Veel gemeenten worstelen met het invullen van applicatie- en gegevensbeheer. Bijvoorbeeld door gebrek aan capaciteit en kennis in de eigen organisatie of het gering aantal geschikte kandidaten in geval van werving. Ook de taakverdeling tussen systeembeheer en functioneel beheer blijkt in de praktijk lastig. Het vergt goed inzicht en overzicht van alle taken, applicaties en voorzieningen en een goede verdeling van de uiteenlopende taken over verschillende rollen, functies en personen.

Beheer en de Omgevingswet

Voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet is een goede invulling van de beheerfunctie cruciaal. Juist door de Omgevingswet is dit extra belangrijk en tegelijk complex omdat:

• de Omgevingswet uitgaat van vergaande digitalisering,
• de ketensamenwerking in het fysieke domein intensiveert en digitaliseert,
• nieuwe landelijke voorzieningen geïntroduceerd worden zoals het DSO,
• daarbij nieuwe standaarden en koppelvlakken worden gebruikt,
• nieuwe applicaties vaak niet meer lokaal geïnstalleerd worden en
• vele en deels nieuwe interne en externe koppelingen nodig zijn.

Het geheel van alle in- en externe informatiecomponenten en toepassingen vraagt het nodige beheer. Het DSO omvat bijvoorbeeld zowel het Omgevingsloket als het publiceren en beheren van toepasbare regels en ruimtelijke plannen. Het DSO raakt dus meerdere disciplines met het risico dat taken tussen wal en schip vallen, dat het beheer verkokerd raakt en de samenhang verloren gaat. Een traditionele focus op de eigen interne applicatie(s) voldoet in deze situatie dus niet meer.

Organisatie van de Omgevingswet beheertaken

Voor het organiseren van applicatie- en gegevensbeheer zijn specifieke methodieken beschikbaar zoals ASL en BISL. En voor de inrichting van organisatie breed informatiemanagement wordt veelal het 9-vlaks model van Rik Maes gebruikt. Dit model is breder en leent zich ook bij uitstek om het integrale informatiemanagement en de beheertaken in het fysieke domein in beeld te brengen. Het maakt inzichtelijk welke taken belegd moeten worden en waar dat logischerwijs in de organisatie kan. Dat omvat uitdrukkelijk meer dan enkel de applicatiebeheertaken van de applicatiebeheerder. En de omgevingswet vraagt ook om een andere en bredere benadering dan conventioneel applicatiebeheer.

Het 9-vlaks model helpt om een goed overzicht te krijgen van alle taken en geeft een richting waar deze te beleggen. Niet alleen de applicatiebeheer taken, maar ook nieuwe (beheer)taken voor voorzieningen zoals het DSO. Door de taken vervolgens toe te wijzen aan rollen en functies wordt de spelverdeling duidelijk.

Vanuit het totaaloverzicht kunnen de taken van de applicatiebeheerder(s) heroverwogen worden. Ook kunnen beheertaken mogelijk gecombineerd worden voor in- en externe applicaties en voorzieningen in het fysieke domein. Dat kan efficiënter zijn en het biedt ruimte voor verdere professionalisering van het applicatie- en functioneel beheer.