Auteursarchief: Rik Duijmelinck

Een implementatieplan Woo opstellen, hoe doe je dat?

Lees het gehele artikel

Binnen de overheid is er heel wat ervaring met het implementeren van nieuwe wetgeving. Dat dit vaak geen eenvoudige opdracht is, blijkt uit recente ervaringen met bijvoorbeeld de Omgevingswet en de decentralisaties in het sociaal domein. Ook dit jaar is er een nieuwe wet die in werking gaat treden, namelijk de Wet open overheid (Woo). Na een lange geschiedenis (zie figuur hieronder) vervangt deze wet in mei van dit jaar de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In dit artikel bespreken we kort het doel, impact en de wijze waarop de gemeente de implementatie in de organisatie kan vormgeven.

Figuur 1 Totstandkoming Wet open overheid

Doel van de Woo

De Woo treedt per 1 mei 2022 in werking en heeft twee belangrijke doelstellingen:

  1. Overheidsorganisaties moeten binnen 5 jaar documenten verdeeld over elf informatiecategorieën actief publiceren.
  2. Overheidsorganisaties moeten binnen 8 jaar haar informatiehuishouding op orde brengen.

De eerste doelstelling is nieuw ten opzichte van de Wob, waarin uitsluitend documenten op verzoek verstrekt worden. In de Wet open overheid zijn overheden verplicht om een ‘actieve’ publicatie te realiseren van elf informatiecategorieën. Het publiceren van deze documenten kan gefaseerd worden uitgevoerd, maar moet binnen 5 jaar na intreden van de wet worden afgerond.

De tweede doelstelling komt o.a. terug in de archiefwet. De Woo bekrachtigt nogmaals dat het van belang is om informatie(stromen) binnen de organisatie goed te organiseren, zodat goede archivering mogelijk wordt.

Plan van aanpak

Telengy is op dit moment bij verschillende organisaties betrokken bij de voorbereiding en implementatie van de Wet open overheid. Hierbij voeren wij een impactanalyse uit aan de hand van de ambitie van de organisatie in combinatie met een viertal aandachtsgebieden (zie figuur 2).

Figuur 2 – aandachtsgebieden project Woo

Het vertrekpunt is de ambitie van de organisatie. Samen met enkele stakeholders kijken we naar de visie op dienstverlening en informatievoorziening, specifieke wensen op dit terrein, de wettelijke verplichtingen en naar de huidige situatie. Op basis van de verkregen input wordt gezamenlijk een realistisch ambitieniveau bepaald. Dit ambitieniveau is vervolgens het vertrekpunt om – aan de hand de vier aandachtsgebieden – de impact in kaart te brengen.

De processen vormen de basis van de impactanalyse. De Woo heeft betrekking op 11 informatiecategorieën en de onderliggende werkprocessen. We inventariseren de huidige situatie, kijken naar de mogelijkheden om te optimaliseren en doen een voorstel waarbij actieve publicatie (inclusief anonimiseren) wordt ingebed in het betreffende proces.

ICT & informatievoorziening is een belangrijk onderdeel om tot een goede implementatie te komen. Hierbij wordt bijvoorbeeld gekeken naar het proces-/zaakgericht werken, anonimiseren van gegevens en koppelen met het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Daarnaast kunnen ook andere aandachtspunten worden meegenomen om de processen verder te optimaliseren zoals de inzet van elektronische handtekening en koppelingen tussen applicaties.

Bij het aandachtsgebied dienstverlening wordt gekeken naar de publicatie en communicatie aan burgers, bedrijven en media. Het is goed om als organisatie te kijken wat, op basis van het gekozen ambitieniveau, het beste past bij de organisatie en omgeving.

Tot slot betekent de Woo ook dat er binnen de cultuur van de organisatie gekeken moet worden naar de veranderingen die de wet met zich mee brengt. Het is belangrijk om de organisatie mee te nemen in de veranderingen die de wet beoogt. Een transparante overheid, waar de inwoners een gelijkwaardige informatiepositie hebben, bereikt de gemeente namelijk niet alleen met aanpassingen in de processen en ICT. De organisatie meenemen in het doel en de achterliggende gedachte van de wet, het terughoudend omgaan met het vastleggen van persoonsgegevens, het gebruik van begrijpelijke taal en training in de nieuwe werkwijze zorgen voor een beter resultaat.

Conclusie

De nieuwe Wet open overheid kan de transparantie in overheidsinformatie verbeteren en is een kans om de informatiehuishouding op orde te brengen.  Dit gaat echter niet vanzelf. Het heeft weliswaar een overlap met de huidige Wet openbaarheid van bestuur, maar brengt ook significante nieuwe verplichtingen met zich mee die ervoor zorgen dat overheden zich goed moeten voorbereiden.

Meer weten?

Ondersteuning nodig bij implementatie van de Woo? Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, 06  46 66 18 71, r.duijmelinck@telengy.nl of Jacob Ubbels, 06 50 43 15 78,  j.ubbels@telengy.nl.

Waardevolle tips uit de praktijk

Lees het gehele artikel

Het is 3 jaar geleden dat ik mijn afstudeeronderzoek over herindelende gemeenten voor de Radboud universiteit heb afgerond en aan de slag ben gegaan als adviseur bij Telengy. Inmiddels ben ik vanuit Telengy voor ruim tien organisaties werkzaam geweest waar ik bij heb mogen dragen aan diverse projecten en uitdagingen. Momenteel ben ik werkzaam als projectleider voor de implementatie van het nieuwe VTH-systeem binnen de Bevelandse gemeenten. Daarnaast ben ik deelprojectleider besluitvorming en digitale ondertekening voor de gemeente Hoeksche Waard en coördineer ik in het project van de Veiligheidsregio Noord-Oost-Gelderland de realisatie van diverse sjablonen voor de omgevingswet. In dit artikel wil ik graag enkele tips delen die de afgelopen jaren waardevol voor mij zijn geweest.

Zorg voor een goed (project)team en betrek de juiste mensen

Het spreekt voor zich dat er binnen een project gezocht wordt naar de juiste mensen om een projectteam op te zetten. In veel van de projecten waar ik bij betrokken ben geweest was er zeker een goed team met veel kennis en expertise samengesteld. Bij diverse projecten heb ik echter ervaren dat het betrekken van mensen buiten het projectteam ook van grote toegevoegde waarde kan zijn.

Door het project breder te trekken dan uitsluitend binnen het projectteam voorkom je dat het project het ‘speeltje’ wordt van een klein groepje mensen. Juist de mensen die met de applicatie/nieuwe processen/etc. moeten gaan werken betrek ik zoveel als mogelijk in een vroegtijdig stadium. Door de (praktijk)ervaring wordt er vaak goede input gegeven en ook de onboarding bij de uitrol verloopt veel soepeler. Tot slot is me opgevallen dat het belangrijk kan zijn om mensen met besluitvormende functies te betrekken en structureel mee te nemen in de voortgang van een project. Dit zorgt ervoor dat wanneer er besluitvorming nodig is voor een deel van het project dit snel kan verlopen en eventuele vertraging van het project voorkomen kan worden.

Blijf jezelf ontwikkelen en sta open voor input en feedback

Terugkijkend naar de afgelopen jaren is me opgevallen dat continue ontwikkeling van kennis en persoon van grote toegevoegde waarde is in de diverse opdrachten en projecten. Nieuwe wetten, continue ontwikkeling van de maatschappij en de snelle digitalisering geven daar voldoende reden toe. Naast interne themasessies en kennissessies binnen Telengy heb ik afgelopen zomer deelgenomen aan de lean-opleiding Green belt. Al deze nieuwe kennis geeft mij veel tools om de uitdagingen binnen projecten en opdrachten te voorzien van een passende oplossing.

Naast concrete kennis is me in veel organisaties opgevallen dat open staan voor feedback van grote meerwaarde kan zijn voor het project waar je bij betrokken bent. Het kan lastig zijn om op een juiste manier om te gaan met positieve en/of negatieve feedback, maar juist die input en feedback zorgt ervoor dat het projectresultaat geoptimaliseerd kan worden. Daarom tracht ik feedback zo goed mogelijk mee te nemen en te gebruiken om het eindresultaat te verbeteren.

Een project loop nooit af…

Projecten waar ik me de afgelopen tijd veel mee bezig heb gehouden voor o.a. de gemeente Hoeksche Waard, Gemeente Beekdaelen en de veiligheidsregio Noord-Holland-Noord hadden betrekking op het besluitvormingsproces. Gemeenten hebben, ondanks een vergelijkbare organisatie, de processen rondom besluitvorming vaak verschillend ingericht. Op het gebied van digitalisering en optimalisatie van deze processen is veel winst te behalen. Zo is voor de gemeente Beekdaelen het gehele proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd waar mogelijk. Tot slot is ook een digitale ondertekening in het besluitvormingsproces mogelijk gemaakt. Deze opdracht kwam op 1 juni 2021 ten einde. Desondanks heb ik in november 2021 voor de gemeente Beekdaelen nog een dag uitleg en advies mogen geven.

Tot slot wil ik meegeven dat een digitaliseringsproject eigenlijk nooit echt af is. Digitalisering en optimalisatie van processen is een continue proces. Organisaties zouden processen periodiek moeten evalueren en waar nodig optimaliseren. Ondanks dat dit voor veel organisaties bekend is, blijft het een uitdaging om de PDCA-cyclus ook daadwerkelijk structureel toe te passen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.

 Digitale besluitvorming kan nog efficiënter

Lees het gehele artikel

In 2021 worden bijna alle gemeentelijke processen digitaal ingericht en ondersteund door diverse applicaties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanstaande Omgevingswet die inzet op digitalisering en optimalisering van processen binnen het ruimtelijk domein. Uit veel van deze processen kan een besluitvormingstraject volgen. Juist het besluitvormingsproces heeft in veel van mijn recente opdrachten centraal gestaan. Hoe komen gemeenten uiteindelijk tot een goed besluitvormingsproces en hoe kan dit proces optimaal aansluiten op andere processen en applicaties binnen de gemeenten?

Hoe ziet een besluitvormingsproces eruit?

Het besluitvormingsproces verloopt grofweg voor alle gemeenten op een vergelijkbare manier, al zitten er veel verschillen in de specifieke inrichting ervan. Om tot een optimaal besluitvormingsproces te komen is het van belang om te definiëren waar het besluitvormingsproces begint en wanneer het besluitvormingsproces is afgerond. Om dit concreet te maken heb ik drie fasen onderscheiden:

Fase 1 – voorbereidingsfase

Veel gemeenten werken op basis van het zaakgericht werken principe. Hierdoor worden alle documenten per proces opgeslagen. Al deze processen kunnen een trigger zijn om een besluitvormingsproces te starten. Dit kan, afhankelijk van de wensen van de gemeenten, onderdeel zijn van het lopende proces, bijvoorbeeld het ‘opstellen van beleid’. Daarnaast kan het ook als een op zichzelf staand proces met een eigen zaak worden gezien. In dit deel van het besluitvormingsproces worden de benodigde documenten aangemaakt en intern afgestemd, denk daarbij bijvoorbeeld aan een collegevoorstel, raadsvoorstel en raadsbesluit. De output van deze fase is een intern afgestemd voorstel inclusief bijlagen.

Fase 2 – besluitvormingsfase

Nadat in de eerste fase een voorstel is gemaakt, kunnen de voorstellen worden doorgezet ter besluitvorming naar de juiste personen en applicaties. Het doorzetten van deze documenten creëert veel (handmatig) werk. Vaak kan het besluitvormingsproces worden geoptimaliseerd door de overgang van de ene naar de andere fase te verbeteren. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan koppelingen, workflow en werkafspraken. Het doel daarbij is om op een eenduidige en gestructureerde manier documenten aan te leveren voor besluitvorming. Vervolgens is het belangrijk om op de juiste manier te agenderen en de documenten door te zetten naar de benodigde gremia. Hoe kunnen voorstellen gemakkelijk langs alle vergadergremia lopen om op het benodigde niveau besluitvorming te krijgen? Een aandachtspunt hierbij is het opslaan van tussentijdse besluiten en het gemakkelijk aanleveren van bijgestelde documenten.

Fase 3 – archivering- en communicatiefase

Nadat er in de tweede fase een besluit is genomen, is het van belang om dit besluit om een archiefwaardige manier op te slaan en op een juiste manier intern en extern te communiceren. Ook hier geldt dat het opslaan van deze besluiten veelal door koppelingen en workflow verder kan worden geoptimaliseerd.

Aandachtspunten besluitvorming

Naast de benoemde drie fasen zijn er ook diverse sub-processen die meegenomen kunnen worden bij de optimalisatie van het besluitvormingsproces. Denk daarbij bijvoorbeeld aan schriftelijke vragen vanuit de raad, burgemeester besluiten, mandaatbesluiten, spoedprocedures en ingekomen stukken voor de raad. Veel gemeenten hebben het primaire besluitvormingsproces vastgelegd en ingericht, maar kunnen binnen deze sub-processen tevens vooruitgang boeken. Door deze sub-processen goed in beeld te brengen en mee te nemen bij de inrichting van de onderliggende systemen, kan er veel winst worden gerealiseerd.

Digitale ondertekening binnen het besluitvormingsproces

Een mogelijkheid om het proces verder te optimaliseren en digitaliseren is het inbedden van een digitale ondertekening. De digitale ondertekening is Europees erkend als waardige vervanger van de natte handtekening. Door documenten en processen geheel te digitaliseren kunnen de doorlooptijden worden teruggedrongen en kan de communicatie worden vereenvoudigd. Veel applicaties die de drie benoemde fasen kunnen ondersteunen hebben ook een integratie met software voor digitale ondertekening.

Conclusie

Nadat ik diverse optimalisatieprojecten heb mogen uitvoeren, heb ik geconstateerd dat bestaande besluitvormingsprocessen vaak efficiënter kunnen. Door eerst het huidige proces inzichtelijk te maken kan er gekeken worden waar in het proces verdere optimalisatie mogelijk is. Daarbij kunnen ook verdere digitaliseringsmogelijkheden worden benut zoals een digitale ondertekening.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.

 

 

Zaakgericht trainen met instructievideo en webinar

Lees het gehele artikel

In februari 2020 werd ik door een gemeente benaderd om diverse trainingen te verzorgen over het zaakgericht werken in het zaaksysteem (JOIN). In maart van dit jaar werden we echter geconfronteerd met de uitbraak van de coronacrisis. Alle fysieke trainingen werden uitgesteld en konden niet op korte termijn doorgaan. Uiteraard bleef de behoefte voor nadere uitleg en training in de organisatie wel bestaan. Deze behoefte werd misschien zelfs wel groter, door het vele digitaal- en thuiswerken. Even snel naar een collega lopen om wat te vragen is in deze tijd natuurlijk moeilijker. Voor ons lag daarom de uitdaging om alle werknemers te voorzien van voldoende ondersteuning om de werkprocessen digitaal, op een zorgvuldige manier af te handelen.

De oplossing

In samenwerking met de gemeente zijn we tot een gepaste en laagdrempelige oplossing gekomen. Vrijwel alle organisaties beschikken al over informatiedocumenten over het zaakgericht werken en instructiekaarten die men kan gebruiken om het systeem te kunnen bedienen. Uit ervaring merk ik echter dat er veel behoefte is aan overzichtelijke visuele ondersteuning. Mede daardoor hebben we ervoor gekozen om de geplande fysieke bijeenkomsten te vervangen door instructievideo’s.

Website met instructievideo’s

Om de instructies en informatie op een goede manier over te dragen is gebruik gemaakt van een website. Op deze site worden de instructievideo’s op een gestructureerde manier aangeboden in twee cursussen: de ‘beginnerscursus’ en de ‘cursus voor gevorderden’. In de video’s wordt gebruik gemaakt van schermopnamen waarin diverse processen in het systeem worden doorlopen. Tevens zijn video’s van PowerPointpresentaties en schematische overzichten gebruikt om mensen te laten zien hoe de processen er schematisch uitzien en verlopen. Deze overzichten kan men vervolgens van de site downloaden ter aanvulling.

Webinar

Een webinar gebaseerd op de instructie-site heeft ertoe geleid dat ondanks de coronacrisis de behoefte aan training en ondersteuning op een laagdrempelige manier is ingevuld. Door een goede mix van schriftelijke, schematische en visuele content zijn alle medewerkers goed ondersteund in het dagelijks werk op kantoor of thuis. Ook na de coronacrisis kan men de content op alle locaties ter ondersteuning (nogmaals) bekijken.

In deze opdracht is specifiek geïnformeerd over het zaakgericht werken en het doorlopen van processen in het zaaksysteem, maar ook andere systemen of processen kunnen op een vergelijkbare manier goed en laagdrempelig worden aangeboden aan de medewerkers.

Benieuwd hoe dit is vormgegeven?

Om u een beeld te geven van hoe een dergelijke omgeving er uit kan zien, is een demo-site gemaakt die u vrijblijvend kan bezoeken:

  • Inlog = Telengy
  • Wachtwoord = telengy2020

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.

 

Een efficiënt digitaal besluitvormingsproces  

Lees het gehele artikel

In een samenleving waarin de digitalisering in volle gang is, kiezen ook steeds meer gemeenten ervoor om werkprocessen te digitaliseren. Daarmee wordt getracht de dienstverlening van de gemeentelijke organisatie te optimaliseren. Een van de belangrijkste werkprocessen binnen de gemeentelijke organisaties is het bestuurlijke besluitvormingsproces. Het digitaliseren van dit proces draagt bij aan het efficiënt laten verlopen van de besluiten van het managementteam, het college van B&W en de gemeenteraad. Daarnaast wordt hierdoor de overzichtelijkheid en transparantie van de gemeentelijke organisatie verbeterd.  

Waarom een besluitvormingsproces digitaliseren? 

Voor de gemeente Beekdaelen houd ik me bezig met het zo goed mogelijk inrichten van het bestuurlijk besluitvormingsproces. In Beekdaelen wordt gewerkt met de vergaderapplicatie iBabs (in combinatie met het zaaksysteem JOIN). Veel van de voordelen en aandachtspunten van dit digitale besluitvormingsproces zullen ook op andere gemeenten van toepassing zijn. Hieronder worden deze toegelicht. 

Overzicht

Allereerst draagt een digitaal besluitvormingsproces bij aan een overzichtelijk proces, waarbij de verantwoordelijke medewerker in beeld heeft door wie de stukken zijn gezien en welke feedback er eventueel is gegeven. De medewerker heeft op die manier controle op het proces. Bij veel gemeenten wordt dit proces nog grotendeels analoog of maar gedeeltelijk gedigitaliseerd, waardoor stukken van het ene naar het andere bureau worden rondgestuurd. Hierdoor ontstaat er een gebrek aan overzicht, wat leidt tot een langere doorlooptijd van het proces. 

Efficiëntie

Daarnaast geeft een digitaal besluitvormingsproces de mogelijkheid om het proces efficiënt in te richten. In veel gemeenten worden besluitvormingsstukken uitgeprint, ondertekend en weer gescand om de stukken ook digitaal toonbaar te maken. Het digitaliseren van het proces kan dit extra werk minimaliseren. Daarnaast biedt een digitaal proces onder andere de mogelijkheid om besluitenlijsten, overzichten en de publicaties van stukken te automatiseren.   

Ook zorgt het herhaaldelijk heen en weer sturen van stukken ervoor dat er vaak onduidelijkheid ontstaat over wat het meest actuele stuk is. Een oplossing hiervoor is het koppelen van een vergaderapplicatie een documentmanagementsysteem en/of zaaksysteem, waardoor altijd de meest actuele stukken voor agendering worden doorgezet. Door stukken rechtstreeks uit het zaaksysteem op te halen, wordt altijd het meest recente stuk geagendeerd 

Daarnaast sluit een digitaal besluitvormingsproces aan bij de trend van het flexwerken en het zaakgericht werken. Medewerkers kunnen op elke gewenste plek en moment zien hoe het proces ervoor staat en waar de stukken zich in het proces bevinden.  

Burgers informeren

Tot slot zorgt een digitaal proces ervoor dat de inwoners sneller en beter geïnformeerd kunnen worden. Stukken kunnen bijvoorbeeld automatisch en sneller worden gepubliceerd op de website van de gemeente. Daarnaast kunnen ook alle agenda’s digitaal toegankelijk worden gemaakt voor alle inwoners  

Aandachtspunten

Er zijn veel verschillende vergaderapplicaties die een bestuurlijk besluitvormingsproces kunnen digitaliseren. Bij het digitaliseren van dit proces dient wel goed gekeken te worden naar de opslag en archivering van de digitale stukken. Veel vergaderapplicaties zijn niet archiefwaardig, waardoor stukken elders opgeslagen dienen te worden 

Ook moeten medewerkers goed worden geïnstrueerd over een nieuwe (digitale) werkwijze. Het werken met nieuwe systemen moet goed worden gecommuniceerd om het maximale rendement te kunnen behalen. Gebruikerstrainingen zijn daarom van essentieel belang. 

Eyeopener

Tijdens het werken voor de gemeente Beekdaelen is het belang van een goed lopend besluitvormingsproces voor mij een eyeopener geweest. Naast het feit dat er veel medewerkers betrokken zijn bij het besluitvormingsproces is het ook van enorm belang om tot de gewenste resultaten te komen en de burgers goed van dienst te kunnen zijn. Een goed lopend digitaal proces kent dan ook voordelen voor alle betrokkenen 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.

 

 

 

Zorg voor tijdige plaatsing medewerkers en doorzettingsvermogen bij herindelingen

Lees het gehele artikel

Er is in Nederland al een lange tijd een tendens gaande waarin gemeenten om verschillende redenen over gaan tot een herindeling. Aan het begin van de 20e eeuw telde Nederland 1.121 gemeenten. Dat aantal is anno 2018 al gedaald tot 380 gemeenten. Recentelijk is door de Eerste en Tweede Kamer de officiële goedkeuring gegeven om nog eens 12 nieuwe herindelingen te voltooien voor 1 januari 2019. Ook voor de komende jaren worden er nog verschillende herindelingstrajecten beoogd. In lijn met deze ontwikkelingen heeft Rik Duijmelinck voor zijn WO-master onderzoek uitgevoerd over gemeentelijke herindelingen. De kernvraag van het onderzoek luidde als volgt: 

“Welke factoren zijn van invloed op het behalen van de doelen binnen een herindelingstraject?” 

Daarbij is concreet gekeken naar de doelen op het gebied van Informatie & Automatisering (I&A) en op het gebied van binding met burgers. Gezien de technologisering en digitalisering van onze huidige maatschappij speelt de afdeling I&A een steeds belangrijkere rol. Daarnaast is binnen een herindeling de binding met de burgers een van de politieke ‘hot items’. Met de beantwoording van deze kernvraag wordt voor gemeenten inzichtelijk waar gedurende het herindelingstraject rekening mee gehouden moet worden om de doelen te behalen. Daarnaast kunnen de gemeenten voordeel halen uit de concrete aanbevelingen. 

De onderzochte herindelingstrajecten 

Om de kernvraag goed te kunnen beantwoorden, zijn drie herindelingstrajecten nader onderzocht. Het gaat daarbij om de herindelingen Altena, Beekdaelen en West Betuwe. Om tot een gedegen onderzoek te komen zijn 13 interviews afgenomen en zijn vele documentenanalyses uitgevoerd. Daarbij is nadrukkelijk gekeken naar de lokale context en omgevingsfactoren binnen de onderzochte herindelingstrajecten.  

SMART-doelstellingen 

Op het gebied van ‘binding met burgers’ is gebleken dat er een groot gebrek is aan SMART geformuleerde doelstellingen. Daarnaast is er ook een gebrek aan meetmomenten (bijv. 0-metingen). Hierdoor is het moeilijk om te onderzoeken of de gestelde doelen ook daadwerkelijk worden behaald. Hierbij kan gedacht worden aan doelstellingen zoals: ‘De nieuwe gemeenten moet minimaal even dichtbij de burgers staan als voorheen. Hierbij is onduidelijk wat ‘dichtbij’ precies inhoudt, wanneer dit doel afgerond moet worden, hoe de huidige situatie is en wanneer er verbeteringen zijn gerealiseerd. Desondanks zijn er wel vergelijkbare (algemene) doelen gesteld in de onderzochte herindelingstrajecten. Zo wordt in alle casussen ingegaan op een ‘nieuwe’ manier van werken, de afstand tussen gemeente en gemeenschap, het behouden van de identiteit van de dorpen en kernen en het realiseren van een optimale dienstverlening.  

Ten aanzien van de doelstellingen op het gebied van I&A wordt veel meer gebruik gemaakt van het SMART-concept. De belangrijkste doelstelling is het voorzien in een operationele I&A-omgeving. Daarbij worden veelal bedijfskritische systemen benoemd die op dat moment moeten draaien. Daarnaast wordt de harmonisatie (die uiterlijk twee jaar na herindelingsdatum moet worden afgerond) gezien als een belangrijke doelstelling. Tot slot gaan alle herindelingstrajecten in op het maken van een digitaliseringsslag.  

Resultaten 

Uit de opgehaalde informatie blijkt dat enkele factoren de meeste invloed hebben op het behalen van de gestelde doelen, namelijk: 

  • Deskundigheid 
  • Politieke visie 
  • Gelijkwaardigheid 
  • Cultuur 
  • Eerdere samenwerkingsverbanden

Deskundigheid

Een herindeling is veelal een complex traject waar veel ambtenaren slechts één keer in hun carrière mee te maken krijgen. Hierdoor ontbreekt de nodige ervaring en kennis voor het uitvoeren van dergelijke projecten. De respondenten geven aan dat het inhuren van externe deskundigen een van de randvoorwaarden is om de herindeling tot een succes te maken. Door de onafhankelijkheid en ervaring kunnen veel problemen worden voorkomen en de juiste keuzes worden gemaakt.  

Politieke visie

Ten aanzien van de politieke visie komt naar voren dat de gemeenteraden het veelal eens zijn over de visie voor de nieuwe gemeenten. Het blijkt echter moeilijker te zijn om overeenstemming te bereiken over de concrete maatregelen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het huisvestingsvraagstuk. Waar komt het nieuwe ambtelijk apparaat te werken? Dit vraagstuk heeft in alle casussen geleid tot discussie.  

Gelijkwaardigheid

Alle onderzochte herindelingen zijn van onderop geïnitieerd. Dit houdt in dat de gemeenten zelf hebben besloten om tot herindeling over te gaan. Daarbij is gelijkwaardigheid tussen de verschillende gemeenten van groot belang. De keerzijde van een gelijkwaardig herindelingstraject is een gebrek aan doorzettingsvermogen. Men kan op sommige punten eindeloos discussiëren, waardoor het proces vertraging oploopt.  

Cultuur

In het verlengde met de vorige factor heerst binnen de ambtelijke organisaties een groot verschil in cultuur. Deze verschillen in cultuur en manier van werken kunnen frustraties en problemen opleveren gedurende het herindelingstraject.  

Eerdere samenwerkingsverbanden 

Tot slot blijkt dat eventuele eerdere samenwerkingsverbanden (tussen de verschillende herindelende gemeenten of bestaande gemeenschappelijke regelingen) invloed hebben op het realiseren van de doelen. Goede of juist slechte ervaringen en discussies over het toetreden van de nieuwe gemeente in bestaande gemeenschappelijke regelingen blijkt een issue te zijn tijdens de herindelingstrajecten.  

Plaatsing

Gedurende het onderzoek is tevens naar voren gekomen dat het toewijzen van de nieuwe functies een belangrijke factor is voor de ambtenaren die werkzaam zijn voor de herindelende gemeenten. Veel herindelingen zijn erg laat met het toewijzen van de nieuwe functies of hebben daarin vertraging opgelopen. Hierdoor wordt de productiviteit en focus van de medewerkers allerminst verbeterd in een tijd waarin de werkdruk hoog is.  

Aanbevelingen

Op basis van de resultaten zijn een aantal aanbevelingen opgesteld voor de lopende en toekomstige gemeentelijke herindelingstrajecten. 

  • Betrek tijdig externe deskundigen bij het herindelingstraject

Zorg ervoor dat je tijdig de juiste externe deskundigen bij het herindelingstraject betrekt. Door de ervaringen met dergelijke trajecten kunnen verschillende problemen worden voorkomen of adequaat worden aangepakt.  

  • Werk vanuit gelijkwaardigheid, maar zorg voor doorzettingsvermogen 

Het is van belang om een gelijkwaardige onderlinge verhouding te hebben bij een herindelingstraject met vergelijkbare gemeenten. Dit houdt echter ook in dat er te lang en teveel kan worden gediscussieerd. Daarom is het van belang om ervoor te waken dat men het doorzettingsvermogen verliest.  

  • Zet in op de houding van de politieke actoren ten aanzien van de gestelde doelen en acties 

Het bepalen van de visie voor de nieuwe gemeenten levert voor de meeste herindelingen geen problemen op. Het opzetten van concrete maatregelen en acties wel. Het is van belang dat de politieke actoren (raadsleden, wethouders) zich ervan bewust zijn dat juist deze concrete maatregelen zorgen voor verandering en vooruitgang. 

  • Formuleer de doelstellingen SMART en bouw meetmomenten in 

Zorg ervoor dat de doelstellingen SMART worden geformuleerd. Hierdoor kan er beter worden geëvalueerd en gemonitord hoe het is gesteld met de beoogde doelen. Daarnaast kunnen meetmomenten bijdragen aan het inzichtelijk krijgen van het effect van bepaalde maatregelen of acties. 

  • Zorg ervoor dat de plaatsing van werknemers tijdig en zorgvuldig gebeurt 

Het is van belang dat de medewerkers van de betreffende gemeenten duidelijkheid krijgen over de ‘nieuwe’ plaatsing en functie. Hierdoor kan de focus op het herindelingstraject worden gehouden en is de productiviteit hoger. Voornamelijk in de maanden voorafgaand aan de herindelingsdatum, met een hoge werkdruk, is het van belang dat de productiviteit van de medewerkers optimaal is. Onzekerheden omtrent de plaatsing in de nieuwe organisatie helpen daar niet bij.  

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Rik Duijmelinck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 66 18 71 of  via e-mail: r.duijmelinck@telengy.nl.