Groningen heeft het inderdaad

Gemeente Groningen laat elke twee jaar het beheer en gebruik van de basisregistraties auditen en merkt dat het een grote toegevoegde waarde heeft voor de kwaliteit van haar informatievoorziening.

Toen in 2016 het landelijk Stelsel van Basisregistraties wat meer vorm kreeg, besloot Groningen om het Stelsel te omarmen. En binnen de eigen organisatie werden de eerste stappen gezet om een Gronings Stelsel op te zetten. De gemeente had op dat moment wel een redelijk beeld van de kwaliteit van de BRP, de BAG en de WOZ. Maar van de andere registraties was het beeld diffuser. Uiteraard speelde daarin mee dat Groningen zelf beheerder was van de BRP, de BAG en de WOZ en dat deze drie ook een directe relatie hadden, maar hoe het er echt voor stond was toch niet helemaal duidelijk.
Uit een eerste interne scan kwam naar voren dat het beheer en gebruik van de BGT en de BRO, waarvoor Groningen ook verantwoordelijk is, aandacht vroegen. En het gebruik van de overige, externe basisregistraties stond eigenlijk op een laag pitje. De afdeling Geo & Data die verantwoordelijk was voor een deel van de interne basisregistraties besloot vervolgens om een externe partij eens wat dieper naar de resultaten te laten kijken. Als een second opinion.

Van second opinion naar structurele audit

Geon kreeg de opdracht voor het uitvoeren van de eerste audit en schakelde Telengy bij voor de onderdelen die minder geo-gericht waren. Gezamenlijk werden de toen 11 als basisregistraties benoemde registraties gescand op opbouw, beheer, (verplicht) gebruik en terugmelden.
De eerste resultaten bleken niet veel af te wijken van de resultaten van de interne scan die Groningen zelf al had uitgevoerd, maar er kwam wel een set aanbevelingen op tafel waar Groningen mee aan de slag kon. Inmiddels bleek dat het landelijk stelsel door wet- en regelgeving nog diverse aanpassingen zou ondergaan. Groningen besloot om de second opinion van het eerste uur om te zetten in een scan die zij tweejaarlijks zou laten uitvoeren.
In een tweejaarlijkse trein zijn vervolgens steeds vijf basisregistraties ge-audit op opbouw, beheer, (verplicht) gebruik en terugmelden. Twee keer vijf, omdat inmiddels duidelijk werd dat BLAU geen basisregistratie zou blijven. Naast de basisregistraties werd als een rode draad wel elke twee jaar de Makelaarsuite meegenomen. De spin in het web van de informatie-uitwisseling tussen de basisregistraties en de afnemende applicaties. De beheerders van de Makelaarsuite hadden (en hebben) goed zicht op het verkeer tussen de verschillende applicaties en op de gaten die moesten worden gedicht.

Kwetsbaar opstellen en actie ondernemen

Door de keus van Groningen om zich op het beheer en gebruik van de basisregistraties elke twee jaar te laten auditen kwamen zaken die niet op orde waren steeds weer op tafel. Groningen stelde zich hiermee kwetsbaar op en deed er vervolgens wat mee. Het beheer van de basisregistraties werd inhoudelijk beter. Processen werden beter vastgelegd en ook gevolgd. En de inrichting van de formatie van het functioneel beheer werd steeds effectiever geborgd.
Een aspect waar Groningen maar geen grip op leek te krijgen, was het terugmelden. Hoe pak je dat nou aan? Je weet tenslotte dat de kwaliteit van de informatievoorziening op een hoger niveau komt als er twijfel is aan de juistheid van de gegevens en je terugmeldt naar de bron. De bron checkt of er inderdaad iets niet klopt en kan vervolgens maatregelen nemen.

Terugmelden

Nadat er bij meerdere audits was geconstateerd dat het terugmelden niet of nauwelijks plaatsvond, besloot Groningen het anders aan te pakken. Er werd een campagne opgestart waarbij fasegewijs diverse acties werden uitgezet.
Tijdens de eerste fase is het item ‘Terugmelden op basisregistraties’ ingericht op het intranet van de gemeente Groningen. Hierin was de benodigde informatie over het Stelsel van Basisregistraties en het terugmelden te vinden. De focus lag in deze fase op de communicatie, zodat medewerkers die gebruik maken van basisgegevens op de hoogte werden gebracht van alle ontwikkelingen. Veel medewerkers bleken echt niet op de hoogte van de verplichting om terug te melden bij gerede twijfel. Daarnaast konden op deze manier medewerkers worden aangespoord om te voldoen aan de verplichting om terug te melden. Verder werd gewerkt met een trainingsmodule binnen het platform Groningen Leert, waardoor dieper op de stof kon worden ingegaan.
Gedurende de tweede fase is onderzocht welke mogelijkheden er waren voor het centraliseren van het terugmelden binnen de organisatie en welke informatie er al over het onderwerp in de gemeente bestond. Dat heeft geleid tot de totstandkoming van de interne terugmeldvoorziening. De beheerders van de Makelaarsuite hebben een centraal meldpunt ingericht, naar analogie van het Amsterdamse model, waarop iedereen uit de organisatie kan terugmelden. De beheerders van de Makelaarsuite bepalen vervolgens of er inderdaad informatie niet klopt en melden dit dan terug aan de bronhouder.
Hoe hardnekkig dit terugmeldprobleem is, bleek wel uit het feit dat het terugmelden duidelijk inzakte nadat het project was afgelopen. Inmiddels wordt er veel werk gemaakt van voorlichting en structurele aandacht om het terugmelden op de kaart te houden.

Hogere kwaliteit, beheer op orde

De meest recente audit die is gehouden, laat zien dat Groningen door het tweejaarlijks scannen van het beheer en gebruik van de Basisregistraties grote stappen heeft gemaakt. Naast alle verplichte audits, zoals ENSIA, de WPG, de BRP en bijvoorbeeld DigiD, heeft Groningen het lef gehad om niet alleen te kijken naar de regeltjes en of zij daaraan voldoet, maar om een stap verder te gaan. En vooral te kijken of de kwaliteit van de informatievoorziening in Groningen op een hoger peil kon worden gebracht.
Het resultaat is dat het beheer van haar basisregistraties op orde en goed geborgd is. En de kwaliteit van de inrichting en het gebruik van de processen rond de informatievoorziening op een hoog niveau ligt. Het terugmelden en het verplichte gebruik van basisgegevens staat niet alleen op de kaart, maar krijgt vooral ook veel aandacht. En medewerkers zijn zich er steeds meer van bewust dat de gemeente Groningen haar informatievoorziening op een hoog niveau heeft staan en wil houden. Niet alleen voor de gemeente zelf, maar ook voor haar inwoners en ondernemers.

Is dit wat voor uw gemeente?

Het krijgen van grip op het beheren en gebruiken van de basisregistraties blijkt voor een gemeente niet eenvoudig te zijn. Vaak wordt het beheer van de ‘eigen’ basisregistraties meer beschouwd als een component van het functioneel beheer en niet als een belangrijke schakel in de totale informatievoorziening. En over het gebruik en beheer van de externe basisregistraties wordt niet eens nagedacht. Laat staan over het terugmelden aan deze registraties als er twijfel is aan de juistheid van gegevens.
Buiten het verplichte gebruik van de in- en externe basisregistraties is er ook nog zoiets als het recht van een inwoner of ondernemer dat de gegevens die je over hem of haar bijhoudt, juist zijn. En als je kijkt naar de audits die Groningen heeft laten uitvoeren, dan blijkt dat structurele aandacht, voorlichting en scholing leidt tot een betere kwaliteit van de informatievoorziening, voor de gemeente zelf, maar juist en vooral ook voor haar inwoners en ondernemers.

En Groningen kan dan ook terecht zeggen…

Der gait niks boovn Grunn.

Geon en Telengy kennen elkaar al jaren en werken regelmatig samen op het moment dat er vragen liggen waarbij de meer administratief gerichte informatievoorziening raakt aan de geo gerichte informatievoorziening.
Beide bedrijven vullen elkaar aan op expertises die in overheidsland worden gevraagd en hanteren een gedeelde visie op het organiseren van het gegevensmanagement. Tevens zijn ze ook nauw betrokken bij ontwikkelingen binnen de VNG.
De ontwikkelingen rond de basisregistraties van de afgelopen jaren dragen bij aan een hogere kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de overheid. Door met elkaar samen te werken proberen Geon en Telengy daar mede vorm aan te geven. De tweejaarlijkse audit die zij uitvoeren bij de gemeente Groningen is daar een goed voorbeeld van.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, 06 22 77 63 63, e.leroi@telengy.nl of Gerlof de Haan, adviseur bij Geon, 06 20 24 74 74, g.r.de.haan@geon.nl

Een gemeente heeft gemiddeld 27 samenwerkingsverbanden getuige de wir-war van spaghetti in het overzichtskaartje. De organisaties in deze verbanden zijn afhankelijk van elkaars informatie om hun taken uit te voeren en gestelde ambities te halen. Ook binnen de gemeentelijke domeinen groeien de digitaliserings- en informatiebehoeften. Informatiemanagement staat aan de lat om deze interne en externe relaties met stakeholders, leveranciers en maatschappelijke partners op te bouwen om te begrijpen welke behoeften er zijn en op welke wijze verantwoordelijkheden, taken, diensten, producten, belangen en ambitie passen in het overkoepelende informatiebeleid.

De ontwikkeling maakt dat gemeenten bezig zijn met de governance van samenwerken. De rollen account-, contract- en leveranciersmanagement (ACL-management) zijn hierbij cruciaal.

Wat zegt de wetenschap hier eigenlijk over?

De wetenschap beschrijft de ACL-disciplines doorgaans vanuit een privaat perspectief, wat lastig is omdat een gemeente meer omvat dan alleen zakelijke doelen. Voor een gemeente heeft het werken met maatschappelijke meerwaarde immers een hogere prioriteit dan voor een commercieel bedrijf. Daarom wordt in de publieke sector ACL-management op een relationele wijze benaderd i.p.v. een transactionele. De uitwisseling van diensten en producten uiteindelijk leidt daarbij tot een meerwaarde voor de samenleving.

Relaties en verbindingen

Bij samenwerking is het een uitdaging om een gemeenschappelijke ambitie te formuleren die aansluit bij de kansen, problemen en uitdagingen van de betrokken organisaties. Accountbeheer, contractbeheer en leveranciersbeheer (ACL) draaien allemaal om relaties. Maar wat onderscheidt ze van elkaar?

Hoewel deze drie vormen van beheer overlappende en aansluitende processen hebben, hebben ze elk hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Terwijl accountbeheer gericht is op het in kaart brengen en behartigen van ambities en belangen door het opbouwen van relaties, richten contractbeheer en leveranciersbeheer zich meer op dienstverlening, producten, processen, afspraken en het efficiënt laten verlopen van de samenwerking.

En hoe zit het dan met gemeenten die als hostingpartij voor een andere gemeente optreden?
Zij zijn niet alleen klant, maar ook leverancier. In die situatie wordt op meerdere niveaus samengewerkt en is het relatiebeheer van essentieel belang voor alle vormen van de onderlinge samenwerking. De belangen van de politiek wegen daarbij net zo hard mee als die van de dagelijkse bedrijfsvoering. Het ACL-management wordt daarmee de ‘Haarlemmerolie’ van de samenwerking.

ACL-management en informatievoorziening

Het ACL-management kan goed worden toegepast over het hele werkveld informatie en informatietechnologie in samenwerking met meerdere partners. In een netwerk speelt het vooral een centrale rol bij het ontwerp en ontwikkeling van de dienstverlening, informatievoorziening en digitale technologie en services op tactisch niveau. Waarbij de ACL-rollen de verbinding maken met de domeinen en samenwerkingspartners.

De grootte van het netwerk of de intensiteit van de samenwerking heeft invloed op de benodigde capaciteit om de ACL-processen goed in te richten en te onderhouden. Voor de toepassing van ACL-management geldt dat op strategisch, tactisch en operationeel niveau alle niveaus, zowel horizontaal (met de andere organisaties of domeinen) als verticaal (binnen de eigen organisatie) met elkaar verbonden zijn. Middels afspraken, overleggen en andere vormen van afstemming.

Meer weten?

Uiteraard zijn er nog talloze andere aspecten die bijdragen aan een helder kader voor ACL-beheer. Onze adviseurs staan klaar om als sparringpartner op te treden en te bespreken welke vragen met betrekking tot het ACL-management we voor uw gemeente kunnen beantwoorden.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, 06 22 77 63 63 of e.leroi@telengy.nl. Of u kunt contact opnemen met Elise Hermans, 06 81 75 07 47,  e.hermans@telengy.nl.

Het jaar 1796

Napoleon zette het fenomeen van de basisregistratie in 1796 op de kaart. En al in 1811 werd de Burgerlijke stand in heel Nederland ingevoerd. En daarmee was onze eerste basisregistratie een feit. Vanaf 1850 werd het bijhouden van het Bevolkingsregister een gemeentelijke taak en dat is het nog steeds.

Gezinskaart

Dat we in Nederland goed en gezagsgetrouw waren in het bijhouden van de gegevens in ons Bevolkingsregister, bleek in en na de Tweede Wereld0orlog. De Gezinskaart die in 1939 werd ingevoerd zorgde ervoor dat er veel bekend was over de samenstelling en woonplaats van de Nederlandse bevolking. En de nazi’s maakten daar dan ook dankbaar gebruik van. 75% van de Nederlandse Joden werd weggevoerd en vermoord. Dat lag veel hoger dan in landen die hun Bevolkingsregister minder goed op orde hadden. Uiteraard is de gedetailleerde bijhouding van de Gezinskaart niet de oorzaak geweest van dit gruwelijke feit, maar het heeft zeker een rol gespeeld.

Registratie kerkgenootschap

Maar zoals (ook nu nog) wel vaker in Nederland is men na de oorlog weer op de oude voet verdergegaan. Met bovengenoemde ervaring in het achterhoofd kun je het wel bijzonder noemen dat de gegevens over het kerkgenootschap waar je bij hoorde gewoon in de Bevolkingsadministratie bijgehouden bleef. Bij de verdeling van huizen en pachtgronden voor boeren in de 50-er jaren was het zelfs in het nieuwe Flevoland een belangrijk selectiecriterium.

Weerstand

Mogelijk is dit wel een verklaring voor het feit dat er eind 60-er jaren veel weerstand was tegen de volkstelling die in 1971 zijn beslag kreeg. Die weerstand zie je ook terug in de 80-er jaren als de technologische mogelijkheden om een bevolkingsregistratie te automatiseren en te beheren toenemen. Meerdere projecten op dit gebied mislukten. Deels door inhoudelijke discussies en deels omdat het niet eenvoudig was om met de toenmalige middelen een effectieve en ‘up-to-date’ administratie op te zetten.

Toch kwam hij er uiteindelijk. De eerste Gemeentelijke Basisregistratie (GBA) in 1994. De voorloper van de huidige Basis Registratie Personen (BRP) die in 2014 het licht zag.

Op naar de 10

Nu valt er veel te zeggen over de GBA in positieve en negatieve zin. Ik heb bij het fenomeen GBA/BRP bijvoorbeeld wel wat ambivalente gevoelens. Maar deze basisregistratie was wel de motor achter een ontwikkeling die inmiddels heeft geleid tot een set van zelfs tien basisregistraties. Registraties die er wel voor zorgen dat de kwaliteit van de informatievoorziening binnen de overheid over het algemeen op een behoorlijk hoog niveau ligt. In de praktijk waren er in eerste instantie zelfs meer basisregistraties, maar door wat samenvoegingen en accentverschuivingen bleven er tien over. En als je dat vergelijkt met de periode die tot de GBA heeft geleid, dan mag je een kleine dertig jaar toch heel snel noemen. Misschien zelfs te snel. Want vooral de persoonsgerichte basisregistraties (BRP, BRI en WOZ) en de registraties waarin persoonsgegevens voorkomen (NHR, BRV en BRK) vragen veel aandacht vanuit het oogpunt van privacy.

Waarom hebben we eigenlijk basisregistraties?

In de kern zijn de moderne basisregistraties ontwikkeld, omdat iedereen zelf zijn registraties opbouwde en bijhield. Hierdoor moesten inwoners en ondernemers iedere keer als zij contact met de overheid hadden, hun gegevens steeds opnieuw invullen. De basisgedachte achter de basisregistraties was dus heel dienstverlenend gericht. Burgers en bedrijven hoeven gegevens maar 1 keer aan te leveren. De overheid hoeft de gegevens maar 1 keer te verwerken. De uitwisseling van de gegevens is sneller. De kans op fouten bij de uitwisseling is kleiner. Althans dat is de bedoeling. De praktijk wijst uit dat een fout juist door het het uitwisselen moeilijk te herstellen is.

Fundament

In de jaren nul is echt het fundament gelegd voor deze Basisregistraties. En door de grote ontwikkelingen in de digitale wereld is dat nog eens versterkt. Wat mij altijd wel heeft verbaasd en geprikkeld is het feit dat vooral de wetgever in die jaren te weinig sturing heeft gegeven aan de samenhang tussen de verschillende registraties. Terwijl zij er wel het grootste voordeel van had en heeft. Ministeries die wetten verzonnen rond de Basisregistraties waarvoor zij verantwoordelijk waren die een totaal andere weg ingingen dan de ‘concurrerende’ registraties. Identieke gegevens die in verschillende registraties totaal anders moesten worden geïnterpreteerd. En noem maar op.

Kinderziektes, zullen we ze maar noemen. Maar als ik nu kijk, dan lijkt het erop dat er een zekere stabiliteit aan het ontstaan is, waarin het fenomeen Basisregistratie niet alleen wordt geaccepteerd door meerdere partijen, maar dat ze ook in hun positie worden gezet. Door de verschillende overheden, maar zeker ook door gebruikers binnen die overheden.

En daar helpt de flexibiliteit van de huidige technologie en de opgedane kennis en ervaring van de laatste decennia zeker bij. Was het voorheen een mijl-op-zeven als er een verandering moest worden doorgevoerd in applicaties (bijvoorbeeld aanpassing naamgeving). Nu lijkt dat gestroomlijnder te gaan. De Basisregistraties worden geaccepteerd -en gelukkig- kritisch gebruikt. De AVG mag dan soms lastig zijn. De wet zorgt wel voor een kritische blik op het vastleggen en gebruiken van gegevens. En ik ben daar persoonlijk blij mee.

Het stel Basisregistraties

Ik heb het nog niet eens gehad over het stelsel van Basisregistraties. Inmiddels liggen er al tussen meerdere registraties koppelingen. Deze ondersteunen de uitwisseling van gegevens tussen de basisregistraties. Hartstikke mooi, zou je zeggen.

Maar of we daar nou echt al kunnen spreken van een volwassen gegevensstroom valt te betwijfelen. Het loopt nog niet zo lekker. Naast het feit dat ‘fouten’ in de ene basisregistratie, ook in andere terechtkomen, gaat het nog niet zo goed met het terugmelden.

Het terugmelden van fouten aan andere basisregistraties zit nog niet in de ‘genen’. Niet in die van degene die zou moeten melden dat er een fout wordt geconstateerd, maar zeker niet in die van degene die de fout moet corrigeren.

Kortom: er valt zeker nog wat te doen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl.

We zien het allemaal gebeuren. Gemeenten stappen op grote schaal met hun applicaties over naar de ‘cloud’. In programma’s van eisen wordt zelfs al de term ‘cloud tenzij…’ gebruikt. Ingegeven door de behoefte van gemeenten om de techniek zoveel mogelijk buiten de deur te zetten. En de trend die leveranciers volgen om hun producten alleen nog maar in de cloud aan te bieden. Beide zijn motoren onder de motorkap van het overstappen naar een andere IT-architectuur.

Minder invloed

Uiteraard is dit overstappen geen ‘Big Bang’ maar een geleidelijk proces. En dat veroorzaakt naast de voordelen ook uitdagingen. De invloed die gemeenten hadden op het beheer van hun applicaties blijkt door het gebruik van cloudapplicaties behoorlijk te verminderen.

Je hebt minder werk aan het technisch beheer, maar je kunt ook minder snel iets laten aanpassen. Neem bijvoorbeeld het aanmelden van een nieuwe gebruiker. Eerst kon je aan ICT aangeven dat je morgen een account nodig had voor je nieuwe tijdelijke medewerker. Nu moet je (conform de afspraken in het SLA) vijf dagen van tevoren de aanvraag indienen bij de helpdesk van de leverancier. En dan maar afwachten of het account na vijf dagen beschikbaar is. En dat blijkt in de praktijk voor het management van functionele afdelingen vaak behoorlijk frustrerend.

En wat nog meer speelt is dat je minder invloed hebt op het moment waarop releases worden doorgevoerd. Veelal moet dat bijvoorbeeld bij financiële en salarisapplicaties allemaal op één moment c.q. een-en-dezelfde dag. Dat vraagt nogal wat van de flexibiliteit van een gemeente. En bij echte SaaS-oplossingen heb je die invloed trouwens helemaal niet. Releases worden zonder overleg met de klant doorgevoerd. Dus zolang Microsoft plezierige aanvullingen heeft voor Office365 is iedereen blij. Maar als het bedrijf besluit om een deelproduct waar jij al een tijd fijn mee werkt, weghaalt omdat er te weinig gebruik van wordt gemaakt dan zie ik je al knarsetanden.

Koppelen

En dat gebrek aan invloed blijkt ook bij koppelingen te spelen. Want gemeentelijke applicaties worden regelmatig gekoppeld aan andere. En staat er één in de cloud en staan de andere applicaties op het netwerk van de gemeente zelf, dan blijkt koppelen regelmatig tot problemen te leiden. De controle op de kwaliteit van de gegevensuitwisseling blijkt een stuk ingewikkelder, omdat je de leverancier nodig hebt om zeker te weten dat de koppeling werkt. Als er iets blijft ‘hangen’ is dat minder snel in beeld en voor de oplossing is de afhankelijkheid van de helpdesk van de leverancier behoorlijk groot.

En dit probleem wordt alleen maar groter als beide applicaties in de cloud staan. Je bent dan afhankelijk van twee leveranciers die niet altijd gelijk in de meewerkstand staan.

Leerproces

De transitie naar de cloud is op zich prima. Gemeenten kunnen zich door het gebruik van de cloud op hun kernactiviteiten richten. En hoeven zich minder met techniek bezig te houden. Wat wel belangrijk is dat gemeenten zich realiseren dat de verhouding met de leveranciers verandert door het gebruik van de cloud. Leveranciers krijgen meer invloed (macht). Invloed waar gemeenten misschien minder blij mee zijn. Gemeenten en leveranciers zullen samen door dit proces moeten. Gemeenten zullen zich duidelijker en meer moeten opstellen als opdrachtgever. En leveranciers zullen zich dienstverlenend moeten opstellen.

En als ik van buitenaf kijk, dan zit de beet in de staart vooral aan de kant van de leveranciers. Zij zullen hun helpdesks moeten versterken en klantvriendelijker moeten maken. Met SLA’s alleen kom je er niet. De cloud is voor de gemeenten niet goedkoper, maar voor de leverancier uiteindelijk wel. Meer investeren in de kwaliteit en beschikbaarheid van de helpdesk zal de transitie naar de cloud een stuk eenvoudiger maken.

We werken inmiddels meer dan anderhalf jaar vooral thuis en communiceren met elkaar via Teams, Zoom, Google en wat we nog meer tegenkomen in samenwerkingsland. We kunnen ons bijna niet meer voorstellen dat het ooit anders is geweest.

Als projectleider zat ik voorheen regelmatig uren in de auto. Muziekje aan, wat bellen en vooral afkicken van de drukke dag. En als ik eerlijk ben, dan mis ik dat wel een beetje. Nu ga ik langer door, maar kan ik tussendoor wel even met de hond naar het park. Het is wat surrealistisch, maar tegelijkertijd heel gewoon.

Het Echte Nieuwe Werken

We waren al een tijdje bezig met praten over en experimenteren met ‘Het Nieuwe Werken’, maar echt van de grond komen deed het niet. Deels omdat werkgevers het vaak heel instrumenteel aanpakten door het aantal werkplekken te verminderen. Maar ook omdat er een soort koudwatervrees was dat mensen veel minder hard zouden gaan werken. Je moet als leidinggevende toch zicht houden op hetgeen je medewerkers uitvoeren.

De werkelijkheid heeft ons echter ingehaald. De pandemie bleek een uitstekende motor te zijn voor het ‘Echte Nieuwe Werken’. Het digitale samenwerken was binnen enkele maanden gewoon.

Koppelen

En dat nieuwe gewoon bleek in mijn werk zelfs heel efficiënt te zijn. Ik ben veel betrokken bij implementaties van softwareapplicaties bij gemeenten. Over het algemeen is het werk om de applicaties zelf in te voeren goed te doen. Het zich altijd weer voordoende probleem is het leggen van de koppelingen. Op één of andere manier zien leveranciers altijd kans om het koppelen van applicaties tot de ingewikkeldste activiteit te maken van het invoeringsproces. Gelukkig wordt er steeds meer getrokken aan standaard uitwisselingsformaten, maar zelfs dan is koppelen nog steeds een uitdaging.

In vier jaar tijd…

Maar nu het koppelen in deze tijd. In de afgelopen vier jaar heb ik voor vier klanten precies dezelfde ‘cloudapplicatie’ geïmplementeerd met daarbij dezelfde koppelingen met enkele andere applicaties. Bij de eerste implementatie vier jaar terug heeft het volledig operationeel krijgen van de koppeling bijna drie maanden in beslag genomen. De gemiddeld tien deskundigen van de verschillende betrokken partijen werkten om beurten of in verschillende sessies voor de klant om steeds weer een stukje voor elkaar te maken.

De tweede klant waarbij de koppeling moest worden gelegd was in april vorig jaar. Daar duurde de implementatie enkele dagen. We hadden kans gezien om mensen bijeen te krijgen via Teams en via de telefoon. Het was een beetje behelpen, omdat nog niet alle deelnemers gebruikmaakten van Teams of een ander medium, maar doordat veel betrokkenen snel bereikbaar waren en gelijk iets konden aanpassen en testen werd het implementatieproces vele malen sneller doorlopen.

En je raadt het al. Dit jaar. Bij de derde en vierde klant ging het nog sneller. In één dag werden de koppelingen bij beide op zowel test als productie helemaal operationeel gemaakt en getest. Iedereen had de beschikking over Teams. Iedereen was op tijd beschikbaar. Fouten werden direct gecorrigeerd. Betrokkenen konden direct nieuwe architectuurafspraken maken en vastleggen. Echt ongelooflijk.

Nieuwe creativiteit

Dit hadden we vier jaar geleden niet met elkaar kunnen bedenken. En ik vermoed dat het nog maar het begin is. Zeker omdat ik merkte dat de verschillende partijen ‘aan tafel’ tijdens de overleggen ook met ideeën kwamen over de aanpak van toekomstige koppelingen.

Het Nieuwe Werken is niet alleen in een stroomversnelling gekomen, maar is nu ook een basis voor nieuwe creativiteit. Ik ben benieuwd hoe we over de volgende vier jaar terugkijken op deze tijd. Voor nu veel koppelplezier in 2022.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 22 77 63 63 of via e-mail: e.leroi@telengy.nl.

Als projectleider bij implementaties van gemeentelijke applicaties, kom ik regelmatig de vraag tegen of een BSN nu wel of niet in de applicatie mag worden opgenomen. Zeker bij een afdeling die met zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke zaken te maken heeft komt de vraag vaak naar voren.

Ik ben daarin eens gaan rondsnuffelen. En je komt dan terecht bij de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarop staat uitdrukkelijk dat het BSN een uniek persoonsnummer is, dat in de eerste plaats bedoeld is voor het contact tussen burgers en de overheid. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als dat wettelijk is bepaald.[1]

Lijkt duidelijk, maar als we wat dieper kijken dan zit daar wel een voorwaarde aan:

‘Overheidsorganisaties mogen uw BSN gebruiken om hun taak uit te voeren. Maar dat mag alleen als uw BSN hierbij noodzakelijk is.’

Ja, en daar zit nou net de kneep. Veel gemeentelijke afdelingen weten niet of zij het BSN nu wel of niet in de applicatie mogen vastleggen en/of gebruiken.[2] En hoe dan? Want wanneer is het gebruik van het BSN nu noodzakelijk? En hoe mag je het BSN dan gebruiken? Mag je het alleen opvragen bij Burgerzaken ter controle? Mag je het vastleggen in de eigen applicatie? En mag dat altijd of alleen maar in heel specifieke situaties? Bijvoorbeeld alleen als er een publiekrechtelijke relatie is. Maar hoe bepaal ik dat dan? Een huurder van een bedrijfspand van de gemeente betaalt huur (privaatrechtelijk), maar woont in een koopwoning in dezelfde gemeente en betaalt onroerende zaken belasting (publiekrechtelijk).

Burgerzaken

Voor een afdeling Burgerzaken is het uiteraard klip en klaar. Zij geeft belangrijke documenten uit waarbij het BSN een centrale rol speelt. Het rijbewijs, de ID-kaart en het paspoort. Zij legt het BSN niet alleen vast, maar geeft het ook uit.

Bij deze afdeling zit vaak veel kennis over het BSN, maar mijn ervaring is dat bij het navragen of het BSN door een andere afdeling mag worden vastgelegd en gebruikt wel verschil zit in het antwoord op de vraag. En dat loopt van geen probleem tot niet nodig want wij leggen het vast. En als het toch nodig is, dan kun je het bij ons opvragen. Kortom: de antwoorden zijn niet consistent en in mijn ogen ook niet altijd juist. Ik denk zelfs dat men het eigenlijk niet altijd echt weet. Niet onbegrijpelijk, want het zinnetje: ’Maar dat mag alleen als uw BSN hierbij noodzakelijk is.’; helpt natuurlijk ook niet echt.

Financiën

Een afdeling die de vraag regelmatig stelt is Financiën. Deze afdeling heeft vaak met zowel publiekrechtelijke (te innen belastingen) als privaatrechtelijke (te innen huur) situaties te maken. Het is als ik de stukken van de Autoriteit Persoonsgegevens goed lees, voor een afdeling Financiën toegestaan om van de betrokken personen het BSN vast te leggen. Bij belastingen gaat het om een publiekrechtelijke zaak. En dan mag je het BSN ook in je communicatie gebruiken. Hierbij speelt dan wel weer de vraag of het noodzakelijk is. Een collega van mij maakte bij een gemeente mee dat het BSN daarna weer op alle brieven met de inwoner werd gezet. Toen hij vroeg waar dat dan voor gebruikt werd, bleef het stil en werd besloten het er maar weer af te halen.

Bij huur heb je te maken met een overeenkomst. En dat is een onderwerp dat expliciet wordt benoemd. Als er sprake is van een overeenkomst tussen een gemeente en een inwoner, dan mag het BSN ook worden vastgelegd. Maar…, dat wil niet zeggen dat je het altijd mag gebruiken. In het geval van de huur mag je het bijvoorbeeld niet op het contract over op andere documenten bij de onderlinge communicatie gebruiken. Lastig dus.

AVG

Ook bij andere afdelingen zie je regelmatig de vraag opdoemen of zij het BSN nu wel of niet mogen vastleggen en/of gebruiken. Een afdeling P&O bijvoorbeeld moet het BSN vastleggen. Maar wanneer ze het nu wel of niet moeten c.q. mogen gebruiken is niet altijd duidelijk.

En dan komt natuurlijk nog het spook van de AVG weer om de hoek. Hoe vaak ik niet hoor dat iets niet zou mogen van de AVG. Ik vraag mij steeds vaker af waar die klok nu precies hangt waar de klepel van zoek is. De AVG wordt bij het beantwoorden van de vraag of het BSN mag worden vastgelegd en/of gebruikt regelmatig als argument genoemd, waarom het niet zou mogen. Maar vaak heeft iemand de klok horen luiden, maar weet niet waar de klepel hangt, waardoor een afdeling nog niet weet wat nu wel of niet mag of moet.

Hoe lossen we dit nu op?

Buiten alles wat vastligt over het BSN is het naar mijn mening belangrijk dat je als gemeente bij twijfel ook je eigen verantwoordelijkheid neemt. Ik ga ervanuit dat het vooral belangrijk is dat je transparant bent als gemeente. Als het niet helemaal duidelijk is wat de wet- en regelgeving over het vastleggen en gebruiken van het BSN zeggen, leg het dan zelf vast. Beschrijf in een collegevoorstel de situatie en de reden waarom je het BSN in applicatie X van de gemeente wil vastleggen. Hoe je dat gegeven gaat gebruiken. En hoe je ermee en over communiceert in de richting van de betrokken inwoner of ondernemer.  Dit document laat je vaststellen door het college en zorgt voor een goede communicatie over het besluit. M.a.w.: ‘Zorg dat je als gemeente een goed verhaal hebt (lees: een inhoudelijke onderbouwing).’

Gegarandeerd dat je reacties krijgt. Reacties die het scherper maken, maar tegelijk ook duidelijker. Voor iedereen. En volgens mij ben je dan ook bezig in de geest van de AVG.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

[1] Belangrijk is dat de overheid het BSN gebruikt wanneer ze moet vaststellen dat het om specifiek jouw persoon gaat (en niet bijv. iemand met dezelfde naam of dezelfde initialen en achternaam) – het is immers jouw unieke nummer, terwijl je naam niet per se uniek hoeft te zijn. In Hoofdstuk 4 (artikel 11) staat hierover het volgende te lezen: https://wetten.overheid.nl/BWBR0022428/2018-07-28#Hoofdstuk4.

[2] In de Wet basisregistratie personen onder Hoofdstuk 3 (artikel 3.8) wordt verwezen naar de mogelijkheid om gegevens aan organen die een onderdeel van de gemeente zijn het BSN te verstrekken. Bovendien wordt de gemeente in alle wet- en regelgeving (ook binnen het kader van de AVG) steeds als één orgaan beschouwd. Zie ook: https://wetten.overheid.nl/BWBR0033715/2021-07-01#Hoofdstuk3.

Er is iets vreemds aan de hand. Er is een regeling voor overheden die kosten bespaart, maar deze regeling is niet overal bekend. In mijn werk voor gemeenten kom ik regelmatig tegen dat gemeenten kosten in rekening gebracht krijgen voor producten van de Kamer van Koophandel, terwijl zij daar niet voor hoeven te betalen.

Wat is er aan de hand?

De volgende tekst staat op de site van de KvK:

‘Bestuursorganen, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, die standaardinformatieproducten van KVK afnemen ontvangen daar geen facturen voor. Zij betalen in plaats daarvan jaarlijks een vast bedrag aan het ministerie van Economische Zaken en Klimaat; de zogenaamde inputfinanciering.’

Er is een hele lijst met producten die voor overheden ‘gratis’ zijn, maar waarvoor ze toch gewoon netjes (nog eens) betalen. Dat komt omdat deze overheden zelf aan de Kamer van Koophandel moeten aangeven dat ze onder de regeling van de inputfinanciering vallen. Een gemeente moet dus een mailtje sturen aan het account van de KvK om gebruik te kunnen maken van de inputfinanciering. Je komt dan op de zogenaamde Autorisatielijst Inputfinanciering.

Maar…

De gemeente valt pas onder de regeling inputfinanciering vanaf het moment dat de KvK de aanvraag heeft beoordeeld en de gemeente daadwerkelijk op de lijst heeft opgenomen.

Bureaucratie

Je zou toch denken dat je zoiets in een ochtendje onderling even regelt als overheid en Kamer van Koophandel. Maar zoals wel vaker in Nederland, je moet je wel aan de regels houden. Gemeenten en andere overheden, wellicht is het toch goed om eens te kijken of het bij jullie al goed geregeld is. Het kan je jaarlijks toch wat geld schelen. En alle kleine beetjes helpen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Sinds de 60-er jaren van de vorige eeuw is de automatisering in gemeenteland steeds belangrijker geworden. Eerst kwamen er de rekencentra, zoals CIOB, CON en CEVAN. En daarna in de 80-er en 90-er jaren de leveranciers zoals L&T Informatica (nu PinkRoccade), VUGA, Raet Decentrale Overheid, Centric, Kramers, IGA en HCS.

Door diverse overnames bleven er uiteindelijk twee grote spelers in de gemeentemarkt over. PinkRoccade en Centric. Maar rond de eeuwwisseling kregen zij toch weer concurrentie. Op wat meer specifieke gebieden, zoals GEO- en zaaksystemen en natuurlijk op het gebied van de websites. Deze partijen vulden een niche in die de twee groten blijkbaar niet voldoende konden invullen.

De eerste ICT-ers

Als gevolg van de ontwikkelingen in de 80-er jaren zie je dat er bij gemeenten nieuwe functies ontstaan. ICT-functies. Naast alle specialisten die de gemeenten al jaren kennen, doet de eerste systeembeheerder zijn intrede. Meestal bij de sociale dienst en/of financiën. Hij (ja, het is altijd een hij) krijgt het beheer over een minicomputer. Een computer die in een aparte ruimte in het gemeentehuis staat en waar terminals aan vast zitten. Deze systeembeheerder was meestal een inhoudelijke senior van de afdeling en hield zich naast het inhoudelijke werk bezig met schijven wisselen en back-ups maken.

Eind 80-er en begin 90-er jaren zie je de eerste PC’s verschijnen. Meestal voor specialisten binnen het financiële werkveld. Door de vele PC-privéprojecten uit die tijd komen er ook anderen mee in aanraking. Dat had tot gevolg dat de PC snel zijn intrede deed op andere werkplekken en dat de eerste ‘nerds’ zich gingen richten op het helpen van collega’s. De helpdeskmedewerker was geboren.

De systeembeheerder wordt volwassen

Het aan elkaar verbinden van de verschillende PC’s via een netwerk zorgde ervoor dat de ‘nerds’ een rol kregen die steeds belangrijker werd. Alle PC’s moesten centraal worden beheerd en vooral op een eenduidige wijze. Het karakter van de functie werd steeds technischer. Ook het feit dat er steeds meer niet-financiële applicaties bij kwamen zorgde ervoor dat de functie werd losgetrokken van de inhoud.

De groei zette door en er moest iemand komen die sturing gaf aan de systeembeheerders, die inmiddels vaker ICT-ers werden genoemd, omdat ook het beheer van de telefooncentrale onder hun beheer kwam. Een telefooncentrale die inmiddels als een compleet computersysteem kon worden gezien. De functie ICT-coördinator ontstond.

Zeker rond 1994 toen de GBA van de grond werd getild kwam het besef aan de oppervlakte dat de verbinding tussen informatie en Informatie Technologie steeds hechter werd. ICT-coördinatoren gingen ook een rol krijgen in de verbinding met de vakafdelingen en vooral met de archiefafdelingen. De functie van Informatie & Automatiseringscoördinator zag het daglicht.

Het beheer van applicaties wordt belangrijker

Op het niveau van de vakafdelingen wordt in de loop van de tijd het beheer van de applicaties belangrijker. Steeds meer kennis over het functioneren van een applicatie, het regelen van toegang en wachtwoorden wordt overgelaten aan een inhoudelijk deskundige die veel van een applicatie afweet. Zonder de functie echt een plek te geven in de organisatie, zie je de functie van applicatiebeheerder ontstaan. Deels met een inhoudelijk en deels met een technisch accent. Wel een beetje een bijzondere functie, omdat hij op veel plekken niet echt wordt gezien als een functie. Meer als een rol die je erbij doet.

Maar daar stopt het niet. Ook deze functie wordt weer opgedeeld op veel plaatsen. De puur functionele rol komt bij een functioneel beheerder te liggen en de meer technische bij de (technisch) applicatiebeheerder. Grappig is dat de applicatiebeheerder vaak weer bij de Informatie & IT-afdeling werd (en wordt) ondergebracht als een intermediair tussen de ‘techneuten’ en de functioneel beheerders van de vakafdelingen.

De toekomst

Inmiddels zijn we in een stadium gekomen dat de scheiding tussen de inhoudelijke functies en de techniek steeds verder uit elkaar is komen te liggen. Met name door de opkomst van de ‘cloud’ zie je dat we net als in de 60-er jaren de know how op technisch gebied weer buiten de deur zetten. Het is een proces, waarbij de rol van functioneel beheerder binnen de vakafdeling steeds belangrijker wordt en waarbij systeem- en netwerkbeheer, maar ook het technisch applicatiebeheer voor de gemeente minder belangrijk wordt.

De rollen die de I-functionarissen invullen worden steeds belangrijker. Data wordt belangrijker. En je ziet dan ook dat er nieuwe rollen komen en rollen veranderen. De beheerder van Data (Senior Gegevensbeheerder). De beschermers van Data (FG en CISO). De beheerder van vakafdelingsdata (Functioneel beheerder). De adviseur die Data uit de organisatie in goede banen moet leiden (Informatieadviseur). De strateeg die Common Ground en de architect die de Businessdata moeten inpassen in de structuur van de organisatie (Informatiestrateeg en informatiearchitect). Steeds meer richten de rollen binnen de gemeentelijke organisatie zich op Data.

Dit neemt niet weg dat er ook enkele intermediaire IT-rollen zullen blijven bestaan die een groei doormaken, zoals de IT-adviseur, de IT-architect of de database administrator. Er zal toch een verbinding met de buiten de deur staande techniek moeten blijven. Misschien krijgt een nieuwe functie daar wel een belangrijke rol in. De cloudregisseur. De man of vrouw die alles wat in de ‘cloud’ wordt aangeboden gaat managen als contractmanager en/of leveranciersmanager.

En wat dacht u van de functioneel beheerder Office365. Dat wordt een heel andere rol dan die van de huidige Office beheerder. Met heel andere vaardigheden. Of de Dashboard Manager, die regelt dat bestuurlijke vragen worden omgezet in antwoorden in dashboards. Of de E-depot Manager die alle relevante data voor de toekomst zekerstelt.

Ik ben ervan overtuigd dat er nog veel te gebeuren staat op het gebied van de functieontwikkeling in de informatievoorziening en IT in gemeenteland. Ik ben dan ook heel benieuwd welke toekomstbeelden anderen over dit onderwerp hebben. Zowel op inhoudelijk, als op technologisch gebied. Mijn rol is in ieder geval die van extern adviseur / projectleider. En die verandert bijna iedere dag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Nee, BRI is geen Franse kaas. Het is de Basisregistratie Inkomen.

Zoals de meeste mensen die in gemeenten werken weten, maken wij in Nederland gebruik van Basisregistraties. De eerste en volgens velen belangrijkste was de GBA (Gemeentelijk Basis Administratie), die we nu de BRP (Basisregistratie Personen) noemen. Maar er zijn er meer. Inmiddels tien. Het waren er meer, maar het lijkt er op dat we het met deze tien moeten doen.

Maar nu de BRI

De bronhouder van de BRI is de Belastingdienst. Vrij logisch natuurlijk, want zij is ook degene die alles weet van je inkomen. Niet altijd even plezierig, maar we hebben het er naar mee te doen.

De BRI wordt door gemeenten o.a. gebruikt in het sociaal domein en maakt onderdeel uit van het zogenaamde Suwinet. Het gebruik van het Suwinet is strak gereguleerd met autorisaties en logging van activiteiten om misbruik te voorkomen. Je komt dus niet zomaar aan de inkomensgegevens van iemand. Er is een strak voorgeschreven protocol en duidelijke wetgeving, waarin is aangegeven welke gegevens wel en welke juist niet mogen worden ingezien.

Bijzonder

Er is wat bijzonders met de BRI. Je kunt er namelijk niet aan doorgeven dat je twijfelt over de juistheid van een gegeven. Oké. Maar waarom zou ik dat willen als gemeenteambtenaar? Nou, je bent het verplicht. Volgens de Wet zijn (medewerkers van) overheden verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven, terugmeldingen te doen aan de bronhouder van een Basisregistratie. Met uitzondering van het Handelsregister (de verplichting is daar nog niet ingegaan) moeten overheden terugmelden.

Het grappige is dat ik inmiddels een gemeente ken die lange tijd trachtte terug te melden. In dit geval via het Suwinet. Maar zij constateerde dat er niets mee werd gedaan. Bij nagaan wat daar nu de oorzaak van was, bleek dat de ontvangende partij geen bronhouder was. Die deed er verder niets mee. Logisch. Althans, ze hadden het kunnen doorsturen, maar je moet natuurlijk niet té veel van een overheid verwachten.

Terugmelden kan dus niet

Je moet dus bij de Belastingdienst zijn als je twijfelt aan de juistheid van een gegeven in de BRI. Dit blijkt echter niet te kunnen. Terugmelden op de BRI lijkt een ‘ondergeschoven kindje’. In diverse publicaties en bij de VNG en Logius staat dat terugmelden via de bronhouder Belastingdienst moet plaatsvinden.

In een publicatie uit 2019 blijkt echter dat het terugmelden bij gerede twijfel over gegevens in de BRI (ondanks de verplichting in de Wetgeving) niet verder is opgepakt omdat er geen terugmeldingen zijn…

Geen wonder. Men kan niet terugmelden. En de plekken waar wordt teruggemeld (UWV bijvoorbeeld) doen er niets mee omdat ze zich daar niet verantwoordelijk voor voelen. Ik kan hier natuurlijk een cynische opmerking maken over het melden van fouten bij de Toeslagen of iets dergelijks, maar dat lijkt mij niet op z’n plek.

Lichtpuntje

Maar wellicht is er nu toch een lichtpuntje. De Basisregistratie Inkomen wordt genoemd bij het nieuwe Meldpunt Fouten in Overheidsregistraties (MFO). Het MFO is onderdeel van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) en helpt burgers, bedrijven en overheidsorganisaties bij het corrigeren van een fout in een overheidsregistratie.

Basisregistraties zijn overheidsregistraties. En ik denk dat het van belang is dat er eens goed wordt gekeken naar de wijze waarop met deze registraties wordt omgegaan. Uiteindelijk vormen zij een soort digitaal administratieve afdruk van onze maatschappij en als daar iets mee mis is, moet het wel corrigeerbaar zijn. Kunnen terugmelden is van het grootste belang. En het is de zorg van de bronhouders van de Basisregistraties om daar dan iets mee te doen. Ik ga er dan ook vanuit dat de Belastingdienst dit probleem enthousiast gaat oppakken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Tweemaal per week loop ik een kilometer of zes door de prachtige omgeving van Arnhem. Ik zet dan meestal muziek of een podcast op. Vooral deze podcasts zetten mijn brein in de creatie-stand. De mooiste en gekste ideeën komen bij mij op. En soms realiseer ik mij dat iets ook bruikbaar is in mijn dagelijkse werk.

Podcast

Vorige week luisterde ik naar een podcast over gewoonten. En dan vooral gewoonten waar je vanaf wil. Ik wil minder drinken. Er moeten wat kilo’s af. Ik moet meer bewegen. Iedereen herkent dit. En zeker in januari vertalen we de slechte gewoonten in goede voornemens. Die trouwens zelden uitkomen.

Zak chips

De podcast was zo interessant, omdat hij ging over de werking van goede voornemens. En waarom het bij sommige mensen altijd wel lukt en bij anderen nooit. Was het de sterke of juist zwakke wilskracht van mensen? Of waren er hele andere oorzaken? Alle alternatieven kwamen aan bod. Maar het resultaat was wel bijzonder. Uit onderzoek bleek dat wilskracht er niets mee te maken had. Maar dat de mate waarin iemand in staat was een gewoonte te incorporeren in zijn gedrag was de grote succes- of faalfactor. Slagen of falen bleek dus gewoon aan gewoonten te liggen.

Door een slechte gewoonte te vervangen door een goede, kun je in redelijk korte tijd een slechte gewoonte afleren. Bijvoorbeeld een zak chips die je leeg eet terwijl je op de bank hangt voor de TV vervangen door iets anders dat je lekker vindt dat wel gezond is (worteltjes bijvoorbeeld). En daar consequent in blijven.

Je moet dus niet de strijd aangaan met jezelf, maar de gewoonte omzetten in een nieuwe gewoonte. Mensen die een grote wilskracht lijken te hebben, blijken gewoon beter in het aanpassen van gewoonten.

Toeslagenaffaire

Maar nu de verbinding met mijn werk. Iedereen volgt natuurlijk de toeslagenaffaire en alles wat daarmee mis is gegaan. Als je daar van buitenaf naar kijkt, dan blijkt dat een groot deel van de oorzaken al vijftien jaar geleden is ontstaan. Een toen al strenge wetgeving werd ingevoerd door de overheid. Om het toeslagenproces goed op de rails te zetten en om fraude te voorkomen. Er kon bijna niets fout gaan. Tot er enkele Bulgaren kans zagen om toch fraude te plegen. De ellende voor gezinnen en de opstapelende foute besluiten daarna kent iedereen nu wel. Een kenmerk van dit proces was dat er allerlei gewoonten waren, waarvan niemand zich afvroeg of het wel goede gewoonten waren. De knop ontbrak. En iedereen roept nu dat dit nooit meer mag gebeuren.

Datagedreven werken

Maar als we dan eens verder kijken in diezelfde overheid dan blijkt dat er nu een ontwikkeling is die we toch nog eens goed zouden moeten bekijken. De overheden van laag naar hoog hebben het datagedreven werken ontdekt. Dus niet alleen de Rijksoverheid, maar ook de gemeentelijke.

De Wet Digitale Overheid is in 2019 van kracht geworden en per 2022 gaat de Wet Modernisering Elektronisch Bestuur waarschijnlijk in werking treden. In 2022 volgt ook de Omgevingswet als deze niet controversieel wordt verklaard in verband met het demissionair kabinet. Wetgeving die gericht is op het versnellen en bevorderen van de digitalisering van overheidsdiensten. Datagedreven werken wordt daarbij steeds belangrijker. Maar als ik nu naar het resultaat uit de podcast luister en kijk naar de toeslagenaffaire, dan vraag ik mij af of we ons wel realiseren wat datagedreven werken kan betekenen.

De burger en de overheid

De burger verwacht van de overheid dat de dienstverlening steeds meer gaat lijken op de dienstverlening die zij bij bedrijven krijgt. Hij wil snel zaken met de overheid kunnen regelen. Maar tegelijkertijd wil hij niet vermorzeld worden in de shredder van diezelfde overheid. En die shredder heeft de overheid juist net aangezet. En dan ook nog zonder een noodknop.

Ik zie regelmatig teksten langskomen dat overheden al volop aan de slag zijn met datagedreven werken. Het staat zelfs al vast dat je er als overheid mee aan de slag moet. Er worden opleidingen ingericht en gehouden. En managers en bestuurders wordt voorgehouden dat hun besluiten veel beter worden als zij die nemen op basis van data.

Met datagedreven werken wordt de suggestie gewekt dat de ‘oude’ besluitvorming te veel op basis van intuïtie plaatsvond. Maar is dat zo? En zo ja, moet je dat boerenverstand nu gaan uitsluiten?

Worteltjes in plaats van chips

Laat duidelijk zijn. Ik ben niet tegen datagedreven werken in de overheid. Ik denk dat datagedreven werken kan bijdragen aan een hogere kwaliteit van de besluitvorming van overheden. Maar er zitten ook risico’s aan datagedreven werken. Risico’s die we moeten managen met een noodknop. Een noodknop die er voor zorgt dat besluitvorming nooit een (slechte) gewoonte wordt.

Hoe die noodknop er uit moet gaan zien weet ik niet. Maar besluitvorming mag nooit TV-kijken worden met een zak chips op de bank. Datagedreven werken is een belangrijke onderlegger voor besluiten, maar moet wel een zak worteltjes worden. Het moet een gewoonte worden om data waarmee besluitvorming wordt ondersteund altijd langs de lat van de menselijke maat te leggen. En iemand moet natuurlijk op een noodknop kunnen drukken. En van mij zou die wel rood mogen zijn.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Afgelopen jaar hebben Ad van Dijck, Tim van der Pol en Eric Leroi van Telengy een onderzoek mogen doen bij een gemeentelijke organisatie, die al langere tijd een deel van haar werkzaamheden rond de Wmo had uitbesteed aan een externe partij. Op regelmatige basis houdt de betreffende organisatie uitbestede taken tegen het licht, met de vraag of deze uitbesteding nog efficiënt en effectief is.

Huidige situatie

De gemeentelijke organisatie maakt gebruik van een vakapplicatie op het gebied van het sociaal domein die onder andere is gebouwd om alle administratieve processen rond werk en inkomen, Wmo en jeugd te ondersteunen. De applicatie wordt in deze organisatie alleen ingezet voor de processen werk en inkomen en de Wmo. De onderzoeksvraag concentreerde zich op de administratieve processen rond de Wmo.

Een deel van de werkzaamheden in het administratieve proces rond de Wmo wordt dus uitgevoerd door een externe partij. Dit betreft vooral facturatie- en betalings-werkzaamheden. Daarnaast onderzoekt zij steekproefsgewijs de kwaliteit van en tevredenheid over de dienstverlening door de zorgaanbieders. Zij maakt gebruik van een eigen applicatie. Deze applicatie is gekoppeld aan het GGK (Gemeentelijk Gegevens Knooppunt), waardoor het berichtenverkeer in alle gevallen via de externe partij loopt. Omdat er maar één aansluiting per gemeentelijke organisatie bij het GGK kan zijn, en die werd gebuikt door de externe uitvoerder, moest al het benodigde berichtenverkeer voor de eigen Wmo-werkzaamheden via de externe uitvoerder lopen.

Historisch perspectief

De gemeentelijke organisatie heeft een aantal jaren geleden besloten om het berichtenverkeer, de factuurverwerking en de betalingen aan de zorgaanbieders rondom de Wmo uit te besteden. De eigen applicatie wordt voor de Wmo gebruikt voor het voortraject (vastlegging en behandeling van aanvragen) en het maken en beheren van de beschikkingen. De externe partij handelt het facturatie- en betalingsproces af. De gegevens die uit dat deel van het proces voortvloeien worden weer verwerkt in en eventueel samengevoegd met die van in de eigen applicatie.

In de beginfase van de decentralisatie, toen het berichtenverkeer nog niet de kwaliteit en stabiliteit van nu had, zijn de facturatie- en betalingswerkzaamheden bij de externe partij ondergebracht. De gemeentelijke organisatie was op dat moment niet in staat het gehele proces op een efficiënte en effectieve wijze zelf uit te voeren. Bovendien stond het berichtenverkeer toen nog in de kinderschoenen, waardoor de verwerking van de facturen van de zorgaanbieders slecht verliep. Het gaan werken met de externe partij was op dat moment een logische keuze. Zij had dit proces wel goed op orde en kon daardoor het ‘gat’ snel dichten. In de loop van de tijd zijn er meer taken uitbesteed om de gemeentelijke organisatie zoveel als mogelijk te ontlasten.

Golfbeweging

Gemeenten worden steeds geconfronteerd met nieuwe taken. Taken waarvoor ze onvoldoende menskracht hebben in kwantitatieve en kwalitatieve zin. Het ontbreekt hen aan de juiste software en er zijn onvoldoende middelen beschikbaar om een vliegende start te maken. Externe partijen kunnen het gat dat hierdoor ontstaat vaak in korte tijd vullen met een hoge kwaliteit. Logisch dat je op zo’n moment kiest voor uitbesteding.

Vervolgens blijkt in de periode daarna dat de eigen organisatie haar kennis vergroot en weet welke middelen in kwalitatieve en kwantitatieve zin nodig zijn. En software leveranciers zien kans om niet alleen hun been bij te trekken, maar komen op de markt met producten die meer kunnen dan wat andere partijen te bieden hebben.

Er gaan geluiden op om alles weer zelf te gaan doen. De communicatie kan effectiever, het is wellicht goedkoper en workarounds die ooit waren bedacht om problemen op te lossen zijn niet meer nodig.

Het onderzoek

Zoals gezegd is aan Telengy gevraagd om na te gaan of efficiënter en effectiever zou zijn als de gemeente de werkzaamheden weer zelf zou gaan uitvoeren. Hierover moesten wij advies geven en tegelijkertijd in beeld brengen wat de consequenties zouden zijn in tijd, geld, capaciteit, kennis, kunde en systemen. En uiteraard met welke randvoorwaarden en risico’s rekening moest worden gehouden bij de afweging van de keuzes.

Wat duidelijk naar voren kwam was het feit dat de gemeentelijke organisatie bij alle processen die bij de Wmo spelen aanloopt tegen de beperkingen rondom uitwisseling van het berichtenverkeer. Of het nu ging om Zorg in Natura, de PGB, de Eigen Bijdrage aan het CAK of het Woon-, Rol-, Vervoersvoorzieningenproces. De problemen bleven maar terugkomen.

Er is maar één aansluiting mogelijk op het GGK. En deze was gekoppeld aan de externe partij. De keus van de gemeentelijke organisatie om taken zelf te doen of uit te besteden stuitte hierdoor steeds weer op inefficiëntie in processen en op vele workarounds. Hierdoor ontstonden verschillen tussen de geregistreerde gegevens van de gemeentelijke organisatie en de externe partij, waardoor het valideren van de gegevens nog complexer werd.

Tijdens het onderzoek bleek dat door de ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie het zeker mogelijk was om de taken weer zelf uit te voeren. Zelfs tegen veel lagere kosten. Met name de doorontwikkeling van het berichtenverkeer en de mogelijkheden om standaardcontroles volledig te automatiseren binnen de eigen software kon veel rendement opleveren. Bovendien was de software al ‘in huis’.

De kwaliteit van de dienstverlening van de externe partij lag op een hoog niveau. Het probleem zat vooral bij de inefficiënt ingerichte processen en de wijze waarop het berichtenverkeer was ingericht en het daarmee samenhangende verschil in gegevens. Het berichtenverkeer kon alleen door de externe partij worden gebruikt. En omdat er in de loop van de jaren meerdere nieuwe ontwikkelingen waren geweest, werden er steeds workarounds bedacht, die de inefficiëntie alleen maar vergrootten. En als gevolg daarvan liepen de kosten steeds verder op.

Niet alleen naar binnen gekeken

Er is door ons niet alleen gekeken naar de gemeentelijke organisatie zelf. Naast uitgebreide gesprekken met de gemeentelijke organisatie en analyses van het interne materiaal is ook enkele malen gesproken met de externe aanbieder. Intensieve en open gesprekken, die het beeld aan beide zijden goed inzichtelijk maakten. In overleg met de opdrachtgever kreeg de externe partij ook inzicht in de adviezen die wij zouden geven, zodat zij daar haar  commentaar aan toe kon voegen. Een actie die door beide partijen zeer werd gewaardeerd.

Een belangrijke conclusie die wij uit de gesprekken met beide partijen konden trekken, was dat niet alleen het berichtenverkeer en de inefficiënt ingerichte processen beter konden worden ingericht, maar dat ook de kosten flink omlaag konden. En wat ons betreft was dat vooral omdat de gemeentelijke organisatie duidelijk zelf in staat bleek om het takenpakket weer in eigen hand te nemen. Voor ons de reden om het advies te geven alles weer zelf te gaan doen.

Resultaat

Op basis van alle informatie die wij hadden verzameld was ons advies om de werkzaamheden stapsgewijs weer in eigen beheer te gaan uitvoeren. De gemeentelijke organisatie was er aan toe en de kosten zouden bijna halveren.

Ondanks de zeer positieve reacties op ons onderzoek en rapport heeft de gemeentelijke organisatie de uitbesteding toch voortgezet. Maar wel onder nieuwe voorwaarden en lagere kosten. Er zijn nieuwe afspraken gemaakt en processen zijn geoptimaliseerd.

Aan de ene kant jammer dat ons advies niet is opgevolgd, maar aan de andere kant kunnen we ook zeggen dat juist door ons toedoen betere afspraken tussen de twee partijen zijn gerealiseerd. Soms moet je tevreden zijn met een resultaat dat niet voor 100%, maar voor 80% een succes is.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, 06  22 77 63 63 of e.leroi@telengy.nl, Tim van der Pol, 06 21 36 68 58 of t.v.d.pol@telengy.nl of Ad van Dijck, 06 53 75 90 01 of a.v.dijck@telengy.nl.

Inmiddels is het begrip SaaS al behoorlijk ingeburgerd in overheidsland. Software as a Service. Heel simpel. Je haalt de software uit de cloud en gaat ermee aan de slag. Maar is het eigenlijk wel zo simpel?
Ik heb inmiddels ervaren dat de definitie door zowel leveranciers als klanten op allerlei manieren wordt geïnterpreteerd. En dat deze definitie veel minder duidelijk is dan je zo op het eerste gezicht zou denken.

Wat verstaan we onder SaaS?

Duidelijk is dat een product van een leverancier dat in ‘de cloud’ staat, je via een browser gebruikt en waar je geen enkele invloed op hebt een echte SaaS-oplossing is. Vandaag heb je vier gebruikers in beeld en de volgende dag zijn het er in één keer negen. Je gebruikt de software en als er wat wordt aangepast, dan accepteer je dat.

Maar nu de situatie dat je een product afneemt dat in diezelfde cloud staat, maar draait op een server van een bedrijf, waarmee jij een overeenkomst sluit en dat samen met dat bedrijf wordt ingericht. Het wordt in dat geval eveneens Software as a Service genoemd. Maar is het een echte SaaS-oplossing? Wijzigingen worden in overleg doorgevoerd. De software staat meestal op een separate server voor jouw organisatie. Soms worden er eisen gesteld aan de browser. Is er in het laatste geval zelfs wel sprake van een cloud? Persoonlijk denk ik van niet. De software wordt namelijk gewoon gehost in een datacenter van de leverancier. Maar de praktijk van de leveranciers is anders. Voor hen is het feit dat je als organisatie je software en data buiten de deur hebt staan en iedereen het met een browser kan bereiken, een SaaS-oplossing.

SaaS bij aanbestedingen

Het begrip SaaS blijkt dan ook moeilijk in een strakke definitie te vatten. En zeker bij aanbestedingen kun je de vraag stellen of je als overheid in staat bent om een strak omlijnde definitie te formuleren. Niet zozeer omdat je eigen beeld fout of onduidelijk is, maar omdat de interpretatie van leveranciers van het begrip allerlei kanten opgaat.

Inmiddels ben ik van mening dat als je de techniek zoveel als mogelijk buiten de deur wil zetten en de gebruikers van software via een browser wil laten werken, je bij een aanbesteding gewoon aan de leverancier moet vragen hoever hij inmiddels kan voldoen aan het begrip Software as a Service. En vooral wat hij er onder verstaat. Ik zie te veel eisenpakketten waarin door een overheid wordt geprobeerd om SaaS te omschrijven. Gewoon niet meer doen.

Uiteindelijk gaat het erom dat het product dat je wilt gaan gebruiken functioneel aan je eisen voldoet. Software as a Service en alle software uit het stopcontact is natuurlijk geweldig. Maar wellicht maken we hierbij soms wat te grote stappen.

Toch wat uitspraken die mogelijk kunnen helpen

SaaS betekent voor mij…

• volwaardig ontzorgd worden.
• een dienst afnemen en niet alles zelf hoeven doen.
• technisch beheer op afstand; dus alleen functioneel beheer.
• werken met een browser waardoor herkenbaarheid voor eindgebruikers toeneemt.
• minder investeren in eigen hardware.
• leveranciers- en servicemanagement beter kunnen invullen.
• meer aandacht voor informatiebeveiliging en privacybescherming.
• betrouwbaarheid van de leverancier beter kunnen toetsen.
• altijd bij zijn met updates.
• voldoen aan AVG en Digitale toegankelijkheid.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl.