Binnen de overheid is zaakgericht werken inmiddels aardig standaard geworden. Minder bekend en standaard is een zaaksysteem gebaseerd op Office365 en Sharepoint. MijnGemeenteDichtbij heeft begin 2018 deze vrij innovatieve stap gezet. Er is gekozen voor het ondersteunen van het zaakgericht werken met het zaaksysteem OneGove van Ilionx (voorheen PerfectView). Dit is een cloud oplossing die volledig gebouwd is binnen Office 365 en Microsoft Dynamics 365, en geheel gericht is op samenwerking en informatie delen.

MijnGemeenteDichtbij (MGD) is de werkorganisatie van de twee zelfstandige gemeenten Boxtel en Sint Michielsgestel. Beide gemeenten werkten al enkele jaren geheel of gedeeltelijk zaakgericht met Corsa en Verseon. De wens van de gemeenten was om volledig digitaal en procesgericht te gaan werken, met behulp van een zaaksysteem daar waar dit toegevoegde waarde heeft, en de oude digitale archieven toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving. Daarbij moesten de processen van de twee gemeenten zoveel mogelijk geharmoniseerd worden, inclusief de bestuurlijke besluitvorming. Een hele opgave, en een mooi proces! Monique Verbeeten mocht het implementatie proces als adviseur en projectleider voor MGD begeleiden.

Innovatief

MGD maakt naast het zaaksysteem ook gebruik van het Valo intranet; het Social Intranet voor Office 365 en Sharepoint dat fungeert als de digitale werkplek. Daarmee wordt het delen en terugvinden van documenten soms wel heel transparant en gemakkelijk. Documenten die in het zaaksysteem zijn opgeslagen, worden zichtbaar in het smoelenboek van de medewerkers. Daarbij is een goede inrichting van de autorisaties van belang!

Datamigratie

De wens om de bestaande digitale archieven uit Corsa en Verseon toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving, betekende dat er ook een traject van datamigratie moest plaatsvinden. Daarbij is de hulp ingeroepen van Xillio, een partij die ervaring heeft met het migreren van data en daarbij gebruik maakt van speciale connectoren.

De datamigratie was een pittig proces, dat veel tijd en energie heeft gevraagd van alle betrokken partijen, dus zowel van de leverancier als van de medewerkers van MGD.

Bij een migratie dienen de brongegevens van goede kwaliteit te zijn om goed gemigreerd te kunnen worden. Als er veel ruis zit in de oude data, moet dit in de brondata geschoond worden, anders komen de gegevens niet goed in het nieuwe systeem. Daarbij moesten af en toe moeilijke keuzes gemaakt worden en is veel handwerk verricht. Over het uiteindelijke resultaat is MGD echter tevreden.

April 2019 is MGD organisatie-breed (voor de beide gemeenten) live gegaan met het nieuwe zaaksysteem. En onlangs is ook de datamigratie van alle zaken en documenten afgerond. Voor de komende periode is het van belang om een stabiele omgeving te hebben en te houden, en de door ontwikkeling vorm te geven.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06  17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

Op uiterlijk 18 april 2019 zijn gemeenten verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Aansluiten is in principe heel eenvoudig. Zorgen dat u ook de vruchten plukt, is echter een ander verhaal. Wij helpen u daar graag bij. In dit artikel leest u wat e-factureren is, hoe het werkt, en waarom u dit eigenlijk gewoon zou moeten willen.  

Wat is E-factureren? 

Elektronisch factureren (e-factureren) is het automatisch uitwisselen van gestandaardiseerde elektronische facturen (e-facturen) tussen het systeem van de leverancier en het systeem van de klant, bijvoorbeeld uw gemeente. Dit heeft als doel om facturen automatisch te verwerken, zonder dat daarbij gegevens overgetypt hoeven te worden. 

Het elektronisch uitwisselen van e-facturen zorgt voor minder (administratieve) fouten, het bespaart tijd en kosten en zorgt voor een snellere verwerking van de facturen. Dat klinkt wel heel aantrekkelijk. Is dat ook zo? 

Hoe werkt het? 

Om e-facturen te kunnen ontvangen, dien je als organisatie aangesloten te zijn op het Simpler Invoicing/ PEPPOL-netwerk via een van de access points. 

Als uw leveranciers zijn aangesloten op Simpler Invoicing/PEPPOL-netwerk, dan kan de e-factuur via deze beveiligde omgeving direct naar uw organisatie (financiële administratie) verstuurd worden. U bent er dan zeker van dat de factuur ook echt van de betreffende afzender afkomstig is. Voorwaarde is dat uw financiële systeem klaar is voor het ontvangen van een e-factuur; daarvoor dient de leverancier van het betreffende softwarepakket te zorgen.   

Welke kansen biedt het u? 

Binnenkomende facturen op papier of via email met een pdf als bijlage, bevatten ongestructureerde data. De papieren facturen moeten veelal eerst als pdf gescand worden alvorens de factuurdata met behulp van scan- en herkensoftware of (deels) handmatig kan worden overgenomen in het systeem van de gemeente. Gemeenten ontvangen veel facturen van relatief veel verschillende leveranciers. Het automatisch en in één keer goed registreren en verwerken van facturen is daarom een lastige zaak, die veel handwerk vraagt. De gemiddelde handelingskosten worden geschat op €40,- per factuur.  

Door gebruik te maken van e-factureren biedt dit uw organisatie een aantal kansen. Dit betekent onder andere dat de rechtmatigheid van betalingen wordt verhoogd, de uitval van onvolledige facturen wordt terug gedrongen, en spookfacturen niet meer binnenkomen.  

Overgangsfase 

Het duurt naar verwachting nog even voordat alle binnenkomende facturen als e-factuur aangeleverd worden. Niet alle leveranciers zijn ermee bekend dat het versturen van een e-factuur eenvoudig ingericht kan worden. De meeste overheidsinstellingen blijven voorlopig dan ook diverse vormen van facturen accepteren: de papieren factuur, een email met een pdf-factuur, een email met een xml-/ubl-factuur, en straks ook de echte e-factuur (via Simpler Invoicing). Aanbieders van software spelen hier op verschillende manieren op in.  

Samen kijken wat past 

Afhankelijk van uw huidige situatie is het meer of minder eenvoudig om snel op de toekomst in te spelen, en voordeel te halen uit de nieuwe mogelijkheden. Kiest u voor de traditionele manier van factuurverwerking, dan zult u nu minder investering hoeven te doen, maar is de efficiencyslag ook kleiner. Zet u in op het elektronisch verwerken van factuurdata, dan zult u nu uw processen mogelijk moeten aanpassen. Het loont dan om energie te steken in het meenemen van uw leveranciers (leveranciers verzoeken/verleiden om zo snel mogelijk e-facturen te sturen in plaats van papier of pdf). De handelingskosten van een e-factuur zijn namelijk vele malen lager dan die van een pdf-factuur. Met deze variant kunt u al snel tijdswinst gaan boeken en kostenbesparing teweeg brengen op de verwerking van facturen. 

Bij het kijken naar wat past voor uw organisatie is het belangrijk om een multidisciplinair team samen te stellen; de afdelingen Financiële Administratie, Inkoop en ICT spelen een rol, maar ook organisatorische aspecten zijn van belang. 

Meer weten? 

De verplichting om e-facturen te kunnen ontvangen kan ook als kans gezien worden om de processen rondom facturering te herzien en een flinke efficiencyslag te maken. Of dat zinvol is voor uw organisatie is erg afhankelijk van de huidige situatie. 

Telengy is er klaar voor! Wij kunnen desgewenst onze facturen als e-factuur aanleveren en helpen u daarmee tijd en kosten te besparen.  

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99 of m.verbeeten@telengy.nl, adviseur bij Telengy. 

In de jaren ’80 zijn gemeenten al op grote schaal gestart met in-huis automatisering. Vanaf dat moment leunden zij sterk op leveranciers van gemeentelijke software. Deze leveranciers zorgden voor het doorvoeren van wetswijzigingen in de gemeentelijke software, zoals de nieuwe comptabiliteitsvoorschriften en de GBA, de decentralisaties en de aankomende Omgevingswet. Dit is weliswaar gemakkelijk voor gemeenten, maar het maakt hen ook afhankelijk van de leveranciers.

De gemeentelijke softwaremarkt kenmerkt zich door een veelheid aan gemeentespecifieke oplossingen. Voor unieke gemeentelijke processen, zoals bijvoorbeeld de GBA en het sociaal domein, lijkt dat ook onontkoombaar. Er worden daarentegen ook veel toepassingen voor gemeenten ontwikkeld waarvoor ook generieke toepassingen beschikbaar zijn. Hierbij kan gedacht worden aan digitale loketten, zaaksystemen, klantvolgsystemen of financiële pakketten. Echter, er is tot nu toe relatief weinig aandacht voor de mogelijkheden buiten de gemeentemarkt. Gemeenten blijven daardoor, wellicht onnodig, afhankelijk van software die door de gemeentelijke leveranciers wordt ontwikkeld en aangeboden.

Behoefte aan innovatie

Modernisering en digitalisering van de overheid vraagt om innovatie. Denk aan de toepassing van kunstmatige intelligentie, robotisering, blockchain en zelflerende systemen om administratieve processen te vereenvoudigen en selfservice aan te kunnen bieden. Het is voor leveranciers en gemeenten in een relatief kleine gemeentemarkt met beperkte ontwikkelbudgetten moeilijk om voldoende en tijdig nieuwe technologie te vertalen naar gemeentelijke toepassingen. Ook het onderhoud van de complexe en zeer verschillende gemeentelijke applicatielandschappen staan deze ontwikkelingen in de weg. Een gevolg hiervan is dat gemeenten gaan achterlopen in de toepassing van nieuwe technologie.

Mede vanwege de huidige afhankelijkheid van leveranciers kiezen sommige gemeenten ervoor om zelf toepassingen te (laten) ontwikkelen, bijvoorbeeld in samenwerking met innovatieve lokale of regionale technologische ontwikkelbureau’s als Brightlands Smart Service Campus en Smart Society Eindhoven. Kosten en beheersbaarheid vormen bij dergelijke maatwerkoplossingen mogelijk een nieuwe uitdaging en risico. ICT en informatisering zijn weliswaar een cruciaal middel om burgers en bedrijven steeds beter en efficiënter van dienst te kunnen zijn, maar applicatieontwikkeling is nu eenmaal geen core business voor gemeenten.

Nieuwe kansen met Common Ground

Een ontwikkeling die de informatievoorziening en digitale dienstverlening van de overheid een impuls kan geven, is Common Ground. In de huidige gemeentelijke applicaties zijn gegevens, bedrijfslogica en gebruikersinterface met elkaar vervlochten. Deze applicaties communiceren met elkaar via complexe koppelingen en kopieslagen. De filosofie van Common Ground is het scheiden van data en applicaties en het ontsluiten van data via zogenoemde Application Programming Interfaces (API’s), wat relatief kleine programma’s zijn om gegevens uit te kunnen wisselen. Dit moet het onder andere mogelijk maken om nieuwe toepassingen te ontwikkelen die zonder de huidige complexe koppelingen en kopieslagen toch gebruik kunnen maken van bestaande gegevens.

Low- of no-code platformen

Een andere ontwikkeling is de opkomst van zogenoemde low- of no-code platformen. Er zijn inmiddels de nodige low- en no-code tools en platformen zoals bijvoorbeeld Mendix, Betty Blocks, Grexx en Pegasystems. Het aanbod varieert van geavanceerde tools voor softwareontwikkeling tot Business Process Modeling (BPM) en Case- en Customer Relation Management (CASE/CRM) platformen. Daarmee zijn op relatief laagdrempelige wijze processen in te richten en te onderhouden. Op basis daarvan is het mogelijk om automatisch bijbehorende toepassingen te genereren, inclusief mobiele versies. Niet alleen leveranciers maar ook gemeenten kunnen daarmee, individueel en collectief, applicaties en softwarecomponenten (laten) ontwikkelen. Uiteraard passend binnen de door gemeenten geformuleerde eisen zoals de Common Ground-filosofie.

Toegang tot geavanceerde technologie

Enkele van deze platformen bieden gebruikers ook toegang tot geavanceerde en beproefde functionaliteiten en technologische ontwikkelingen uit andere sectoren. Gemeenten kunnen hierover beschikken zonder deze innovaties zelf te moeten (laten) ontwikkelen. Bijvoorbeeld dynamisch casemanagement, zelflerende en voorspellende systemen en omnichannel dienstverlening. De platformen worden veelal door meerdere implementatiepartners ondersteund. Er is inmiddels ervaring opgedaan met bijvoorbeeld een subsidiesysteem in Grexx, een jeugdzorgsysteem in Betty Blocks en een zaaksysteem op basis van Pegasystems.

De platformen kunnen gebruik maken van externe softwarecomponenten voor landelijke voorzieningen en wetgeving, zoals het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Het biedt volop ruimte aan leveranciers, gemeenten en medeoverheden om componenten te ontwikkelen. Gemeenten kunnen kiezen voor ‘standaard’ oplossingen van een leverancier of bijvoorbeeld een gemeentelijk samenwerkingsverband, maar kunnen desgewenst ook zelf een platform en componenten kiezen die hen het beste past.

In combinatie met een filosofie en architectuur als Common Ground, bieden moderne platformen en tools gemeenten een nieuwe markt met ongekende mogelijkheden. Platformen met geavanceerde functionaliteiten maken het mogelijk om snel werkende, innovatieve en flexibele oplossingen te realiseren. Het kan een impuls geven aan de modernisering en digitalisering van dienstverleningsprocessen en de adoptie van nieuwe technologie. Het verkennen en onderzoeken van de mogelijkheden lijkt dan ook zeer de moeite waard.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, 06 17 39 04 99, m.verbeeten@telengy.nl of met Ton de Wit, 06 22 97 29 46, t.d.wit@telengy.nl.

Een relatief nieuw begrip lijkt zijn intrede te doen in overheidsland: ‘blockchain’. De voorspelling is dat blockchain wereldwijd een grote en blijvende impact zal hebben in de komende 5 á 10 jaar en ons leven zeer ingrijpend gaat veranderen. Wat is Blockchain, waar kennen we het van, waar staan we en nog belangrijker: wat kunnen we er eigenlijk mee? Adviseur Monique Verbeeten doet een korte verkenning.

Wat is het en waar kennen we het van?

Een blockchain is een openbaar gemeenschappelijk register (ook wel ‘grootboek’ genoemd) dat transacties en handelingen opslaat via het internet. Simpel gezegd: een database met een overzicht van alle transacties waarvan heel veel mensen een kopie decentraal hebben staan op hun eigen computer. Deze computers in het blockchain-netwerk zorgen ervoor dat de informatie over het gehele netwerk verspreid wordt en controleren op basis van consensus of de informatie klopt. Dat gebeurt op een zodanige wijze dat het vertrouwd is en er in principe geen derde (trusted) partij bij nodig is. Het vertrouwen zit in het netwerk. Het is een geheel andere manier van denken en organiseren dan we tot nu toe gewend zijn.

We kennen blockchain mogelijk van bitcoin, de eerste en meest bekende toepassing van de blockchain-technologie. In bitcoin vinden alle financiële transacties tussen partijen plaats zonder tussenkomst van een bank als ‘trusted party’, geheel vertrouwend op het systeem. Dat betekent dat de tussenkomst van de bank als ‘trusted third party’ in deze niet langer nodig is. De financiële wereld is sinds de komst van bitcoin wakker en aangehaakt. Er worden, hoe ironisch ook, vele miljoenen euro’s door banken geïnvesteerd in de nieuwe technologie. Ook in de logistiekbranche zijn de verwachtingen hoog: de keten van (voedsel)productie tot (internationale) levering aan de consument kan gevolgd worden via blokchain: simpelweg door een product van een barcode te voorzien en te scannen als het bij een andere schakel in de keten komt, zorgt ervoor dat de informatie gedurende die keten voor iedereen gelijk blijft en dat voor iedereen zichtbaar dezelfde procesinformatie wordt toegevoegd. De administratieve lasten nemen daarmee aanzienlijk af.

Toepassing binnen de overheid

Met die (wens tot) administratieve lastenverlichting maken we een mooi bruggetje naar onze overheid. Wat brengt blockchain gemeenten en andere (semi)overheden? De overheid is bij uitstek een instantie die veel administraties voert; denk aan het bijhouden van de bedrijfsgegevens via de Kamer van Koophandel of de percelen en eigendommen via het Kadaster. Maar ook voor gemeenten liggen er diverse toepassingsmogelijkheden. Zo heeft de gemeente Groningen een eerste blockchain-toepassing geïntroduceerd bij de uitgifte en het beheer van de stadspas (‘Stadjerspas’). Deze geeft inwoners van de stad de kans om specifieke door de overheid gesubsidieerde diensten af te nemen bij verschillende organisaties. De pas of app op hun mobiele telefoon wordt door de organisatie gescand en er wordt direct in het systeem gecontroleerd of de pashouder recht heeft op de faciliteit. Is dat het geval, dan wordt het tegoed direct van de pas afgeboekt. In het geld is dus al voorgeprogrammeerd waarvoor het kan worden uitgegeven.

Binnen de Rijksoverheid lopen inmiddels 15 pilots, waarvan de eerste bevindingen binnenkort (eind november 2016) worden gepresenteerd. Ook worden sinds oktober 2016 via de pilotstarter van de VNG met gemeenten gezamenlijk pilots gestart. Doel van deze pilots is vooralsnog kennis en ervaring opdoen en kijken waar toepassingsmogelijkheden liggen.

Waar staan we en waar gaat het heen?

Vooralsnog zijn de verwachtingen rondom blockchain groot, de technisch te nemen hobbels aanzienlijk (de transactieoverzichten op de lokale computers zijn veel te groot qua omvang) en het aantal gerealiseerde projecten is nog maar beperkt. Er wordt wereldwijd, vanuit diverse branches en onderwijsinstellingen gewerkt om de technologie te verbeteren en er wordt volop in geïnvesteerd. Ik verwacht dat het nog enkele jaren zal duren voordat de technische beperkingen beslecht zijn en het principe breed toepasbaar wordt. Maar dát het grote veranderingen, lees mogelijkheden, brengt, daarvan ben ik overtuigd!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

In de dagelijkse adviespraktijk van Telengy maken we gebruik van vele methodes en werkvormen zodat we samen met de opdrachtgever tot een optimaal resultaat komen. Dat wil overigens niet zeggen dat de methode of werkvorm centraal staat; het is slechts een middel om te komen tot het vooraf met elkaar geformuleerde doel. De Telengy-adviseur is in staat om de best passende methode en werkvormen op pragmatische wijze in te zetten op weg naar een optimaal resultaat. Gewoon doen. In dit artikel worden de teamrollen van Belbin toegelicht.

Geniale individuen vormen zelden een geniaal team. Hoe vormen we dan ‘het beste team’? Wanneer is een team succesvol? Hierover is de afgelopen decennia veel onderzoek gedaan. Een van de belangrijkste theorieën is afkomstig van Meredith Belbin (1926)* en is bekend geworden onder de naam ‘de teamrollen van Belbin’. Belbin heeft in de vorige eeuw onderzoek gedaan naar de effectiviteit van teams. De belangrijkste uitkomst is dat een effectief team, gericht op de taak die het moet uitvoeren, in samenstelling een goede balans heeft tussen negen teamrollen.

Uitgangspunten teamrollen

De theorie van Belbin is gebaseerd op een aantal uitgangspunten:

1) De leden van een team dragen op drie manieren bij aan het bereiken van het gezamenlijke resultaat:

• op basis van hun professionele rol (deskundigheid)
• op basis van hun organisatorische rol (positie, taken en verantwoordelijkheden);
• op basis van hun persoonlijkheid of teamrol (de kenmerkende manier waarop iemand zich gedraagt).

2) Elk team heeft behoefte aan een optimaal evenwicht tussen de verschillende teamrollen.

3) Ieder mens heeft van nature twee of drie teamrollen die goed bij hem of haar passen. Elke teamrol staat voor een karakteristiek temperament, een manier van informatie verwerken en een strategie om problemen op te lossen.

Belbin gaat bij zijn teamrollen uit van het belang van ‘complementariteit’. Complementaire bijdragen leiden tot betere resultaten dan concurrerende bijdragen. De sterke punten die elke teamrol heeft, gaan samen met wat Belbin ‘toelaatbare zwakheden’ noemt. Deze zwakheden leiden niet tot een mindere effectiviteit van het team omdat ze – bij een goede mix- worden opgevangen door de sterke punten van anderen. Op internet zijn veel Belbin-tests te vinden om er snel achter te komen welke teamrollen bij jou dominant zijn en welke rollen juist niet bij je passen.

Wat is het nut?

Een team bestaat bijna nooit uit 9 mensen die allemaal een andere rol hebben. Het ideale team bestaat vaak uit vier tot zes mensen. En bij de samenstelling is er waarschijnlijk helemaal geen rekening gehouden met de teamrollen. Sterker nog, vaak wordt een projectteam samengesteld met mensen die beschikbaar zijn op dat moment, kennis hebben van het onderwerp of er op een andere manier betrokken bij zijn en kan je als projectleider niet of nauwelijks kiezen.

Daarbij laat onderzoek van Charles Duhigg (2016)* zien dat, ook al stel je een team zorgvuldig samen aan de hand van de Belbin teamrollen, er nog grote verschillen zijn in de teamresultaten! Er lijken dus meer factoren van belang dan de samenstelling van het team; teams zijn succesvoller als iedereen evenredig aan bod komt, elkaar laat uitspreken en wanneer men rekening houdt met elkaars gevoelens.

Bied de ruimte!

Toch kan inzicht in de teamrollen van Belbin je helpen. De kans is namelijk groot dat wél (bijna) alle teamrollen vertegenwoordigd zijn in jouw projectteam als je ook naar de tweede en derde rol kijkt. Mensen zijn in staat om te schakelen tussen de verschillende rollen, indien ze daartoe de ruimte krijgen en hierin uitgedaagd worden. Zorg er als projectleider voor dat iedereen doet waar hij goed in is. Aanvaard dat je teamleden ‘anders zijn’ en respecteer ieders rol, omdat ze allen iets kunnen bijdragen wat een ander niet kan. Wees je als projectleider bewust van de verschillende fases die het project doorloopt en benut de kracht en de mogelijkheden van de diverse teamrollen die de projectmedewerkers kunnen vervullen in een dergelijke fase. Juist het aanspreken van ieders kwaliteiten (inhoudelijk, procesmatige of intermenselijk) op het juiste moment, maakt dat er binnen een team energie vrijkomt. Dit haalt het beste in iedereen naar boven, hetgeen de samenwerking ten goede komt en daarmee ook het teamresultaat!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten via telefoonnummer: 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl. 

Met vriendelijke toestemming van Belbin: www.belbin.com

* Bron: Duhigg, C. (2016). Slimmer, sneller, beter: het geheim van productiviteit thuis en op het werk. Link: http://www.amboanthos.nl/boek/slimmer-sneller-beter/

Zaakgericht werken: je kan er talloze boeken over schrijven. Hoewel gemeenten al ongeveer 10 jaar bezig zijn met dit onderwerp, stranden nog steeds vele trajecten of maken zij op zijn minst niet de hoge verwachtingen waar. Hoe komt dit? En belangrijker: hoe kan het anders? Als praktijkprofessional doe ik een poging om een aantal ervaringen en lessen rondom de implementatiepraktijk van zaakgericht werken te duiden. Mijn belangrijkste les is dat het gaat om de toegevoegde waarde die u wilt bereiken voor uw organisatie: zaakgericht werken is een organisatieverandering en dient ook als zodanig benaderd te worden!

Frictie tussen theorie en praktijk

Idealiter start de invoering van zaakgericht werken vanuit een brede visie zoals “grip krijgen op zaken” of “het realiseren van een betere dienstverlening”. De visies die ik langs zie komen, omarmen veelal het idee dat er een fundamentele verandering plaats gaat vinden. Vervolgens wordt de uitvoering vrijwel altijd neergelegd bij de afdelingen ICT of DIV/Archief. Dit betekent dat de implementatie, in al haar technische complexiteit, het doel wordt. Tegen de tijd dat er een werkende omgeving staat is het momentum, dat in het begin in de organisatie is gecreëerd, vaak alweer verdwenen. Aanhaken bij de vakafdeling om de processen goed in te richten is dan vanuit ICT-perspectief erg lastig. Het blijft hooguit bij een aantal quickwins en plannen om elk jaar een paar zaaktypes door te ontwikkelen.

Techniek én organisatieverandering

Kortom, de invoering van zaakgericht werken is een complex en langdurig traject, waarbij een lange adem nodig is en kennis en kunde van zowel techniek als organisatieverandering. De complexiteit van de techniek kan o.a zitten in het grote aantal ingewikkelde koppelingen. Hoewel kennis van de techniek en informatiestromen (processen) dus belangrijk is, dient de organisatieverandering echter te allen tijde voorop te staan; biedt het nieuwe (zaakgerichte) werken ook daadwerkelijk toegevoegde waarde voor de organisatie? Dit is de daadwerkelijke implementatie. De uitdaging in het verandertraject wordt bepaald door de combinatie van: [lengte van het traject] * [sterke technische component] * [breedte van de verandering]; het is een andere manier van werken en het raakt iedereen!

Praktijkervaringen

Hieronder volgen een aantal van mijn ervaringen uit de praktijk voor de invoering van zaakgericht werken binnen uw gemeente, met een knipoog naar de rode draad in deze projecten: de VERANDERING:

• Visie

Zorg dat de toegevoegde waarde van zaakgericht werken helder is (het doel en wat je wilt bereiken) en zorg voor een ‘leading team’ zaakgericht werken, met stevige wortels in het MT dat de rode draad bewaakt gedurende het gehele traject.

• Etappes

Zorg voor een duidelijke fasering van het traject door middel van ‘etappes’; hak de invoering van zaakgericht werken in fases (visie en planvorming, technische implementatie, organisatorische implementatie en doorontwikkeling). Het project is pas klaar als het geheel klaar is, maar vier de tussentijdse successen met de betrokkenen.

• Realiteit

De technische implementatie kost vaak (te) veel tijd (als een van de leveranciers een nieuwe release moet uitbrengen om te kunnen koppelen, ben je al snel een paar weken verder): vermoei de organisatie daar niet mee. Betrek pas de toekomstige gebruikers als er reëel zicht op een opleverdatum is. Piek niet te vroeg!

• Ambassadeurs

Zorg voor betrokkenheid binnen alle geledingen van de organisatie bij de uitwerking van zaakgericht werken en de inrichting van het zaaksysteem. Werk met ambassadeurs, key-users en/of werkplekcoaches. Op deze wijze sta je beter in contact met de organisatie en kan je sneller en beter bijsturen.

• Nastreven principes

Hou vast aan de principes van zaakgericht werken en blijf het gestelde doel nastreven. Ook bij enige weerstand (en ja, die zal er zijn). Maar ga vooral pragmatisch om met allerlei uitzonderingen; het systeem moet de organisatie en haar medewerkers optimaal ondersteunen bij de uitvoering van hun taken.

• Doorontwikkeling

Zorg voor een overvloedige werkplekondersteuning tijdens de uitrol. Dit helpt mensen over de drempel en voorkomt verkeerd ingeslepen gebruik en fouten. Correcties kosten tijd en geld! Zorg ook voor capaciteit bij de ontwikkelaars na ingebruikname, zodat je kleine aanpassingen direct kunt uitvoeren. Dit vermindert de weerstand en vergroot de acceptatie.

• Enthousiasmeer

Zorg voor een enthousiast ‘team zaakgericht werken’ met stevige wortels in het MT, dat vernieuwend en ‘out of the box’ durft te denken. Hou niet vast aan bestaande waardes maar durf te vernieuwen. Kijk naar de veranderende wereld om ons heen en verander mee.

• Realisatie

Hanteer het Big Bang-principe voor de livegang; werk met een eenvoudig generiek procesmodel en rol dit direct uit voor zoveel mogelijk zaaktypen. Start basaal, ontwikkel door na de livegang en communiceer hier duidelijk over. Het specificeren van zaaktypen volgt later!

• Interne processen

Neem ook de interne processen mee (beleid, projecten, etc.). Zo ontstaat er een eenduidige organisatiebrede werkwijze en is alle informatie eenduidig terug te vinden. De pragmatiek heeft voorrang op de zuivere theorie van zaakgericht werken. Aansluiting bij de beleidsafdeling is hierbij van levensbelang.

• Nut

Hanteer de waarom-vraag bij de inrichting van het generieke proces: waarom doen we de dingen zoals we ze doen? Denk hierbij aan de Lean-principes van verspilling: als een stap of handeling geen toegevoegde waarde heeft, laat het dan weg!

• Gebruikers

Gebruikers bepalen uiteindelijk het gebruik van het systeem. Monitor het gebruik van het nieuwe systeem (waar gaat het fout?) en gebruik deze input voor het nog beter ondersteunen van de gebruikers en het bijschaven van het systeem. Als de gebruiker geen gemak van het systeem ervaart, wordt het systeem niet (optimaal) gebruikt!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten via tel. nr. 06 17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

Papierloos vergaderen is een actueel thema. Is de iPad een trendy gadget, of een goed middel om dit ook op langere termijn zinvol te ondersteunen? De verwachtingen zijn hoog!

In deze publicatie starten we met een inleiding over het doel, gevolgd door een hoofdstuk over papierloos vergaderen bij de raad, aangezien het werken met de iPad bij veel gemeenten daar zijn intrede lijkt te maken. Daarna worden de aandachtspunten bij de implementatie en een aantal scenario’s (groeipaden) benoemd. Afgesloten wordt met een hoofdstuk over kosten en baten.

De iPad Gadget of onmisbaar hulpmiddel