“Je gaat het pas zien als je het doorhebt.”
Johan Cruijff

Datagedreven werken is een begrip dat steeds meer genoemd wordt in de wandelgangen van gemeenten. Om de onderlinge samenhang van data projecten te waarborgen is er grip nodig. Dit kan een gemeente ondersteunen om efficiënt en effectief doelstellingen te realiseren. Daarnaast zorgt het voor een transparante verantwoording aan belanghebbenden zoals gemeenteraad, inwoners, ondernemers, bezoekers en samenwerkingspartners.

Datagedreven werken biedt veel kansen, maar datagebruik brengt ook risico’s met zich mee. Toezicht houden zorgt voor risicobewustzijn en kan het veilig gedrag van medewerkers positief beïnvloeden. Toezichthouders kunnen complimenteren, waarderen, maar ook corrigeren en sanctioneren. Zij gaan in ieder geval in gesprek met de datagedreven organisatie.

In dit vierde artikel staat grip op datagedreven werken door toezicht houden centraal.

• grip door sturen;
• grip door organiseren;
• grip door transparantie;
• grip door toezicht houden.

Grip door toezicht houden

In de gemeenten moeten toezichthoudende rollen de onderlinge samenhang van data projecten gaan zien en daarin privacy, ethische, kwaliteits- en beveiligings- standaarden beoordelen.

Er bestaat een bepaalde gelaagdheid in de verdeling van toezichthoudende rollen. Geïnspireerd op het rapport van Deloitte, Gemeente Governance Handboek Risicomanagement, omschrijf ik in figuur 1 de volgende toezichthoudende rollen die van toepassing zijn op het datagedreven werken binnen gemeenten.

Figuur 1 Toezichthoudende verantwoordelijkheden en rollen binnen de gemeenten

Privacy en beveiliging

Om toezicht te houden op de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) in dataprojecten is het van belang dat de Chief Information Security Officer (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG)/ Privacy Officer (PO) een vaste rol krijgen binnen datagedreven projecten. Zij zorgen ervoor dat de maatregelen zijn geïncorporeerd en geïmplementeerd in de dagelijkse bedrijfsvoering (processen en systemen).

Samenhang

Het college B&W en het management is verantwoordelijk voor het identificeren en managen van samenhang in de datagedreven veranderingen, door informatiebehoefte te identificeren en maatschappelijke doelstellingen te verbinden aan datagedreven toepassingen. Daarnaast richten zij processen en procedures in om datagedreven initiatieven te prioriteren. Zij houden toezicht op basis van een aantal criteria waarbij het startpunt ligt bij de verwachte toegevoegde waarde ten opzichte van de benodigde inspanning.

Ethiek

De gemeenteraad stelt de kaders op waarbinnen deze datagedreven projecten ingezet mogen worden en welke invloed het mag hebben op de samenleving. Verschillende gemeenten kiezen ervoor om digitale ethische commissies aan te stellen. De commissie adviseert aan het college B&W over ethische aspecten van bijvoorbeeld datagedreven projecten. De commissie kan daarnaast een bijdrage leveren aan de deskundigheidsbevordering van de ambtelijke organisatie op het gebied van technologie-ethiek en de ethische kwaliteit van de operationele dataprojecten.

Doelmatigheid

De rekenkamer helpt de gemeenteraad bij het stellen van kaders. De rekenkamercommissie controleert door het uitvoeren van onderzoek de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur en dit kan dus ook het uitgevoerde datagedreven beleid zijn. In onderzoeken beantwoordt de rekenkamer de vraag of het geld van de gemeente zinnig, zuinig en zorgvuldig is besteed.

Efficiëntie en effectiviteit

Om niet alleen de samenhang te zien van de dataprojecten, maar ook de effectiviteit en de efficiëntie te kunnen beoordelen moet een gemeente, voor de toezichthouders, de volgende vragen kunnen beantwoorden:

Bronnen

De vertaling naar de praktijk heb ik kunnen maken met de hulp van mijn collega’s die 25 jaar actief zijn in de gemeentelijke wereld.

De kennis in de serie komt uit de volgende bronnen:

• Deloitte: Risico Management meer dan de som der delen.
• Deloitte: Gemeente Governance Projecten in Control Het onverwachte beheersen.
• Digitale Overheid. Toolbox Datagedreven werken.
• De Utrechtste Data School. De Ethische Data Assistent (DEDA).
• De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid. Kenniswiel Data Governance.
• Gemeente Den Haag. Datagedreven werken voor onze stad Datastrategie 2020-2022.
• Gemeente Eindhoven. Bijlage 1.2: Instellingsbesluit ethische commissie
• ICTU: Leer- en expertisepunt datagedreven werken. Chief Data Officer, aanjager van datagedreven overheidsorganisaties.
• Ministerie Justitie en Veiligheid. Datagedreven werken: Wat is er voor nodig?
• Nederlandse Overheid Referentie Architectuur. Wettelijke kaders en regelgeving gegevensmanagement.
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Albert Meijer en Erna Ruijer. Code Goed Digitaal Openbaar Bestuur (CODIO): Borgen van waarden bij de digitalisering van het openbaar bestuur
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tom Kronenburg, Ton Monasso, Ellen Boschker, Marcel Thaens: Waarde van open data.
• Rathenau Instituut (2020). Raad weten met digitalisering – Hoe de gemeenteraad kan sturen op de maatschappelijke impact van digitale technologie (auteurs: Das D., P. Faasse, B. Karstens en P. Diederen)
• NL DIGITAAL: Interbestuurlijke Datastrategie Nederland.
• S. Department of Education. Office of the Chief Data Officer
• Handreiking open data
• Digitaal burgerschap
• Coalitie van steden voor Digitale Rechten
• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De waarde van open data Keuzes en effecten van open-datastrategieën voor publieke organisaties

Meer weten?