In mijn gedachte stel ik me een zucht van verlichting voor die over het dorpsplein ging toen de eerste bureaucratische maatregelen werden afgekondigd, de eerste stap die de willekeur zou afschaffen en elke inwoner van de streek een gelijke behandeling zou geven. Het fundament onder een gelijke behandeling, een pijler van de toekomstige grondwet. De zucht van verlichting is anno 2025 omgeslagen naar een kreun van zwaarte. Bureaucratie is als molensteen aan de voet van een goed en soepel lopende overheid.  

Fundament van vertrouwen

Bureaucratie biedt praktische voordelen voor een gemeente. Ze zorgt voor transparantie, omdat elke beslissing wordt vastgelegd. Dit maakt de overheid verantwoordelijk en inwoners kunnen zien wat er gebeurt. Daarnaast biedt ze rechtszekerheid: iedereen weet dat dezelfde regels gelden voor iedereen. Gestandaardiseerde procedures zorgen voor snelheid en duidelijkheid, zoals bij het aanvragen van vergunningen. De vaste structuren zorgen voor stabiliteit, ook als politici wisselen. En ten slotte beschermt bureaucratie tegen corruptie, omdat alles onder toezicht staat. Het is een systeem dat meer biedt dan alleen regels; het is een fundament van vertrouwen. 

Maar waar gaat het dan mis?  

Bureaucratie kan verstrikt raken in haar eigen regels en procedures, waardoor ze van middel tot doel wordt. Onderzoek toont aan dat te veel regels en protocollen leiden tot “regeldruk”, waarbij ambtenaren meer tijd besteden aan het naleven van regels dan aan het dienen van inwoners (Hood, C., ‘The Blame Game’, 2011). Complexiteit vergroot de kans op fouten en vertraagt processen. Daarnaast kan bureaucratie een cultuur van risicomijding creëren, waarin ambtenaren bang zijn om beslissingen te nemen uit angst voor aansprakelijkheid. Ook kan een teveel aan lagen in de organisatie leiden tot traagheid en gebrek aan innovatie, omdat elke beslissing langs talloze goedkeuringen moet. Ten slotte kan bureaucratie inwoners ontmoedigen door een gebrek aan persoonlijke benadering en het gevoel dat ze een nummer zijn. 

Begrip voor verantwoorde bureaucratie

Om bureaucratie dienstbaar te maken aan inwoners en ondernemers, moeten regels en procedures continue worden verstevigd; dit gebeurt vaak met digitalisering en automatisering. Dat betekent niet altijd snellere processen of meer gebruiksvriendelijkheid. Digitalisering is vaak moeilijk te begrijpen voor de buitenwereld en soms hoor je ook binnen gemeenten klachten. Maar het werk van informatiemanagers, i-adviseurs, functioneel- en applicatiebeheerders, CISO’s, ISO’s, FG’s, dataengineers, DIV-medewerkers en nog zoveel meer andere functies in de informatievoorziening zorgen wel voor een verantwoorde bureaucratie. Zij moeten zorgen dat het transparant is voor inwoners op welke wijze beslissingen worden genomen, met duidelijke (algoritme-)registers. Zaakgericht werken en services bieden direct inzichten in lopende aanvragen en procedures. Een goed ingericht Woo-, Wmebv-, en Wep-proces geeft inwoners, journalisten en ondernemers toegang tot informatie. Een verantwoorde digitale bureaucratie is meer dan technologie; het is een systeem dat privacy en gegevensbescherming waarborgt, algoritmen transparant maakt en menselijke controle behoudt waar dat nodig is. Het systeem moet toegankelijk zijn voor iedereen, met duidelijke uitleg en ondersteuning, ook voor wie digitaal minder vaardig is. Door helder te communiceren en een persoonlijke benadering te behouden, creëren we een bureaucratie die zowel efficiënt als mensgericht is. Leve de bureaucratie! 

Want uiteindelijk is bureaucratie als het skelet van een samenleving: te stijf en het verlamt, te flexibel en het bezwijkt. De kunst is om het zo te bouwen dat het stevig staat, maar nooit in de weg zit.