Grip houden op het daadwerkelijk datagedreven werken betekent het organiseren van de processen, procedures, afspraken en maatregelen.

Datagedreven werken is een begrip dat steeds meer genoemd wordt in de wandelgangen van gemeenten. Om de onderlinge samenhang van data projecten te waarborgen is er grip nodig. Dit kan een gemeente ondersteunen om efficiënt en effectief doelstellingen te realiseren. Daarnaast zorgt het voor een transparante verantwoording aan belanghebbenden zoals gemeenteraad, inwoners, ondernemers, bezoekers en samenwerkingspartners.

Het eerste artikel van deze reeks richtte zich op sturen, visie, missie en de datastrategie om op hoofdlijnen te bepalen op welke wijze de gemeente maatschappelijke opgaven wil oplossen met behulp van data. Grip houden op het daadwerkelijk datagedreven werken betekent het organiseren van de processen, procedures, afspraken en maatregelen.

In dit tweede artikel staat grip op datagedreven werken door organiseren centraal:

• grip door sturen;
• grip door organiseren;
• grip door transparantie;
• grip door toezicht houden.

Grip door organiseren

Om grip te houden moet er veel ingeregeld worden op alle niveaus van de organisatie. Het ministerie van Justitie en Veiligheid stelde het onderstaande raamwerk samen voor een organisatie die datagedreven werkt.

Figuur 1 Ministerie Justitie en Veiligheid

De organisatie

Een gemeente heeft een buitengewoon complexe organisatiestructuur. De keuze waarop datagedreven werken ingebed wordt, is cruciaal voor het vormen van een datagedreven gemeente. Veel gemeenten kiezen voor één centraal team, bijvoorbeeld het CDO (Chief Data Office), dat in sterke verbinding staat met verschillende decentrale uitvoeringsteams. Dit zorgt voor meer samenwerking en uitwisseling. Gedecentraliseerde vormen kunnen zorgen voor verschillende werkwijzen binnen de organisatie en uiteindelijk tot tegenstrijdigheid leiden.

Het CDO kan het beste werken volgens een vaste methodologie met de juiste technologie bij elk project. Zodat de werkzaamheden aansluiten bij de vastgestelde doelstellingen. Datagedreven werken leent zich voor een iteratieve werkwijze. Het kortcyclisch werken geeft ruimte om projecten aan te passen naar de behoefte van de organisatie of de eindgebruiker. Daarnaast kan er bijgestuurd worden wanneer een project niet binnen de uniforme voorwaarden en standaarden lijkt te blijven of zijn maatschappelijke doelstellingen niet lijkt te halen.

Infrastructuur

Door de technologische vooruitgang is het steeds beter en eenvoudiger mogelijk om een infrastructuur te bouwen die flexibel en schaalbaar is. Om een snel en effectieve gegevensuitwisseling te organiseren, te voldoen aan de privacywet en efficiënt om te gaan met data kunnen gemeenten werken via het Common Ground principe. Voor het uitwisselen van gegevens richt dit principe zich op het loskoppelen van data van werkprocessen en applicaties en het bevragen van data bij de bron. Waardoor gegevens voor de gemeenten en andere bevoegde partijen effectief toegankelijk zijn.

Data- en informatiemanagement

CDO’s hebben het meeste grip als ze de data governance hebben ingericht op bestuurlijk, strategisch, tactisch en operationeel niveau.

De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid omschrijft data governance als een set aan (besluitvormings)processen, waarmee de belangrijkste ‘data-assets’ gestuurd, gecoördineerd en beheerst worden en waarmee tevens de kwaliteit van de data gegarandeerd kan worden. De kwaliteit van de datagedreven producten zijn direct afhankelijk van de kwaliteit van de data. De data zal nooit 100% zijn, dit is ook niet nodig om waarde uit de data te halen, maar het moet wel duidelijk zijn wat de kwaliteit is om vervolgens reële conclusie te kunnen trekken uit de analyses. Het ministerie van Justitie en Veiligheid benoemde de volgende hoofdthema’s die voor datagovernance verder uitgediept moeten worden om goed met data om te gaan.

Figuur 2 Ministerie Justitie en Veiligheid

Inzichten gedreven besluitvorming

Wanneer een gemeente de keuze maakt om meer datagedreven te werken moet er niet alleen maar met data gewerkt worden, maar deze data moet ook omgezet worden naar inzichten en gebruikt worden voor beleids- of besluitvorming. Dit proces van waarderealisatie kan geborgd worden, door afspraken te maken met de eindgebruiker over:

• waarom informatie essentieel is voor betere besluiten of beter beleid;
• waar in het besluit- of beleidsvormingsproces de inzichten uit de activiteit gebruikt gaan worden;
• op basis van welke factoren een besluit gaat plaatsvinden;
• welke inzichten zijn er nodig om het besluit- of beleidsvormingsproces goed te ondersteunen.

Uiteindelijk moet de datagedreven activiteit waarde opleveren voor de eindgebruiker en de belanghebbende.

Datavakmanschap

Er is datavakmanschap nodig van CDO-medewerkers die een primaire rol hebben in het datagedreven proces. Onder datavakmanschap wordt de kennis en kunde verstaan om inzichten te verkrijgen uit data- en informatieproducten, op de hoogte zijn van wet- en regelgeving en instrumenten in handen hebben om hier aan te kunnen voldoen en bewust en verantwoord om te gaan met het gebruik van data. Het CDO is multidisciplinair en bestaat uit medewerkers met soms meerdere rollen en verschillende expertises en specialisaties. Rollen in het team kunnen variëren op basis van het project of manier van werken.  Afhankelijk van de omvang en de datavolwassenheid van de gemeente kunnen onderstaande rollen onderscheiden worden.

Figuur 3 Stichting ICTU

Goed opgeleide medewerkers kunnen niet alleen hun taken verantwoord en efficiënt uitvoeren, zij kunnen gemeente breed meedenken, zij begrijpen de implicaties van hun werkzaamheden en kunnen anticiperen wanneer er risico’s dreigen te ontstaan.

Competentie ontwikkeling

Tot slot kan de gemeente alleen grip houden op datagedreven werken in een databewuste cultuur. Hiermee wordt bedoeld dat medewerkers nadenken op welke wijze datagedreven werken invloed heeft op de organisatie en de organisatiedoelstellingen. Hiervoor moeten zij datageletterd zijn, datageletterdheid wordt vaak omschreven als de vaardigheid om effectief met data te kunnen werken. Dit geldt voor alle medewerkers die datagedreven werken, inclusief de medewerkers die werken met de informatie uit dit proces.

Bronnen

De inspiratie voor de serie Grip op datagedreven werken heb ik gehaald uit de presentatie van Ger Manders over Governance in Samenwerking en Paul Jansen over Architectuur, GEMMA en Common Ground. Beide presentaties waren onderdeel van de Telengy Academy.

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken met de hulp van mijn collega’s die 25 jaar actief zijn in de gemeentelijke wereld.

De kennis in de serie komt uit de volgende bronnen:

• Deloitte. Risico Management meer dan de som der delen.
• Deloitte. Gemeente Governance Projecten in Control Het onverwachte beheersen.
• Digitale Overheid. Toolbox Datagedreven werken.
• De Utrechtste Data School. De Ethische Data Assistent (DEDA).
• De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Kenniswiel Data Governance.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad Datastrategie 2020-2022.
• Gemeente Eindhoven. Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie
• ICTU: Leer- en expertisepunt datagedreven werken. Chief Data Officer, aanjager van datagedreven overheidsorganisaties.
• Ministerie Justitie en Veiligheid. Datagedreven werken: Wat is er voor nodig?
• Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Albert Meijer en Erna Ruijer. Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO): Borgen van waarden bij de digitalisering van het openbaar bestuur
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• Rijksoverheid. NL DIGITAAL: Interbestuurlijke Datastrategie Nederland.
• U.S. Department of Education. Office of the Chief Data Officer

Meer weten?