Copyright: Siebe Swart, 2016

Alle gemeenten hebben te maken met de complexiteit van de processen Jeugd, Wmo en PGB. Vele gemeenten raken daardoor hun grip hierop kwijt. Dat ligt niet altijd aan de zorgaanbieders of aan de gemeente zelf, maar komt doordat handmatige en digitale werkzaamheden door elkaar heen lopen en zorgaanbieders inconsequent zijn in de wijze van declareren. Zowel op inhoudelijk, administratief, financieel als technisch gebied zijn er verscheidene uitdagingen. De procesgang rondom Jeugd, Wmo en PGB is daarom te bestempelen als ‘trial-and-error’; zeker voor gemeenten die de Wmo- en Jeugdtaken zelf uitvoeren.

Er zijn een aantal hoofdvragen waarmee gemeenten op dit moment worstelen:

• Krijgt u van uw accountant een goedkeurende verklaring voor de declaratie rond de processen Jeugd, Wmo en PGB?
• Constateren uw medewerkers dat de hoeveelheid tijd die zij moeten besteden aan de administratieve verwerking van declaraties van zorgaanbieders sterk oploopt?
• Verloopt het declareren door de zorgaanbieders nog voor een groot deel handmatig?
• Lopen de interne (geautomatiseerde) processen bij u nog niet naar wens?
• Bent u nog niet aangesloten op de webservice van het GGK?

Als u één deze vragen met ‘ja’ beantwoordt, heeft Telengy voor u de oplossing!

Ideale situatie

Bij het inrichten van het administratieve proces rondom de zorgdeclaraties kan het volgende ideaalplaatje worden geschetst:

“De gemeente sluit op basis van een intake een contract af met een zorgaanbieder. Na zorg te hebben verleend, dient de zorgaanbieder zijn declaraties in via het digitale platform van VECOZO op basis van gestandaardiseerde -en bij alle partijen bekende- productcodes en gegevens. VECOZO biedt via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) de declaraties aan bij de gemeente. De gemeente controleert of de gegevens kloppen en of de juiste AGB-code bekend is, koppelt dit terug aan de zorgaanbieder en verwerkt de gegevens vervolgens volledig geautomatiseerd in zowel de domeinapplicatie voor Wmo en Jeugd als in de financiële applicatie. De afdeling Financiën gaat over tot uitbetaling van de declaratie.”

In de praktijk

De praktijk wijst echter uit dat de ideale situatie op dit moment niet altijd de werkelijkheid is. Er kunnen dus meerdere redenen zijn waarom u nog niet de volledige controle heeft op de processen Jeugd, Wmo en PGB:

• De contracten met de zorgaanbieders voor 2015 waren al eind 2013/begin 2014 afgesloten en op dat moment was er nog maar weinig bekend over de wijze waarop de administratieve verwerking van declaraties zou gaan plaatsvinden;
• De zorgaanbieders zijn nog niet allemaal aangesloten bij VECOZO, waardoor een deel van hen niet digitaal maar schriftelijk declaraties indient (dit genereert extra werk, bijv. scannen);
• De zorgaanbieders gebruiken niet altijd de juiste gegevens en productcodes;
• De gemeente maakt veelal gebruik van ‘eigen’ productcodes, omdat er nog geen alternatief is. Het gebruik van de productcodes van de gemeente en de zorgaanbieders kunnen daardoor van elkaar afwijken.

Nb. Eind 2015 zijn er landelijke standaardproductcodes beschikbaar gekomen, waardoor het voor alle partijen mogelijk wordt om eenduidige productcodes te gaan gebruiken;

• Bij de gemeente is niet altijd de juiste AGB-code van de zorgaanbieders bekend, waardoor betalingen niet kunnen worden uitgevoerd;
• De gemeente maakt nog gebruik van het webportaal van het GGK en niet van de webservice, waardoor er nog diverse handmatig handelingen moeten worden verricht.

Telengy helpt

Inmiddels heeft Telengy diverse gemeenten ondersteund in het oplossen van de problemen rondom deze materie. Hierbij hanteren wij de volgende aanpak:

• Het actuele declaratieproces met de bijbehorende gegevensstromen wordt exact in beeld gebracht;
• De contracten die met de zorgaanbieders zijn afgesloten worden gescreend op de vraag of zij wel de verplichting bevatten om declaraties via VECOZO in te dienen;
• Er wordt geïnventariseerd welke AGB-codes zorgaanbieders gebruiken c.q. dienen te gebruiken bij het declareren;
• Bij de afdeling I&A wordt nagegaan wat de stand van zaken is rondom de technische mogelijkheid om de domeinapplicaties aan te sluiten op de webservice van het GGK;
• Het toekomstige declaratieproces wordt vastgelegd met afspraken over gegevensstromen en activiteiten van medewerkers (inhoudelijk en financieel);
• Er worden in overleg aanvullende afspraken gemaakt met zorgaanbieders over het gebruik van codes en declaratiegegevens.

Op de korte termijn krijgt u inzicht in de stand van zaken in uw organisatie, gevolgd door een stappenplan om grip te krijgen op de processen. Voor de middellange en lange termijn maken wij een scenarioplan. Dit scenarioplan bevat alternatieven voor situaties die zich mogelijk zouden kunnen voordoen. Zo bent u ook voorbereid op toekomstige situaties.

Concreet resultaat tegen vooraf bepaalde investering

Telengy start met een oriënterend gesprek welke resultaten voor u van belang zijn. Naar aanleiding van onze eerdere ervaringen kunnen wij een zeer realistische inschatting maken van de noodzakelijke stappen en inspanningen.

Op basis hiervan doen wij u een voorstel over de te leveren resultaten, de inzet die daarvoor nodig geacht wordt (zowel vanuit onze als uw organisatie) en de investering die u daarvoor moet doen. Op basis van het voorstel en de aangegeven investering zullen wij de afgesproken resultaten voor u realiseren. U weet dus vooraf waar u aan toe bent.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marcel Lemmen via e-mail (m.lemmen@telengy.nl) of telefoon (06 50 43 15 77).