Al zo’n 30 jaar bestaat de allereerste Basisregistratie. Eerst als GBA, nu als BRP (Basisregistratie Personen). En er zijn er in de loop van die periode zelfs negen bijgekomen.  

Even op een rijtje naast de BRP: 

• BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen); 

• WOZ (Waardering Onroerende Zaken); 

• BRK (Basisregistratie Kadaster); 

• BRV (Basisregistratie Voertuigen); 

• BRI (Basisregistratie Inkomen); 

• HR (Handelsregister); 

• BRT (Basisregistratie Topografie); 

• BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en; 

• BRO (Basisregistratie Ondergrond).
   

Wat ik zo bijzonder vind, is dat de inwoners van Nederland waarschijnlijk geen idee hebben van het bestaan van deze registraties. Het bijhouden en beheren ervan vindt op de achtergrond plaats door specialisten. Specialisten die er alles aan doen om de kwaliteit van ‘hun’ gegevens op een zo hoog mogelijk niveau te brengen en te houden. 

De BRP

En dan te bedenken dat er verschillende Basisregistraties zijn die veel invloed hebben op het dagelijkse leven van de Nederlander. De BRP natuurlijk voorop. Wil je een paspoort of een rijbewijs of ga je met het vliegtuig op stap naar een ander land. Overal krijg je te maken met de inhoud van de BRP.

Van adres tot belastingaanslag

Maar onderschat ook de rol van de andere Basisregistraties niet. Inwoners van Nederland hebben (vaak zonder zich dit te realiseren) ook regelmatig te maken met de BAG, de WOZ, de BRK, de BRI en de BRV. Ga je een huis kopen dan komen daar naast de BRP en de BAG nog de WOZ en de BRK bij. De notaris controleert of de persoonsgegevens en de adresgegevens kloppen. Verrekend de WOZ-bedragen als de koop midden in het jaar plaatsvindt en controleert bij het Kadaster alle eigendomsgegevens rond het te kopen object.
Koop je een auto; dan krijg je te maken met de Rijksdienst voor het Wegverkeer die beheerder is van de BRV, die natuurlijk ook meekijkt in de BRP om te controleren of je wel bent, die je zegt te zijn.
En als klap op de vuurpijl kom je jaarlijks de BRI tegen als je je belastingaanslag moet invullen. Want het is uiteraard heel makkelijk dat je aanslag al is ingevuld, maar tegelijkertijd betekent dat ook dat de Belastingdienst al heel veel van je weet. Zij maakt uiteraard ook gebruik van al die andere Basisregistraties. 

Ondernemers

Met de Basisregistratie HR hebben inwoners alleen te maken als ze zich inschrijven als ondernemer bij het Handelsregister. Bij dat inschrijven worden er trouwens gelijk lijntjes gelegd met de andere Basisregistraties. Naast controle van de gegevens uit de BRP wordt er direct informatie gecontroleerd en uitgewisseld met de Belastingdienst. Het is nu eenmaal zo dat deze Big Brother overal in mee wil kijken.  

Een paar apart

Naast de al genoemde Basisregistraties zijn er ook enkele bijzondere. Dat zijn de BRT, BGT en BRO. Deze drie zijn voor een gemiddelde inwoner niet zo interessant. Ze zijn gericht op de inrichting en het beheer van Nederland. Of het nu gaat om alle bebouwing en wegen of dat wat er onder de grond ligt en wordt gestopt. Hert moet uiteindelijk ergens worden geregistreerd. En dat leggen we o.a. vast in deze drie Basisregistraties. 

Stelsel van Basisregistraties

Al jaren wordt er gewerkt aan het met elkaar verbinden van de Basisregistraties in een stelsel. Dit is eigenlijk heel redelijk gelukt. En zolang het goed wordt beheerd en gebruikt heeft het uiteraard ook een toegevoegde waarde. En ik moet zeggen dat ik er over het algemeen ook positief tegenover sta. Ik denk alleen dat we er met elkaar voor moeten zorgen dat het geen bron wordt van informatie die leidt tot verkeerde conclusies.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi via de contactpagina.

Het is al eens eerder geprobeerd. Een ERP-oplossing inzetten als basis voor de ondersteuning van de gemeentelijke bedrijfsvoeringsprocessen. Het voordeel lijkt evident. Je koopt één applicatie, waarin je de belangrijkste bedrijfsvoeringsprocessen onderbrengt en vooral ook integreert. 

Ergernis

Neem financiën en human resource management bijvoorbeeld. In elke organisatie, maar zeker  in een gemeentelijke, moet een deel van de informatie uit de human resource management applicatie op regelmatige basis worden doorgesluisd naar de financiële applicatie.
De begroting, journaalposten, de formatiegegevens, maandelijkse uitgaven, maar bijvoorbeeld ook financiële informatie over inhuur van externen. Al deze informatie moet vanuit de human resource management applicatie worden verwerkt in de financiële applicatie. In omgekeerde richting wil human resource management regelmatig inzicht hebben in de financiële stand van zaken. Misschien wat minder frequent, maar een manager of bestuurder zit meestal niet te wachten op weken zonder antwoord.  

De praktijk leert dat bij deze onderlinge gegevensuitwisseling vooral veel met koppelingen en kloppelingen (handmatig overnemen van gegevens) wordt gewerkt. Niet echt modern. En vooral ook niet efficiënt. Grappige is, dat iedereen zich er aan ergert en vindt dat het anders moet. Maar hoe pak je dat aan?  

Een ERP-oplossing?

Een oplossing die integraal en breed kan worden ingezet? Niet alleen voor financiën en human resource management, maar bijvoorbeeld ook voor contractbeheer, relatiebeheer of projectbeheer. Allemaal onderwerpen die je bij gemeenten in meerdere vormen en applicaties tegenkomt. Maar niet geïntegreerd. En als je wat dieper kijkt, dan zie je dat de gemeenten die voor een ERP-oplossing hebben gekozen, nog steeds moeite hebben om de stap maken naar een verdere integratie. Dat zal deels komen door de complexiteit van het samen met bijvoorbeeld de afdeling human resource management op de rails zetten van de behoeften (eisen en wensen). Deze behoeften liggen op inhoudelijk vlak ver uiteen. Misschien zit er ook een gebrek aan durf bij. Mensen zijn niet altijd blij met veranderingen. Zeker niet als er ook expertise van buiten de afdeling mee gaat praten over de ‘eigen’ applicatie. 

Sturingsinformatie

Financiën is meestal de motor voor de inzet van een ERP-oplossing, maar de stappen daarna zijn blijkbaar moeilijk te zetten. De integratiebehoefte ligt vooral op het vlak van het uitwisselen van gegevens. Vanuit het oogpunt van management is juist het uitwisselen van deze gegevens een belangrijke bron bij het sturing geven aan de dagelijkse bedrijfsvoering. En dat wordt nog wel eens vergeten bij het aanbesteden van belangrijke applicaties zoals voor human resource management en financiën.
Een ERP-oplossing is voor een gemeente zeker niet goedkoop. Maar de voordelen voor het uitwisselen van gegevens en de integratie van processen zijn evident. Gelukkig zijn er steeds meer leveranciers die inzien dat gemeenten met integrale oplossingen voor belangrijke bedrijfsprocessen stappen vooruit kunnen zetten. Nu de gemeenten zelf nog. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi via info@telengy.nl of 040 290 12 12.

Gemeenten zijn bronhouder van de gegevens van de BRP. De gegevens worden lokaal bijgehouden en uitgewisseld met de Landelijke Voorziening, tegenwoordig de LV-BRP. Het gebruik van de gegevens uit de BRP is (terecht) aan strenge regels gebonden. Maar die regels zitten gemeenten soms behoorlijk in de weg.

Collega’s van mij zijn er weer eens ingedoken. Wat mag nu wel en wat mag nu niet met de gegevens uit de BRP?

Simpel

Het lijkt zo simpel. Gemeenten mogen de BRP gebruiken voor publiekrechtelijke taken. Als een gemeente ook privaatrechtelijke taken uitvoert, dan mag ze de gegevens uit de BRP daarvoor niet gebruiken. Maar wat als binnen de gemeente de publiekrechtelijke en privaatrechtelijke taken nu eens in dezelfde applicatie worden uitgevoerd. Wat doen we dan? Bijvoorbeeld bij het gebruik van een financieel systeem. De leges voor een omgevingsvergunning worden via de financiële applicatie in rekening gebracht bij een inwoner of ondernemer. Het innen van de leges wordt uitgevoerd als uitvloeisel van een  publiekrechtelijke taak. Maar deze gemeente verhuurt zelf ook woningen. Een privaatrechtelijke taak. En brengt de huurlasten via dezelfde financiële applicatie in rekening bij de bewoners.

Dilemma

Mag deze gemeente de gegevens van de inwoners en huurders nu wel of niet uit de BRP halen en invoeren c.q. laten updaten in deze financiële applicatie? En om het nog ingewikkelder te maken: ‘Mag het als het om dezelfde persoon gaat waarvoor en een publiekrechtelijke en een privaatrechtelijke wordt uitgevoerd?’ Wij merken regelmatig dat er binnen gemeenten een tweestrijd wordt gevoerd tussen afdelingen Burgerzaken en afdelingen die graag gebruikmaken van (een deel van) de BRP-gegevens. Burgerzaken zegt dat de wetgeving duidelijk is. De BRP-gegevens mogen alleen gebruikt worden voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Worden er (ook) privaatrechtelijke taken uitgevoerd, dan mag het niet.

We pakken even de boeken erbij

De volgende partijen kunnen onder voorwaarden in aanmerking komen voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP:

• Iedere inwoner van Nederland kan de woongemeente vragen om de gegevens die over hem of haar in de BRP zijn opgenomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een uittreksel.
• De gemeente zelf kan BRP-gegevens van haar eigen inwoners gebruiken, bijvoorbeeld voor de gemeentelijke belastingdienst of de gemeentelijke sociale dienst. De gemeente is verplicht deze gegevensverstrekking in een gemeentelijke verordening vast te leggen (artikel 3.8 Wet BRP).
• Bestuursorganen zoals de Belastingdienst en Sociale Verzekeringsbank (SVB)  kunnen in bepaalde situaties persoonsgegevens rechtstreeks bij de gemeente aanvragen. Ze ontvangen daarbij alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor hun taak (artikel 3.5 Wet BRP).
• Organisaties die gerechtelijke werkzaamheden uitvoeren kunnen gegevens uit de BRP opvragen. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om curatoren die faillissementen afhandelen en advocaten die gegevens nodig hebben voor rechtszaken. Dit soort organisaties wordt in de wet ‘verplichte derden’ genoemd. Artikel 3.6 Wet BRP schrijft voor in welke situaties deze ‘verplichte derden’ gegevens uit de BRP kunnen krijgen.
• Niet-commerciële instellingen en particulieren kunnen onder strenge voorwaarden gegevens uit de BRP krijgen. Dat kan alleen als de gemeente daarover een besluit neemt en deze partijen aanwijst als een zogenaamde ‘vrije derde’ (artikel 3.9 Wet BRP). Daarbij mag de gemeente alleen de volgende gegevens geven: naam, geslacht, naam, naamgebruik van de (ex-) echtgenoot of geregistreerd partner, adres, geboortegemeente, geboortedatum en datum van overlijden.
• Een aantal organisaties met een zogenaamd ‘gewichtig maatschappelijk belang’ komt in aanmerking voor gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen (artikelen 37 en artikel 39 van het Besluit BRP).

Als je maar wil

Er zijn mogelijkheden, als ……. De tekst bij de tweede bullet zou je zelfs als een oplossing kunnen zien. Waarom die strijd dan? Omdat het vaag is en blijft of een gemeente de gegevens ook bij privaatrechtelijke taken mag inzetten. Kortom: Wetgever, regel het gewoon!
Verduidelijk de tekst. En zorg ervoor dat gemeenten efficiënt en effectief kunnen functioneren en geen interne discussies hoeven te voeren over het gebruik van de gegevens die tot hun core-business behoren.

Als je al wat ouder bent, dan ontstaan er gaten tussen je eigen herinneringen en die van latere generaties. Van Kooten en De Bie met Walter de Rochebrûne of het Simplistisch Verbond. Prachtig.
Zit ik met een aantal twintigers aan tafel. Van Kooten en De Bie, wie zijn dat? Oh ja, je wordt ouder opa. Das war einmal!  

Kunstmatige Intelligentie

Maar dan toch iets waar het verleden wellicht bij kan helpen. Kunstmatige Intelligentie: AI. Waar ik mij hevig over verbaas is dat ‘we’ de ontwikkeling van AI uit de schoolbanken proberen te weren. Hebben we dan echt niks geleerd van bijvoorbeeld de ontwikkeling van de mobiele telefoon?

Uhh … smartphone?

Je kunt ontwikkelingen niet uitbannen door te zeggen dat iets niet mag. Zeker niet als je er niets van snapt en de kinderen allang weten hoe het werkt. Inmiddels worden de smartphones geweerd uit de schoolklassen. Logisch, omdat we het niet meer in de hand hebben. Maar gaan we nu hetzelfde doen met AI? 

Waarom zijn we als ouderen zo eigenwijs? AI is niet meer uit te bannen. Laat onderwijskrachten leren wat AI betekent en hoe je dat effectief en efficiënt inzet. En doe dat vooral snel. En leer vervolgens de kinderen die nu op de lagere en middelbare school zitten, hoe ze met AI moeten omgaan. AI is hun toekomst. Of we dat nou leuk vinden of niet. 

Kleindochter

Ik heb het er wel eens over met mijn kleindochter. Het eerste wat ze zei toen ik erover begon, was dat de leraren allerlei apps hebben om te controleren of de kinderen geen ChatGPT hadden gebruikt. Dat zegt wat mij betreft genoeg. Het onderwijs ziet AI als een bedreiging en niet als een ontwikkeling waarmee zij moet leren omgaan. 

Maar wat mij betreft gebruikt mijn kleindochter ChatGPT gewoon. Ook bij het voorbereiden van haar lessen. En daarbij help ik haar door de tips van mijn collega Frank Huijbregts te gebruiken.

Een bezorgde opa

Vreemd, maar we zijn als mensheid in staat om veel van wat we weggooien in zee te dumpen en vervolgens op het strand te laten aanspoelen. Onze stranden liggen vol met afval. En we weten het allemaal. Dieren raken erin verstrikt. En uiteindelijk komt een deel van het vuil (met name plastics) ook weer in ons voedsel terecht. Vervuilde stranden hebben een negatief effect op toerisme en economie. Wat ook om die reden de aandacht heeft van gemeenten. Hieronder enkele voorbeelden van hyperlinks die een beeld geven van de ernst van het probleem: 

• Crisis aan de kust 
• Zeeuwse stranden het-meest vervuild 
• Wat spoelt er aan op het strand 
• Microplastics en plastic in zee

Stichting de Noordzee

Stichting De Noordzee is al jaren bezig met het schoner en gezonder maken van onze Noordzee. Zij komen op voor de Noordzee. En werken samen met andere partijen aan oplossingen voor huidige en toekomstige uitdagingen van de Noordzee-natuur, zoals:

• Onderzoek doen naar strandvervuiling.
• Stranden schoonmaken.
• Strijden voor een verbod op vervuiling door het scheepvaartverkeer (bijvoorbeeld het terugdringen van het lozen van zwavelhoudend afvalwater).  

282 stuks afval per honderd meter

In de periode 2011-2020 werd er gemiddeld 282 stuks afval per honderd meter gevonden, tussen 2001-2010 waren dat nog 388 stuks (Stichting De Noordzee: voor strandafvalonderzoek monitoren we vier keer per jaar 100 meter niet-toeristisch strand op vier vaste locaties (Terschelling, Bergen, Noordwijk, Veere). Hiervoor gebruiken we een turflijst die ook in andere Noordzeelanden gebruikt wordt).
Ook al zijn stranden dus gelukkig al minder vervuild dan 10 jaar geleden, stichting de Noordzee geeft aan:

‘Opruimacties en strandreinigingsprogramma’s zijn essentieel om de directe impact van afval te verminderen.’

Daarom steekt Telengy de handen uit de mouwen. En wel op 6 september, dan organiseren wij een heuse Telengy Beach Clean Up aan de Zeeuwse kust.  

Wij gaan ons steentje bijdragen

Telengy is als adviesbureau werkzaam voor de Nederlandse overheid. En verdient daar haar geld mee. Zij vindt het daarbij belangrijk om regelmatig iets terug te doen voor de maatschappij. Daarom gaan we dit jaar als bedrijf een dag aan het werk op een van de Zeeuwse stranden. Samen met medewerkers van Stichting Strandexploitatie Veere zullen we, onder hun begeleiding, een klein stukje Nederland weer wat schoner proberen te maken.  

In onze volgende Overheid in Beweging lees je uiteraard meer over het resultaat. Wil jij met collega’s ook zo’n opruimactie organiseren? Neem gerust contact op, we vertellen graag hoe je dit organiseert. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.

Informatie- en automatiseringsbeleidsplannen

Telengy houdt zich al jaren bezig met de informatievoorziening van gemeenten. Informatie- en automatiseringsplannen zijn al meerdere malen samen met gemeenten op papier gezet. Plannen die hielpen en helpen bij het versterken en moderniseren van de informatievoorziening. Maar veelal toch met een accent op de ontwikkelingen in de digitale wereld. De vraag is of ze in de ‘oude’ vorm nog passen bij de behoefte die gemeenten op dit vlak hebben? Tijd om daar weer eens mee aan de slag te gaan.

De rol van de digitalisering

Als we terugkijken naar de plannen die ooit zijn gemaakt, dan zie je dat de motor achter het op papier zetten van informatiebeleid vaak samen op ging met de ontwikkelingen op het gebied van de digitalisering. En nog steeds zie je dat veranderingen in de informatievoorziening in gemeenten vaak ‘technology-driven’ zijn.
Eigenlijk vreemd. Gemeenten zijn al eeuwen ‘informatiefabriekjes’ en veranderingen en de behoefte aan beleid op dit gebied zou eigenlijk al heel lang op de agenda moeten staan. Niet vanuit de digitaliseringsontwikkeling, maar vanuit de visie die je als gemeente moet hebben op je informatievoorziening.

Blijven veranderen

Wellicht ligt de verklaring bij het tempo waarin veranderingen zich voordeden en -doen. Gemeenten passen zich door hun structuur minder snel aan veranderingen aan. Toen alles nog op papier werd verwerkt, waren die veranderingen minder goed voelbaar dan nu.
We hebben in de laatste 40 jaar sprongen gemaakt die we eerder niet voor mogelijk hielden. De digitalisering dwong gemeenten om na te denken over haar informatieverwerking en -voorziening. En vooral over de weg die zij daarbij wilden volgen. En hoe we het ook wenden of keren, die weg ziet er steeds anders uit.

Grip krijgen. Daar gaat het om. En informatiebeleidsplannen helpen daarbij. Alleen speelt de vraag of de aanpak niet anders moet?

Een I-visie

Zeker is dat de behoefte aan beleid op het terrein van de informatievoorziening dit moment nog steeds groot is. En daarbij is het van belang dat er naast op de uitvoering gericht beleid ook expliciet aandacht is voor een visie op de informatievoorziening. Een visie die niet zozeer gekoppeld is aan plannen en perioden, maar aan de stip op de horizon.
In onze analyse van de informatiebeleidsplannen van de afgelopen jaren, zie je dat iedereen worstelt met de vorm, de omvang, het jargon, de inhoud en bijvoorbeeld de mate waarin de techniek een rol speelt.

In onze ogen is het van belang dat een gemeente een visie heeft op de wijze waarop zij haar informatievoorziening inricht, onderhoudt en verbetert. Een I-visie. Een I-visie die aansluit op de beelden die het bestuur van een gemeente heeft over de wijze waarop zij zich wil presenteren en aansluit op de wijze waarop de gemeentelijke organisatie wil werken.

Van O-visie naar I-visie

We hebben geconstateerd dat het expliciet formuleren van een I-visie die los staat van de digitale ontwikkelingen erg moeilijk is. Toch is juist de keus om naast een O-visie ook een afgeleide I-visie te formuleren hard nodig. Zeker om een goede verbinding te leggen tussen dat wat het bestuur wil en dat wat de organisatie kan bieden op het gebied van de informatievoorziening. En dat staat los van de digitalisering.
In de praktijk blijkt namelijk dat de bestuurlijke beelden van de dienstverlening en de bijbehorende informatievoorziening niet altijd sporen met de wijze waarop de ambtelijke organisatie daar tegenaan kijkt. Uiteraard stelt iedereen de inwoner en ondernemer centraal in de informatievoorziening. Maar een bestuurder kijkt hierbij naar buiten, terwijl de ambtelijke organisatie meer naar binnen kijkt.

Dat laatste zullen veel ambtenaren niet altijd her- en erkennen, maar als je bij gemeenten projectenportfolio’s vergelijkt met bestuurlijke plannen, dan blijkt daar toch heel vaak een gat te zitten tussen de behoeften van de bestuurders en die van de ambtelijke organisatie.

Dat betekent dan ook dat de I-visie moet aansluiten bij de vraag: “Hoe willen wij als gemeente werken voor haar inwoners en ondernemers, en hoe willen wij daarbij onze informatievoorziening laten aansluiten?”

En als dat bij u ook een vraag is die steeds weer terugkomt, dan willen wij graag eens met u van gedachten wisselen over het spanningsveld tussen de visie op de informatievoorziening en de wijze waarop de digitalisering zich daar steeds weer doorheen wringt.

Meer weten?

Neem voor meer informatie contact op met Eric Leroi, 06 22 77 63 63, e.leroi@telengy.nl.

Uhh… ben ik wat vergeten? Misschien, want Logius eist dat gemeenten die bijvoorbeeld van een extra DigiD-voorziening gebruik willen maken op de ALB-lijst moeten zijn ingeschreven. 

En waar staat deze lijst dan voor? ALB staat voor Autorisatielijst BSN-gerechtigden. En als gemeente moet u zich aanmelden voor deze lijst, zodat de RvIG, Logius of een andere overheidsorganisatie kan toetsen of u als gemeente een BSN voor potentieel publieke taken (incl. wettelijke grondslagen) mag gebruiken. En indien dat het geval is, dan wordt de gemeente BSN-gerechtigd bevonden voor alle taken uit de modellijst. 

Bewust of onbewust hebben al veel gemeenten zich aangemeld voor deze lijst. Maar zeker niet allemaal. Die komen de lijst tegen als ze wat van bijvoorbeeld Logius willen. Maar dit is toch de bureaucratie ten top? Voor gemeenten is er zelfs een speciaal formulier om zich aan te melden. Welke ….. dit nu weer heeft verzonnen? Om op de ALB-lijst te komen, moeten gemeenten zich aanmelden, om vervolgens voor alle taken op de lijst een akkoord te krijgen. 

Collega’s die ook al tegen het fenomeen van de lijst aanliepen, hebben hun paarse krokodil alvast maar weer opgeblazen. Wellicht ook een idee voor uw gemeente. 

En wat moet u nu doen?

De ALB-lijst is openbaar, u kunt dus controleren of uw gemeente erop staat. En komt uw gemeente niet voor op de lijst, dan is een apart aanvraagformulier beschikbaar om op de Autorisatielijst BSN-gerechtigden te kunnen worden geplaatst, wat – volgens RvIG – “zowel de aanvraag als de afhandeling van de aanvraag versnelt”.

De praktijk is dat u dit formulier moet laten ondertekenen door de gemeentesecretaris of de burgemeester. Wel wat gedoe dus. Maar dan heb je ook wat 😊. Vervolgens duurt het na verzending aan het RvIG zeker een week voordat de gemeente op de ALB-lijst komt te staan. Zeker iets om rekening mee te houden in de planning van uw project.

Wil de eerste gemeente zich melden die niet BSN-gerechtigd is voor het uitvoeren van eigen publieke taken…? 

Groningen heeft het inderdaad

Gemeente Groningen laat elke twee jaar het beheer en gebruik van de basisregistraties auditen en merkt dat het een grote toegevoegde waarde heeft voor de kwaliteit van haar informatievoorziening.

Toen in 2016 het landelijk Stelsel van Basisregistraties wat meer vorm kreeg, besloot Groningen om het Stelsel te omarmen. En binnen de eigen organisatie werden de eerste stappen gezet om een Gronings Stelsel op te zetten. De gemeente had op dat moment wel een redelijk beeld van de kwaliteit van de BRP, de BAG en de WOZ. Maar van de andere registraties was het beeld diffuser. Uiteraard speelde daarin mee dat Groningen zelf beheerder was van de BRP, de BAG en de WOZ en dat deze drie ook een directe relatie hadden, maar hoe het er echt voor stond was toch niet helemaal duidelijk.
Uit een eerste interne scan kwam naar voren dat het beheer en gebruik van de BGT en de BRO, waarvoor Groningen ook verantwoordelijk is, aandacht vroegen. En het gebruik van de overige, externe basisregistraties stond eigenlijk op een laag pitje. De afdeling Geo & Data die verantwoordelijk was voor een deel van de interne basisregistraties besloot vervolgens om een externe partij eens wat dieper naar de resultaten te laten kijken. Als een second opinion.

Van second opinion naar structurele audit

Geon kreeg de opdracht voor het uitvoeren van de eerste audit en schakelde Telengy bij voor de onderdelen die minder geo-gericht waren. Gezamenlijk werden de toen 11 als basisregistraties benoemde registraties gescand op opbouw, beheer, (verplicht) gebruik en terugmelden.
De eerste resultaten bleken niet veel af te wijken van de resultaten van de interne scan die Groningen zelf al had uitgevoerd, maar er kwam wel een set aanbevelingen op tafel waar Groningen mee aan de slag kon. Inmiddels bleek dat het landelijk stelsel door wet- en regelgeving nog diverse aanpassingen zou ondergaan. Groningen besloot om de second opinion van het eerste uur om te zetten in een scan die zij tweejaarlijks zou laten uitvoeren.
In een tweejaarlijkse trein zijn vervolgens steeds vijf basisregistraties ge-audit op opbouw, beheer, (verplicht) gebruik en terugmelden. Twee keer vijf, omdat inmiddels duidelijk werd dat BLAU geen basisregistratie zou blijven. Naast de basisregistraties werd als een rode draad wel elke twee jaar de Makelaarsuite meegenomen. De spin in het web van de informatie-uitwisseling tussen de basisregistraties en de afnemende applicaties. De beheerders van de Makelaarsuite hadden (en hebben) goed zicht op het verkeer tussen de verschillende applicaties en op de gaten die moesten worden gedicht.

Kwetsbaar opstellen en actie ondernemen

Door de keus van Groningen om zich op het beheer en gebruik van de basisregistraties elke twee jaar te laten auditen kwamen zaken die niet op orde waren steeds weer op tafel. Groningen stelde zich hiermee kwetsbaar op en deed er vervolgens wat mee. Het beheer van de basisregistraties werd inhoudelijk beter. Processen werden beter vastgelegd en ook gevolgd. En de inrichting van de formatie van het functioneel beheer werd steeds effectiever geborgd.
Een aspect waar Groningen maar geen grip op leek te krijgen, was het terugmelden. Hoe pak je dat nou aan? Je weet tenslotte dat de kwaliteit van de informatievoorziening op een hoger niveau komt als er twijfel is aan de juistheid van de gegevens en je terugmeldt naar de bron. De bron checkt of er inderdaad iets niet klopt en kan vervolgens maatregelen nemen.

Terugmelden

Nadat er bij meerdere audits was geconstateerd dat het terugmelden niet of nauwelijks plaatsvond, besloot Groningen het anders aan te pakken. Er werd een campagne opgestart waarbij fasegewijs diverse acties werden uitgezet.
Tijdens de eerste fase is het item ‘Terugmelden op basisregistraties’ ingericht op het intranet van de gemeente Groningen. Hierin was de benodigde informatie over het Stelsel van Basisregistraties en het terugmelden te vinden. De focus lag in deze fase op de communicatie, zodat medewerkers die gebruik maken van basisgegevens op de hoogte werden gebracht van alle ontwikkelingen. Veel medewerkers bleken echt niet op de hoogte van de verplichting om terug te melden bij gerede twijfel. Daarnaast konden op deze manier medewerkers worden aangespoord om te voldoen aan de verplichting om terug te melden. Verder werd gewerkt met een trainingsmodule binnen het platform Groningen Leert, waardoor dieper op de stof kon worden ingegaan.
Gedurende de tweede fase is onderzocht welke mogelijkheden er waren voor het centraliseren van het terugmelden binnen de organisatie en welke informatie er al over het onderwerp in de gemeente bestond. Dat heeft geleid tot de totstandkoming van de interne terugmeldvoorziening. De beheerders van de Makelaarsuite hebben een centraal meldpunt ingericht, naar analogie van het Amsterdamse model, waarop iedereen uit de organisatie kan terugmelden. De beheerders van de Makelaarsuite bepalen vervolgens of er inderdaad informatie niet klopt en melden dit dan terug aan de bronhouder.
Hoe hardnekkig dit terugmeldprobleem is, bleek wel uit het feit dat het terugmelden duidelijk inzakte nadat het project was afgelopen. Inmiddels wordt er veel werk gemaakt van voorlichting en structurele aandacht om het terugmelden op de kaart te houden.

Hogere kwaliteit, beheer op orde

De meest recente audit die is gehouden, laat zien dat Groningen door het tweejaarlijks scannen van het beheer en gebruik van de Basisregistraties grote stappen heeft gemaakt. Naast alle verplichte audits, zoals ENSIA, de WPG, de BRP en bijvoorbeeld DigiD, heeft Groningen het lef gehad om niet alleen te kijken naar de regeltjes en of zij daaraan voldoet, maar om een stap verder te gaan. En vooral te kijken of de kwaliteit van de informatievoorziening in Groningen op een hoger peil kon worden gebracht.
Het resultaat is dat het beheer van haar basisregistraties op orde en goed geborgd is. En de kwaliteit van de inrichting en het gebruik van de processen rond de informatievoorziening op een hoog niveau ligt. Het terugmelden en het verplichte gebruik van basisgegevens staat niet alleen op de kaart, maar krijgt vooral ook veel aandacht. En medewerkers zijn zich er steeds meer van bewust dat de gemeente Groningen haar informatievoorziening op een hoog niveau heeft staan en wil houden. Niet alleen voor de gemeente zelf, maar ook voor haar inwoners en ondernemers.

Is dit wat voor uw gemeente?

Het krijgen van grip op het beheren en gebruiken van de basisregistraties blijkt voor een gemeente niet eenvoudig te zijn. Vaak wordt het beheer van de ‘eigen’ basisregistraties meer beschouwd als een component van het functioneel beheer en niet als een belangrijke schakel in de totale informatievoorziening. En over het gebruik en beheer van de externe basisregistraties wordt niet eens nagedacht. Laat staan over het terugmelden aan deze registraties als er twijfel is aan de juistheid van gegevens.
Buiten het verplichte gebruik van de in- en externe basisregistraties is er ook nog zoiets als het recht van een inwoner of ondernemer dat de gegevens die je over hem of haar bijhoudt, juist zijn. En als je kijkt naar de audits die Groningen heeft laten uitvoeren, dan blijkt dat structurele aandacht, voorlichting en scholing leidt tot een betere kwaliteit van de informatievoorziening, voor de gemeente zelf, maar juist en vooral ook voor haar inwoners en ondernemers.

En Groningen kan dan ook terecht zeggen…

Der gait niks boovn Grunn.

Geon en Telengy kennen elkaar al jaren en werken regelmatig samen op het moment dat er vragen liggen waarbij de meer administratief gerichte informatievoorziening raakt aan de geo gerichte informatievoorziening.
Beide bedrijven vullen elkaar aan op expertises die in overheidsland worden gevraagd en hanteren een gedeelde visie op het organiseren van het gegevensmanagement. Tevens zijn ze ook nauw betrokken bij ontwikkelingen binnen de VNG.
De ontwikkelingen rond de basisregistraties van de afgelopen jaren dragen bij aan een hogere kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de overheid. Door met elkaar samen te werken proberen Geon en Telengy daar mede vorm aan te geven. De tweejaarlijkse audit die zij uitvoeren bij de gemeente Groningen is daar een goed voorbeeld van.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, 06 22 77 63 63, e.leroi@telengy.nl of Gerlof de Haan, adviseur bij Geon, 06 20 24 74 74, g.r.de.haan@geon.nl

Een gemeente heeft gemiddeld 27 samenwerkingsverbanden getuige de wir-war van spaghetti in het overzichtskaartje. De organisaties in deze verbanden zijn afhankelijk van elkaars informatie om hun taken uit te voeren en gestelde ambities te halen. Ook binnen de gemeentelijke domeinen groeien de digitaliserings- en informatiebehoeften. Informatiemanagement staat aan de lat om deze interne en externe relaties met stakeholders, leveranciers en maatschappelijke partners op te bouwen om te begrijpen welke behoeften er zijn en op welke wijze verantwoordelijkheden, taken, diensten, producten, belangen en ambitie passen in het overkoepelende informatiebeleid.

De ontwikkeling maakt dat gemeenten bezig zijn met de governance van samenwerken. De rollen account-, contract- en leveranciersmanagement (ACL-management) zijn hierbij cruciaal.

Wat zegt de wetenschap hier eigenlijk over?

De wetenschap beschrijft de ACL-disciplines doorgaans vanuit een privaat perspectief, wat lastig is omdat een gemeente meer omvat dan alleen zakelijke doelen. Voor een gemeente heeft het werken met maatschappelijke meerwaarde immers een hogere prioriteit dan voor een commercieel bedrijf. Daarom wordt in de publieke sector ACL-management op een relationele wijze benaderd i.p.v. een transactionele. De uitwisseling van diensten en producten uiteindelijk leidt daarbij tot een meerwaarde voor de samenleving.

Relaties en verbindingen

Bij samenwerking is het een uitdaging om een gemeenschappelijke ambitie te formuleren die aansluit bij de kansen, problemen en uitdagingen van de betrokken organisaties. Accountbeheer, contractbeheer en leveranciersbeheer (ACL) draaien allemaal om relaties. Maar wat onderscheidt ze van elkaar?

Hoewel deze drie vormen van beheer overlappende en aansluitende processen hebben, hebben ze elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Terwijl accountbeheer gericht is op het in kaart brengen en behartigen van ambities en belangen door het opbouwen van relaties, richten contractbeheer en leveranciersbeheer zich meer op dienstverlening, producten, processen, afspraken en het efficiënt laten verlopen van de samenwerking.

En hoe zit het dan met gemeenten die als hostingpartij voor een andere gemeente optreden?
Zij zijn niet alleen klant, maar ook leverancier. In die situatie wordt op meerdere niveaus samengewerkt en is het relatiebeheer van essentieel belang voor alle vormen van de onderlinge samenwerking. De belangen van de politiek wegen daarbij net zo hard mee als die van de dagelijkse bedrijfsvoering. Het ACL-management wordt daarmee de ‘Haarlemmerolie’ van de samenwerking.

ACL-management en informatievoorziening

Het ACL-management kan goed worden toegepast over het hele werkveld informatie en informatietechnologie in samenwerking met meerdere partners. In een netwerk speelt het vooral een centrale rol bij het ontwerp en ontwikkeling van de dienstverlening, informatievoorziening en digitale technologie en services op tactisch niveau. Waarbij de ACL-rollen de verbinding maken met de domeinen en samenwerkingspartners.

De grootte van het netwerk of de intensiteit van de samenwerking heeft invloed op de benodigde capaciteit om de ACL-processen goed in te richten en te onderhouden. Voor de toepassing van ACL-management geldt dat op strategisch, tactisch en operationeel niveau alle niveaus, zowel horizontaal (met de andere organisaties of domeinen) als verticaal (binnen de eigen organisatie) met elkaar verbonden zijn. Middels afspraken, overleggen en andere vormen van afstemming.

Meer weten?

Uiteraard zijn er nog talloze andere aspecten die bijdragen aan een helder kader voor ACL-beheer. Onze adviseurs staan klaar om als sparringpartner op te treden en te bespreken welke vragen met betrekking tot het ACL-management we voor uw gemeente kunnen beantwoorden.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, 06 22 77 63 63 of e.leroi@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Elise Hermans, 06 81 75 07 47,  e.hermans@telengy.nl.

Het jaar 1796

Napoleon zette het fenomeen van de basisregistratie in 1796 op de kaart. En al in 1811 werd de Burgerlijke stand in heel Nederland ingevoerd. En daarmee was onze eerste basisregistratie een feit. Vanaf 1850 werd het bijhouden van het Bevolkingsregister een gemeentelijke taak en dat is het nog steeds.

Gezinskaart

Dat we in Nederland goed en gezagsgetrouw waren in het bijhouden van de gegevens in ons Bevolkingsregister, bleek in en na de Tweede Wereld0orlog. De Gezinskaart die in 1939 werd ingevoerd zorgde ervoor dat er veel bekend was over de samenstelling en woonplaats van de Nederlandse bevolking. En de nazi’s maakten daar dan ook dankbaar gebruik van. 75% van de Nederlandse Joden werd weggevoerd en vermoord. Dat lag veel hoger dan in landen die hun Bevolkingsregister minder goed op orde hadden. Uiteraard is de gedetailleerde bijhouding van de Gezinskaart niet de oorzaak geweest van dit gruwelijke feit, maar het heeft zeker een rol gespeeld.

Registratie kerkgenootschap

Maar zoals (ook nu nog) wel vaker in Nederland is men na de oorlog weer op de oude voet verdergegaan. Met bovengenoemde ervaring in het achterhoofd kun je het wel bijzonder noemen dat de gegevens over het kerkgenootschap waar je bij hoorde gewoon in de Bevolkingsadministratie bijgehouden bleef. Bij de verdeling van huizen en pachtgronden voor boeren in de 50-er jaren was het zelfs in het nieuwe Flevoland een belangrijk selectiecriterium.

Weerstand

Mogelijk is dit wel een verklaring voor het feit dat er eind 60-er jaren veel weerstand was tegen de volkstelling die in 1971 zijn beslag kreeg. Die weerstand zie je ook terug in de 80-er jaren als de technologische mogelijkheden om een bevolkingsregistratie te automatiseren en te beheren toenemen. Meerdere projecten op dit gebied mislukten. Deels door inhoudelijke discussies en deels omdat het niet eenvoudig was om met de toenmalige middelen een effectieve en ‘up-to-date’ administratie op te zetten.

Toch kwam hij er uiteindelijk. De eerste Gemeentelijke Basisregistratie (GBA) in 1994. De voorloper van de huidige Basis Registratie Personen (BRP) die in 2014 het licht zag.

Op naar de 10

Nu valt er veel te zeggen over de GBA in positieve en negatieve zin. Ik heb bij het fenomeen GBA/BRP bijvoorbeeld wel wat ambivalente gevoelens. Maar deze basisregistratie was wel de motor achter een ontwikkeling die inmiddels heeft geleid tot een set van zelfs tien basisregistraties. Registraties die er wel voor zorgen dat de kwaliteit van de informatievoorziening binnen de overheid over het algemeen op een behoorlijk hoog niveau ligt. In de praktijk waren er in eerste instantie zelfs meer basisregistraties, maar door wat samenvoegingen en accentverschuivingen bleven er tien over. En als je dat vergelijkt met de periode die tot de GBA heeft geleid, dan mag je een kleine dertig jaar toch heel snel noemen. Misschien zelfs te snel. Want vooral de persoonsgerichte basisregistraties (BRP, BRI en WOZ) en de registraties waarin persoonsgegevens voorkomen (NHR, BRV en BRK) vragen veel aandacht vanuit het oogpunt van privacy.

Waarom hebben we eigenlijk basisregistraties?

In de kern zijn de moderne basisregistraties ontwikkeld, omdat iedereen zelf zijn registraties opbouwde en bijhield. Hierdoor moesten inwoners en ondernemers iedere keer als zij contact met de overheid hadden, hun gegevens steeds opnieuw invullen. De basisgedachte achter de basisregistraties was dus heel dienstverlenend gericht. Burgers en bedrijven hoeven gegevens maar 1 keer aan te leveren. De overheid hoeft de gegevens maar 1 keer te verwerken. De uitwisseling van de gegevens is sneller. De kans op fouten bij de uitwisseling is kleiner. Althans dat is de bedoeling. De praktijk wijst uit dat een fout juist door het het uitwisselen moeilijk te herstellen is.

Fundament

In de jaren nul is echt het fundament gelegd voor deze Basisregistraties. En door de grote ontwikkelingen in de digitale wereld is dat nog eens versterkt. Wat mij altijd wel heeft verbaasd en geprikkeld is het feit dat vooral de wetgever in die jaren te weinig sturing heeft gegeven aan de samenhang tussen de verschillende registraties. Terwijl zij er wel het grootste voordeel van had en heeft. Ministeries die wetten verzonnen rond de Basisregistraties waarvoor zij verantwoordelijk waren die een totaal andere weg ingingen dan de ‘concurrerende’ registraties. Identieke gegevens die in verschillende registraties totaal anders moesten worden geïnterpreteerd. En noem maar op.

Kinderziektes, zullen we ze maar noemen. Maar als ik nu kijk, dan lijkt het erop dat er een zekere stabiliteit aan het ontstaan is, waarin het fenomeen Basisregistratie niet alleen wordt geaccepteerd door meerdere partijen, maar dat ze ook in hun positie worden gezet. Door de verschillende overheden, maar zeker ook door gebruikers binnen die overheden.

En daar helpt de flexibiliteit van de huidige technologie en de opgedane kennis en ervaring van de laatste decennia zeker bij. Was het voorheen een mijl-op-zeven als er een verandering moest worden doorgevoerd in applicaties (bijvoorbeeld aanpassing naamgeving). Nu lijkt dat gestroomlijnder te gaan. De Basisregistraties worden geaccepteerd -en gelukkig- kritisch gebruikt. De AVG mag dan soms lastig zijn. De wet zorgt wel voor een kritische blik op het vastleggen en gebruiken van gegevens. En ik ben daar persoonlijk blij mee.

Het stel Basisregistraties

Ik heb het nog niet eens gehad over het stelsel van Basisregistraties. Inmiddels liggen er al tussen meerdere registraties koppelingen. Deze ondersteunen de uitwisseling van gegevens tussen de basisregistraties. Hartstikke mooi, zou je zeggen.

Maar of we daar nou echt al kunnen spreken van een volwassen gegevensstroom valt te betwijfelen. Het loopt nog niet zo lekker. Naast het feit dat ‘fouten’ in de ene basisregistratie, ook in andere terechtkomen, gaat het nog niet zo goed met het terugmelden.

Het terugmelden van fouten aan andere basisregistraties zit nog niet in de ‘genen’. Niet in die van degene die zou moeten melden dat er een fout wordt geconstateerd, maar zeker niet in die van degene die de fout moet corrigeren.

Kortom: er valt zeker nog wat te doen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl.

We zien het allemaal gebeuren. Gemeenten stappen op grote schaal met hun applicaties over naar de ‘cloud’. In programma’s van eisen wordt zelfs al de term ‘cloud tenzij…’ gebruikt. Ingegeven door de behoefte van gemeenten om de techniek zoveel mogelijk buiten de deur te zetten. En de trend die leveranciers volgen om hun producten alleen nog maar in de cloud aan te bieden. Beide zijn motoren onder de motorkap van het overstappen naar een andere IT-architectuur.

Minder invloed

Uiteraard is dit overstappen geen ‘Big Bang’ maar een geleidelijk proces. En dat veroorzaakt naast de voordelen ook uitdagingen. De invloed die gemeenten hadden op het beheer van hun applicaties blijkt door het gebruik van cloudapplicaties behoorlijk te verminderen.

Je hebt minder werk aan het technisch beheer, maar je kunt ook minder snel iets laten aanpassen. Neem bijvoorbeeld het aanmelden van een nieuwe gebruiker. Eerst kon je aan ICT aangeven dat je morgen een account nodig had voor je nieuwe tijdelijke medewerker. Nu moet je (conform de afspraken in het SLA) vijf dagen van tevoren de aanvraag indienen bij de helpdesk van de leverancier. En dan maar afwachten of het account na vijf dagen beschikbaar is. En dat blijkt in de praktijk voor het management van functionele afdelingen vaak behoorlijk frustrerend.

En wat nog meer speelt is dat je minder invloed hebt op het moment waarop releases worden doorgevoerd. Veelal moet dat bijvoorbeeld bij financiële en salarisapplicaties allemaal op één moment c.q. een-en-dezelfde dag. Dat vraagt nogal wat van de flexibiliteit van een gemeente. En bij echte SaaS-oplossingen heb je die invloed trouwens helemaal niet. Releases worden zonder overleg met de klant doorgevoerd. Dus zolang Microsoft plezierige aanvullingen heeft voor Office365 is iedereen blij. Maar als het bedrijf besluit om een deelproduct waar jij al een tijd fijn mee werkt, weghaalt omdat er te weinig gebruik van wordt gemaakt dan zie ik je al knarsetanden.

Koppelen

En dat gebrek aan invloed blijkt ook bij koppelingen te spelen. Want gemeentelijke applicaties worden regelmatig gekoppeld aan andere. En staat er één in de cloud en staan de andere applicaties op het netwerk van de gemeente zelf, dan blijkt koppelen regelmatig tot problemen te leiden. De controle op de kwaliteit van de gegevensuitwisseling blijkt een stuk ingewikkelder, omdat je de leverancier nodig hebt om zeker te weten dat de koppeling werkt. Als er iets blijft ‘hangen’ is dat minder snel in beeld en voor de oplossing is de afhankelijkheid van de helpdesk van de leverancier behoorlijk groot.

En dit probleem wordt alleen maar groter als beide applicaties in de cloud staan. Je bent dan afhankelijk van twee leveranciers die niet altijd gelijk in de meewerkstand staan.

Leerproces

De transitie naar de cloud is op zich prima. Gemeenten kunnen zich door het gebruik van de cloud op hun kernactiviteiten richten. En hoeven zich minder met techniek bezig te houden. Wat wel belangrijk is dat gemeenten zich realiseren dat de verhouding met de leveranciers verandert door het gebruik van de cloud. Leveranciers krijgen meer invloed (macht). Invloed waar gemeenten misschien minder blij mee zijn. Gemeenten en leveranciers zullen samen door dit proces moeten. Gemeenten zullen zich duidelijker en meer moeten opstellen als opdrachtgever. En leveranciers zullen zich dienstverlenend moeten opstellen.

En als ik van buitenaf kijk, dan zit de beet in de staart vooral aan de kant van de leveranciers. Zij zullen hun helpdesks moeten versterken en klantvriendelijker moeten maken. Met SLA’s alleen kom je er niet. De cloud is voor de gemeenten niet goedkoper, maar voor de leverancier uiteindelijk wel. Meer investeren in de kwaliteit en beschikbaarheid van de helpdesk zal de transitie naar de cloud een stuk eenvoudiger maken.

We werken inmiddels meer dan anderhalf jaar vooral thuis en communiceren met elkaar via Teams, Zoom, Google en wat we nog meer tegenkomen in samenwerkingsland. We kunnen ons bijna niet meer voorstellen dat het ooit anders is geweest.

Als projectleider zat ik voorheen regelmatig uren in de auto. Muziekje aan, wat bellen en vooral afkicken van de drukke dag. En als ik eerlijk ben, dan mis ik dat wel een beetje. Nu ga ik langer door, maar kan ik tussendoor wel even met de hond naar het park. Het is wat surrealistisch, maar tegelijkertijd heel gewoon.

Het Echte Nieuwe Werken

We waren al een tijdje bezig met praten over en experimenteren met ‘Het Nieuwe Werken’, maar echt van de grond komen deed het niet. Deels omdat werkgevers het vaak heel instrumenteel aanpakten door het aantal werkplekken te verminderen. Maar ook omdat er een soort koudwatervrees was dat mensen veel minder hard zouden gaan werken. Je moet als leidinggevende toch zicht houden op hetgeen je medewerkers uitvoeren.

De werkelijkheid heeft ons echter ingehaald. De pandemie bleek een uitstekende motor te zijn voor het ‘Echte Nieuwe Werken’. Het digitale samenwerken was binnen enkele maanden gewoon.

Koppelen

En dat nieuwe gewoon bleek in mijn werk zelfs heel efficiënt te zijn. Ik ben veel betrokken bij implementaties van softwareapplicaties bij gemeenten. Over het algemeen is het werk om de applicaties zelf in te voeren goed te doen. Het zich altijd weer voordoende probleem is het leggen van de koppelingen. Op één of andere manier zien leveranciers altijd kans om het koppelen van applicaties tot de ingewikkeldste activiteit te maken van het invoeringsproces. Gelukkig wordt er steeds meer getrokken aan standaard uitwisselingsformaten, maar zelfs dan is koppelen nog steeds een uitdaging.

In vier jaar tijd…

Maar nu het koppelen in deze tijd. In de afgelopen vier jaar heb ik voor vier klanten precies dezelfde ‘cloudapplicatie’ geïmplementeerd met daarbij dezelfde koppelingen met enkele andere applicaties. Bij de eerste implementatie vier jaar terug heeft het volledig operationeel krijgen van de koppeling bijna drie maanden in beslag genomen. De gemiddeld tien deskundigen van de verschillende betrokken partijen werkten om beurten of in verschillende sessies voor de klant om steeds weer een stukje voor elkaar te maken.

De tweede klant waarbij de koppeling moest worden gelegd was in april vorig jaar. Daar duurde de implementatie enkele dagen. We hadden kans gezien om mensen bijeen te krijgen via Teams en via de telefoon. Het was een beetje behelpen, omdat nog niet alle deelnemers gebruikmaakten van Teams of een ander medium, maar doordat veel betrokkenen snel bereikbaar waren en gelijk iets konden aanpassen en testen werd het implementatieproces vele malen sneller doorlopen.

En je raadt het al. Dit jaar. Bij de derde en vierde klant ging het nog sneller. In één dag werden de koppelingen bij beide op zowel test als productie helemaal operationeel gemaakt en getest. Iedereen had de beschikking over Teams. Iedereen was op tijd beschikbaar. Fouten werden direct gecorrigeerd. Betrokkenen konden direct nieuwe architectuurafspraken maken en vastleggen. Echt ongelooflijk.

Nieuwe creativiteit

Dit hadden we vier jaar geleden niet met elkaar kunnen bedenken. En ik vermoed dat het nog maar het begin is. Zeker omdat ik merkte dat de verschillende partijen ‘aan tafel’ tijdens de overleggen ook met ideeën kwamen over de aanpak van toekomstige koppelingen.

Het Nieuwe Werken is niet alleen in een stroomversnelling gekomen, maar is nu ook een basis voor nieuwe creativiteit. Ik ben benieuwd hoe we over de volgende vier jaar terugkijken op deze tijd. Voor nu veel koppelplezier in 2022.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl.