wordt gecategoriseerd op basis van de mate waarin de informatie wordt gebruikt en heeft hij een heel stappenplan voor het verzamelen, organiseren, destilleren en delen van informatie.
  • De ene tool werkt voor de één beter als voor de ander. Het is dus handig om hier tijd in te steken en om te experimenteren. Zo is een app als OneNote heel laagdrempelig, maar biedt Obsidian fancy opties, zoals een grafische weergave van relaties tussen notities. Wat naar mijn idee in elk geval helpt is dat alle informatie zoveel mogelijk via één ingang toegankelijk is.
  • De beschikbare tools bieden veel meer mogelijkheden dan we (vaak) in de dagelijkse praktijk gebruiken. Als ik voor mezelf spreek: ik gebruik OneNote regelmatig, maar ik kom niet veel verder dan het maken en delen van notities of notulen. Maar OneNote biedt ook functionaliteit voor het opslaan (‘clippen’) van internetartikelen, het taggen van informatie of het omzetten van spraak naar tekst. Door je te verdiepen in de in de functionaliteit ben je dan ook beter in staat om gebruik te maken van het potentieel van de tool.
  • Het opbouwen van een tweede brein vergt, net als andere vormen van kennismanagement, een zekere mate van discipline. Het stopt niet bij het opslaan van notities en ideeën. Je ‘future me’, ofwel jijzelf over een paar jaar, moet ook kunnen begrijpen wat je ooit bedoelde met dat plaatje of die tekst die je de moeite waard vond om op te slaan. Regelmatig onderhoud, in de vorm van taggen, reorganiseren, samenvatten en archiveren van informatie is dus nodig. Dat kost dus tijd en aandacht, maar zal als het goed is een hoop tijd besparen voor jouw ‘future me’.

Kortom, een tooltje helpt bij het opbouwen van een tweede brein, maar is slechts het halve werk. Of het werkt? We gaan het zien als ik aan mijn volgende artikel voor Overheid in Beweging begin. Als het goed is, zou dat moeten neerkomen op het verzamelen en redigeren van de informatie die ik heb opgeslagen in mijn tweede brein. Fluitje van een cent dus…

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Online vergaderen, kan dat gratis én veilig?

Lees het gehele artikel

Vanwege het Coronavirus neemt online vergaderen een grote vlucht. Veel organisaties introduceren versneld diensten waarmee je vanuit huis met je collega’s kunt overleggen via videoconference-diensten. Afhankelijk van het aanbod kun je hiermee met meerdere personen videobellen, chatten en bestanden en schermen delen. Echt een uitkomst, is ook mijn eigen ervaring. Maar niet alle organisatie bieden de eigen medewerkers dit soort diensten aan. Hierdoor gaan mensen zelf op zoek gaan naar alternatieven.

Online vergaderen veilig

Voor wie even googelt is een groot aanbod aan online tools en diensten te vinden. Superhandig natuurlijk, én vaak gratis! Maar voor niks gaat de zon op: aanbieders van gratis online diensten leven over het algemeen van de informatie die gebruikers hen aanleveren. Dit roept de vraag op of je gratis online vergaderdiensten wel veilig kunt gebruiken. Zeker in gemeenteland, waar veel met privacygevoelige informatie wordt gewerkt. Tijd dus om eens te spitten in de voorwaarden van een aantal van deze diensten:

Verschillende soorten informatie

Alle aanbieders van online vergaderdiensten verzamelen informatie. Dit geldt niet alleen voor gratis diensten. Naar eigen zeggen doen zij dit om het product of de dienst die zij bieden te verbeteren. Daarbij gaat het om:

Persoonlijke gegevens

Hierbij moet je denken aan informatie over de gebruiker, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer. Bij sommige diensten kun je ook inloggen met je Facebook of Google account. In die gevallen worden ook gegevens over je Facebook / Google profiel verzameld en doorverkocht.

Gegevens over het apparaat dat je gebruikt

Ook informatie over het apparaat dat je tijdens de online vergadering gebruikt wordt verzameld. Het gaat hier bijvoorbeeld om IP adres, MAC adres, locatiegegevens, het soort apparaat en het operating system.

Gegevens over het gebruik van de dienst of het product

Gegevens die betrekking hebben op het gebruik van de dienst zijn bijvoorbeeld, tijd en datum, deelnemers en de duur van de vergadering.

Content

Sommige aanbieders slaan ook content op. Daarbij gaat het bijvoorbeeld over bestanden of scherminformatie die je deelt. Wanneer je een opname maakt van de vergadering wordt deze ook opgeslagen. En ook als je zelf geen opname maakt, kan het zo zijn dat de aanbieder van de dienst dit doet.

Oké, ze verzamelen gegevens…nou en?

Op zichzelf is er niets mis met het verzamelen van gegevens door aanbieders van online vergaderdiensten. Zij verdienen hun geld in ruil voor toestemming om jouw gegevens te mogen verzamelen en te gebruiken. Alleen, in een aantal gevallen gaat het niet alleen over jóuw gegevens, maar mogelijk over gegevens van jouw werkgever of van de inwoners van de gemeente waarvoor je werkt. Zeker bij diensten die content verzamelen is dit het geval.

Hoe dan wel?

Dit artikel heeft niet als doel een advies te geven over welke online vergaderdienst je wel of niet moet gebruiken. Wel om je bewust te maken van de risico’s. Daarom een paar algemene tips:

  1. Maak gebruik van tools die door je werkgever worden aangeboden en hou je aan de voorwaarden die jouw organisatie hieraan verbindt. Als jouw organisatie je toegang biedt tot software is gegevensbescherming in het algemeen goed geregeld.
  2. Kun dit niet? Kijk dan welk alternatief je veilig kunt gebruiken. Lees bijvoorbeeld het privacy statement van de online dienst goed door. Klinkt als veel gedoe, maar ze zijn makkelijk te vinden en over het algemeen best leesbaar opgesteld.
  3. Bedenk wat je bespreekt en deelt. Deel bijvoorbeeld geen bestanden of scherminformatie waar gevoelige informatie op staat. Wees voorzichtig met het bepreken van privacygevoelige onderwerpen. Bedenk daarbij dat je niet altijd weet wie aan de andere kant van de lijn (mee-)kijkt en luistert.
  4. Sommige online tools bieden de mogelijkheid om vergaderingen op te nemen. Vraag voor de zekerheid altijd vooraf toestemming aan de deelnemers als je een vergadering opneemt.
  5. Hou ook andere (thuiswerk) veiligheidsmaatregelen in je achterhoofd. Werk bijvoorbeeld via een veilige verbinding, gebruik veilige wachtwoorden, laat huisgenoten niet meekijken en lock je scherm als je van je werkplek weg bent.

Referenties

Voor dit artikel is gekeken naar de privacy statements van de volgende diensten:

Ook de IBD geeft advies over digitale vergadertools:

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.

DSO als motor voor innovatie

Lees het gehele artikel

Euh…dit is toch een website over de Omgevingswet? Dat klopt. Waarom dan een hele verhandeling over PSD2? Omdat het idee achter PSD2 overeenkomt met dat van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO): waar PSD2 zorgt voor innovatie in de financiële wereld door het beschikbaar stellen van gegevens over betaalrekeningen, doet de DSO dit door het beschikbaar stellen van omgevingsinformatie.

Luc Aarts, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft DSO als motor voor innovatie.

If you only have a hammer…

Lees het gehele artikel

Multi Criteria Evaluatie kan helpen de juiste keuzes te maken bij de invoering van zaakgericht werken

Zo’n tien jaar geleden kwamen de zogenaamde ‘dikke’ zaaksystemen op de markt: generieke applicaties waarmee meerdere producten of processen afgehandeld konden worden. Het idee daarbij was dat het zaaksysteem bestaande (dure) taakspecifieke applicaties in de backoffice overbodig zou maken. Vanuit de gedachte dat alles een zaak is – en dus alle processen zaakgericht afgehandeld kunnen worden – leefde bij velen het idee dat alle processen ondergebracht konden worden in het dikke zaaksysteem. Een zaaksysteem als oplossing voor álles dus.

Gereedschapskist

“If you only have a hammer, everything looks like a nail.” De gedachte dat een zaaksysteem alle processen kan ondersteunen heeft er bij veel gemeenten toe geleid dat het breed inzetten van een zaaksysteem een doel op zichzelf is geworden. De oorspronkelijke doelstellingen raakten daarmee op de achtergrond. Weerstand onder gebruikers was het gevolg, want zij werden geconfronteerd met een systeem dat hun werk niet prettiger maakte.

Nu, tien jaar later, zijn deze inzichten gelukkig veranderd. Onderkend wordt dat niet alle processen zich lenen voor een zaaksysteem. Zaaksystemen zijn ook niet in staat gebleken om (alle) legacy-systemen te vervangen. Daarbij wordt er nog volop gebruik gemaakt van netwerkschijven of zelfs Outlook als het gaat om de opslag van data. Ook de technologische ontwikkelingen hebben niet stil gestaan: zo maken steeds meer gemeenten gebruik van platforms als Office365 of Alfresco, die net als een zaaksysteem mogelijkheden bieden voor digitaal samenwerken, versiebeheer en opslag van ongestructureerde data. Tevens is de hoeveelheid ongestructureerde data, onder andere door de komst van sociale media, alleen maar toegenomen.

In plaats van die ene hamer wordt de gereedschapskist dus langzaamaan juist voller en onoverzichtelijker. Het gevaar daarbij is dat een wildgroei aan oplossingen ontstaat, waardoor informatie gefragmenteerd en onvolledig wordt opgeslagen en slecht toegankelijk is. Gemeenten moeten daarom gaan nadenken over welke (combinatie van) gereedschappen zij voor hun doelstellingen het beste kunnen inzetten.

Waar doen we het ook alweer voor?

Als het gaat om digitaal zaakgericht werken zijn er grofweg drie groepen belanghebbenden te onderscheiden, met elk hun eigen belangen en doelen:

  1. De Klant, ofwel burgers, bedrijven en instellingen die gebruik maken van diensten van de gemeente;
  2. De Baas, ofwel het management en het bestuur van de gemeente;
  3. De Medewerker, ofwel degenen die het werk moeten uitvoeren.

Voor inwoners, bedrijven en instellingen (De Klant) is het van belang dat processen snel en transparant worden uitgevoerd. Het belang van het bestuur en management van de organisatie (De Baas) is juist dat processen efficiënt worden uitgevoerd, binnen de kaders van wet- en regelgeving. Tot slot wil De Medewerker vooral zijn of haar werk goed doen, zonder al te veel administratief gedoe.

In de praktijk zien we dat zaaksystemen (zeker de dikke zaaksystemen) vooral zijn gericht op de belangen van De Klant en van De Baas. Voor de belangen van De Medewerkers (of althans een deel daarvan) is veel minder aandacht. Zij worden geconfronteerd met een hoop administratieve rompslomp en een niet-gebruikersvriendelijke applicatie. Dat is jammer, want zij vormen de groep die het werk moeten doen. De vraag is dan of niet beter gebruik gemaakt kan worden van een ander stuk gereedschap, dat zowel de belangen van De Klant, De Baas als De Medewerker ondersteunt.

Multi Criteria Evaluatie

Een manier om deze afweging te maken is de Multi Criteria Evaluatie (MCE). Met MCE worden de belangen van de drie eerdergenoemde stakeholdergroepen gewogen en gescoord door punten toe te kennen aan de verschillende doelstellingen van de individuele stakeholdersgroepen. Wanneer bijvoorbeeld dienstverlening belangrijker wordt geacht dan gebruikersgemak, zullen de doelstellingen van De Klant hoger scoren dan die van De Medewerker. Ook binnen de doelstellingen van De Klant zullen doelstellingen verschillend worden gewogen

De scores worden vervolgens getoetst aan de mogelijke oplossingen waarmee de doelstellingen kunnen worden bereikt. Zo zal voor de doelstelling ‘inzicht in de status van een zaak’ een zaaksysteem hoog scoren. Een taakspecifieke applicatie zal wellicht juist beter scoren op de doelstelling ‘optimale procesondersteuning’.

Voorbeeld van een MCE

Door op deze manier alle criteria te doorlopen, ontstaat een kwantificeerbare, weloverwogen en herleidbare keuze voor een oplossing of een systeem, afgestemd op de doelstelling van verschillende belanghebbenden. Door alle belanghebbenden te betrekken bij deze analyse, hebben zij inzicht in de manier waarop een keuze tot stand is gekomen. Dit vergroot het draagvlak en draagt bij aan het succes van de uiteindelijke oplossing.

Het is dus van belang om het juiste gereedschap in te zetten om je doelstellingen te bereiken. Als je een schutting bouwt, hoef je niet altijd een hamer te gebruiken. In sommige gevallen is een schroevendraaier of een combinatie van gereedschappen een betere oplossing om hetzelfde doel te bereiken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.

Zaakgericht werken: bezint eer ge volhardt

Lees het gehele artikel

Ruim tien jaar geleden kwamen de eerste zaaksystemen op de markt. Na een voorzichtige start hebben de meeste gemeenten in die tien jaar een zaaksysteem aangeschaft en – met wisselend succes – geïmplementeerd.

Complexe en langdurige trajecten

Bij de meeste gemeenten zijn de doelstellingen om zaakgericht te gaan werken bij aanvang vrij algemeen geformuleerd. In de trant van “we willen onze dienstverlening verbeteren” of “we streven er naar onze werkprocessen te optimaliseren”. Gaandeweg de invoering van zaakgericht werken blijkt pas wat dit concreet inhoudt en dat dit verder gaat dan alleen het implementeren van een zaaksysteem. Bovendien worden in de slipstream van het project vaak andere zaken meegenomen, zoals de inrichting van een klantportaal of koppelingen met taakspecifieke applicaties, teneinde opslag en archivering van documenten te borgen. Als gevolg hiervan zijn trajecten zaakgericht werken zonder uitzondering complex, met als risico dat de invoering langer duurt dan gedacht en dat de resultaten achterblijven bij de verwachtingen. Niet in de laatste plaats omdat de inzichten rondom digitalisering en zaakgericht werken snel veranderen. Resultaat: ontevreden bestuurders en opdrachtgevers en een wegebbend draagvlak onder gebruikers.

Stilstaan en achterom kijken

Het is bij dit soort trajecten dus helemaal niet zo gek om af en toe even stil te staan en achterom te kijken: Waarom deden we dit ook al weer? Zijn de uitgangpunten nog valide? Gaan we onze doelen wel bereiken of is het nodig om bij te sturen? Plan, do, check, act dus, in plaats van vast te houden aan een projectplan dat al enkele jaren oud is.

Zaakgericht werken in Zevenaar

Ook bij de gemeente Zevenaar dacht men er zo over. In 2015 is de gemeente gestart met het project ’Zaakgericht werken in Zevenaar’, met als doel om “inwoners, bedrijven en instellingen goed, snel en zo mogelijk digitaal van informatie te voorzien” en hen “tegemoet te treden vanuit een efficiënte interne bedrijfsvoering”. Gaandeweg is geconstateerd dat deze doelstellingen nog niet allemaal zijn gehaald. Daar komt bij dat de gemeente per 1 januari 2018 samengaat met de gemeente Rijnwaarden, waar nog niet wordt gewerkt met een zaaksysteem. Een goed moment dus voor een herijking en een nieuwe impuls aan de zaakgericht werken.

Menno Bak, manager Bedrijfsvoering bij de gemeente Zevenaar en opdrachtnemer van het project ‘Zevenaar werkt zaakgericht’ hierover: “Wij merkten dat er een duw moest worden gegeven aan het zaakgericht werken in onze gemeente. We lagen wat stil. Het beeld was gechargeerd: ‘we hebben een zaaksysteem, dus we werken zaakgericht’ en ‘als het zaaksysteem mij belemmert in mijn werk, dan werk ik er gewoon omheen’. Dat het grootste deel van de zaakgerichte beweging een veranderkundige exercitie was, waarbij digitale houding en dito gedrag met een toefje discipline, erg belangrijk zijn, kwam niet goed uit de verf.  Om een scherp beeld te krijgen van waar we in samenhang op zouden moeten gaan inzetten hebben we Telengy gevraagd de peilstok in het zaakgericht werken in Zevenaar te houden.”

Dat een dergelijke analyse confronterend kan zijn voor de organisatie realiseert Menno zich.  Toch reageerde de organisatie eigenlijk prima. Menno: “Medewerkers zijn zich ervan bewust dat een goede informatiehuishouding veel voordelen in hun werk en dat van anderen oplevert.”

Menno Bak en Luc Aarts

Wat heeft het opgeleverd?

De belangrijkste vraag is natuurlijk of de gemeente iets opgeschoten is met deze analyse. Menno daarover: “Wij hebben nu een goed samenhangend beeld van waar wij de komende maanden interventies op gaan plegen. Je moet dan bijvoorbeeld denken aan extra opleidingen, het beter in beeld brengen van de verschillende rollen, het waarom van zaakgericht werken nog eens goed uitleggen en het opstellen een uitmuntende gebruikershandleiding.” Concluderend zegt Menno Bak:

“zaakgericht werken geeft inzicht in de digitale volwassenheid van de organisatie. Gebruik dit middel als vliegwiel om je organisatie beter digitaal te laten presteren.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.

Verlean de gemeentelijke informatievoorziening

lean verspillingen informatievoorziening
Lees het gehele artikel

Informatie is cruciaal in onze steeds verder digitaliserende maatschappij. De continu veranderende eisen en wensen van binnen en buiten de organisatie maken de informatievoorziening van overheden tegelijkertijd steeds complexer. Dit vraagt om een informatievoorziening die efficiënt en effectief is ingericht, waarbij geen tijd en inspanning verloren gaan aan het zoeken naar informatie, het verstrekken van foutieve informatie of het bijhouden van dezelfde informatie in verschillende systemen. Kortom, om een informatievoorziening die lean is ingericht.

Lean is een manier van werken waarbij alle handelingen die niet bijdragen aan waarde voor de klant, zoveel mogelijk worden vermeden. De leanfilosofie kent vijf leidende principes: klantwaarde, waardestroom, flow, pull en perfectie. Door vanuit deze principes naar informatievoorziening te kijken en instrumenten uit de lean filosofie toe te passen, is grote winst te halen. Het leidt tot hogere kwaliteit, lagere kosten en meer flexibiliteit ten aanzien van nieuwe ontwikkelingen.

Klantwaarde en waardestroom

Bij lean staat de klant centraal. De klant is in een gemeentelijke context alleen geen eenduidig begrip. De klant kan zowel een inwoner of bedrijf zijn, maar ook een medewerker, bestuurder of ketenpartner. Maar als je kijkt naar klantwaarde van informatie zou je wel kunnen stellen dat alle klanten hetzelfde willen, namelijk de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats. Informatie als water uit de kraan dus. Dat valt in de praktijk vaak nog tegen. Als je nauwkeuriger kijkt naar hoe informatie door een proces stroomt (de waardestroom) blijkt dat dit vaak gepaard gaat met handelingen die geen klantwaarde bieden.

Er zijn in leantermen zeven soorten activiteiten die niet bijdragen aan klantwaarde, de zogenaamde verspillingen. In de figuur hiernaast zijn voorbeelden opgenomen van verspillingen in de gemeentelijke informatievoorziening.

Iedereen kent waarschijnlijk wel vergelijkbare voorbeelden uit de praktijk. Het leidt ertoe dat gebruikers van informatie bezig zijn met de verkeerde dingen. Je zou dat een verspilling van talent kunnen noemen. Verspilling van talent wordt daarom ook wel als de achtste verspilling genoemd, bovenop de al eerdergenoemde zeven.

Flow, Pull en Perfectie

Het ultieme doel is dat informatie op de juiste manier door het proces stroomt (flow). Daarbij moet informatie de kwaliteit hebben die het proces op dat moment vereist en moet de informatie beschikbaar zijn op het moment dat de gebruiker het nodig heeft (pull). Dat lukt meestal niet ineens. Het streven moet daarom zijn dat iedereen die onderdeel is van de waardestroom steeds bezig is met de vraag hoe informatiestromen verder kunnen worden verbeterd (Perfectie). Maar hoe krijg je dat voor elkaar?

Schaap met vijf poten

Van oudsher heeft gegevensbeheer vooral betrekking op het beheer van specifieke gegevensbronnen van bijvoorbeeld een afdeling. Om vragen van binnen en buiten de organisatie betrouwbaar en efficiënt te kunnen beantwoorden moeten gegevens steeds meer over applicaties, afdelingen én organisaties heen kunnen worden gebruikt en uitgewisseld. Daarvoor is het nodig dat afspraken worden gemaakt, niet alleen over de inhoud van individuele gegevens, maar ook over het gebruik en de uitwisseling ervan.

Hiervoor is een integrale benadering van gegevensbeheer nodig, die ook wel wordt aangeduid met de term gegevensmanagement. Een gegevensmanager richt zich op de samenhang tussen de verschillende gegevensverzamelingen en het organisatiebrede gebruik van gegevens. Iemand die zich bezig houdt met het genereren van klantwaarde uit informatie. Daarvoor is wel een schaap met vijf poten nodig. Hij moet immers zicht hebben op gegevens, architectuur, processen, organisatie en techniek. En dan moet hij de organisatie daar ook nog in mee zien te krijgen.

De leanfilosofie biedt de gegevensmanager handvatten om deze rol op een effectieve manier in te vullen. Door inzicht in de waardestroom is hij in staat verspillingen zichtbaar te maken en kan hij  samen met de organisatie (blijvend) verbeteringen doorvoeren. Het resultaat is dat medewerkers zich kunnen richten op hun kerntaken en dat informatie die zij daarbij nodig hebben inderdaad als water uit de kraan stroomt.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.

Weg met de kaart!

Lees het gehele artikel

“Een kaartje zegt meer dan duizend woorden”. Deze uitspraak is al decennia de mantra van vrijwel iedereen die zich bezighoudt met geo in Nederland. Terecht ook, want kaarten bieden de mogelijkheid om complexe informatie overzichtelijk te presenteren op een manier die visueel vele malen aantrekkelijker is dan een lap tekst.

Luc Aarts, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, beschrijft de belangrijke rol die ‘de kaart’ krijgt met de komst van de Omgevingswet.

Een goed geïnformeerde burger, daar is geen Omgevingswet voor nodig

Lees het gehele artikel

Een paar jaar geleden heb ik als burger een poging gedaan om een woning te splitsen. Dat leek een goed idee: een oude tuinderij met woonbestemming en meer dan genoeg grond en opstallen. Daar kon je gemakkelijk twee woningen van maken. Omdat ik geen benul had waar ik moest beginnen, ben ik in eerste instantie op de website van mijn gemeente gaan zoeken naar informatie over dit onderwerp. Maar helaas, daar was geen woord te vinden over het splitsen van woningen…

Luc Aarts, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur, schrijft over beschikbaarheid van relevante informatie.

 

Prioriteren van projectportfolio’s

Lees het gehele artikel

Waarschijnlijk heeft iedere i-adviseur er wel eens mee te maken: aan het begin van het jaar ligt er een waslijst met wensen voor nieuwe software, updates en innovatieve plannen, allemaal vertaald naar een ambitieus projectenportfolio voor de afdeling informatievoorziening. En zie daar dan maar eens kaas van te maken. Want hoe goed en noodzakelijk al die projecten ook lijken, de capaciteit en de middelen bij de afdeling informatievoorziening zijn beperkt. Er moeten dus keuzes worden gemaakt. Voor een aantal projecten is dat niet zo moeilijk. Denk bijvoorbeeld aan wettelijke verplichtingen of aflopende onderhoudscontracten. Maar hoe prioriteer je de overige projecten? Welke keuze leg je voor aan de beslissers? En hoe kun je aan iedereen uitleggen waarom het ene project wel en het andere niet wordt uitgevoerd?

Mijn ervaring is dat het goed werkt als je de keuzes in één overzichtelijk, schematisch plaatje weergeeft. Zoals bijvoorbeeld de onderstaande figuur: het zogenaamde ‘keuzeprioriteringsmodel’, gebaseerd op een model van Beijen, M., Broos, E., Lucas, E. (2007), Strategische inzet van IT, een leidraad voor business-informatiemanagement, Kluwer.

Gemeentelijke projectportfolio's

Belang versus risico’s

In deze figuur zijn alle projecten voorzien van een score en geplot in een grafiek, met op de verticale as de mate waarin een project bijdraagt aan de strategische doelstellingen van de organisatie en op de horizontale as het risico dat een project oplevert. Daarbij kun je denken aan bijvoorbeeld draagvlak organisatieaspecten of financiële risico’s.

De figuur is verdeeld in vier kwadranten. In het kwadrant linksboven zijn de risico’s laag en is de impact groot. Projecten die in dit kwadrant vallen moet je zeker uitvoeren. In het kwadrant rechtsonder daarentegen zijn de risico’s groot en is de impact klein. Deze projecten zou je zoveel mogelijk moeten vermijden. Projecten in de overige twee kwadranten zou je moeten oppakken als de risico’s kunnen worden beperkt (rechtsboven) of als er tijd of geld over is (linksonder).

Identificeren quick-wins

Nog interessanter wordt het als de kosten van een project worden meegenomen in het schema. Dit is gedaan in onderstaande figuur. Hierin is elk project weergegeven als een cirkel. De diameter van de cirkel staat voor de relatieve kosten: hoe groter de cirkel, hoe hoger de kosten. In deze figuur zijn eenvoudig de quick wins te onderscheiden: projecten met een laag risico, een hoge impact en lage kosten (projecten A en E in dit voorbeeld).

Gemeentelijke projectportfolio's 2

Met een dergelijk model is aan de hand van één plaatje aan iedereen in de organisatie uit te leggen waarom projecten wel of niet (moeten) worden uitgevoerd. Maar de grootste kracht van dit model zit naar mijn mening in de discussie die eraan vooraf gaat. Hoe een project scoort in dit model is niet arbitrair. Wat versta je bijvoorbeeld onder risico’s? Wanneer is de bijdrage aan de organisatiedoelstellingen in het ene geval hoger dan in het andere? Door met verschillende betrokkenen de discussie aan te gaan over dit soort vragen, ontstaat een breed draagvlak voor het projectenportfolio. En daar is het toch allemaal om te doen!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Luc Aarts, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 54 74 38 47 of via e-mail: l.aarts@telengy.nl.