De Wet open overheid (Woo) is 1 mei 2022 in werking getreden. In dit artikel bespreken we aandachtspunten en praktijkvoorbeelden ten aanzien van de implementatie van deze wetgeving, ook in 2023. In een eerder artikel is het opstellen van een geschikt plan van aanpak al uiteengezet.

Doel Wet open overheid

“Het doel van de Wet open overheid is om de overheid transparanter te maken en zo het belang van de openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtstaat, de burger, het bestuur en de economische ontwikkeling beter te dienen”.

Ten eerste verplicht de wet om informatie actief openbaar te maken en ten tweede stelt de Woo gemeenten verplicht om de informatiehuishouding uiterlijk in 2030 verder op orde te brengen. Tevens biedt de Woo de mogelijkheid om informatieverzoeken in te dienen bij de overheidsorganisaties. Onder de Wob was het ook mogelijk om dergelijke informatieverzoeken in te dienen, maar met de komst van de Woo zijn er enkele aanpassingen doorgevoerd, op o.a. het gebied van weigeringsgronden.

Verplichtingen per 1 mei 2022

De Wet open overheid vervangt per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Veel verplichtingen die in de Wob al vastgelegd waren komen terug in de Woo, maar er zijn ook belangrijke verschillen:

• De afhandelingstermijn van Woo-verzoeken is korter dan onder de Wob.
• Weigeringsgronden voor het openbaar maken (van o.a. persoonlijke beleidsopvattingen) worden onder de Woo op enkele plekken aangepast.
• Woo-verzoeken moeten digitaal in te dienen zijn, maar het kan ook nog steeds schriftelijk.
• Binnen 5 jaar (uiterlijk 1 mei 2027) moeten documenten uit diverse informatiecategorieën actief openbaar gemaakt worden.

De eerste drie verschillen hebben voornamelijk invloed op de interne processen en de bewustwording van medewerkers. De verplichting tot actieve publicatie is geheel nieuw en zal meer procesmatige voorbereiding behoeven en meer impact hebben, ook voor bestuurders.

Belangrijk voor alle overheidsorganisaties is om in ieder geval te voldoen aan de verplichtingen die al vanaf 1 mei 2022 gelden, namelijk:

• Het aanstellen van een contactpersoon Woo;
• Het behandelen van Woo-verzoeken op basis van de nieuwe wetgeving;
• Informatie op o.a. de website aanpassen conform de nieuwe wetgeving.

Daarnaast zien wij veel organisaties die het bestaande proces voor afhandeling van Woo-verzoeken optimaliseren, acties uitzetten om binnen 8 jaar de informatiehuishouding verder op orde te brengen en een planning maken om te voldoen aan de actieve publicatieplicht van de vastgestelde informatiecategorieën, uiterlijk 5 jaar na in werking treden van de wet. Het Implementatieplan actief openbaar maken (Woo) van de VNG bevat een bruikbare toelichting op de Woo en de implementatie ervan, waaronder een voorbeeld van ambities en prioritering voor de komende jaren. Uitgebreide informatie vind je ook in de Kennisbank Grip op informatie van de VNG.

Wat zien we in de praktijk?

In veel overheidsorganisaties is naar aanleiding van de Woo en de actieve publicatieplicht gekeken naar de mogelijkheid om efficiënt te anonimiseren. Daarom zien we in veel organisaties de vraag naar anonimiseringssoftware toenemen. Het is echter ook goed om kritisch te kijken naar de inhoud en opbouw van deze documenten. Wat er niet in staat, hoef je niet te anonimiseren en door gevoelige gegevens op één plaats (vooraan) in het document te plaatsen gaat het anonimiseren eenvoudiger en sneller.

De nieuwe actieve publicatieplicht zorgt voor extra taken. Veel organisaties bekijken waar deze taken het beste uitgevoerd kunnen worden en wie daarvoor verantwoordelijk wordt. Het goed en expliciet beleggen van taken, zoals het publiceren van documenten, is belangrijk om de Woo volledig te implementeren.

Tot slot blijft er onduidelijkheid bestaan wanneer het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) opgeleverd wordt om aan de actieve publicatieplicht te voldoen. Organisaties moeten bepalen hoe men daarmee wil omgaan. Tijdelijk kunnen veelal andere reeds bestaande kanalen worden gebruikt om alvast (een deel) van de documenten te publiceren, maar dat hangt uiteraard ook samen met de ambities ten aanzien van de Woo.

Meer weten?

Ondersteuning nodig bij implementatie van de Woo? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, 06  46 66 18 71, r.duijmelinck@telengy.nl of of Ton de Wit. 06 22 97 29 46, t.d.wit@telengy.nl.

Binnen de overheid is er heel wat ervaring met het implementeren van nieuwe wetgeving. Dat dit vaak geen eenvoudige opdracht is, blijkt uit recente ervaringen met bijvoorbeeld de Omgevingswet en de decentralisaties in het sociaal domein. Ook dit jaar is er een nieuwe wet die in werking gaat treden, namelijk de Wet open overheid (Woo). Na een lange geschiedenis (zie figuur hieronder) vervangt deze wet in mei van dit jaar de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In dit artikel bespreken we kort het doel, impact en de wijze waarop de gemeente de implementatie in de organisatie kan vormgeven.

Figuur 1 Totstandkoming Wet open overheid

Doel van de Woo

De Woo treedt per 1 mei 2022 in werking en heeft twee belangrijke doelstellingen:

1. Overheidsorganisaties moeten binnen 5 jaar documenten verdeeld over elf informatiecategorieën actief publiceren.
2. Overheidsorganisaties moeten binnen 8 jaar haar informatiehuishouding op orde brengen.

De eerste doelstelling is nieuw ten opzichte van de Wob, waarin uitsluitend documenten op verzoek verstrekt worden. In de Wet open overheid zijn overheden verplicht om een ‘actieve’ publicatie te realiseren van elf informatiecategorieën. Het publiceren van deze documenten kan gefaseerd worden uitgevoerd, maar moet binnen 5 jaar na intreden van de wet worden afgerond.

De tweede doelstelling komt o.a. terug in de archiefwet. De Woo bekrachtigt nogmaals dat het van belang is om informatie(stromen) binnen de organisatie goed te organiseren, zodat goede archivering mogelijk wordt.

Plan van aanpak

Telengy is op dit moment bij verschillende organisaties betrokken bij de voorbereiding en implementatie van de Wet open overheid. Hierbij voeren wij een impactanalyse uit aan de hand van de ambitie van de organisatie in combinatie met een viertal aandachtsgebieden (zie figuur 2).

Figuur 2 – aandachtsgebieden project Woo

Het vertrekpunt is de ambitie van de organisatie. Samen met enkele stakeholders kijken we naar de visie op dienstverlening en informatievoorziening, specifieke wensen op dit terrein, de wettelijke verplichtingen en naar de huidige situatie. Op basis van de verkregen input wordt gezamenlijk een realistisch ambitieniveau bepaald. Dit ambitieniveau is vervolgens het vertrekpunt om – aan de hand de vier aandachtsgebieden – de impact in kaart te brengen.

De processen vormen de basis van de impactanalyse. De Woo heeft betrekking op 11 informatiecategorieën en de onderliggende werkprocessen. We inventariseren de huidige situatie, kijken naar de mogelijkheden om te optimaliseren en doen een voorstel waarbij actieve publicatie (inclusief anonimiseren) wordt ingebed in het betreffende proces.

ICT & informatievoorziening is een belangrijk onderdeel om tot een goede implementatie te komen. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar het proces-/zaakgericht werken, anonimiseren van gegevens en koppelen met het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Daarnaast kunnen ook andere aandachtspunten worden meegenomen om de processen verder te optimaliseren zoals de inzet van elektronische handtekening en koppelingen tussen applicaties.

Bij het aandachtsgebied dienstverlening wordt gekeken naar de publicatie en communicatie aan burgers, bedrijven en media. Het is goed om als organisatie te kijken wat, op basis van het gekozen ambitieniveau, het beste past bij de organisatie en omgeving.

Tot slot betekent de Woo ook dat er binnen de cultuur van de organisatie gekeken moet worden naar de veranderingen die de wet met zich mee brengt. Het is belangrijk om de organisatie mee te nemen in de veranderingen die de wet beoogt. Een transparante overheid, waar de inwoners een gelijkwaardige informatiepositie hebben, bereikt de gemeente namelijk niet alleen met aanpassingen in de processen en ICT. De organisatie meenemen in het doel en de achterliggende gedachte van de wet, het terughoudend omgaan met het vastleggen van persoonsgegevens, het gebruik van begrijpelijke taal en training in de nieuwe werkwijze zorgen voor een beter resultaat.

Conclusie

De nieuwe Wet open overheid kan de transparantie in overheidsinformatie verbeteren en is een kans om de informatiehuishouding op orde te brengen.  Dit gaat echter niet vanzelf. Het heeft weliswaar een overlap met de huidige Wet openbaarheid van bestuur, maar brengt ook significante nieuwe verplichtingen met zich mee die ervoor zorgen dat overheden zich goed moeten voorbereiden.

Meer weten?

Ondersteuning nodig bij implementatie van de Woo? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, 06  46 66 18 71, r.duijmelinck@telengy.nl of Jacob Ubbels, 06 50 43 15 78,  j.ubbels@telengy.nl.

Het is 3 jaar geleden dat ik mijn afstudeeronderzoek over herindelende gemeenten voor de Radboud universiteit heb afgerond en aan de slag ben gegaan als adviseur bij Telengy. Inmiddels ben ik vanuit Telengy voor ruim tien organisaties werkzaam geweest waar ik bij heb mogen dragen aan diverse projecten en uitdagingen. Momenteel ben ik werkzaam als projectleider voor de implementatie van het nieuwe VTH-systeem binnen de Bevelandse gemeenten. Daarnaast ben ik deelprojectleider besluitvorming en digitale ondertekening voor de gemeente Hoeksche Waard en coördineer ik in het project van de Veiligheidsregio Noord-Oost-Gelderland de realisatie van diverse sjablonen voor de omgevingswet. In dit artikel wil ik graag enkele tips delen die de afgelopen jaren waardevol voor mij zijn geweest.

Zorg voor een goed (project)team en betrek de juiste mensen

Het spreekt voor zich dat er binnen een project gezocht wordt naar de juiste mensen om een projectteam op te zetten. In veel van de projecten waar ik bij betrokken ben geweest was er zeker een goed team met veel kennis en expertise samengesteld. Bij diverse projecten heb ik echter ervaren dat het betrekken van mensen buiten het projectteam ook van grote toegevoegde waarde kan zijn.

Door het project breder te trekken dan uitsluitend binnen het projectteam voorkom je dat het project het ‘speeltje’ wordt van een klein groepje mensen. Juist de mensen die met de applicatie/nieuwe processen/etc. moeten gaan werken betrek ik zoveel als mogelijk in een vroegtijdig stadium. Door de (praktijk)ervaring wordt er vaak goede input gegeven en ook de onboarding bij de uitrol verloopt veel soepeler. Tot slot is me opgevallen dat het belangrijk kan zijn om mensen met besluitvormende functies te betrekken en structureel mee te nemen in de voortgang van een project. Dit zorgt ervoor dat wanneer er besluitvorming nodig is voor een deel van het project dit snel kan verlopen en eventuele vertraging van het project voorkomen kan worden.

Blijf jezelf ontwikkelen en sta open voor input en feedback

Terugkijkend naar de afgelopen jaren is me opgevallen dat continue ontwikkeling van kennis en persoon van grote toegevoegde waarde is in de diverse opdrachten en projecten. Nieuwe wetten, continue ontwikkeling van de maatschappij en de snelle digitalisering geven daar voldoende reden toe. Naast interne themasessies en kennissessies binnen Telengy heb ik afgelopen zomer deelgenomen aan de lean-opleiding Green belt. Al deze nieuwe kennis geeft mij veel tools om de uitdagingen binnen projecten en opdrachten te voorzien van een passende oplossing.

Naast concrete kennis is me in veel organisaties opgevallen dat open staan voor feedback van grote meerwaarde kan zijn voor het project waar je bij betrokken bent. Het kan lastig zijn om op een juiste manier om te gaan met positieve en/of negatieve feedback, maar juist die input en feedback zorgt ervoor dat het projectresultaat geoptimaliseerd kan worden. Daarom tracht ik feedback zo goed mogelijk mee te nemen en te gebruiken om het eindresultaat te verbeteren.

Een project loop nooit af…

Projecten waar ik me de afgelopen tijd veel mee bezig heb gehouden voor o.a. de gemeente Hoeksche Waard, Gemeente Beekdaelen en de veiligheidsregio Noord-Holland-Noord hadden betrekking op het besluitvormingsproces. Gemeenten hebben, ondanks een vergelijkbare organisatie, de processen rondom besluitvorming vaak verschillend ingericht. Op het gebied van digitalisering en optimalisatie van deze processen is veel winst te behalen. Zo is voor de gemeente Beekdaelen het gehele proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd waar mogelijk. Tot slot is ook een digitale ondertekening in het besluitvormingsproces mogelijk gemaakt. Deze opdracht kwam op 1 juni 2021 ten einde. Desondanks heb ik in november 2021 voor de gemeente Beekdaelen nog een dag uitleg en advies mogen geven.

Tot slot wil ik meegeven dat een digitaliseringsproject eigenlijk nooit echt af is. Digitalisering en optimalisatie van processen is een continue proces. Organisaties zouden processen periodiek moeten evalueren en waar nodig optimaliseren. Ondanks dat dit voor veel organisaties bekend is, blijft het een uitdaging om de PDCA-cyclus ook daadwerkelijk structureel toe te passen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.

In 2021 worden bijna alle gemeentelijke processen digitaal ingericht en ondersteund door diverse applicaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanstaande Omgevingswet die inzet op digitalisering en optimalisering van processen binnen het ruimtelijk domein. Uit veel van deze processen kan een besluitvormingstraject volgen. Juist het besluitvormingsproces heeft in veel van mijn recente opdrachten centraal gestaan. Hoe komen gemeenten uiteindelijk tot een goed besluitvormingsproces en hoe kan dit proces optimaal aansluiten op andere processen en applicaties binnen de gemeenten?

Hoe ziet een besluitvormingsproces eruit?

Het besluitvormingsproces verloopt grofweg voor alle gemeenten op een vergelijkbare manier, al zitten er veel verschillen in de specifieke inrichting ervan. Om tot een optimaal besluitvormingsproces te komen is het van belang om te definiëren waar het besluitvormingsproces begint en wanneer het besluitvormingsproces is afgerond. Om dit concreet te maken heb ik drie fasen onderscheiden:

Fase 1 – voorbereidingsfase

Veel gemeenten werken op basis van het zaakgericht werken principe. Hierdoor worden alle documenten per proces opgeslagen. Al deze processen kunnen een trigger zijn om een besluitvormingsproces te starten. Dit kan, afhankelijk van de wensen van de gemeenten, onderdeel zijn van het lopende proces, bijvoorbeeld het ‘opstellen van beleid’. Daarnaast kan het ook als een op zichzelf staand proces met een eigen zaak worden gezien. In dit deel van het besluitvormingsproces worden de benodigde documenten aangemaakt en intern afgestemd, denk daarbij bijvoorbeeld aan een collegevoorstel, raadsvoorstel en raadsbesluit. De output van deze fase is een intern afgestemd voorstel inclusief bijlagen.

Fase 2 – besluitvormingsfase

Nadat in de eerste fase een voorstel is gemaakt, kunnen de voorstellen worden doorgezet ter besluitvorming naar de juiste personen en applicaties. Het doorzetten van deze documenten creëert veel (handmatig) werk. Vaak kan het besluitvormingsproces worden geoptimaliseerd door de overgang van de ene naar de andere fase te verbeteren. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan koppelingen, workflow en werkafspraken. Het doel daarbij is om op een eenduidige en gestructureerde manier documenten aan te leveren voor besluitvorming. Vervolgens is het belangrijk om op de juiste manier te agenderen en de documenten door te zetten naar de benodigde gremia. Hoe kunnen voorstellen gemakkelijk langs alle vergadergremia lopen om op het benodigde niveau besluitvorming te krijgen? Een aandachtspunt hierbij is het opslaan van tussentijdse besluiten en het gemakkelijk aanleveren van bijgestelde documenten.

Fase 3 – archivering- en communicatiefase

Nadat er in de tweede fase een besluit is genomen, is het van belang om dit besluit om een archiefwaardige manier op te slaan en op een juiste manier intern en extern te communiceren. Ook hier geldt dat het opslaan van deze besluiten veelal door koppelingen en workflow verder kan worden geoptimaliseerd.

Aandachtspunten besluitvorming

Naast de benoemde drie fasen zijn er ook diverse sub-processen die meegenomen kunnen worden bij de optimalisatie van het besluitvormingsproces. Denk daarbij bijvoorbeeld aan schriftelijke vragen vanuit de raad, burgemeester besluiten, mandaatbesluiten, spoedprocedures en ingekomen stukken voor de raad. Veel gemeenten hebben het primaire besluitvormingsproces vastgelegd en ingericht, maar kunnen binnen deze sub-processen tevens vooruitgang boeken. Door deze sub-processen goed in beeld te brengen en mee te nemen bij de inrichting van de onderliggende systemen, kan er veel winst worden gerealiseerd.

Digitale ondertekening binnen het besluitvormingsproces

Een mogelijkheid om het proces verder te optimaliseren en digitaliseren is het inbedden van een digitale ondertekening. De digitale ondertekening is Europees erkend als waardige vervanger van de natte handtekening. Door documenten en processen geheel te digitaliseren kunnen de doorlooptijden worden teruggedrongen en kan de communicatie worden vereenvoudigd. Veel applicaties die de drie benoemde fasen kunnen ondersteunen hebben ook een integratie met software voor digitale ondertekening.

Conclusie

Nadat ik diverse optimalisatieprojecten heb mogen uitvoeren, heb ik geconstateerd dat bestaande besluitvormingsprocessen vaak efficiënter kunnen. Door eerst het huidige proces inzichtelijk te maken kan er gekeken worden waar in het proces verdere optimalisatie mogelijk is. Daarbij kunnen ook verdere digitaliseringsmogelijkheden worden benut zoals een digitale ondertekening.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.

In februari 2020 werd ik door een gemeente benaderd om diverse trainingen te verzorgen over het zaakgericht werken in het zaaksysteem (JOIN). In maart van dit jaar werden we echter geconfronteerd met de uitbraak van de coronacrisis. Alle fysieke trainingen werden uitgesteld en konden niet op korte termijn doorgaan. Uiteraard bleef de behoefte voor nadere uitleg en training in de organisatie wel bestaan. Deze behoefte werd misschien zelfs wel groter, door het vele digitaal- en thuiswerken. Even snel naar een collega lopen om wat te vragen is in deze tijd natuurlijk moeilijker. Voor ons lag daarom de uitdaging om alle werknemers te voorzien van voldoende ondersteuning om de werkprocessen digitaal, op een zorgvuldige manier af te handelen.

De oplossing

In samenwerking met de gemeente zijn we tot een gepaste en laagdrempelige oplossing gekomen. Vrijwel alle organisaties beschikken al over informatiedocumenten over het zaakgericht werken en instructiekaarten die men kan gebruiken om het systeem te kunnen bedienen. Uit ervaring merk ik echter dat er veel behoefte is aan overzichtelijke visuele ondersteuning. Mede daardoor hebben we ervoor gekozen om de geplande fysieke bijeenkomsten te vervangen door instructievideo’s.

Website met instructievideo’s

Om de instructies en informatie op een goede manier over te dragen is gebruik gemaakt van een website. Op deze site worden de instructievideo’s op een gestructureerde manier aangeboden in twee cursussen: de ‘beginnerscursus’ en de ‘cursus voor gevorderden’. In de video’s wordt gebruik gemaakt van schermopnamen waarin diverse processen in het systeem worden doorlopen. Tevens zijn video’s van PowerPointpresentaties en schematische overzichten gebruikt om mensen te laten zien hoe de processen er schematisch uitzien en verlopen. Deze overzichten kan men vervolgens van de site downloaden ter aanvulling.

Webinar

Een webinar gebaseerd op de instructie-site heeft ertoe geleid dat ondanks de coronacrisis de behoefte aan training en ondersteuning op een laagdrempelige manier is ingevuld. Door een goede mix van schriftelijke, schematische en visuele content zijn alle medewerkers goed ondersteund in het dagelijks werk op kantoor of thuis. Ook na de coronacrisis kan men de content op alle locaties ter ondersteuning (nogmaals) bekijken.

In deze opdracht is specifiek geïnformeerd over het zaakgericht werken en het doorlopen van processen in het zaaksysteem, maar ook andere systemen of processen kunnen op een vergelijkbare manier goed en laagdrempelig worden aangeboden aan de medewerkers.

Benieuwd hoe dit is vormgegeven?

Om u een beeld te geven van hoe een dergelijke omgeving er uit kan zien, is een demo-site gemaakt die u vrijblijvend kan bezoeken:

• Inlog = Telengy
• Wachtwoord = telengy2020

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.