Telengy-adviseurs Ron van Dijck en Stella Mol zijn betrokken geweest bij het aanbesteden, inrichten en implementeren van het zaaksysteem van de gemeente Molenlanden.  

Zaakgericht werken en 360 graden klantdossier: de aanbesteding en implementatie

Ron heeft het project rondom zaakgericht werken en het 360 graden klantdossier gestart met het opzetten van een Europese aanbesteding voor het zoeken naar een goede applicatie. Er was een aantal eisen die de aanbesteding risicovol maakte: 

• De applicatie moest gebaseerd zijn op Microsoft Dynamics/Sharepoint.
• De applicatie moest in de “eigen” cloud (tenant) van de gemeente Molenlanden draaien.
  

Uiteindelijk is er maar één leverancier geweest die heeft ingeschreven: QNH. Na het zorgvuldig nakijken van alle eisen, was helder dat het systeem van QNH ook daadwerkelijk voldeed. In de zomervakantie kon vervolgens gestart worden met de implementatie van het zaaksysteem, klantcontactsysteem en 360 graden klantdossier. Ron vertelt: “De grote uitdaging was het opzetten van de processen rondom Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Deze processen waren in het oude systeem van gemeente Molenwaard (Mozard) ook volledig ingericht. Aan het einde van 2018 was het grootste gedeelte van de zaken (Postproces, KlantContact, Bestuurlijke besluitvorming, VTH, MOR, Bezwaar en Beroep) ingericht. De dienstverlening en bedrijfsvoering waren hierdoor operationeel” 

Communicatie en training

De laatste maanden voor de herindeling heeft Stella het project ondersteund, met name op het gebied van communicatie en trainingen. Wat zij heeft opgemerkt is dat door de tijdsdruk van een herindeling en alles wat er nog gedaan moet worden, het voor het projectteam nog heel ver weg lijkt om al na te denken over training en communicatie: “De deadline staat natuurlijk vast en geeft veel tijdsdruk bij het projectteam om alles af te krijgen. Het is logisch om ernaar te streven dat bij livegang de inrichting van het nieuwe systeem minimaal dezelfde functionaliteit en kwaliteit biedt als de oude systemen deden. En bij voorkeur natuurlijk nog veel meer en beter; de ambities van Molenlanden rondom digitaal en zaakgericht werken liggen heel hoog. Als het projectteam realiseert dat voor hun gevoel zelfs ‘het minimale’ niet 100% af gaat zijn vóór 1 januari, is dat heel moeilijk te accepteren”. 

Helaas is het bij een herindeling niet mogelijk om de tijdsplanning aan te passen. Toch heeft het projectteam in december gemotiveerd drie weken trainingen gegeven en was er een hoge opkomst. Weliswaar was er nog geen perfect ingericht systeem, maar de basis stond en daar kon al goed mee geoefend worden. Er is duidelijk en eerlijk gecommuniceerd aan de organisatie wat er bij livegang wel en (nog) niet operationeel is. Stella vertelt: “De eerste reacties op het zaaksysteem waren positief, ik denk mede doordat de verwachtingen goed neer zijn gezet. Verder merkte ik op dat het heel belangrijk is bij een herindeling om te zorgen dat je medewerkers niet overbelast met jouw project. Er lopen tig projecten en tegen het einde van het jaar gaat alles zich meer en meer opstapelen. Het is dus belangrijk om je planning goed af te stemmen met andere projecten. Al met al heb ik veel respect voor hoe het projectteam de laatste maanden richting de herindeling heeft gewerkt. Een belangrijke succesfactor hierin was denk ik dat het projectteam bestaat uit een goede combi van zeer gemotiveerde ervaren medewerkers, jonge ambitieuze medewerkers en de nodigde sturing en kennis van externen.” 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl. U kunt ook contact opnemen met Telengy-adviseur Stella Mol, via tel. nr. 06 33 13 75 05 of via e-mail: s.mol@telengy.nl.

In 2012 is gemeente Waalre getroffen door een aanslag waardoor het gemeentehuis volledig is verwoest. Na een periode van ruim vijf jaar, is het eindelijk tijd om terug te keren naar de oude locatie, waar het nieuwe multifunctionele gemeentehuis van Waalre is verrezen. De projectleiding voor de ICT is samen met Sylvia Mollen, I&A-coördinator van gemeente Waalre, uitgevoerd door Telengy-adviseur Ron van Dijck.

Multifunctioneel Huis van Waalre

Na de Europese aanbesteding voor het outsourcen van de ICT van gemeente Waalre is direct de implementatie van deze dienstverlening gestart. Dit was noodzakelijk omdat parallel aan dit project inmiddels ook was gestart met de bouw van het nieuwe multifunctionele gemeentehuis.

Het doel was om op 2 januari 2018 met alle medewerkers in het nieuwe Huis van Waalre aan de slag te gaan. Hiervoor moesten alle facetten die bij nieuwbouw van een multifunctioneel gebouw komen kijken, worden gecombineerd met nieuwe ICT- infrastructuur. In onderstaande woordwolk een overzicht van zaken die opgepakt moesten worden: 

Tijdsverloop

Om een beeld te geven van het tijdsverloop, gaan we terug naar 2016:

• mei 2016 is gestart met de voorbereidingen voor de Europese aanbesteding;
• december 2016 publicatie aanbesteding;
• mei 2017 start overeenkomst leverancier;
• september 2017 verhuizing servers en data naar nieuwe datacenter Amsterdam;
• oktober 2017 overgang van Windows 7 naar Windows 10;
• november 2017 inrichting verbindingen en wifi nieuwe gemeentehuis;
• december 2017 inrichten alle werkplekken en verhuizing op 29 december;
• 2 januari 2018 eerste werkdag nieuwe gemeentehuis;
• 3 januari 2018 open voor publiek.

Sylvia Mollen: ”Dit is een project waar we trots op mogen zijn. Er is vooraf goed nagedacht over de volgorde: eerst de ‘achterkant’ van de ICT migreren, vervolgens de complete ICT-infrastructuur van het nieuwe gemeentehuis inrichten en tot slot de ‘voorkant’: de werkplekken inrichten. Een complex project waarin samenwerking een belangrijke succesfactor was.”

Wat zijn de leerervaringen?

Door de complexiteit van het project is het afstemmen en communiceren extreem belangrijk. De complexiteit wordt mede veroorzaakt door het samenkomen van meerdere projecten, zoals nieuwbouw van het gemeentehuis, de overstap naar een nieuwe manier van werken, de overstap naar een nieuwe manier van communicatie (iedereen mobiel bellen) en de samenwerking met Veldhoven.

Wat ging goed?

Dit project is volledig volgens afspraak, binnen de planning, met de gestelde criteria en binnen budget opgeleverd. Medewerkers werken intussen naar volle tevredenheid in het nieuwe gemeentehuis en hebben zo weinig mogelijk last gehad van de complete transitie van de oude naar de nieuwe werkplekken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl.

In het weekend van 12 en 13 december 2015 gaat de gemeente Heeze-Leende als laatste gemeente van de drie A2-gemeenten dit kalenderjaar aansluiten op de gezamenlijke ICT-infrastructuur van de Samenwerking A2-gemeenten. Na een periode van voorbereiden zijn eerst in maart de gemeente Valkenswaard en de gemeenschappelijke regeling overgegaan op de nieuwe ICT-infrastructuur. In juli is de gemeente Cranendonck ‘live’ gegaan en in december volgt de gemeente Heeze-Leende. Zowel bij de migratie van de gemeente Cranendonck als bij de migratie van de gemeente Heeze-Leende heeft Telengy-adviseur Ron van Dijck de projectleiding mogen verzorgen.

Impact

De migratie heeft een behoorlijke impact voor de medewerkers;

• Overstap van MS Office 2003 naar MS Office 2013;
• Alle PC’s (ook de Cad/Cam) worden vervangen door Thin-Clients;
• Alle gebruikers krijgen een nieuwe aanmeldnaam;
• Alle applicaties zijn opnieuw geïnstalleerd en getest;
• Alle data van medewerkers, afdelingen, teams en applicaties is verplaatst naar de nieuwe omgeving.

Ron van Dijck: “Alle applicatiebeheerders hebben hun kernapplicaties getest zodat we tijdens het migratieweekend niet tegen verrassingen aanlopen. Zodra de gemeente Heeze-Leende is aangesloten op het gezamenlijke A2 ICT-platform zal de samenwerking vele malen beter gefaciliteerd kunnen worden. De basis is hiermee gelegd om de volgende stappen te kunnen nemen.”

Doorpakken

Huub Reulen, Afdelingsmanager I&A van de Samenwerking A2-gemeenten, zegt hierover het volgende: “De samenwerking tussen de gemeenten Cranendonck, Valkenswaard en Heeze-Leende kan nu echt van start! Het deelproject is door Ron op zeer efficiënte en pragmatische wijze uitgevoerd en binnen de geplande tijd en kosten gerealiseerd. Medewerkers kunnen op iedere locatie werken, agenda’s kunnen met elkaar gedeeld worden, overal kan worden geprint en applicaties kunnen gezamenlijk worden gebruikt. De A2-gemeenten gaan de samenwerking op korte termijn uitbreiden met de volledige bedrijfsvoering, waar de ICT-omgeving er al op voorbereid is. Alle zogenaamde aanvullende ‘PIOFACH’-taken (P&O, Financiën, Belastingen, Communicatie, GEO/Gegevensbeheer) worden hierin ondergebracht.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl.

De gemeente Cranendonck heeft tijdelijk gewerkt in een ander onderkomen, zodat het gemeentehuis volledig gerenoveerd kon worden. Ongeveer een jaar lang heeft de gemeente gewerkt vanuit een mooie locatie in het pittoreske Soerendonk. Vrijdag 17 oktober jl. was de grote verhuisdag; terug naar het volledig gerenoveerde en zeer gemoderniseerde gemeentehuis in Budel. In het nieuwe gemeentehuis is men gelijktijdig overgestapt naar een nieuwe telefooncentrale, naar nieuwe multifunctionele afdrukapparatuur en naar ‘de Cranendonckse manier van werken’. De verhuizing van de ICT en het invoeren van de nieuwe telefonie, gekoppeld aan de gemeenten Valkenswaard en Heeze-Leende (in het A2 samenwerkingsverband) zijn door mij begeleid.

Hoe is het gestart?

Toen ik begin juli startte, liepen de projecten niet goed. Er was een project ‘telefonie’, er was een project ‘Cranendonckse manier van werken’ en men had een lijst met actiepunten voor de verhuizing van de ICT.

Waar liep ik tegenaan?

Wat ik vooral miste was de samenhang en een overzicht wat wanneer moest plaats gaan vinden. De planning heb ik opnieuw, vanaf een lijst met activiteiten, samengesteld en aangevuld. De planning met alle activiteiten was mijn ‘bijbel’ waar alles in stond dat gedaan moest worden, wat fout ging of waar extra afspraken noodzakelijk waren. De gemeente Cranendonck maakt onderdeel uit van de ICT-samenwerking A2 gemeenten. Om de juiste modus te vinden tussen de belangen van de gemeente en de A2 samenwerking zijn veel en goede communicatie, kennis van zaken en politieke sensitiviteit een vereiste.

Na een degelijke voorbereiding en een lang weekend, hebben de medewerkers van de gemeente Cranendonck op maandag 20 oktober hun nieuwe werkplekken bemenst. Geen vaste werkplekken meer maar flexplekken, geen eigen bureaus meer maar flexkoffers. 80 procent van de mensen kon direct volledig werken. Zo’n 20 procent van de medewerkers had wat opstartproblemen, variërend van een wachtwoord vergeten, een defect toetsenbord tot wat telefoons die niet goed geregistreerd waren. Aan het eind van de dag was 95 procent van de zaken opgelost. Vanaf dinsdag 21 oktober is het gemeentehuis voor het publiek geopend. Dit was ook de eerste dag dat er alleen nog op afspraak gewerkt wordt voor burgers en bedrijven. “Er zijn nog wat restpuntjes die op korte termijn opgelost moeten worden, maar al met al is het project zeer geslaagd.”

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 53 71 31 68 of via e-mail: r.v.dijck@telengy.nl.

Wanneer u gaat samenwerken op ICT-gebied (of in bredere zin: gaat herindelen) komt er veel op u af. Vaak verspreidt het nieuws van de samenwerking zich snel en kunt u binnen de kortste keren tientallen afspraken maken met geïnteresseerde marktpartijen. Hoe houdt u hierop grip zonder uzelf te kort te doen bij het vergaren van de noodzakelijke informatie uit de markt?

Ron van Dijck, senior ICT adviseur: “Voor de Gemeente Gennep heb ik de gemeentelijke herindeling en later de ICT-samenwerking begeleid. Samen met de I&A-coördinatoren van de gemeenten Bergen en Mook en Middelaar hebben wij geanalyseerd wat er op ons af zou komen. Al snel werd duidelijk dat we voor de ‘markt’ een zeer interessante positie innamen. We werden namelijk overdonderd door partijen die met ons wel eens van gedachten wilden wisselen over wat volgens hen de beste ICT-strategie zou zijn.

Inkoopdynamiek

We kwamen er al snel achter dat we eerst zelf een goed beeld moesten hebben van wat we wilden bereiken, maar ook dat we, gezien de opdrachtgrootte, een Europees aanbestedingstraject in zouden gaan, dat door de te volgen wet- en regelgeving een andere inkoopdynamiek met zich mee zou brengen. Ook hadden we te maken met drie ICT-organisaties die in elkaar geschoven moesten worden. De medewerkers van deze organisaties moesten aan elkaar wennen, zich thuisvoelen en met de reeds opgebouwde kennis ook naar de toekomst toe een professionele dienstverlening overeind houden. We moesten dus zelf de controle houden en ons niet laten leiden door de marktdynamiek.

Marktconsultatie

Om de informatiestroom op gang te houden en de teams samen te laten ontdekken wat voor hen de beste nieuwe situatie zou zijn, hebben we gebruik gemaakt van het instrument ‘marktconsultatie’. Tijdens de marktconsultatie zijn diverse marktpartijen uitgenodigd om hun visie te geven op de markt en onze specifieke situatie. Hierbij lag het initiatief en de vraagstelling altijd bij het team. Iedere marktpartij kreeg hierbij dezelfde uitgangspositie en er werd nadrukkelijk duidelijk gemaakt dat hun deelname aan de consultatieronde geen voordelen zou brengen in een eventuele aanbestedingsprocedure.

Resultaat

Tijdens de marktconsultatie konden op deze wijze verschillende onderwerpen en concepten worden behandeld. Na de consultatieronde is uiteindelijk in de eigen organisatie (met ondersteuning en advisering vanuit Telengy) een definitieve keuze gemaakt over de te kiezen concepten waar het hele team zich achter schaarde. Hiermee was de verbondenheid in het team ook gerealiseerd. De gedegen informatie-uitwisseling heeft uiteindelijk geleid tot een succesvolle aanbesteding.”