Auteursarchief: Ajmal Sayedi

Ajmals ervaringen als projectleider implementaties softwareapplicaties

Lees het gehele artikel

Nieuwe software is ‘an sich’ geen garantie voor succes. Het heeft impact op mensen en werkwijzen van een organisatie. Nieuwe software implementeren is daarom ook geen IT-project, maar een verandertraject. Als projectleider moet je dus ook van veel markten thuis zijn om het project tot een succes te maken. In dit artikel neem ik je graag mee in mijn ervaringen als projectleider bij implementaties van softwareapplicaties.

Vier fasen implementatietraject

Voorafgaand aan de implementatie van nieuwe software is het offertetraject afgerond en zijn de projecteisen al gedefinieerd vanuit de gemeenten. Het implementatietraject van de nieuwe software kent daarom de volgende vier fasen:

  • Project kick-off: gezamenlijk met de projectleider vanuit de gemeente was ik verantwoordelijk voor de kick-off. Hierin worden de diverse stakeholders van de gemeenten meegenomen in de verschillende fasen van het project. Elementen van de kick-off zijn o.a. de structuur van de projectorganisatie, projectplanning, afspraken over samenwerking en de demo van het softwarepakket.
  • Opleveren van (test) acceptatieomgeving: hierbij wordt de basis van het softwarepakket technisch en functioneel klaargezet voor de functioneel beheerder. De functioneel beheerder kan deze verder inrichten naar de wensen van de eindgebruikers. Daarnaast worden ook gelijk alle koppelingen met landelijke en gemeentelijke voorzieningen gerealiseerd.
  • Opleveren van productieomgeving: het softwarepakket wordt opgeleverd aan de eindgebruikers binnen de gemeenten. Het resultaat van deze fase is de live-gang; de eindgebruikers nemen de applicatie daadwerkelijk in gebruik.
  • Nazorg: nadat de software in gebruik is genomen (live-gang) blijft het projectteam nog enige tijd stand-by voor het leveren van nazorg. Hierbij kan gedacht worden aan o.a. beantwoorden van gebruikersvragen, het oplossen van kleine issues en natuurlijk de evaluatie van het project zelf.

Als projectleider was ik verantwoordelijk voor het succesvol implementeren van software bij verschillende gemeenten. Hierbij coördineerde ik alle fasen binnen het verandertraject: van project-kick off tot nazorg. Enige kennis van de software is wenselijk, maar ik was geen inhoudsdeskundige.

Verschillende belangen

Tijdens de diverse projecten moest ik laveren tussen enerzijds de belangen en wensen van de softwarelevernacier en anderzijds de belangen en wensen van de verschillende stakeholders binnen de gemeenten. Het is dus een kunst om al die belangen te verenigen tot een gezamenlijk doel. Het goed omgaan met de belangen in en rond een project vormt daarom een belangrijk aspect van het leiderschap van een projectleider. Het vermogen tot verbinden is hiermee een belangrijk onderdeel van het leiderschap. Het vraagt dat je je richt op het proces om met de partijen tot een gemeenschappelijke visie en doelen te komen vanuit oprechte interesse in ieders belangen.

Samenwerking is cruciaal

Een project staat of valt met samenwerking, zowel intern als extern. Intern betekent dit dat ik medeverantwoordelijk was dat de afdelingen van de softwareleverancier goed met elkaar samenwerkten voor de klant. Juist hierdoor konden de wensen en verzoeken van de klant vertaald worden naar concrete softwareoplossingen. Daarnaast is het ook noodzakelijk dat de afdelingen binnen de gemeenten goed samenwerken. Zij moeten er namelijk voor zorgen dat de organisatie klaar is om de software te kunnen implementeren. Gedurende het implementatietraject is het dus noodzakelijk om voortdurend te schakelen tussen de softwareleverancier en de klant. Indien de samenwerking niet goed functioneert, heeft dit gevolgen voor de doorlooptijd van het implementatietraject.

Mijn projecten waren omvangrijk en erg intensief. Je moet van aanpakken houden, veel schakelen met verschillende partijen en je hebt veel verantwoordelijkheid. Daarnaast is het goed om te beseffen dat software nooit af is. Denk maar eens aan alle nieuwe inzichten die er ontstaan zodra de software in gebruik wordt genomen of als er een extra doelgroep wordt toegevoegd. Mede hierdoor zijn de interne en externe samenwerking cruciaal voor het succesvol laten slagen van het implementatietraject.

Mijn kracht als projectleider

Naast het opzetten, structureren en beheersen van een project, is leiderschap geven aan de teamleden een belangrijk onderdeel van projectleiderschap. Zowel harde als zachte vaardigheden zijn essentieel. Aspecten waar ik als projectleider extra aandacht voor heb tijdens een project zijn:

  • Open en transparante communicatie: ik vind het belangrijk om alle stakeholders goed te betrekken bij het verandertraject. Dit zorgt voor groter commitment van iedereen die werkt aan het project en hierdoor is de kans kleiner dat het project vertraging oploopt.
  • Helder projectplan en projectstructuur: een project kan soms hectisch en complex zijn. Structuur is dan erg belangrijk om het overzicht te behouden. Het is helder wie waar verantwoordelijk voor is en dit zorgt voor rust bij de projectleden.
  • Veilig en vertrouwd: ik vind het daarnaast belangrijk om een omgeving te creëren waarin mensen zich veilig en vertrouwd voelen. Het toewerken naar de live-gang kan soms best spannend zijn voor alle stakeholders. Juist met mijn empathisch vermogen zorg ik ervoor dat het team optimaal kan samenwerken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.

 

Verandering begint bij jezelf: zó ervaart Ajmal de ramadan 

Lees het gehele artikel

Op 2 april 2022 begon de ramadan, de vastenmaand voor moslims. Vasten heeft veel positieve effecten: je werkt aan jezelf, je discipline en het is ook een periode van solidariteit en verbinding met je familie. Als je je werk combineert met het vasten is dit een extra intensieve periode. In dit artikel deel ik mijn ervaring over het werken tijdens de ramadan.  

Ramadan is meer dan alleen vasten

Ramadan is de negende maand binnen de islamitische kalender waarin de moslims vasten.  Het vasten tijdens de ramadan betekent voor moslims dat zij tussen zonsopgang en zonsondergang niet eten of drinken (en ja, ook geen slokje water ;-)). Na zonsondergang is er de Iftar, Arabisch woord voor het gezamenlijk breken van het vasten (de maaltijd). Maar, de maand Ramadan is meer dan alleen vasten. Voor moslims staat deze heilige maand in het teken van het reinigen van lichaam en geest in de vorm van vergeving, bezinning en oog hebben voor je naasten. Kortom een maand waarbij je teruggaat naar de bedoeling. De maand eindigt uiteindelijk met de Eid al Fitr. Dit is het feest van het verbreken van de vastenmaand; in het Nederlands wordt de feestdag ook wel Suikerfeest genoemd.   

Mens is sterker dan we denken

Voor mij is de Ramadan de mooiste maand van het jaar. Tijdens deze maand probeer ik mijzelf als mens te verbeteren. Ik probeer bepaalde gewoontes af te leren en meer goed te doen, zowel op persoonlijk vlak als voor anderen. De ramadan is voor mij ook een periode waarin je elkaar opzoekt en nader tot elkaar komt. Je verbreekt bijvoorbeeld samen met je familie en vrienden het vasten tijdens iftarmaaltijden. De gesprekken aan tafel gaan over veel dingen die wij in het dagelijkse leven vanzelfsprekend vinden, maar die eigenlijk niet zo vanzelfsprekend zijn. Bijvoorbeeld gewoon schoon drinkwater uit de kraan. Het maakt mij bewust van de kracht van reflectie. Vasten is daarmee voor mij een soort van katalysator voor ander gedrag. Je wordt je bewust van jezelf als persoon en van hoe sterk je eigenlijk bent. Keer op keer kom ik tot nieuwe inzichten, maar ook realiseer ik mij iedere keer weer dat het belangrijk is om de kleine dingen in het leven te waarderen.  

Als adviseur tijdens de ramadan

Aan het begin van de ramadan moet ik altijd even wennen aan mijn nieuwe slaap- en eetritme. Zodra ik hier doorheen ben, merk ik dat ik weinig last ervaar in mijn dagelijkse werk. Het voordeel van het werken als adviseur is dat ik heel flexibel kan werken, zowel wat tijd als locatie betreft. Binnen Telengy is hier overigens zowel tijdens als buiten de ramadan voldoende ruimte voor. Ik kan mijn dag voor het grootste gedeelte zelf indelen en dit ervaar ik als zeer prettig. Meetings en calls probeerde ik tijdens deze maand zoveel mogelijk in de ochtenden te plannen. Later op de dag deed ik juist taken die minder concentratie nodig hadden. Daarnaast houden collega’s ontzettend veel rekening met mij tijdens deze maand. Ze vragen mij continu of ik het nog volhoud en zijn erg geïnteresseerd. Dat waardeer ik dan ook heel erg van ze. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.

 

Van thuis op de bank naar werken door heel het land

Lees het gehele artikel

Mijn eerste associatie bij het woord adviseur was altijd: reizen door heel het land om klanten op diverse vraagstukken te adviseren. Toen ik 1 maart 2020 begon als adviseur bij Telengy kwam ik er al snel achter dat deze theorie anders was dan de praktijk. Ik hoef niemand uit te leggen dat we in deze tijd veel vanuit huis werken via beeldbellen vanwege de coronacrisis.

Van functioneel beheerder naar projectleider

Bij mijn eerste opdracht als functioneel beheerder mocht ik gelijk met een nieuwe applicatie bij een opdrachtgever aan de slag: Squit 20/20. Bij deze opdracht heb ik geholpen bij de implementatie van een applicatie voor iedereen die werkzaam is in het Omgevingsdomein. Daarnaast heb ik functioneel beheerders gecoacht bij het inrichten van processen bij het zaakgericht werken. Ook ben ik al snel gevraagd als projectleider om diverse overheidsinstanties te helpen bij het implementeren van de VTH applicatie. Kortom, mijn eerste jaar is voorbijgevlogen! Ik heb niet alleen veel geleerd, maar ook veel leuke en uitdagende opdrachten uitgevoerd. Ik kijk nu al uit naar de volgende opdrachten die op mijn pad komen.

Alleen maar toch samen

Ondanks het vele thuiswerken heb ik het eerste jaar als adviseur bij Telengy als zeer positief ervaren. Collega’s maken graag tijd om hun kennis en ervaring te delen en helpen elkaar daar waar nodig. Hierdoor heb ik altijd de nabijheid van collega’s gevoeld, ook toen het thuiswerken het nieuwe normaal werd. Daarnaast zorgt Telengy er ook voor dat de kennis van iedere adviseur op peil blijft door thema- en academysessies te organiseren. Ook heb ik het afgelopen jaar mijn PRINCE2-certificaat behaald. Hier ben ik ook zeker trots op en ben ervan overtuigd dat er nog meer certificaten zullen volgen. Samengevat heeft dit alles ervoor gezorgd dat ik in staat ben geweest om in een jaar tijd diverse opdrachten succesvol af te ronden.

Van digitaal naar fysiek

Terugkomend op de inleiding: de reistijd is een stuk efficiënter en effectiever geworden. Een van de weinige voordelen van de coronacrisis is dat het digitale werken op afstand een boost heeft gekregen. Het afgelopen jaar heb ik gemerkt dat we er allemaal in slagen om digitaal met elkaar in verbinding te blijven. Toch kijk ik er naar uit dat ik snel opdrachtgevers en collega’s weer fysiek kan ontmoeten.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.

Anonimiseren van brondocumenten voor BRK-PB

Lees het gehele artikel

Is uw organisatie al klaar voor 2021 waarbij publiekrechtelijke beperkingen centraal toegankelijk zijn bij het Kadaster? Of is de organisatie de komende tijd nog druk bezig met het handmatig anonimiseren van de brondocumenten? Vanaf 1 januari 2021 kunnen inwoners, ondernemers en overige partijen namelijk alle informatie over beperkingen en bijbehorende brondocumenten bij één partij vinden: het Kadaster. Er komt namelijk 1 registratie van publiekrechtelijke beperkingen in de Basisregistratie Kadaster, de BRK-PB. De Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (Wkpb) verplicht gemeenten en andere overheden dat deze documenten geanonimiseerd raadpleegbaar zijn bij het Kadaster. Gelukkig laat de technologie het anno 2020 ons toe om deze brondocumenten op een efficiënte manier te anonimiseren en gereed te maken voor de BRK-PB.

Bulkwerk en kosten

Het verzamelen en beoordelen van alle documenten die aangeleverd moeten worden bij het Kadaster is een flinke klus. Dit betekent dat landelijk 136.900 actuele beperkingen in het Kadaster moeten worden opgenomen en jaarlijks komen hier nog ruim 7.000 bij. Daarnaast dient de privacygevoelige informatie uit brondocumenten ‘weggelakt’ te worden alvorens deze worden aangeleverd aan het Kadaster. Naast dat het handmatig anonimiseren van brondocumenten tijdrovend is, kost het de gemeente en andere overheden ook veel geld. De potentiële kosten van het moeten ‘weglakken’ van informatie kunnen groot zijn voor gemeenten en andere overheden. Volgens de uitvoeringstoets van VNG Realisatie kost het anonimiseren van brondocumenten voor de gemeenten alleen al €0,5 miljoen. Naar schatting zullen de kosten voor alle gemeenten en overheden rond de €1,3 miljoen uitkomen. Alle reden om het handmatig anonimiseren van brondocumenten te digitaliseren via software.

Het privacy-proof maken van brondocumenten met LibreOffice

De overheid stimuleert al jaren het open source beleid en dit werpt zijn vruchten af. Gelukkig is het niet nodig om een duur softwarepakket aan te schaffen waar je als overheid vast zit aan stevige licentiekosten. Via het gratis open source pakket LibreOffice is het mogelijk om deze brondocumenten op een efficiënte manier te anonimiseren. Via de software van LibreOffice is het mogelijk om alle privacygevoelige informatie automatisch ‘weg te lakken’. Onze eerste ervaringen om de brondocumenten met LibreOffice te anonimiseren zijn bemoedigend.

Meer weten?


Mocht u nog vragen hebben of heeft u behoefte aan ondersteuning en advies met betrekking tot het anonimiseren van de publiekrechtelijke beperkingen, dan kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy. Hij is bereikbaar via tel. nr. 06 21 61 65 86 of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.

 

 

Als ‘ZORRO’ in de coronacrisis

Lees het gehele artikel

In maart 2020 begon ik aan mijn eerste opdracht voor Telengy bij de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM). Ik werd direct betrokken bij het project Zaak-, Omgevings- en Risicogerichte RCB Oplossing (ZORRO). Daarnaast werd ik als ‘ZORRO’ ook direct geconfronteerd met de gevolgen van de coronacrisis. Dus in plaats van ‘te paard’ naar de Veiligheidsregio, moest ik nu alles vanuit mijn bureaustoel thuis doen. Dankzij de beschikbare digitale middelen heb ik dit project vanuit huis naar een goed einde gebracht.

Het belang van uniforme sjablonen in Squit 20/20

ZORRO is het vervolg op het project Digitaal Werken van de VRHM, waarbij het zaak- en omgevingsgericht werken een belangrijk onderdeel was. Het doel van ZORRO is om de primaire processen bij Risico- en Crisisbeheersing (RCB) op een eenduidige en standaard wijze te ondersteunen. Hierdoor kan de RCB het digitaal afhandelen van aangevraagde producten en diensten efficiënt en effectief uitvoeren. Voor deze uitvoering heeft de VRHM Squit 20/20 aangeschaft.

Als functioneel beheerder heb ik geholpen bij de implementatie van Squit 20/20 bij VRHM. Hierbij heb ik uniforme sjablonen ontworpen in InProcess en ervoor gezorgd dat informatie vanuit het Omgevingsdossier en het zaakdossier automatisch in de sjablonen opgehaald kon worden. Uit ervaring merk ik dat er veel behoefte is aan het uniformeren van sjablonen om zo meer een eenheid uit te stralen richting de klanten. Daarnaast kunnen de sjablonen zo ingericht worden dat deze op een efficiënte manier voor meerdere producten kunnen worden gebruikt.

Digitale iCoach/floorwalker na live-gang

Na de inrichting van Squit 20/20 en de testfase was het moment aangebroken om live te gaan. Door de coronacrisis was de live-gang extra spannend, omdat normaal gesproken de begeleiding en coaching tijdens de live-gang fysiek gebeurt. Dankzij het digitale tijdperk waarin we momenteel leven, waren er diverse digitale middelen om de begeleiding en coaching op afstand plaats te laten vinden. Via Teams heb ik de eindgebruikers ondersteunt in het gebruik van Squit 20/20. Niet alleen moesten de eindgebruikers wennen aan het gebruik van Squit 20/20, maar ook aan het nieuwe normaal van werken op afstand en vergaderen op afstand via Teams.

Ik vond het erg leuk om de eindgebruikers op afstand te helpen bij het gebruik van Squit 20/20. Het scherm delen via Teams werd erg positief ervaren en zo kon ik de eindgebruiker ook gerichter helpen bij de vragen die ze hadden. Ondanks het wennen aan de nieuwe applicatie zagen de eindgebruikers de meerwaarde van Zaakgericht werken in Squit 20/20. Het digitaal afhandelen van aangevraagde producten en diensten wordt nu efficiënt en effectief uitgevoerd bij de VHRM.

Hulp nodig bij het inrichten van zaaksystemen?

Ondanks dat de omgevingswet is uitgesteld tot 1 januari 2022, hoeft dit niet te betekenen dat u nu al niet meer efficiënt en effectief aangevraagde producten en diensten kan verwerken. Ik help u graag bij het inrichten van de processen bij het zaakgericht werken.

Meer weten?

Mocht u nog vragen hebben of heeft u behoefte aan ondersteuning en advies, dan kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.

Even voorstellen… Ajmal Khan Sayedi

Lees het gehele artikel

Ajmal khan sayedi adviseur telengy profielfoto
Sinds 1 maart 2020 ben ik begonnen als adviseur bij Telengy. Ik weet nog heel goed dat ik als jongen van 8 jaar vanuit Afghanistan voor het eerst naar Nederland kwam. Ik werd gelijk in het diepe gegooid; alles was nieuw voor mij. Juist de opvang en steun die wij hebben gekregen, heeft mij altijd getriggerd om iets terug te doen voor de maatschappij. Vandaar ook mijn keuze voor de master Bestuurskunde: besturen van veiligheid. Door deze master heb ik de overheid van binnen en van buiten leren kennen. Daarnaast zag ik genoeg kansen waar de publieke sector zich in zou kunnen verbeteren.

Na mijn master ben ik dan ook ondernemer geworden. Ik zag een kans om WOB-verzoeken op een efficiëntere manier te anonimiseren. Momenteel gebeurt dit handmatig, maar door middel van een softwareoplossing maakte ik het mogelijk dat WOB-verzoeken automatisch werden geanonimiseerd. De maatschappij is dan ook altijd de rode draad door mijn leven geweest. Ik ben iemand die altijd overal nieuwe mogelijkheden, kansen en veranderingen ziet om situaties te verbeteren. Niet alleen binnen professionele context, maar ook binnen mijn persoonlijke leven. Juist nu de technologische ontwikkelen elkaar snel opvolgen, is het belangrijk dat de overheid hierop inspeelt. Ik vind het belangrijk om de nieuwe kansen en mogelijkheden die de techniek met zich mee brengt, te implementeren binnen de overheid.

Door de jaren heen heb ik internationale ervaring opgedaan in Ierland, Zuid-Afrika en Afghanistan. Ik heb hierdoor veel interculturele kennis opgebouwd, waardoor ik andere mensen snel weet te begrijpen. Dit is een belangrijk aspect bij het tot uitvoer brengen van veranderingen, omdat je hiermee weerstand wegneemt. In een multiculturele samenleving zoals Nederland, is het de kunst om iedereen mee te nemen in deze veranderingen en elkaar hiermee te verbinden.

Telengy is de organisatie die precies in lijn staat met mijn toekomstvisie voor een innovatieve, veranderende en duurzamere overheid. De mogelijkheid voor persoonlijke ontwikkeling, de persoonlijke aanpak en een hecht team waar je veel van elkaar kan leren zijn belangrijke aspecten waarom ik voor Telengy heb gekozen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ajmal Khan Sayedi, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 61 65 86, of e-mail: a.k.sayedi@telengy.nl.