Het is geen geheim dat de druk in het sociaal domein hoog is, van krappe budgetten tot een hoge werkdruk bij medewerkers. Tegelijkertijd is de behoefte om meer grip te krijgen op het sociaal domein groot. Concrete voorbeelden van informatiebehoeften in het sociaal domein zijn: de jaarlijkse verantwoording van de zorgaanbieders en het monitoren van de verwijzingen naar het voorliggend veld versus de middelen die hiervoor beschikbaar zijn. Maar denk ook aan meer organisatorische informatie zoals de hoeveelheid contactmomenten, de werkdruk binnen een team of inzicht in wachtlijsten.  

In onze rol als adviseur zijn we betrokken bij informatievraagstukken en horen we vaak: ´we hebben een dashboard nodig om meer inzicht te krijgen´. Of ´we moeten meer datagedreven gaan werken´. Om datagedreven werken in een organisatie te definiëren bestaan er verschillende niveaus van volwassenheid. Onze collega´s Tim van der Pol en Roel Ottens schreven hier eerder een artikel over ‘Naar een volwassen dataorganisatie, maar waar naartoe?!’ In dit artikel staat een groeimodel uitgewerkt waaraan de ambitie en huidige situatie gemeten kan worden. Een grootschalige verandering, in de vorm van het neerzetten van een data-organisatie met bijpassende architectuur en formatie vraagt veel van de capaciteit van een gemeente en is in de meeste gevallen niet realistisch. 

De meeste gemeenten werken op kleine schaal al datagedreven. Het is bijvoorbeeld heel herkenbaar dat er excel-lijsten worden bijgehouden met rapportages of met gegevens die medewerkers niet in een zaak- of regiesysteem kwijt kunnen. Ook dit is al een vorm van datagedreven werken. Ook zonder dashboard kun je al nadenken hoe dit soort informatie beter positioneert in de organisatie. Niet alleen vanuit gebruikersgemak, maar ook om meer regie op gegevens, kwaliteit, veiligheid en privacy te krijgen. Daarbij is het vooral belangrijk om uit te gaan van de informatiebehoefte die speelt in de organisatie en daarna pas na te denken over het middel (bijvoorbeeld een dashboard) dat daarvoor wordt ingezet. Door vooraf goed na te denken over de informatiebehoefte creëer je ook een basis om verder te bewegen naar een meer datagedreven organisatie.  

Stappen om aan te sluiten bij de informatiebehoefte uit de organisatie

Stap 1: Bepaal wat echt nodig is

Door keuzes te maken komt er focus en minimaliseert de administratieve last. Denk na over wat er nu echt nodig is, wat is noodzakelijk vanuit de wet en waar stuurt de organisatie op? Daarbij is het opzoeken van de samenwerking tussen beleid en uitvoering belangrijk. Compleet willen zijn is een valse veiligheid. Het vastleggen van meer gegevens maakt het beheersen lastiger en de kans op fouten wordt groter. Wees dus kritisch op wat je wilt vastleggen en welke gegevens noodzakelijk zijn om invulling te geven aan de informatiebehoefte.   

Stap 2: Wat hebben we al?

Wanneer duidelijk is wat je nodig hebt qua gegevens, kan er gekeken worden naar waar deze gegevens worden vastgelegd. Wat is er al (deels) beschikbaar in een zaak- of regiesysteem, of wat wordt er al aan overzichten bijgehouden door collega’s? Probeer daarbij zoveel mogelijk te werken vanuit de gegevens die rechtstreeks uit de bron komen om dubbelingen te voorkomen. Denk bijvoorbeeld over automatische rapportage mogelijkheden in systemen.    

Stap 3: Borgen van de kwaliteit

Inzichten zijn alleen betrouwbaar wanneer de kwaliteit van de data hoogwaardig genoeg is. De gemeente Rotterdam is zich hiervan bewust en is aan de slag gegaan met een kwaliteitslabel voor data. Net zoals je een huis of een koelkast een label geeft, zegt dit label ook iets over de betrouwbaarheid van de data en hoe onderbouwd de inzichten zijn die hiermee gemaakt worden. 

Het borgen van de kwaliteit kan op verschillende manieren, één manier is door eenduidigheid van registratie. Bepaal wat en hoe er wordt geregistreerd. Bijvoorbeeld: wanneer er in een excel-lijst handmatig wordt bijgehouden hoeveel verwijzingen naar het voorliggend veld plaatsvinden. De ene collega noteert het woord ‘Bibliotheek’ en de ander ‘De bieb’ of ‘Bibliotheek De Gieter’. Allemaal bedoelen ze hetzelfde, maar om tot inzicht te komen moeten de gegevens eerst voorbereid worden voordat er een analyse plaats kan vinden van hoeveel verwijzingen er naar de Bibliotheek zijn gegaan. 

Bepaal met elkaar definities en context, zodat iedereen dezelfde associaties heeft bij de gegevens. Door te werken met vaste waarden, wordt het makkelijker om een analyse uit te voeren op de verzamelde data. Het liefst ondersteun je de medewerker hierbij, bijvoorbeeld door middel van techniek. Kies voor een keuzemenu in plaats van een vrij in te vullen veld.  

Stap 4: Denk na over privacy en veiligheid

Losse excel-lijsten die worden bijgehouden door collega’s zijn vaak herkenbaar binnen organisaties. Het is lastig om hier grip op te krijgen en in te spelen op aspecten zoals privacy en veiligheid. Hoe borg je namelijk dat gevoelige gegevens niet worden vastgelegd in dit soort lijsten? En hoe borg je dat de lijsten ook alleen toegankelijk zijn voor de personen die toegang mogen hebben tot dit soort informatie. Denk daarom na op welke plekken de informatie beschikbaar is, zoals algemene schijven of Sharepoint omgevingen, of het noodzakelijk is dat bepaalde gegevens geregistreerd worden en onder welke voorwaarden met wie deze gedeeld mag worden.  

Stap 5: Continue verbeteren

De bovenstaande stappen zorgen voor duidelijkheid over het: wat je wil weten, waarom je dit wil weten, waar haal je de gegevens vandaan en hoe borg je de kwaliteit, privacy en veiligheid. Door deze manier van denken verder uit te spreiden binnen de organisatie zorg je voor meer bewustwording rondom datagedreven werken.  

Deze houding en gedrag zorgen voor een goede basis om verder te ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan aanbestedingstrajecten. Door als organisatie duidelijkheid te hebben over dit soort vragen (ook al is het op kleine schaal), maak je ook scherp waar de informatiebehoefte binnen de organisatie ligt.  

Duidelijkheid krijgen in de informatiebehoefte kan ook zorgen dat inrichting van processen verder geoptimaliseerd kan worden. Vaak zijn er mogelijkheden om bepaalde informatie tóch vast te leggen in een systeem. Door hierover in gesprek te gaan met een functioneel beheerder kan de inrichting worden geoptimaliseerd om naast het ondersteunen van het proces ook beter aan te sluiten op de informatiebehoefte.  

Waarom wil je uitgaan van de informatiebehoefte?  

Het van tevoren duidelijkheid creëren in wat er nodig is binnen de organisatie, nog los van de ´hoe-vraag´, is een belangrijk vertrekpunt voor datagedreven werken. Op de markt bestaan verschillende mooie programma’s die het vertalen van de data tot inzichten makkelijk maken, waardoor het verleidelijk kan zijn vooral te denken vanuit de mogelijkheden. Wees scherp op deze valkuil en blijf kritisch op de informatiebehoefte van de organisatie. Met de focus op de wat- en waarom-vraag, heb je betere kaders om de hoe-vraag in te vullen.  

Meer weten? 

Heeft u vragen of wil u graag meer weten naar aanleiding van dit artikel? Neem dan gerust contact op met Dimphy Severijnen, 06 25 37 27 03 of  d.severijnen@telengy.nl of Eline van Lieshout, 06 14 31 62 03 of e.v.lieshout@telengy.nl.