In het afgelopen jaar ben ik bij twee herindelingen projectleider geweest voor o.a. Burgerzaken. In het ene geval was PinkRoccade de leverancier van de burgerzakenapplicatie, in het andere geval was dat Centric. Deze applicaties zijn de afgelopen jaren flink doorontwikkeld. Ontwikkelingen die burger en gemeente veel voordelen opleveren.
Zo is het verwerken van mutaties en aanvragen voor uittreksels en dergelijke steeds meer procesgericht opgezet. Ook hebben deze systemen een “voorkant” gekregen zodat burgers direct digitaal een aanvraag in kunnen dienen. Een gevolg is dat de bijbehorende documenten digitaal worden opgeslagen en niet meer op papier worden bijgehouden. Een mooie ontwikkeling die burger en gemeente veel voordelen opleveren.
Archivering in zaaksysteem
Naast alle voordelen heeft het echter ook een nieuw vraagstuk opgeleverd. Want als alle documenten digitaal zijn, hoe ga je dan om met archivering en dan met name de tijdige vernietiging? Vroeger werd dat op papier gedaan maar nu zit het “in het systeem”. Een goede oplossing daarvoor is het leggen van een koppeling met een zaaksysteem en het onderliggende DMS.
Dat werkt als volgt: nadat een werkproces is aangemaakt in de burgerzakenapplicatie wordt direct automatisch een corresponderende zaak in het zaaksysteem aangemaakt. En alle documenten worden “onder water” bij die zaak opgenomen. Zaak en document krijgen alle benodigde kenmerken mee, zoals het resultaat en de bewaartermijn. Het bijhouden en vernietigen gebeurt vervolgens in het zaaksysteem met functies die daar standaard voor aanwezig moeten zijn.
Bij beide herindelingen moest er daarom een koppeling gelegd worden met het zaaksysteem (resp. Zaaksysteem.nl en de eSuite van Atos, geleverd door Dimpact).
Koppelwerk een lastige zaak
Het leggen van zo’n koppeling blijkt helaas steeds een lastige zaak (excusez-le-mot). Dat begint al met de techniek. Je hebt bijvoorbeeld te maken met firewalls, poorten en certificaten. Vaak heb je te maken met verschillende partijen die bij elkaar gebracht moeten worden. Gelukkig is dat met huidige virtuele online tafels een stuk eenvoudiger dan “vroeger”, maar het gaat nog steeds niet vanzelf.
Als de koppeling dan technisch gezien werkt, krijgt je de functionele kant. Hoewel elke leverancier aangeeft zich te houden aan standaarden zoals de Zaak-DMS-services ben je er dan nog lang niet. Je moet zaaktypen, documenttypen, fases en resultaattypen op elkaar “mappen” en metadata meegeven van het ene naar het andere systeem. En dan maar hopen dat het werkt…
Want als het niet werkt, begint een lastige zoektocht waarvoor je weer langs veel stations moet. Dit kost van alle betrokkenen veel energie en zorgt vaak voor een doorlooptijd die langer is dan wenselijk.
Dit doet zich niet alleen voor bij herindelingen want elke gemeente die een dergelijke koppeling nodig heeft, krijgt er mee te maken. En elke gemeente heeft zo’n koppeling nodig. Het zou mooi zijn als de VNG en NVVB hier nog meer orde in zouden scheppen!
Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.
