In november 2020 ben ik gestart aan een opdracht voor het inrichten van VTH-applicatie Squit 20/20 in gemeente Geertruidenberg. De organisatie had zichzelf voorgenomen live te gaan per 1 december. De inrichting was grotendeels klaar, alleen de sjablonen moesten nog worden ingericht. De opdracht was duidelijk: zorg ervoor dat alle sjablonen klaar zijn voor livegang. Ik was ingeschakeld vanwege tijdsdruk en het brengen van extra expertise. Deze opdracht heb ik in samenwerking met de applicatiebeheerder uitgevoerd.

Een grote potentiële valkuil in projecten zoals deze is dat het snel chaotisch dreigt te worden, aangezien het om allerlei verschillende sjablonen gaat. Sommige zijn uniek, andere komen vaker voor. Het ene sjabloon wordt alleen door de ene afdeling gebruikt, de andere door meerdere afdelingen.

Orde creëren

Om deze reden is onze eerste stap geweest het scheppen van orde. Zo hebben we voorkomen dat we overweldigd waren door het aantal sjablonen. Hiervoor heeft een grote inventarisatie plaatsgevonden. In een Excel-bestand is per zaaktype geselecteerd welke sjablonen er moeten worden geleverd en welke afdelingen hier gebruik van maken.

Livegang uitgesteld

In de eerste meeting met de applicatiebeheerder gaf ik al aan dat de deadline te strak was en adviseerde ik om de livegang te verplaatsen. Het was niet dat wij niet in staat waren om op tijd alle sjablonen in te voeren. Het probleem was dat vele van deze nog niet aangeleverd waren, omdat deze nog niet waren opgesteld. Deze moesten nog vervolgens door de juridische afdeling worden gecheckt en dat zou te veel tijd kosten. De key-users zagen gelijk na de inventarisatie ook in dat de deadline te dichtbij was en deze is een maand opgeschoven.

Key-users cruciaal

Nu was het belangrijkste dat er zo min mogelijk tijd werd verspild. Hiervoor was het van belang dat we niet alleen elkaar, maar ook de key-users snel konden vinden. Dit is georganiseerd door in sessies van vier uur tegelijkertijd met de applicatiebeheerder te gaan bouwen. De key-users kwamen regelmatig in deze sessies om mee te denken en vragen te beantwoorden. Zo bleven er geen vragen hangen en kon er worden doorgebouwd.

Succesvolle oplevering

In totaal heb ik me twee maanden ingezet voor gemeente Geertruidenberg en zijn alle sjablonen die aangeleverd zijn door de key-users op goede wijze in het systeem gezet. Ik kijk zelf terug op een succesvolle opdracht waarbij ik het erg naar mijn zin heb gehad. Ondanks dat het een grote lijst sjablonen was, hebben we ons daardoor nooit laten ontmoedigen, maar gewoon de schouders eronder gezet en de koe bij de hoorns gevat. Dit sluit mooi aan bij het Telengy credo: gewoon doen!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jorn Berentsen, adviseur bij Telengy, via e-mail: j.berentsen@telengy.nl of 06 21 95 84 22.