Het jaar 2020 zal -naast COVID19- voor veel gemeenten in het teken staan van voorbereiding en implementatie van wettelijke ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet, Digitale Toegankelijkheid en bijvoorbeeld de Wet digitale overheid (Wdo). Deze ontwikkelingen hebben een ding gemeen, namelijk een impact op de huidige informatiesystemen en werkprocessen binnen een gemeente. Binnen deze ontwikkelingen is er een rol weggelegd voor de functioneel beheerder. Hij of zij zorgt er namelijk voor dat informatiesystemen optimaal functioneren en dat informatievoorziening is afgestemd op de bedrijfsprocessen. In dit artikel geven wij antwoord op de vraag: Wat houdt het in om een functioneel beheerder te zijn in 2020?

Nieuwe standaarden

De eerste tranche van de Wdo regelt vooral de hogere mate van betrouwbaarheid en veiligheid voor het inloggen bij overheidsorganisaties. Dat heeft gevolgen voor de (digitale) dienstverlening en werkprocessen: werk aan de winkel voor de functioneel beheerder.

Ook het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) met nieuwe koppelvlakken en de beoogde andere werkwijze van de Omgevingswet vraagt de volle aandacht van een functioneel beheerder.

De rol van functioneel beheerder

Om deze ontwikkelingen te kunnen bewerkstelligen is de rol van functioneel beheerder van belang. Hij of zij dient als schakel tussen bedrijfsvoering en ICT om zo wijzigingen door te voeren naar de systemen. Deze rol wordt dan ook vaak gekoppeld aan verandermanagement.

Zo dient de functioneel beheerder rekening te houden met de impact van de ontwikkelingen op de huidige informatievoorzieningen en werkprocessen. Vervolgens worden de (informatie)behoeftes vanuit de huidige ontwikkelingen in kaart gebracht en vertaald naar passende functionaliteiten. Daarin fungeert de functioneel beheerder als spil in de communicatie tussen softwareleveranciers en gebruikers. Doordat er bijvoorbeeld nieuwe standaarden komen kijken bij de Omgevingswet, zal er een taak voor de functioneel beheerder zijn weggelegd om de nieuwe software te implementeren.

Om dit in de praktijk te brengen: De doorlooptijd voor een omgevingsvergunning gaat van 26 naar 8 weken. Dat betekent iets voor de informatievoorziening. En de functioneel beheerder heeft in deze veranderingen een grote rol:

Tijdig beschikbaar

Informatie dient tijdig beschikbaar te zijn, om te kunnen voldoen aan wettelijke eisen rondom de vergunningverlening. De toegankelijkheid van informatie speelt een grote rol in het halen van de doorlooptijd.

Uitwisseling van gegevens met ketenpartners

De informatievoorziening krijgt door de korte doorlooptijd veel meer te maken met uitwisseling van gegevens tussen ketenpartners door middel van geautomatiseerde deling. Hoe vindt deze deling plaats? Wie houdt grip op deze deling? Belangrijke taken voor een functioneel beheerder.

Verandermanagement

Met de nieuwe ontwikkelingen komen veel nieuwe processen om de hoek kijken. Voor veel collega’s zullen deze ontwikkelingen grote veranderingen teweegbrengen in hun huidige werkprocessen. Het is onder andere zaak voor de beheerder om het nieuwe proces op een goede manier te ondersteunen, door middel van passende informatievoorziening.

Zoals eerder is benoemd, wordt de rol van beheerder ook vaak gekoppeld aan verandermanagement. Medewerkers zitten lang niet altijd te wachten op verandering. Het kan reacties opwekken van ontkenning en weerstand. Bovendien kan het bij de gebruikers vragen oproepen over de consequenties die het heeft voor hen en hun functie.

Let op: De functioneel beheerder is niet verantwoordelijk voor de benoemde verandering. Vaak is daar de manager voor. Wél kunnen zij in het veranderproces van ongelofelijk toegevoegde waarde zijn. Een goede functioneel beheerder is een goede sparringpartner voor de manager. Door samen op te trekken, kan de functioneel beheerder begeleiding bieden om deze overgang te faciliteren. De functioneel beheerder krijgt te maken met uitdagingen als: ‘Hoe landt nieuwe software op een goede wijze in de organisatie?’ Met andere woorden: Hoe zorg je ervoor dat die nieuwe software goed gebruikt gaat worden? Uiteindelijk ondersteunt hij of zij operationeel in de vorm van trainingen of het opstellen van gebruikershandleidingen.

Annemarie Mars stelt dat voor verandermanagement vijf krachten kunnen worden ingezet om hiermee om te gaan; namelijk urgentie, ambitie, planning, interactie en leiderschap (Mars 2006, p.19). Het is voor de functioneel beheerder goed zich hier bewust van te zijn en naast communicatief en klantgericht, ook overtuigend, planmatig, toekomstgericht en verbindend te zijn.

Blik naar voren en achter

Samenvattend kan gesteld worden dat de functioneel beheerder in 2020 gelijkenis vertoont met de beeltenis van de Romeinse god Janus, de god met twee gezichten: een kijkt naar voren (Het begin, het openen) en een naar achter (het einde, het sluiten). De functioneel beheerder kijkt altijd achterom om te monitoren of de huidige informatievoorzieningen passend zijn en deze aansluiten bij de behoeften van de gebruikers. Tegelijkertijd is de blik ook naar voren gericht. Door de genoemde (wettelijke) ontwikkelingen moet de informatievoorziening meegroeien. Het is aan de beheerder de taak om ook in de toekomst de informatievoorziening optimaal af te stemmen op de bedrijfsprocessen en vooral hier passend op te anticiperen: Wat komt er op ons af? De ambitieuze functioneel beheerder ziet genoemde ontwikkelingen als grond voor innovatie. Nieuwe ontwikkelingen bieden kansen om op een andere manier naar problematiek te kijken en om beschikbare innovaties uit de markt toe te passen om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. Want daar doe je het uiteindelijk voor.

Common Ground

En dan hebben we het nog niet gehad over Common Ground, een ontwikkeling die voor een functioneel beheerder het nodige gaat betekenen. Daarvoor verwijzen we graag naar een artikel van Telengy-collega Paul Jansen.

Meer info

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dimphy Severijnen via telefoonnummer 06 25 37 27 03 of via e-mail: d.severijnen@telengy.nl of Jorn Berentsen via j.berentsen@telengy.nl.

Bron

Mars, A. (2006). Hoe krijg je ze mee? Vijf krachten om een verandering te laten slagen. Van Gorcum, Assen.