Auteursarchief: Jacob Ubbels

Datagedreven werken in 2021

Lees het gehele artikel

Wat gebeurt er met de Corona-besmetting cijfers na de feestdagen? Leveren de stikstofmaateregelen straks het gehoopte rendement op? Hoe droog worden onze zomers door de klimaatverandering? Is mijn gemeente in voldoende mate voorbereid op de aankomende vergrijzing? Hoe hoog moet een subsidie zijn voor de aanschaf van nieuwe zonnepanelen om het aantal nieuwe aanvragen per jaar met 50% te doen stijgen?

De behoefte om in de toekomst te kijken, en het effect van nieuwe maatregelen te voorspellen, is groot. In het verleden was dit vrijwel onmogelijk en kon alleen achteraf worden bepaald wat de impact van de maatregel in de praktijk was. Data wordt tegenwoordig steeds meer automatisch vastgelegd en door nieuwe technologie zijn we in staat steeds sneller en beter deze data te analyseren. Terugkijken, in combinatie met vooruitkijken, wordt hierdoor mogelijk. Dit biedt interessante mogelijkheden bij het bepalen van nieuw beleid en het maken van strategische keuzes Deze manier van werken wordt ook wel datagedreven werken genoemd.

Belangrijke pijler bij beleidskeuzes

Wat datagedreven werken onderscheidt van werken met data is de structurele inbedding in de organisatie. Bij datagedreven werken vormt data een belangrijke pijler onder beleidskeuzes en andere strategische beslissingen. Ook vindt structurele monitoring plaats van de KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren). Datagedreven werken is daarmee niet vrijblijvend werken met data. Het doel hiervan is zo geïnformeerd mogelijk besluiten te nemen, waardoor de kwaliteit van beslissingen toeneemt. Ook kan er beter geleerd worden van gemaakte keuzes, omdat door monitoring op basis van KPI’s er feedback plaatsvindt.

Werken met data geeft je organisatie de mogelijkheid om beter onderbouwd keuzes en beleid te maken, én te monitoren of dat wat is bedacht ook daadwerkelijk behaald wordt.

Groeimodel

Bij de introductie van datagedreven werken in een organisatie is het vaak de grote uitdaging hoe je deze werkzaamheden structureel in de organisatie weet te borgen. Om dit proces te faciliteren, en concreet te maken, heeft Telengy een specifiek groeimodel ontwikkeld voor de lokale overheid.

Aan de hand van dit model wordt samen met u inzichtelijk gemaakt waar de organisatie staat en wat een realistische ambitie is. Daarnaast wordt bepaald wat de meest logische stappen zijn om deze ambitie te verwezenlijken. Aan de hand vijf kernwaarden is voor elke stap in het groeimodel uitgewerkt welke resultaten gerealiseerd moeten worden.

Dataprojecten in verschillende domeinen

Heb je als organisatie ambities op dit terrein dan is het een reële mogelijkheid om in 2021 daadwerkelijk te starten met de transitie van ‘werken met data’ naar ‘datagedreven werken’. Een flink aantal gemeenten zijn in samenwerking met de VNG al gestart met dataprojecten. Deze dataprojecten zijn uitgevoerd in verschillende domeinen zoals openbare orde en veiligheid, omgevingswet en het sociaal domein. Ook Telengy begeleidt op dit moment diverse gemeenten op dit terrein.

In 2021 helpen we uw organisatie graag de volgende stap maken in het datagedreven werken. Van praten over data naar concrete dataprojecten en het structureel invoeren van datagedreven werken. Een kwestie van ‘Gewoon doen’!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 78, j.ubbels@telengy.nl of Tim van der Pol, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 36 68 58, t.v.d.pol@telengy.nl.

De Bevelanden blikt terug op zaakgericht werken – Gemeenten en GR aan het woord

Lees het gehele artikel

Vijf gemeenten in de Bevelanden (Borsele, Goes, Kapelle, Noord-Beveland en Reimerswaal) en de Gemeenschappelijke Regeling De Bevelanden (ICT/P&O/Werk/Inkomen en Zorg) zijn in 2018 met elkaar de uitdaging aangegaan om binnen alle organisaties zaakgericht werken in te voeren.

Twee jaar geleden namen de secretarissen van de vijf gemeenten en de directeur van de gemeenschappelijke regeling (GR) het besluit om gezamenlijk een nieuw zaaksysteem aan te schaffen (Europese aanbesteding) en de daaropvolgende implementaties ook centraal te coördineren. Met als doel om eind 2019 in alle zes de organisaties digitaal en zaakgericht te werken. Een flinke ambitie.

Nu, twee jaar later, blikken deze gemeenten en de GR terug op dit traject. In dit artikel vertellen Gertjan Poleij (hoofd afdeling dienstverlening, gemeente Reimerswaal), Jos Schrijver (Team coördinator Services Facilitaire Zaken, gemeente Goes), Linda van Duiven (Projectleider zaakgericht werken voor de gemeenten Borsele, Kapelle en Noord-Beveland) en Alexandra Groenendijk-Dijkstra (Projectleider informatievoorziening, GR De Bevelanden) over hun gezamenlijke aanpak. Wat ging er goed, wat kan beter en vooral wat kunnen we met elkaar leren van hun ervaringen?

 

Laten we bij de start beginnen, met welke verwachtingen en ambities zijn jullie aan dit gezamenlijke traject begonnen?

Jos Schrijver (Goes): “Verbeteren van de dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven. Ons klantcontactcenter (KCC) krijgt beter inzicht en kan hierdoor sneller en beter antwoord geven. Daarom was KCC-functionaliteit onderdeel van de uitvraag van de Europese aanbesteding. Daarnaast het digitaal mogelijk maken om producten aan te vragen en de status hiervan digitaal te volgen. Binnen de gemeente Goes heeft de invoering tot doel gehad een start te maken met zaakgericht werken als methodiek en mede hierdoor te zorgen voor een integrale manier van werken en een beter en actueler archief.”

Gertjan Poleij (Reimerswaal): “Een nog betere dienstverlening, dat was, is en dit blijft onze bedoeling! Met zaakgericht werken willen we ook bereiken dat we volledig digitaal werken. We hadden het systeem Corsa, met DMS en workflow, maar vonden dat programma niet toekomstbestendig en gebruiksvriendelijk genoeg. Dat was de aanleiding om via een aanbesteding op zoek te gaan naar een alternatief. Niet onbelangrijk dat we ook hadden besloten om met onze vier buurgemeenten plus de Gemeenschappelijke Regeling De Bevelanden op dit terrein te gaan samenwerken. Eenzelfde systeem werd, en wordt, als randvoorwaardelijk beschouwd. De ambitie was/is niet alleen een nieuw zaaksysteem implementeren, maar om dat op zo’n manier te doen dat daarmee de werkprocessen nog beter worden ondersteund.”

 

Hadden alle organisaties dan dezelfde ambities?

Linda Van Duiven (Borsele, Kapelle en Noord Beveland): “De ambities en het vertrekpunt van alle organisaties waren inderdaad verschillend, maar de richting was op hoofdlijnen wel grotendeels gelijk. We begonnen al voor het eerst met het denken over zaakgericht werken in 2013, de wereld zag er toen anders uit dan nu. De doelen die we hadden gingen voornamelijk over het verbeteren van het interne proces rondom informatiebeheer, uiteindelijk bedoeld om onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven transparanter te maken. Ook het verstrekken van statusinformatie en digitalisering van het adviestraject rondom bestuurlijke besluitvorming stonden al op het verlanglijstje.”

 

Alexandra Groenendijk-Dijkstra (GR De Bevelanden): “Het realiseren van een volwaardige digitale bedrijfsvoering en dienstverlening inclusief een goede archieffunctie stond voor de GR centraal. Daarnaast was het vanuit onze ICT-organisatie belangrijk dat alle organisaties naar één totaaloplossing overgingen. Ook het vervangen van allerlei verschillende oplossingen en koppelingen uit het verleden was een doelstelling.  In de aanbesteding hebben we daarom één set aan koppelingen uitgevraagd met de applicaties van vergunningen (Roxit), sjablonen (i-writer), werk & inkomen (Centric) en burgerzaken (PinkRoccade).”

 

En zijn jullie doelstellingen twee jaar later gerealiseerd?

Linda Van Duiven: “Alle gemeenten en de GR zijn in 2019 volledig naar het nieuwe zaaksysteem gemigreerd. Ook werken alle gemeenten nu met een volledig digitale bestuurlijke besluitvorming. Vooral in deze Corona-tijd is het heel prettig dat we dit besluitvormingsproces al goed op orde hebben. Wel heeft de overstap naar volledig digitaal en zaakgericht werken veel impact op het werk van de medewerkers in de organisatie. Medewerkers moeten nu zelf regie nemen op de registratie van de zaak en de bijbehorende informatie. De bewustwording van het belang van het beheer van de informatie begint gelukkig steeds beter in de organisatie door te dringen.”

 

Gertjan Poleij: ”Wij hebben een succesvolle migratie van Corsa (BCT) naar JOIN (Decos) doorlopen. Medewerkers waren, en dat maak je niet vaak mee, best tevreden en functioneel enthousiast over het nieuwe (zaak)systeem. Er was nauwelijks gemor in de vorm van onduidelijkheden en ruis. Ook was er begrip voor eventuele tijdelijke onvolkomenheden. Maar we zijn er nog niet, de implementatie van zaakgericht werken is niet klaar met de livegang van JOIN. We maken in het eerste half jaar van 2020 elke keer stappen in de ondersteuning van medewerkers bij de nieuwe manier van werken – van document gericht denken naar zaakgericht denken.”

 

Jos Schrijver: ”Het KCC werkt naar alle tevredenheid met het nieuwe systeem. Met het zaakgericht werken is een start gemaakt en dat is een belangrijk begin. Het mede volledig integraal werken volgens deze methodiek is alleen bij onze gemeente nog niet gerealiseerd. Bijvoorbeeld dat medewerkers nog niet altijd het zaaksysteem gebruiken om bestanden in op te slaan heeft te maken met het feit dat deze manier van werken helemaal nieuw is en collega’s hieraan moeten wennen. Hier zijn we nog mee bezig.”

 

Wat waren nu de grootste hobbels en obstakels bij de implementatie?

Alexandra Groenendijk-Dijkstra: “Vooral het goed organiseren van het functioneel applicatiebeheer is lastig geweest. Daarbij speelde ook de discussie welke beheerwerkzaamheden beleggen we centraal en wat willen/kunnen gemeenten zelf doen een belangrijke rol. Verder bleek de koppeling met I-burgerzaken van PinkRoccade veel complexer dan vooraf was ingeschat. Deze koppeling is uiteindelijk ook niet gerealiseerd. De overige koppelingen zijn gelukkig wel allemaal opgeleverd, maar bieden de eindgebruikers soms toch minder functionaliteit dan vooraf was verwacht.”

Gertjan Poleij: “Een programma met zes organisaties uitvoeren is heel uitdagend. Elke organisatie heeft een ander vertrekpunt en daarbij ook zijn eigen cultuur, eisen, wensen en vastigheden. Bij de start van het project werd één systeem voor alle organisaties als randvoorwaardelijk beschouwd. Ik vond dat wel eens te star gesteld. Anderen waren het daar niet mee eens omdat als je dit loslaat je dan zes verschillende systemen krijgt en dit niet meer centraal te beheren valt. Echter zijn alle organisaties autonoom en daar moet je ook mee dealen. In zo’n programma, met zoveel verschillende partijen, heb je daarom echt een onafhankelijke projectleider nodig. Ben blij met de wijze waarop Jacob Ubbels van Telengy deze rol heeft ingevuld.

Jos Schrijver: “Bij de implementatie in onze eigen gemeente hebben we achteraf te weinig aandacht besteed aan wat de invoering van zaakgericht werken zou betekenen voor de werkprocessen van collega’s. Pas als je er echt mee werkt wordt dit voor de volle 100% duidelijk en kan de impact volledig bepaald worden. Dit zou ik de volgende keer anders aanpakken.”

 

Waarom is volgens jullie het invoeren van zaakgericht werken vaak zo moeilijk?

Jos Schrijver: “Bepaalde dingen gaan moeilijk vanwege het onbekende, hoe werkt bijvoorbeeld een ZaakTypeCatalogus (ZTC) en wat is de impact van de inrichting hiervan straks op onze werkprocessen? Doordat zoiets vooraf voor mij niet volledig helder was moet je flexibel zijn en bepaalde keuzes tussentijds corrigeren en dat maakt dat de interne organisatie niet altijd goed meegenomen kan worden.”

Linda Van Duiven: “Uiteraard hebben we aan ‘wat is zaakgericht werken’ en ‘waarom doen we het’ veel aandacht besteed voor en tijdens de uitrol. Maar mensen gaan pas echt nadenken over wat het inhoudt als ze ermee gaan werken. Omdat zaakgericht werken niet iets is dat je ‘even’ intuïtief doet blijft het van belang om medewerkers daarin te ondersteunen.”

 

Welke tips willen jullie aan andere gemeenten en overheden meegeven?

Gertjan Poleij: “In plaats van focus op wat is nog niet bereikt, moet je veel meer de nadruk leggen op wat al wel is bereikt. Het glas is half vol en niet half leeg.”

Alexandra Groenendijk-Dijkstra: “In onze stuurgroep en in de werkgroepen was er echt de wil om samen te werken. Hierdoor werden eigen belangen niet altijd vooropgesteld en was er voldoende flexibiliteit om tijdig bij te sturen. Als deze wil voor samenwerken er niet is dan wordt het echt lastig om succesvol te zijn. Verder is het verstandig om het traject in delen op te splitsen in bijvoorbeeld koppelingen, bestuurlijke besluitvorming, ICT, KCC en DIV. Hierdoor bleef het te volgen pad voor ons enigszins helder. Door op moeilijke momenten besluitvaardig op te treden zorgde Telengy ervoor dat het project op koers bleef en dat we de snelheid erin hielden.”

Linda Van Duiven: “Collega’s die nog aan het begin van de implementatie van het zaakgericht werken staan zou ik altijd adviseren om, net zoals wij gedaan hebben, over te stappen volgens het zogenaamde big bang scenario. Het is mijn ervaring dat medewerkers toch pas weten wat het inhoudt wanneer men ermee aan de slag gaat. In de voorbereiding hebben we collega’s betrokken door ze mee te nemen, vertellen wat zaakgericht werken is en laten zien hoe het eruit ziet. Maar het gaat pas echt leven als mensen ermee gaan werken. Met een big bang ga je even door een paar hectische weken, maar dan is het zo en wordt de nieuwe werkwijze toch redelijk snel geadopteerd.”

 

Waar ben je persoonlijk trots op?

Jos Schrijver: “Als projectleider voor de implementatie van zaakgericht werken in Goes was ik tevens lid van de Bevelandse stuurgroep. Ik ben persoonlijk trotst op het feit dat we binnen een relatief kort tijdsbestek op planning en binnen budget een volledig nieuwe manier van werken hebben ingezet.”

Alexandra Groenendijk-Dijkstra: “Ik ben persoonlijk trots op het samenbrengen van verschillende partijen, samenbrengen van informatie zodat alle kanten belicht zijn en de juiste besluiten worden gemaakt, op het aanbrengen van structuur en welke deelresultaten gehaald moeten worden. Ook op het begeleiden van de functioneel beheerders wat een nieuwe rol voor mij was. Ik denk dat we allemaal erg gegroeid zijn en gezamenlijk een mooi resultaat hebben neergezet.”

Gertjan Poleij: “Ik was één van de schakels in het geheel. Als projectleider in Reimerswaal en lid van de stuurgroep ZGW de Bevelanden had ik mijn rol als verbinder en motivator, focus op resultaat houden en ook kritisch blijven. Maar (super)trots ben ik echt op totale team. Het – Join project – werd in de Bevelanden (technisch) geleid door vakmensen van de GR De Bevelanden en Telengy en in onze eigen organisatie door het Reimerswaalse projectteam Lisa Weeber, Margreta Jansen en Leo Addink. Wij vormden een topteam, zo verschillend dat we zijn, maar zo complementair aan elkaar!”

Linda Van Duiven: “Voor het antwoord op deze vraag wil graag een anekdote vertellen. Er was een collega die heel erg, maar dan ook heel erg, opzag tegen de komende verandering. Hij had er echt slapeloze nachten van, bang om de controle over zijn processen kwijt te raken. Deze collega hebben we beloofd dat hij met raad en daad zou worden bijgestaan en diverse collega’s, zowel van DIV als ambassadeurs als applicatiebeheerder, hebben ook heel wat uren aan zijn bureau doorgebracht. De eerste twee maanden waren moeilijk, maar het was een heel leuk moment toen hij op een gegeven moment de applicatiebeheerder op de trap tegenkwam zei: “Ik heb het nu door en warempel, het werkt nog beter en sneller dan hiervoor met het oude systeem. Ik heb nu veel meer overzicht over mijn werk. En dat heb ik gisteren ook op het afdelingsoverleg verteld.”. Dat zijn dan de krenten in de pap en geeft weer motivatie.”

 

Heeft zaakgericht werken voor gemeenten een gezonde toekomst?

 

Gertjan Poleij: ”Lastige vraag. Hoe ver kun je tegenwoordig in de toekomst kijken? We zijn net echt gestart met zaakgericht werken. Voor ons zal zaakgericht werken de komende jaren van belang blijven als een belangrijk instrument om de kwaliteit en doorlooptijd van onze dienstverlening te bewaken en digitaal te kunnen werken.  Zaakgericht werken zetten we hierbij in als een breed inzetbare, procesgeoriënteerde wijze van werken, gericht op het leveren van een resultaat en/of dienst. Binnen het concept blijven koppelingen tussen de verschillende (vak)applicaties wel een zorgenpuntje. Dat is voor ons nu ook weer realiteit. Dat maakt ook dat andere ontwikkelingen in de toekomst interessant kunnen worden. Met interesse volg en lees ik de ontwikkelingen over Common Ground en zaakgericht werken waarin applicaties en gegevens van elkaar gescheiden zijn.”

Linda Van Duiven: “In het concept van zaakgericht werken zit zeker nog toekomst wanneer je als organisatie de vinger aan de pols houdt voor wat betreft doorontwikkeling en collega’s coacht en ondersteunt. Ons motto: ‘Heb je iets nodig voor Bewijs, Verantwoording of Delen, maak er een zaak van!’ Dit blijven we promoten. We zijn, zeker in het licht van wat zich op het wereldtoneel afspeelt, nog pas aan het begin van de ontwikkeling naar een datagedreven netwerksamenleving en daar kan zaakgericht werken zeker aan bijdragen!”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via telefoonnummer 06 50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl

Samenwerken gaat niet vanzelf: wat bepaalt de kans op succes?

Lees het gehele artikel

Het is zaterdagochtend, je bent (veel te) vroeg opgestaan, en met een groep kinderen op de achterbank rijd je naar een dorpje waarvan je het bestaan nog niet wist. Gelukkig arriveer je – ondanks dat het sportcomplex afgelegen tussen de weilanden ligt en de TomTom het adres niet kent – nog net op tijd. De jongetjes en meisjes rennen snel naar de kleedkamer en binnen enkele minuten lopen ze in hun voetbaltenue, gesponsord door de plaatselijke bakkerij, trots het veld op. Het fluitsignaal klinkt. Een stel dolenthousiaste voetballertjes storten zich vol overgave op de bal. Wat blijkt: binnen enkele seconden is er op een klein stukje voetbalveld een mierennest aan krioelende kinderen ontstaan. De coach gebaart en probeert duidelijk te maken dat het veld breed gehouden moet worden en dat er moet worden overgespeeld.

Samenwerken: een aangeleerde vaardigheid

Bovenstaande maakt duidelijk dat samenwerken een aangeleerde vaardigheid is en niet tot ons primaire gedrag behoort. Natuurlijk hebben wij in onze evolutie de meerwaarde van samenwerking leren inzien. Immers, het leven in een kleine gemeenschap bleek in het verleden al snel succesvoller dan als eenling door de verlaten moerassen en veengebieden trekken. Maar in de alledaagse praktijk kost het ons nu nog steeds veel energie en wilskracht om een samenwerking tot stand te brengen en (succesvol) te houden.

In de afgelopen 15 jaar heb ik het genoegen gehad om een flink aantal gemeenten en samenwerkingsverbanden te faciliteren bij het samenwerken. Soms ging dit soepel en relatief eenvoudig en in andere gevallen was het een stroperig en moeizaam traject. Wat zorgt nu voor dit verschil?

Succes- en faalfactoren

Het aangaan van een samenwerking heeft impact op de organisatie en is te beschouwen als een wezenlijke verandering. Bij het doorvoeren van veranderingen maakt Telengy geregeld gebruik van de theorie van Annemarie Mars (bron. Hoe krijg je ze mee? Vijf krachten om een verandering te laten slagen, 2006).

Op basis van deze theorie en mijn praktijkervaringen heb ik enkele factoren benoemd die bepalend zijn of een samenwerking een succes wordt, dan wel als een nachtkaars uitgaat.

Urgentie

Zoals ik in dit artikel al heb aangegeven gaat samenwerken niet automatisch; er zijn externe factoren nodig om het tot een succes te maken. Een van de belangrijkste succesfacturen is urgentie. Wanneer samenwerking de oplossing is voor een (concreet) probleem, dan is er meer kans op succes dan wanneer er bijvoorbeeld vanuit politieke overwegingen een vrijblijvende samenwerking in de regio wordt opgezet. Indien urgentiebesef ontbreekt, is het opzetten van een succesvolle samenwerking vrijwel kansloos.

Identiteit

Zodra de identiteit van de eigen organisatie wordt geraakt, komt de samenwerking onder druk te staan. De identiteit van een organisatie is te beschouwen als een groepsverbondenheid die gebaseerd is op gedeelde waarden en normen. In gewone mensentaal zou je dit ook wel het ‘DNA’ van de organisatie kunnen noemen. Als door de samenwerking de eigen identiteit onder druk komt te staan, wordt het lastig om successen te behalen. Bij voldoende urgentie hoeft dit geen onoverkomelijk probleem te zijn, maar bij een meer vrijblijvende samenwerking is dit vaak het eindstation.

Impact

Samenwerken kan op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Daarbij geldt: hoe groter de impact op de eigen bedrijfsvoering, hoe lastiger het wordt. Het gezamenlijk inkopen van bijvoorbeeld software en ICT-voorzieningen wordt tegenwoordig veelvuldig in samenwerking gedaan. Ruim vier op de vijf gemeenten (308 van 355) nemen bijvoorbeeld diensten af onder een gezamenlijk contract dat de VNG heeft gesloten. Het succes van deze landelijke samenwerking komt doordat het begeleiden van inkooptrajecten veel specialistische kennis vraagt (die gemeenten niet zelf in huis hebben) en een dergelijk traject nauwelijks de eigen bedrijfsvoering raakt. Maar zou er gekozen worden om ook de implementaties gezamenlijk uit te voeren, dan wordt het direct een stuk lastiger. Zolang organisaties vanwege de samenwerking hun bedrijfsprocessen niet of nauwelijks hoeven aan te passen is de kans op succes dus het grootst.

Leiderschap

Om een samenwerking te laten slagen is het niet noodzakelijk dat alle leidinggevenden zich gedragen als een Napoleon. Echter, een éénduidig eindbeeld schetsen waarbij een duidelijke stip op de horizon (ambitie) is geformuleerd, geeft de benodigde richting en kaders. Daaraan consequent vasthouden is natuurlijk wel essentieel. Dus niet bij elke tegenslag twijfelen of bij weerstand water bij de wijn doen, maar juist vanuit een gedragen visie koers blijven houden. Veel energie steken in het uitdragen van de centrale boodschap, voorbeeldgedrag vertonen en transparant blijven communiceren over de voortgang. Een ‘rechte rug’ is cruciaal bij het slagen van een samenwerking.

Optimisme

Het is vreemd, maar in onze wereld is er veel meer ruimte voor pessimisme dan voor optimisme. Op de werkvloer gaat vaak alle aandacht uit naar klagers en pessimisten die vinden dat het al jaren niet goed gaat. Natuurlijk moet er ruimte zijn voor kritiek en verbeterpunten, maar koester ook de optimisten. Juist zij brengen de noodzakelijke energie en zorgen voor innovaties en veranderingen. Zie het glas wat vaker halfvol dan halfleeg. Is er al veel bereikt in de samenwerking, maar is het laatste stapje, bijvoorbeeld het harmoniseren van de processen, nog niet gelukt? Wanhoop dan niet en leg de focus op wat wel is gelukt. Sta bewust stil bij deze successen en benoem de inspanningen die daarvoor gedaan zijn. Dit vormt dan een vruchtbare bodem voor de benodigde vervolgstappen.

 

 

Meer weten?

Sta je als organisatie voor belangrijke keuzes op het terrein van samenwerking? Wil je verkennen of samenwerking interessant kan zijn? Of ben je aan het samenwerken en is een nieuwe impuls noodzakelijk, neem dan gerust contact met ons op. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl.

Herindeling gemeente Hoeksche Waard

Lees het gehele artikel

Per 1 januari 2019 is de nieuwe gemeente Hoeksche Waard (± 86.000 inwoners) ontstaan uit de vijfgemeente Hoeksche Waard voormalige gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen. Telengy-adviseur Jacob Ubbels was bij deze herindeling verantwoordelijk voor de harmonisatie en implementatie van het zaaksysteem. 

Harmonisatie zaaksysteem 

Het zaaksysteem is in de nieuwe gemeente Hoeksche Waard een belangrijke applicatie voor de bedrijfsvoering. Dit komt omdat de meeste processen als zaken worden afgehandeld en dat daarbij alle documenten centraal worden geregistreerd. Daarnaast worden er ook enkele specifieke processen volledig met het zaaksysteem afgehandeld. Denk hierbij aan leerlingenvervoer, subsidies, inkoop, contractbeheer en het bestuurlijk besluitvormingsproces. Telengy kreeg in het kader van de herindeling de opdracht om het zaaksysteem van de vijf verschillende gemeenten te harmoniseren en te implementeren. 

Aanpak 

Omdat het zaaksysteem vele processen ondersteunt, en veel raakvlakken heeft met andere disciplines, is het noodzakelijk om aan het begin van het traject nauwkeurig de scope te bepalen. De belangrijkste onderdelen in de aanpak waren de contentmigratie, de koppelingen, het harmoniseren en inrichten van de specifieke werkprocessen, het ontwikkelen van sjablonen en het uitwerken en inrichten van het bestuurlijk besluitvormingsproces. “Omdat de deadline van de herindeling hard is en er ontzettend veel werk moest plaatsvinden in een korte tijd, hebben we aan het begin besloten om de ambities realistisch te houden en echt alleen de focus te leggen op die onderdelen die op 1 januari 2019 per se gereed moeten zijn,” zo vertelt Jacob. 

Teamwork 

Nu de herindeling een feit is, is het project nog niet helemaal klaar. Na 1 januari werd duidelijk dat de nieuwe werkwijze nog door de gebruikers in de praktijk moet worden gebracht. De komende maanden wordt hier nog extra op ingezet. 

Het succes van het project is vooral voortgekomen uit teamwork. Jacob stelt: “Als projectleider had ik het geluk en genoegen om met enkele goede medewerkers uit de verschillende gemeenten een krachtig te team te vormen. Door hun enthousiasme, en vooral ook praktische kennis en vaardigheden, is het ons gelukt om in een jaar tijd de bedrijfsvoering van vijf verschillende gemeenten te harmoniseren. Het zaaksysteem in de Hoeksche Waard is nu volledig operationeel, en daar zijn we als projectteam super trots op!” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl.

 

 

Belangrijke ‘lessons learned’ na 10 jaar zaakgericht werken

Lees het gehele artikel

Telengy heeft in de afgelopen jaren tientallen overheidsorganisaties en samenwerkingsverbanden geholpen bij de invoering van zaakgericht werken. Hierbij hebben Telengy-adviseurs veel ervaring opgedaan bij het opstellen van organisatievisies, het bepalen van de strategie, het coördineren van Europese aanbestedingen, het creëren van draagvlak en acceptatie tot en met de daadwerkelijke implementatie op de werkvloer. Hoewel ieder traject een uniek karakter heeft en een specifieke aanpak vergt, zijn er op hoofdlijnen wel veel overeenkomsten. Op basis van onze kennis en ervaring delen we graag enkele belangrijke ‘lessons learned’.

Voorkom een Babylonische spraakverwarring

Een grote valkuil die Telengy regelmatig tegenkomt, is de veronderstelling dat alle betrokkenen hetzelfde beeld bij zaakgericht werken hebben. Deze veronderstelling is echter meestal onjuist. Vooral overheidsorganisaties die nog willen gaan starten met de invoering van zaakgericht werken, moeten eerst tijd besteden aan het creëren van een eenduidig beeld om een Babylonische spraakverwarring en de bijbehorende teleurstellingen te voorkomen. Hierbij is het raadzaam om eerst op managementniveau deze discussie te voeren en daarbij te vertrekken vanuit het strategische kader van de organisatie. Nadat dit beeld bepaald is, kan het begrip ‘zaakgericht werken’ specifieker worden gemaakt. Hierbij dient voorkomen te worden dat er onnodige discussies gevoerd gaan worden over begrippen, definities, componenten en de samenhang daartussen. Omdat zaakgericht werken door VNG Realisatie (voorheen KING) in GEMMA 2 al goed is uitgewerkt, hanteert Telengy dit als basis.

Willen vernieuwen

Daarnaast betekent het invoeren van zaakgericht werken automatisch dat er naar processen gekeken moet worden. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de wijze waarop documenten gecreëerd, verwerkt en gearchiveerd worden. Ook het bestuurlijke besluitvormingsproces is een essentieel onderdeel. Om de kans op acceptatie bij de medewerkers in de organisatie te vergroten, is het raadzaam om juist deze processen zo gebruikersvriendelijk mogelijk in te richten. Hierbij helpt het als de organisatie echt de wil heeft om te veranderen en bereid is om huidige afspraken en uitgangspunten te heroverwegen. Voorbeelden hiervan zijn het afschaffen van de ‘natte’ handtekening en de parafen, het schrappen van overbodige processtappen en het aanmaken en registreren van respectievelijk zaken en documenten door de gebruikers zelf. Ook kan daarbij de vraag worden gesteld of alle documenten wel per se moeten worden opgeslagen in het DMS. Om de relevante vragen inzichtelijk te krijgen en om duidelijke keuzes te maken heeft Telengy een ‘handboek zaakgericht werken’ ontwikkeld. Bij onze implementatietrajecten kunnen de belangrijkste keuzes worden bepaald aan de hand van dit handboek en een uitgewerkt afwegingskader.

Aandachtsgebieden zaakgericht werken

Afscheid ‘dikke midoffice’

Het is soms goed om oude artikelen van vele jaren geleden nog eens terug te lezen. Wat dan opvalt, is dat indertijd een goede basis is gelegd waarop nu nog (grotendeels) zaakgericht werken wordt ingevoerd. In deze artikelen wordt ook het begrip ‘dikke midoffice’ geïntroduceerd. Echter, het fenomeen ‘dikke midoffice’, waarbij het zaaksysteem het centrale systeem is waarin ook grote primaire backoffice-processen worden uitgevoerd, is volgens ons in de praktijk weinig succesvol. Het inrichten van deze vaak complexe processen, de specifieke wensen van de eindgebruikers en het organiseren van het beheer vraagt zoveel kennis en capaciteit dat dit voor de meeste overheidsorganisaties niet haalbaar is.

Keuze implementatiestrategie

Ook heeft Telengy recent de verschillende implementatiestrategieën van de afgelopen jaren onderling met elkaar besproken en vergeleken. Hieruit is niet één specifieke aanpak of strategie als beste naar voren gekomen. Dit komt omdat de omvang, het vertrekpunt, de context en de ambities van een organisatie meestal bepalend zijn. Zo ziet een implementatiestrategie voor een organisatie dat al 7 jaar zaakgericht werkt, en overstapt naar een nieuw systeem, er anders uit dan wanneer een organisatie volledig nieuw gaat starten. Ook kan de samenwerking met andere organisaties , een verhuizing naar een nieuw kantoor of het opzetten van nieuw klantcontactcentrum de aanpak sterk beïnvloeden.

Uitdaging voor de toekomst

Terwijl de informatievoorziening exponentieel toeneemt (bijvoorbeeld in de vorm van documenten, cijfers en rapporten, tekeningen, kaarten, interne notities, e-mails, websites, foto’s, video’s en geluidsopnames) en er inmiddels via vele (digitale) kanalen wordt gecommuniceerd, moet de overheid nog wel voldoen aan de Archiefwet. Het is niet gek om te stellen dat de personen die op dit moment verantwoordelijk zijn voor het archiefbeheer een onmogelijke taak hebben; in elke organisatie staan veel archiefwaardige documenten nog op persoonlijke netwerkschijven, in specifieke applicaties, intranet en in mailboxen. Met de huidige manier van werken gaat het niet lukken om al deze informatie conform de huidige wetgeving adequaat te beheren. Aangezien het niet voldoen aan de wet geen ideale situatie is, zal er in de komende jaren echt iets moeten gaan veranderen. Wellicht dat de Archiefwet wordt aangepast aan de huidige context waarbinnen overheden nu moeten functioneren. Als dit niet het geval is, dan moet het technisch mogelijk worden gemaakt dat automatisch alle archiefwaardige informatie uit de verschillende bronnen zodanig toegankelijk wordt ontsloten dat eenvoudig centraal beheer kan plaatsvinden conform de Archiefwet. Ook zou de eindgebruiker hieraan geen hinder moeten ondervinden. Dit zou bijvoorbeeld kunnen worden gerealiseerd op basis van de Common Ground-filosofie zoals deze nu mede door VNG Realisatie wordt uitgewerkt.

Meer weten?

In dit artikel zijn slechts enkele lessons learned uitgewerkt. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl.

Gemeenten blijven achter bij het publiceren van open data

Lees het gehele artikel

Ondanks de politieke aandacht en de ondersteuning die vanuit de Rijksoverheid op dit onderwerp geboden wordt, wil het maar niet lukken om gemeenten enthousiast te krijgen voor het actief publiceren van open data. Begin 2017 publiceren slechts 32 gemeenten open data via het landelijke overheidsportaal www.data.overheid.nl. Van deze 32 gemeenten zijn er ook nog eens 10 gemeenten waarbij de link naar de daadwerkelijke data niet (meer) werkt. Deze gemeenten mogen dus eigenlijk niet meegerekend worden. Het is dan ook niet zo heel vreemd dat in de top 10 van de meest geraadpleegde open datasets er geen enkele afkomstig is van een gemeente. Deze opvallende cijfers waren voor Telengy-adviseur Jacob Ubbels reden om eens wat dieper op deze materie in te zoomen.

Wat is open data?

Open data zijn gegevens die vrij toegankelijk zijn en zonder beperkingen kunnen worden hergebruikt. Concreet zijn de onderstaande uitgangspunten van toepassing op open data:

  • De data zijn openbaar.
  • Er berusten geen auteursrechten of andere rechten van derden op.
  • De data zijn bekostigd uit publieke middelen, beschikbaar gesteld voor de uitvoering van een taak.
  • De data voldoen bij voorkeur aan ‘open standaarden’ (geen barrières voor het gebruik door ICT-gebruikers of door ICT-aanbieders).
  • Open data zijn bij voorkeur leesbaar op de computer, zodat zoekmachines informatie in documenten kunnen vinden.

Waarom open data publiceren?

De huidige netwerk- en informatiesamenleving heeft invloed op het functioneren van de overheid. De relatie tussen overheid en burgers ontwikkelt zich en wordt steeds minder hiërarchisch. De maatschappij wordt steeds meer een netwerk waarin burgers eigen initiatieven ontplooien en de overheid is één van de schakels in dit netwerk. Burgers willen steeds meer meebeslissen en meedenken over het beleid en daarbij is een goede informatiepositie cruciaal. Een goede en meer gelijkwaardige verbinding tussen burger en de overheid ontstaat door persoonlijke betrokkenheid, het serieus nemen van burgers en hun belangen, via gelijkwaardigheid en vanuit vertrouwen. Burgers verwachten een eerlijke en realistische communicatie met de overheid. Het transparant publiceren van open data door de overheid kan hier een bijdrage aan leveren.

Vanwege de positieve effecten die het hergebruik van overheidsinformatie kan opleveren, is de Nederlandse overheid ertoe overgegaan het hergebruik van openbare overheidsinformatie actief te bevorderen. Op die manier kunnen andere partijen deze informatie gebruiken, verrijken en (op maat) aanbieden aan de maatschappij. Overheidsdata zijn inmiddels makkelijk te vinden en te ontsluiten via het open dataportaal (data.overheid.nl).

Beschikt de gemeente over open data?

Eén van de redenen waarom gemeenten zo slecht scoren bij het publiceren van open data zou kunnen zijn dat zij in onvoldoende mate beschikken over open data. Maar dat is niet het geval, want alleen al de datasets op het terrein van de openbare ruimte (monumentale bomen, lantaarnpalen, rioolstelsel etc.), economie (WOZ waarden, verstrekte subsidies etc.), milieu (bodemkwaliteit, luchtonderzoeken etc.) bieden vele kansen voor het actief publiceren van open data. Voor de volledigheid presenteert onderstaand overzicht de onderwerpen en het aantal datasets die op dit moment door de overheid worden gepubliceerd op www.data.overheid.nl.

Overzicht open datasets

Overzicht open datasets (bron: www.data.overheid.nl)

Wat zijn dan de grootste belemmeringen voor gemeenten?

In de dagelijkse praktijk voelen gemeenten regelmatig belemmeringen als het gaat over het actief openbaar maken van niet-vertrouwelijke data. Enkele van de belangrijkste bezwaren zijn:

Juridisch : De grootste belemmeringen zijn vaak de juridische beperkingen. De hoofdregel in Nederland is dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij een wettelijke regel anders bepaalt. Die uitzonderingen op de hoofdregel zijn opgenomen in de Wet Openbaarheid van Bestuur of andere bijzondere regelingen. Het is dus zaak om van te voren goed te controleren of er geen uitzondering geldt voor de geselecteerde datasets. Inmiddels zijn er hele handige juridische beslisbomen in omloop (bijvoorbeeld de beslisboom van de gemeente Rotterdam) waarbij u zeer snel kunt achterhalen of publiceren is toegestaan of juist niet.

Kosten : Het realiseren van openheid zal ook investeringen en kosten met zich meebrengen die in tijden van bezuinigingen niet vanzelfsprekend zijn. Uit cijfers van andere gemeenten blijkt dat de (externe) investeringskosten die gemaakt moeten worden beperkt zijn. In onderstaande tabel zijn de investeringen van de gemeenten Enschede en Rotterdam weergegeven. Let wel, dit zijn de extra investeringen bovenop de inzet van bestaand personeel.

Gemeente Aantal inwoners Investering in open data Investering / inwoner
Enschede 158.000 € 14.820 € 0,09
Rotterdam 617.000 € 44.280 € 0,07

Bron: The Green Land, 2014; Jaarverslagen genoemde organisaties.

Organisatorisch/ eigenaarschap : Andere mogelijke belemmeringen liggen vaak op organisatorisch en informatiekundig vlak. Gemeenten hebben vanwege hun diversiteit aan taken ook een zeer divers applicatielandschap met veel verschillende informatiesystemen. Hierdoor kost het relatief meer inspanning om deze te analyseren en te ontsluiten. Ook kan er onduidelijkheid zijn over de vraag wie nu eigenlijk eigenaar is van bepaalde data. Dit is namelijk niet altijd de gemeente zelf. Bij onduidelijkheid is het van belang om in gesprek te gaan met de verschillende partijen die betrokken zijn bij de betreffende data.

Wat kunnen gemeenten nu het beste doen?

Zoals al eerder geschetst is onze oude traditionele maatschappij razendsnel aan het veranderen naar een informatiemaatschappij. Hierbij wordt het door technologie steeds makkelijker om grote hoeveelheden informatie snel en krachtig te (her)gebruiken in nieuwe situaties/applicaties. Het is wat mij betreft dan ook onomkeerbaar dat de maatschappij van de overheid gaat verlangen dat openbare informatie transparant ontsloten moet worden. Vanuit de politiek zullen gemeenten in de komende jaren waarschijnlijk gedwongen worden om hiermee aan de slag te gaan. Echter dit hoeft voor een gemeente helemaal geen verkeerde ontwikkeling te zijn. Zo is bijvoorbeeld de nieuwe Omgevingswet een prachtig vehikel om het publiceren van openbare data in een gemeente een impuls te geven. Immers de Omgevingswet heeft bijvoorbeeld ook als doel om voor een burger of bedrijf van elk perceel inzichtelijk te maken welke overheidsinformatie bekend is. Zo kunnen beide initiatieven elkaar versterken en prima samen opgaan.

Hoe aan de slag?

Ervaring heeft geleerd dat het aan de slag gaan met open data niet automatisch van de grond komt. Het helpt enorm als er binnen de gemeente eerst op bestuurlijk en ambtelijk niveau draagvlak is om op dit terrein stappen te gaan zetten. Als er eenmaal draagvlak gecreëerd is, zal iemand in de organisatie de opdracht (en tijd) moeten krijgen om deze taak vorm en inhoud te geven. Ga daarbij op zoek naar waar op dit terrein de meeste energie in de organisatie zit en probeer daar de eerste stappen te zetten.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl.

Gemeente Waalwijk in hoogste versnelling

Lees het gehele artikel

Het aftellen is begonnen, nog slechts enkele dagen te gaan en de inmiddels beroemde datum van 1 januari 2015 is een feit. Vanaf deze datum worden namelijk de gemeenten in Nederland geconfronteerd met één van de grootste uitdagingen van de afgelopen decennia; de decentralisaties van de Awbz en de Jeugdzorg van de Rijksoverheid naar de gemeenten. Ik ben benieuwd hoe ik op oudejaarsavond terugkijk op het afgelopen jaar als ik mijn oliebollen aan het eten ben.

Voldaan, omdat er in de afgelopen maanden met veel energie en enthousiasme is gewerkt binnen de gemeente Waalwijk? Tevreden, omdat de basisinrichting voor een goede zorgverlening in ieder geval staat? Of een angstig gevoel, omdat het toch soms haastwerk was en er nog weinig ruimte is geweest om alle informatiesystemen te testen? Het zal wel een mix van al deze drie gevoelens zijn. Maar één ding weet ik zeker, de gemeente Waalwijk kan trots zijn op het werk dat in de afgelopen maanden binnen de transities in het sociaal domein is verricht. En ik heb het genoegen gehad om daar mijn steentje aan te mogen bijgedragen. In dit artikel een korte terugblik op het afgelopen jaar.

Als informatiemanager binnen de gemeente Waalwijk heb ik in het afgelopen jaar de taak gehad om de informatievoorziening voor de transities te organiseren. De basis hiervoor werd eigenlijk in januari van 2014 gelegd, toen we een visie op de informatievoorziening voor het sociaal domein hebben uitgewerkt. Hierbij zijn de gemeentelijke transitiedoelstellingen vertaald naar een gewenste informatievoorziening. Het succes van deze visie was eigenlijk het proces ernaar toe. De visie kwam namelijk tot stand door het houden van werksessies met de inhoudelijk betrokken beleidsmedewerkers, medewerkers in de uitvoering, ICT-medewerkers en in sommige gevallen onze ICT-leverancier (PinkRoccade Local Government). Door deze samenwerking is er in een vroeg stadium een goed cement gelegd tussen de verschillende disciplines en ontstond er een fundament waarop vervolgens is verder gebouwd.

Na het bespreken van de visie met het management en de verantwoordelijke bestuurder, is vervolgens de informatievoorziening een belangrijke pijler geworden binnen de werkgroep ‘bedrijfsvoering’. Belangrijke onderdelen waren daarbij:

  • Frontoffice werkprocessen / integraal klantbeeld (ontwikkelen van een regieportaal);
  • Backoffice werkprocessen (aanpassen backoffice systemen, beschikkingen, controles, e.d. );
  • Informatievoorziening jeugddomein (inrichten jeugdapplicatie, aansluiten CORV);
  • Gegevensuitwisseling landelijke ketenpartners (Gemeentelijk Gegevens Knooppunt, SVB, CAK e.d.);
  • Standaarden (iWmo en iJw);
  • Facturatieproces;
  • Informatiebeveiliging;
  • Regionale gegevensuitwisseling (Tilburg, AMHK e.d.).

Bovengenoemde onderdelen zijn dit jaar in samenhang opgepakt, uitgewerkt en (gedeeltelijk) gerealiseerd. De basis van de primaire bedrijfsvoering staat hiermee gelukkig nu klaar, maar de komende maanden (wellicht nog jaren?) hebben we nog hard nodig om de relevante gegevens soepel van de frontoffice naar de backoffice en de ketenpartners te laten stromen. Het geeft me wel een gerust gevoel dat we als gemeente Waalwijk vanuit één gezamenlijk visie, op basis van een vastgestelde informatiearchitectuur, aan de slag zijn gegaan om goede zorg te verlenen aan onze burgers in de gemeente Waalwijk.

Meer weten?
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jacob Ubbels, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 50 43 15 78 of via e-mail: j.ubbels@telengy.nl.