Twee jaar geleden is de gemeente Stein gestart met het plan om een eigen ICT-omgeving buitenshuis neer te zetten met virtuele werkplekken en de bijbehorende ICT-infrastructuur in de vorm van een SaaS-oplossing. Hierbij is rekening gehouden met de mogelijkheden voor de lange termijn. De best passende oplossing op dat moment was om een ICT-aanbesteding uit te zetten in de markt.
De aanloop
Bij de start van het aanbestedingstraject heeft de gemeente de toenmalige ICT-omgeving in kaart gebracht en de gewenste ICT-omgeving en (virtuele) werkplekken functioneel beschreven, inclusief de leveranciersondersteuning. In de Europese aanbesteding is gebruik gemaakt van de BVP (Best Value Procurement) methodiek. Op basis van een aantal selectiecriteria is een vijftal leveranciers geselecteerd voor de volgende ronde, waarbij een plafondbedrag voor de aan te bieden oplossing in ogenschouw is genomen. Uiteindelijk is de opdracht in april 2015 gegund aan leverancier Open Line in Beek.
Vlak daarna is gestart met de implementatie. Binnen de gemeente Stein is een intern projectteam samengesteld onder leiding van Jan Ermans, intern projectleider van de gemeente Stein en Telengy-adviseur en projectleider Harrie Dahlmans. “Aandachtspunt tijdens de implementatie is de afstemming met externe leveranciers”, aldus Jan Ermans. “De planning en bewaking hiervan is essentieel voor de totale planning van het project”. Tweewekelijks heeft er een voortgangsoverleg plaatsgevonden en één keer per maand was er een stuurgroepoverleg, bestaande uit de ambtelijke opdrachtgever en de vertegenwoordiger van de gebruikers vanuit de gemeente Stein. Aan de andere kant zaten er de businessmanager en accountmanager van Open Line, ondersteund door de eigen projectmanager.
Livegang
In het weekend van 7 en 8 november 2015 is de gehele omgeving live gegaan, naar tevredenheid van alle partijen. Harrie Dahlmans heeft de gemeente Stein begeleid op het gebied van projectmanagement, timemanagement en verwachtingsmanagement: de juiste dingen doen op de juiste momenten, druk houden op de voortgang, de communicatie richting verschillende testers, het loggen van activiteiten. Indien nodig hield hij ruggespraak met de opdrachtgever. “Het opleverproces is erg soepel verlopen”, aldus Harrie Dahlmans. De nieuwe ICT-omgeving is ingericht, getest en uitgerold naar de gehele organisatie. De fysieke werkplekken zijn vervangen en er is een proeftuin ingericht voor mobile device management: momenteel wordt onderzocht hoe mobiel werken in Stein in de toekomst kan worden ondersteund, met welke devices en op welke functionele wijze. Uiteindelijk moet de gemeente Stein toe naar een ‘Choose Your Own Device’-concept, waarbij gebruikers kunnen kiezen uit meerdere fysieke werkplekken (zowel met een laptop als een tablet). Dit doet de gemeente Stein zelf en valt buiten de scope van het migratieproject.
Overdracht
De week na de migratie was nog erg intensief, doordat een aantal koppelingen pas na livegang getest konden worden. Dit is nog een heftige week geweest voor beide partijen. Ten slotte heeft er een officiële overdracht naar beheerorganisatie Open Line plaatsgevonden en is het totale proces geëvalueerd met het projectteam in Stein. De gemeente Stein gaat uit van een langdurige samenwerking met Open Line. Harrie Dahlmans: “Ik kijk met een goed gevoel terug op dit interessante traject. Daarbij ben ik zeer tevreden over de samenwerking met leverancier Open Line, een club met jonge, enthousiaste en betrokken mensen. Er zijn al enkele gemeenten die meer informatie zouden willen ontvangen over hoe het project in Stein is aangepakt. In maart gaan we die geïnteresseerde gemeenten meer vertellen”. Jan Ermans: “Wij kijken terug op een geslaagd traject. Door de inzet van alle partijen hebben wij dit traject binnen de gestelde doelen kunnen afronden en de gemeente Stein kunnen voorzien van een toekomst bestendige ICT-omgeving”.
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Harrie Dahlmans, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 81 42 95 16 of via e-mail: h.dahlmans@telengy.nl.
