Als projectleider bij implementaties van gemeentelijke applicaties, kom ik regelmatig de vraag tegen of een BSN nu wel of niet in de applicatie mag worden opgenomen. Zeker bij een afdeling die met zowel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke zaken te maken heeft komt de vraag vaak naar voren.

Ik ben daarin eens gaan rondsnuffelen. En je komt dan terecht bij de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarop staat uitdrukkelijk dat het BSN een uniek persoonsnummer is, dat in de eerste plaats bedoeld is voor het contact tussen burgers en de overheid. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als dat wettelijk is bepaald.[1]

Lijkt duidelijk, maar als we wat dieper kijken dan zit daar wel een voorwaarde aan:

‘Overheidsorganisaties mogen uw BSN gebruiken om hun taak uit te voeren. Maar dat mag alleen als uw BSN hierbij noodzakelijk is.’

Ja, en daar zit nou net de kneep. Veel gemeentelijke afdelingen weten niet of zij het BSN nu wel of niet in de applicatie mogen vastleggen en/of gebruiken.[2] En hoe dan? Want wanneer is het gebruik van het BSN nu noodzakelijk? En hoe mag je het BSN dan gebruiken? Mag je het alleen opvragen bij Burgerzaken ter controle? Mag je het vastleggen in de eigen applicatie? En mag dat altijd of alleen maar in heel specifieke situaties? Bijvoorbeeld alleen als er een publiekrechtelijke relatie is. Maar hoe bepaal ik dat dan? Een huurder van een bedrijfspand van de gemeente betaalt huur (privaatrechtelijk), maar woont in een koopwoning in dezelfde gemeente en betaalt onroerende zaken belasting (publiekrechtelijk).

Burgerzaken

Voor een afdeling Burgerzaken is het uiteraard klip en klaar. Zij geeft belangrijke documenten uit waarbij het BSN een centrale rol speelt. Het rijbewijs, de ID-kaart en het paspoort. Zij legt het BSN niet alleen vast, maar geeft het ook uit.

Bij deze afdeling zit vaak veel kennis over het BSN, maar mijn ervaring is dat bij het navragen of het BSN door een andere afdeling mag worden vastgelegd en gebruikt wel verschil zit in het antwoord op de vraag. En dat loopt van geen probleem tot niet nodig want wij leggen het vast. En als het toch nodig is, dan kun je het bij ons opvragen. Kortom: de antwoorden zijn niet consistent en in mijn ogen ook niet altijd juist. Ik denk zelfs dat men het eigenlijk niet altijd echt weet. Niet onbegrijpelijk, want het zinnetje: ’Maar dat mag alleen als uw BSN hierbij noodzakelijk is.’; helpt natuurlijk ook niet echt.

Financiën

Een afdeling die de vraag regelmatig stelt is Financiën. Deze afdeling heeft vaak met zowel publiekrechtelijke (te innen belastingen) als privaatrechtelijke (te innen huur) situaties te maken. Het is als ik de stukken van de Autoriteit Persoonsgegevens goed lees, voor een afdeling Financiën toegestaan om van de betrokken personen het BSN vast te leggen. Bij belastingen gaat het om een publiekrechtelijke zaak. En dan mag je het BSN ook in je communicatie gebruiken. Hierbij speelt dan wel weer de vraag of het noodzakelijk is. Een collega van mij maakte bij een gemeente mee dat het BSN daarna weer op alle brieven met de inwoner werd gezet. Toen hij vroeg waar dat dan voor gebruikt werd, bleef het stil en werd besloten het er maar weer af te halen.

Bij huur heb je te maken met een overeenkomst. En dat is een onderwerp dat expliciet wordt benoemd. Als er sprake is van een overeenkomst tussen een gemeente en een inwoner, dan mag het BSN ook worden vastgelegd. Maar…, dat wil niet zeggen dat je het altijd mag gebruiken. In het geval van de huur mag je het bijvoorbeeld niet op het contract over op andere documenten bij de onderlinge communicatie gebruiken. Lastig dus.

AVG

Ook bij andere afdelingen zie je regelmatig de vraag opdoemen of zij het BSN nu wel of niet mogen vastleggen en/of gebruiken. Een afdeling P&O bijvoorbeeld moet het BSN vastleggen. Maar wanneer ze het nu wel of niet moeten c.q. mogen gebruiken is niet altijd duidelijk.

En dan komt natuurlijk nog het spook van de AVG weer om de hoek. Hoe vaak ik niet hoor dat iets niet zou mogen van de AVG. Ik vraag mij steeds vaker af waar die klok nu precies hangt waar de klepel van zoek is. De AVG wordt bij het beantwoorden van de vraag of het BSN mag worden vastgelegd en/of gebruikt regelmatig als argument genoemd, waarom het niet zou mogen. Maar vaak heeft iemand de klok horen luiden, maar weet niet waar de klepel hangt, waardoor een afdeling nog niet weet wat nu wel of niet mag of moet.

Hoe lossen we dit nu op?

Buiten alles wat vastligt over het BSN is het naar mijn mening belangrijk dat je als gemeente bij twijfel ook je eigen verantwoordelijkheid neemt. Ik ga ervanuit dat het vooral belangrijk is dat je transparant bent als gemeente. Als het niet helemaal duidelijk is wat de wet- en regelgeving over het vastleggen en gebruiken van het BSN zeggen, leg het dan zelf vast. Beschrijf in een collegevoorstel de situatie en de reden waarom je het BSN in applicatie X van de gemeente wil vastleggen. Hoe je dat gegeven gaat gebruiken. En hoe je ermee en over communiceert in de richting van de betrokken inwoner of ondernemer.  Dit document laat je vaststellen door het college en zorgt voor een goede communicatie over het besluit. M.a.w.: ‘Zorg dat je als gemeente een goed verhaal hebt (lees: een inhoudelijke onderbouwing).’

Gegarandeerd dat je reacties krijgt. Reacties die het scherper maken, maar tegelijk ook duidelijker. Voor iedereen. En volgens mij ben je dan ook bezig in de geest van de AVG.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

[1] Belangrijk is dat de overheid het BSN gebruikt wanneer ze moet vaststellen dat het om specifiek jouw persoon gaat (en niet bijv. iemand met dezelfde naam of dezelfde initialen en achternaam) – het is immers jouw unieke nummer, terwijl je naam niet per se uniek hoeft te zijn. In Hoofdstuk 4 (artikel 11) staat hierover het volgende te lezen: https://wetten.overheid.nl/BWBR0022428/2018-07-28#Hoofdstuk4.

[2] In de Wet basisregistratie personen onder Hoofdstuk 3 (artikel 3.8) wordt verwezen naar de mogelijkheid om gegevens aan organen die een onderdeel van de gemeente zijn het BSN te verstrekken. Bovendien wordt de gemeente in alle wet- en regelgeving (ook binnen het kader van de AVG) steeds als één orgaan beschouwd. Zie ook: https://wetten.overheid.nl/BWBR0033715/2021-07-01#Hoofdstuk3.

Er is iets vreemds aan de hand. Er is een regeling voor overheden die kosten bespaart, maar deze regeling is niet overal bekend. In mijn werk voor gemeenten kom ik regelmatig tegen dat gemeenten kosten in rekening gebracht krijgen voor producten van de Kamer van Koophandel, terwijl zij daar niet voor hoeven te betalen.

Wat is er aan de hand?

De volgende tekst staat op de site van de KvK:

‘Bestuursorganen, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, die standaardinformatieproducten van KVK afnemen ontvangen daar geen facturen voor. Zij betalen in plaats daarvan jaarlijks een vast bedrag aan het ministerie van Economische Zaken en Klimaat; de zogenaamde inputfinanciering.’

Er is een hele lijst met producten die voor overheden ‘gratis’ zijn, maar waarvoor ze toch gewoon netjes (nog eens) betalen. Dat komt omdat deze overheden zelf aan de Kamer van Koophandel moeten aangeven dat ze onder de regeling van de inputfinanciering vallen. Een gemeente moet dus een mailtje sturen aan het account van de KvK om gebruik te kunnen maken van de inputfinanciering. Je komt dan op de zogenaamde Autorisatielijst Inputfinanciering.

Maar…

De gemeente valt pas onder de regeling inputfinanciering vanaf het moment dat de KvK de aanvraag heeft beoordeeld en de gemeente daadwerkelijk op de lijst heeft opgenomen.

Bureaucratie

Je zou toch denken dat je zoiets in een ochtendje onderling even regelt als overheid en Kamer van Koophandel. Maar zoals wel vaker in Nederland, je moet je wel aan de regels houden. Gemeenten en andere overheden, wellicht is het toch goed om eens te kijken of het bij jullie al goed geregeld is. Het kan je jaarlijks toch wat geld schelen. En alle kleine beetjes helpen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Sinds de 60-er jaren van de vorige eeuw is de automatisering in gemeenteland steeds belangrijker geworden. Eerst kwamen er de rekencentra, zoals CIOB, CON en CEVAN. En daarna in de 80-er en 90-er jaren de leveranciers zoals L&T Informatica (nu PinkRoccade), VUGA, Raet Decentrale Overheid, Centric, Kramers, IGA en HCS.

Door diverse overnames bleven er uiteindelijk twee grote spelers in de gemeentemarkt over. PinkRoccade en Centric. Maar rond de eeuwwisseling kregen zij toch weer concurrentie. Op wat meer specifieke gebieden, zoals GEO- en zaaksystemen en natuurlijk op het gebied van de websites. Deze partijen vulden een niche in die de twee groten blijkbaar niet voldoende konden invullen.

De eerste ICT-ers

Als gevolg van de ontwikkelingen in de 80-er jaren zie je dat er bij gemeenten nieuwe functies ontstaan. ICT-functies. Naast alle specialisten die de gemeenten al jaren kennen, doet de eerste systeembeheerder zijn intrede. Meestal bij de sociale dienst en/of financiën. Hij (ja, het is altijd een hij) krijgt het beheer over een minicomputer. Een computer die in een aparte ruimte in het gemeentehuis staat en waar terminals aan vast zitten. Deze systeembeheerder was meestal een inhoudelijke senior van de afdeling en hield zich naast het inhoudelijke werk bezig met schijven wisselen en back-ups maken.

Eind 80-er en begin 90-er jaren zie je de eerste PC’s verschijnen. Meestal voor specialisten binnen het financiële werkveld. Door de vele PC-privéprojecten uit die tijd komen er ook anderen mee in aanraking. Dat had tot gevolg dat de PC snel zijn intrede deed op andere werkplekken en dat de eerste ‘nerds’ zich gingen richten op het helpen van collega’s. De helpdeskmedewerker was geboren.

De systeembeheerder wordt volwassen

Het aan elkaar verbinden van de verschillende PC’s via een netwerk zorgde ervoor dat de ‘nerds’ een rol kregen die steeds belangrijker werd. Alle PC’s moesten centraal worden beheerd en vooral op een eenduidige wijze. Het karakter van de functie werd steeds technischer. Ook het feit dat er steeds meer niet-financiële applicaties bij kwamen zorgde ervoor dat de functie werd losgetrokken van de inhoud.

De groei zette door en er moest iemand komen die sturing gaf aan de systeembeheerders, die inmiddels vaker ICT-ers werden genoemd, omdat ook het beheer van de telefooncentrale onder hun beheer kwam. Een telefooncentrale die inmiddels als een compleet computersysteem kon worden gezien. De functie ICT-coördinator ontstond.

Zeker rond 1994 toen de GBA van de grond werd getild kwam het besef aan de oppervlakte dat de verbinding tussen informatie en Informatie Technologie steeds hechter werd. ICT-coördinatoren gingen ook een rol krijgen in de verbinding met de vakafdelingen en vooral met de archiefafdelingen. De functie van Informatie & Automatiseringscoördinator zag het daglicht.

Het beheer van applicaties wordt belangrijker

Op het niveau van de vakafdelingen wordt in de loop van de tijd het beheer van de applicaties belangrijker. Steeds meer kennis over het functioneren van een applicatie, het regelen van toegang en wachtwoorden wordt overgelaten aan een inhoudelijk deskundige die veel van een applicatie afweet. Zonder de functie echt een plek te geven in de organisatie, zie je de functie van applicatiebeheerder ontstaan. Deels met een inhoudelijk en deels met een technisch accent. Wel een beetje een bijzondere functie, omdat hij op veel plekken niet echt wordt gezien als een functie. Meer als een rol die je erbij doet.

Maar daar stopt het niet. Ook deze functie wordt weer opgedeeld op veel plaatsen. De puur functionele rol komt bij een functioneel beheerder te liggen en de meer technische bij de (technisch) applicatiebeheerder. Grappig is dat de applicatiebeheerder vaak weer bij de Informatie & IT-afdeling werd (en wordt) ondergebracht als een intermediair tussen de ‘techneuten’ en de functioneel beheerders van de vakafdelingen.

De toekomst

Inmiddels zijn we in een stadium gekomen dat de scheiding tussen de inhoudelijke functies en de techniek steeds verder uit elkaar is komen te liggen. Met name door de opkomst van de ‘cloud’ zie je dat we net als in de 60-er jaren de know how op technisch gebied weer buiten de deur zetten. Het is een proces, waarbij de rol van functioneel beheerder binnen de vakafdeling steeds belangrijker wordt en waarbij systeem- en netwerkbeheer, maar ook het technisch applicatiebeheer voor de gemeente minder belangrijk wordt.

De rollen die de I-functionarissen invullen worden steeds belangrijker. Data wordt belangrijker. En je ziet dan ook dat er nieuwe rollen komen en rollen veranderen. De beheerder van Data (Senior Gegevensbeheerder). De beschermers van Data (FG en CISO). De beheerder van vakafdelingsdata (Functioneel beheerder). De adviseur die Data uit de organisatie in goede banen moet leiden (Informatieadviseur). De strateeg die Common Ground en de architect die de Businessdata moeten inpassen in de structuur van de organisatie (Informatiestrateeg en informatiearchitect). Steeds meer richten de rollen binnen de gemeentelijke organisatie zich op Data.

Dit neemt niet weg dat er ook enkele intermediaire IT-rollen zullen blijven bestaan die een groei doormaken, zoals de IT-adviseur, de IT-architect of de database administrator. Er zal toch een verbinding met de buiten de deur staande techniek moeten blijven. Misschien krijgt een nieuwe functie daar wel een belangrijke rol in. De cloudregisseur. De man of vrouw die alles wat in de ‘cloud’ wordt aangeboden gaat managen als contractmanager en/of leveranciersmanager.

En wat dacht u van de functioneel beheerder Office365. Dat wordt een heel andere rol dan die van de huidige Office beheerder. Met heel andere vaardigheden. Of de Dashboard Manager, die regelt dat bestuurlijke vragen worden omgezet in antwoorden in dashboards. Of de E-depot Manager die alle relevante data voor de toekomst zekerstelt.

Ik ben ervan overtuigd dat er nog veel te gebeuren staat op het gebied van de functieontwikkeling in de informatievoorziening en IT in gemeenteland. Ik ben dan ook heel benieuwd welke toekomstbeelden anderen over dit onderwerp hebben. Zowel op inhoudelijk, als op technologisch gebied. Mijn rol is in ieder geval die van extern adviseur / projectleider. En die verandert bijna iedere dag.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Nee, BRI is geen Franse kaas. Het is de Basisregistratie Inkomen.

Zoals de meeste mensen die in gemeenten werken weten, maken wij in Nederland gebruik van Basisregistraties. De eerste en volgens velen belangrijkste was de GBA (Gemeentelijk Basis Administratie), die we nu de BRP (Basisregistratie Personen) noemen. Maar er zijn er meer. Inmiddels tien. Het waren er meer, maar het lijkt er op dat we het met deze tien moeten doen.

Maar nu de BRI

De bronhouder van de BRI is de Belastingdienst. Vrij logisch natuurlijk, want zij is ook degene die alles weet van je inkomen. Niet altijd even plezierig, maar we hebben het er naar mee te doen.

De BRI wordt door gemeenten o.a. gebruikt in het sociaal domein en maakt onderdeel uit van het zogenaamde Suwinet. Het gebruik van het Suwinet is strak gereguleerd met autorisaties en logging van activiteiten om misbruik te voorkomen. Je komt dus niet zomaar aan de inkomensgegevens van iemand. Er is een strak voorgeschreven protocol en duidelijke wetgeving, waarin is aangegeven welke gegevens wel en welke juist niet mogen worden ingezien.

Bijzonder

Er is wat bijzonders met de BRI. Je kunt er namelijk niet aan doorgeven dat je twijfelt over de juistheid van een gegeven. Oké. Maar waarom zou ik dat willen als gemeenteambtenaar? Nou, je bent het verplicht. Volgens de Wet zijn (medewerkers van) overheden verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid van een gegeven, terugmeldingen te doen aan de bronhouder van een Basisregistratie. Met uitzondering van het Handelsregister (de verplichting is daar nog niet ingegaan) moeten overheden terugmelden.

Het grappige is dat ik inmiddels een gemeente ken die lange tijd trachtte terug te melden. In dit geval via het Suwinet. Maar zij constateerde dat er niets mee werd gedaan. Bij nagaan wat daar nu de oorzaak van was, bleek dat de ontvangende partij geen bronhouder was. Die deed er verder niets mee. Logisch. Althans, ze hadden het kunnen doorsturen, maar je moet natuurlijk niet té veel van een overheid verwachten.

Terugmelden kan dus niet

Je moet dus bij de Belastingdienst zijn als je twijfelt aan de juistheid van een gegeven in de BRI. Dit blijkt echter niet te kunnen. Terugmelden op de BRI lijkt een ‘ondergeschoven kindje’. In diverse publicaties en bij de VNG en Logius staat dat terugmelden via de bronhouder Belastingdienst moet plaatsvinden.

In een publicatie uit 2019 blijkt echter dat het terugmelden bij gerede twijfel over gegevens in de BRI (ondanks de verplichting in de Wetgeving) niet verder is opgepakt omdat er geen terugmeldingen zijn…

Geen wonder. Men kan niet terugmelden. En de plekken waar wordt teruggemeld (UWV bijvoorbeeld) doen er niets mee omdat ze zich daar niet verantwoordelijk voor voelen. Ik kan hier natuurlijk een cynische opmerking maken over het melden van fouten bij de Toeslagen of iets dergelijks, maar dat lijkt mij niet op z’n plek.

Lichtpuntje

Maar wellicht is er nu toch een lichtpuntje. De Basisregistratie Inkomen wordt genoemd bij het nieuwe Meldpunt Fouten in Overheidsregistraties (MFO). Het MFO is onderdeel van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) en helpt burgers, bedrijven en overheidsorganisaties bij het corrigeren van een fout in een overheidsregistratie.

Basisregistraties zijn overheidsregistraties. En ik denk dat het van belang is dat er eens goed wordt gekeken naar de wijze waarop met deze registraties wordt omgegaan. Uiteindelijk vormen zij een soort digitaal administratieve afdruk van onze maatschappij en als daar iets mee mis is, moet het wel corrigeerbaar zijn. Kunnen terugmelden is van het grootste belang. En het is de zorg van de bronhouders van de Basisregistraties om daar dan iets mee te doen. Ik ga er dan ook vanuit dat de Belastingdienst dit probleem enthousiast gaat oppakken.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Tweemaal per week loop ik een kilometer of zes door de prachtige omgeving van Arnhem. Ik zet dan meestal muziek of een podcast op. Vooral deze podcasts zetten mijn brein in de creatie-stand. De mooiste en gekste ideeën komen bij mij op. En soms realiseer ik mij dat iets ook bruikbaar is in mijn dagelijkse werk.

Podcast

Vorige week luisterde ik naar een podcast over gewoonten. En dan vooral gewoonten waar je vanaf wil. Ik wil minder drinken. Er moeten wat kilo’s af. Ik moet meer bewegen. Iedereen herkent dit. En zeker in januari vertalen we de slechte gewoonten in goede voornemens. Die trouwens zelden uitkomen.

Zak chips

De podcast was zo interessant, omdat hij ging over de werking van goede voornemens. En waarom het bij sommige mensen altijd wel lukt en bij anderen nooit. Was het de sterke of juist zwakke wilskracht van mensen? Of waren er hele andere oorzaken? Alle alternatieven kwamen aan bod. Maar het resultaat was wel bijzonder. Uit onderzoek bleek dat wilskracht er niets mee te maken had. Maar dat de mate waarin iemand in staat was een gewoonte te incorporeren in zijn gedrag was de grote succes- of faalfactor. Slagen of falen bleek dus gewoon aan gewoonten te liggen.

Door een slechte gewoonte te vervangen door een goede, kun je in redelijk korte tijd een slechte gewoonte afleren. Bijvoorbeeld een zak chips die je leeg eet terwijl je op de bank hangt voor de TV vervangen door iets anders dat je lekker vindt dat wel gezond is (worteltjes bijvoorbeeld). En daar consequent in blijven.

Je moet dus niet de strijd aangaan met jezelf, maar de gewoonte omzetten in een nieuwe gewoonte. Mensen die een grote wilskracht lijken te hebben, blijken gewoon beter in het aanpassen van gewoonten.

Toeslagenaffaire

Maar nu de verbinding met mijn werk. Iedereen volgt natuurlijk de toeslagenaffaire en alles wat daarmee mis is gegaan. Als je daar van buitenaf naar kijkt, dan blijkt dat een groot deel van de oorzaken al vijftien jaar geleden is ontstaan. Een toen al strenge wetgeving werd ingevoerd door de overheid. Om het toeslagenproces goed op de rails te zetten en om fraude te voorkomen. Er kon bijna niets fout gaan. Tot er enkele Bulgaren kans zagen om toch fraude te plegen. De ellende voor gezinnen en de opstapelende foute besluiten daarna kent iedereen nu wel. Een kenmerk van dit proces was dat er allerlei gewoonten waren, waarvan niemand zich afvroeg of het wel goede gewoonten waren. De knop ontbrak. En iedereen roept nu dat dit nooit meer mag gebeuren.

Datagedreven werken

Maar als we dan eens verder kijken in diezelfde overheid dan blijkt dat er nu een ontwikkeling is die we toch nog eens goed zouden moeten bekijken. De overheden van laag naar hoog hebben het datagedreven werken ontdekt. Dus niet alleen de Rijksoverheid, maar ook de gemeentelijke.

De Wet Digitale Overheid is in 2019 van kracht geworden en per 2022 gaat de Wet Modernisering Elektronisch Bestuur waarschijnlijk in werking treden. In 2022 volgt ook de Omgevingswet als deze niet controversieel wordt verklaard in verband met het demissionair kabinet. Wetgeving die gericht is op het versnellen en bevorderen van de digitalisering van overheidsdiensten. Datagedreven werken wordt daarbij steeds belangrijker. Maar als ik nu naar het resultaat uit de podcast luister en kijk naar de toeslagenaffaire, dan vraag ik mij af of we ons wel realiseren wat datagedreven werken kan betekenen.

De burger en de overheid

De burger verwacht van de overheid dat de dienstverlening steeds meer gaat lijken op de dienstverlening die zij bij bedrijven krijgt. Hij wil snel zaken met de overheid kunnen regelen. Maar tegelijkertijd wil hij niet vermorzeld worden in de shredder van diezelfde overheid. En die shredder heeft de overheid juist net aangezet. En dan ook nog zonder een noodknop.

Ik zie regelmatig teksten langskomen dat overheden al volop aan de slag zijn met datagedreven werken. Het staat zelfs al vast dat je er als overheid mee aan de slag moet. Er worden opleidingen ingericht en gehouden. En managers en bestuurders wordt voorgehouden dat hun besluiten veel beter worden als zij die nemen op basis van data.

Met datagedreven werken wordt de suggestie gewekt dat de ‘oude’ besluitvorming te veel op basis van intuïtie plaatsvond. Maar is dat zo? En zo ja, moet je dat boerenverstand nu gaan uitsluiten?

Worteltjes in plaats van chips

Laat duidelijk zijn. Ik ben niet tegen datagedreven werken in de overheid. Ik denk dat datagedreven werken kan bijdragen aan een hogere kwaliteit van de besluitvorming van overheden. Maar er zitten ook risico’s aan datagedreven werken. Risico’s die we moeten managen met een noodknop. Een noodknop die er voor zorgt dat besluitvorming nooit een (slechte) gewoonte wordt.

Hoe die noodknop er uit moet gaan zien weet ik niet. Maar besluitvorming mag nooit TV-kijken worden met een zak chips op de bank. Datagedreven werken is een belangrijke onderlegger voor besluiten, maar moet wel een zak worteltjes worden. Het moet een gewoonte worden om data waarmee besluitvorming wordt ondersteund altijd langs de lat van de menselijke maat te leggen. En iemand moet natuurlijk op een noodknop kunnen drukken. En van mij zou die wel rood mogen zijn.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Afgelopen jaar hebben Ad van Dijck, Tim van der Pol en Eric Leroi van Telengy een onderzoek mogen doen bij een gemeentelijke organisatie, die al langere tijd een deel van haar werkzaamheden rond de Wmo had uitbesteed aan een externe partij. Op regelmatige basis houdt de betreffende organisatie uitbestede taken tegen het licht, met de vraag of deze uitbesteding nog efficiënt en effectief is.

Huidige situatie

De gemeentelijke organisatie maakt gebruik van een vakapplicatie op het gebied van het sociaal domein die onder andere is gebouwd om alle administratieve processen rond werk en inkomen, Wmo en jeugd te ondersteunen. De applicatie wordt in deze organisatie alleen ingezet voor de processen werk en inkomen en de Wmo. De onderzoeksvraag concentreerde zich op de administratieve processen rond de Wmo.

Een deel van de werkzaamheden in het administratieve proces rond de Wmo wordt dus uitgevoerd door een externe partij. Dit betreft vooral facturatie- en betalings-werkzaamheden. Daarnaast onderzoekt zij steekproefsgewijs de kwaliteit van en tevredenheid over de dienstverlening door de zorgaanbieders. Zij maakt gebruik van een eigen applicatie. Deze applicatie is gekoppeld aan het GGK (Gemeentelijk Gegevens Knooppunt), waardoor het berichtenverkeer in alle gevallen via de externe partij loopt. Omdat er maar één aansluiting per gemeentelijke organisatie bij het GGK kan zijn, en die werd gebuikt door de externe uitvoerder, moest al het benodigde berichtenverkeer voor de eigen Wmo-werkzaamheden via de externe uitvoerder lopen.

Historisch perspectief

De gemeentelijke organisatie heeft een aantal jaren geleden besloten om het berichtenverkeer, de factuurverwerking en de betalingen aan de zorgaanbieders rondom de Wmo uit te besteden. De eigen applicatie wordt voor de Wmo gebruikt voor het voortraject (vastlegging en behandeling van aanvragen) en het maken en beheren van de beschikkingen. De externe partij handelt het facturatie- en betalingsproces af. De gegevens die uit dat deel van het proces voortvloeien worden weer verwerkt in en eventueel samengevoegd met die van in de eigen applicatie.

In de beginfase van de decentralisatie, toen het berichtenverkeer nog niet de kwaliteit en stabiliteit van nu had, zijn de facturatie- en betalingswerkzaamheden bij de externe partij ondergebracht. De gemeentelijke organisatie was op dat moment niet in staat het gehele proces op een efficiënte en effectieve wijze zelf uit te voeren. Bovendien stond het berichtenverkeer toen nog in de kinderschoenen, waardoor de verwerking van de facturen van de zorgaanbieders slecht verliep. Het gaan werken met de externe partij was op dat moment een logische keuze. Zij had dit proces wel goed op orde en kon daardoor het ‘gat’ snel dichten. In de loop van de tijd zijn er meer taken uitbesteed om de gemeentelijke organisatie zoveel als mogelijk te ontlasten.

Golfbeweging

Gemeenten worden steeds geconfronteerd met nieuwe taken. Taken waarvoor ze onvoldoende menskracht hebben in kwantitatieve en kwalitatieve zin. Het ontbreekt hen aan de juiste software en er zijn onvoldoende middelen beschikbaar om een vliegende start te maken. Externe partijen kunnen het gat dat hierdoor ontstaat vaak in korte tijd vullen met een hoge kwaliteit. Logisch dat je op zo’n moment kiest voor uitbesteding.

Vervolgens blijkt in de periode daarna dat de eigen organisatie haar kennis vergroot en weet welke middelen in kwalitatieve en kwantitatieve zin nodig zijn. En software leveranciers zien kans om niet alleen hun been bij te trekken, maar komen op de markt met producten die meer kunnen dan wat andere partijen te bieden hebben.

Er gaan geluiden op om alles weer zelf te gaan doen. De communicatie kan effectiever, het is wellicht goedkoper en workarounds die ooit waren bedacht om problemen op te lossen zijn niet meer nodig.

Het onderzoek

Zoals gezegd is aan Telengy gevraagd om na te gaan of efficiënter en effectiever zou zijn als de gemeente de werkzaamheden weer zelf zou gaan uitvoeren. Hierover moesten wij advies geven en tegelijkertijd in beeld brengen wat de consequenties zouden zijn in tijd, geld, capaciteit, kennis, kunde en systemen. En uiteraard met welke randvoorwaarden en risico’s rekening moest worden gehouden bij de afweging van de keuzes.

Wat duidelijk naar voren kwam was het feit dat de gemeentelijke organisatie bij alle processen die bij de Wmo spelen aanloopt tegen de beperkingen rondom uitwisseling van het berichtenverkeer. Of het nu ging om Zorg in Natura, de PGB, de Eigen Bijdrage aan het CAK of het Woon-, Rol-, Vervoersvoorzieningenproces. De problemen bleven maar terugkomen.

Er is maar één aansluiting mogelijk op het GGK. En deze was gekoppeld aan de externe partij. De keus van de gemeentelijke organisatie om taken zelf te doen of uit te besteden stuitte hierdoor steeds weer op inefficiëntie in processen en op vele workarounds. Hierdoor ontstonden verschillen tussen de geregistreerde gegevens van de gemeentelijke organisatie en de externe partij, waardoor het valideren van de gegevens nog complexer werd.

Tijdens het onderzoek bleek dat door de ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie het zeker mogelijk was om de taken weer zelf uit te voeren. Zelfs tegen veel lagere kosten. Met name de doorontwikkeling van het berichtenverkeer en de mogelijkheden om standaardcontroles volledig te automatiseren binnen de eigen software kon veel rendement opleveren. Bovendien was de software al ‘in huis’.

De kwaliteit van de dienstverlening van de externe partij lag op een hoog niveau. Het probleem zat vooral bij de inefficiënt ingerichte processen en de wijze waarop het berichtenverkeer was ingericht en het daarmee samenhangende verschil in gegevens. Het berichtenverkeer kon alleen door de externe partij worden gebruikt. En omdat er in de loop van de jaren meerdere nieuwe ontwikkelingen waren geweest, werden er steeds workarounds bedacht, die de inefficiëntie alleen maar vergrootten. En als gevolg daarvan liepen de kosten steeds verder op.

Niet alleen naar binnen gekeken

Er is door ons niet alleen gekeken naar de gemeentelijke organisatie zelf. Naast uitgebreide gesprekken met de gemeentelijke organisatie en analyses van het interne materiaal is ook enkele malen gesproken met de externe aanbieder. Intensieve en open gesprekken, die het beeld aan beide zijden goed inzichtelijk maakten. In overleg met de opdrachtgever kreeg de externe partij ook inzicht in de adviezen die wij zouden geven, zodat zij daar haar  commentaar aan toe kon voegen. Een actie die door beide partijen zeer werd gewaardeerd.

Een belangrijke conclusie die wij uit de gesprekken met beide partijen konden trekken, was dat niet alleen het berichtenverkeer en de inefficiënt ingerichte processen beter konden worden ingericht, maar dat ook de kosten flink omlaag konden. En wat ons betreft was dat vooral omdat de gemeentelijke organisatie duidelijk zelf in staat bleek om het takenpakket weer in eigen hand te nemen. Voor ons de reden om het advies te geven alles weer zelf te gaan doen.

Resultaat

Op basis van alle informatie die wij hadden verzameld was ons advies om de werkzaamheden stapsgewijs weer in eigen beheer te gaan uitvoeren. De gemeentelijke organisatie was er aan toe en de kosten zouden bijna halveren.

Ondanks de zeer positieve reacties op ons onderzoek en rapport heeft de gemeentelijke organisatie de uitbesteding toch voortgezet. Maar wel onder nieuwe voorwaarden en lagere kosten. Er zijn nieuwe afspraken gemaakt en processen zijn geoptimaliseerd.

Aan de ene kant jammer dat ons advies niet is opgevolgd, maar aan de andere kant kunnen we ook zeggen dat juist door ons toedoen betere afspraken tussen de twee partijen zijn gerealiseerd. Soms moet je tevreden zijn met een resultaat dat niet voor 100%, maar voor 80% een succes is.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, 06  22 77 63 63 of e.leroi@telengy.nl, Tim van der Pol, 06 21 36 68 58 of t.v.d.pol@telengy.nl of Ad van Dijck, 06 53 75 90 01 of a.v.dijck@telengy.nl.

Inmiddels is het begrip SaaS al behoorlijk ingeburgerd in overheidsland. Software as a Service. Heel simpel. Je haalt de software uit de cloud en gaat ermee aan de slag. Maar is het eigenlijk wel zo simpel?
Ik heb inmiddels ervaren dat de definitie door zowel leveranciers als klanten op allerlei manieren wordt geïnterpreteerd. En dat deze definitie veel minder duidelijk is dan je zo op het eerste gezicht zou denken.

Wat verstaan we onder SaaS?

Duidelijk is dat een product van een leverancier dat in ‘de cloud’ staat, je via een browser gebruikt en waar je geen enkele invloed op hebt een echte SaaS-oplossing is. Vandaag heb je vier gebruikers in beeld en de volgende dag zijn het er in één keer negen. Je gebruikt de software en als er wat wordt aangepast, dan accepteer je dat.

Maar nu de situatie dat je een product afneemt dat in diezelfde cloud staat, maar draait op een server van een bedrijf, waarmee jij een overeenkomst sluit en dat samen met dat bedrijf wordt ingericht. Het wordt in dat geval eveneens Software as a Service genoemd. Maar is het een echte SaaS-oplossing? Wijzigingen worden in overleg doorgevoerd. De software staat meestal op een separate server voor jouw organisatie. Soms worden er eisen gesteld aan de browser. Is er in het laatste geval zelfs wel sprake van een cloud? Persoonlijk denk ik van niet. De software wordt namelijk gewoon gehost in een datacenter van de leverancier. Maar de praktijk van de leveranciers is anders. Voor hen is het feit dat je als organisatie je software en data buiten de deur hebt staan en iedereen het met een browser kan bereiken, een SaaS-oplossing.

SaaS bij aanbestedingen

Het begrip SaaS blijkt dan ook moeilijk in een strakke definitie te vatten. En zeker bij aanbestedingen kun je de vraag stellen of je als overheid in staat bent om een strak omlijnde definitie te formuleren. Niet zozeer omdat je eigen beeld fout of onduidelijk is, maar omdat de interpretatie van leveranciers van het begrip allerlei kanten opgaat.

Inmiddels ben ik van mening dat als je de techniek zoveel als mogelijk buiten de deur wil zetten en de gebruikers van software via een browser wil laten werken, je bij een aanbesteding gewoon aan de leverancier moet vragen hoever hij inmiddels kan voldoen aan het begrip Software as a Service. En vooral wat hij er onder verstaat. Ik zie te veel eisenpakketten waarin door een overheid wordt geprobeerd om SaaS te omschrijven. Gewoon niet meer doen.

Uiteindelijk gaat het erom dat het product dat je wilt gaan gebruiken functioneel aan je eisen voldoet. Software as a Service en alle software uit het stopcontact is natuurlijk geweldig. Maar wellicht maken we hierbij soms wat te grote stappen.

Toch wat uitspraken die mogelijk kunnen helpen

SaaS betekent voor mij…

• volwaardig ontzorgd worden.
• een dienst afnemen en niet alles zelf hoeven doen.
• technisch beheer op afstand; dus alleen functioneel beheer.
• werken met een browser waardoor herkenbaarheid voor eindgebruikers toeneemt.
• minder investeren in eigen hardware.
• leveranciers- en servicemanagement beter kunnen invullen.
• meer aandacht voor informatiebeveiliging en privacybescherming.
• betrouwbaarheid van de leverancier beter kunnen toetsen.
• altijd bij zijn met updates.
• voldoen aan AVG en Digitale toegankelijkheid.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Op 1 januari a.s. verdwijnen er in Nederland drie gemeenten en krijgen we er één voor terug. In het uiterste puntje van Noordoost-Nederland: Eemsdelta.

Appingedam met zijn hangende keukens en naast Groningen de enige gemeente met stadsrechten in de provinncie. Delfzijl met zijn haven. En Loppersum met zijn aardbevingen. Dat laatste is natuurlijk niet grappig, maar iedereen weet wel gelijk waar ze deze gemeente moeten zoeken.

En voor de niet-Groningers. Een beetje reclame mag toch wel. Het is daar prachtig. Weidse uitzichten. Mooie boerderijen. Dorpjes met huizen die vaak gebouwd zijn met een knalrode steensoort. En veel water.

Applicatieharmonisatie

Ik werk al voor een tweede keer voor de ADL-gemeenten. Eerst als leidinggevende van de ICT-afdeling en nu als deelprojectleider voor de harmonisatie van een aantal applicaties. Met een ploeg van zeven mannen en vrouwen werken we aan (Europese) aanbestedingen, contractomzettingen en implementatietrajecten van applicaties die van drie naar één moeten worden teruggebracht. En een daarbij komende complicerende factor is dat dit ook nog eens in een volledig nieuwe infrastructuur moet worden geperst. Hartstikke intensieve, maar leuke klus dus.

De impact

Inmiddels is dit mijn tweede herindeling. In de periode 2018-2019 was ik betrokken bij de herindeling van de gemeenten Schinnen, Nuth en Onderbanken in Zuid-Limburg. Zij vormen inmiddels sinds anderhalf jaar de gemeente Beekdaelen. Ik heb dus wat vergelijkingsmateriaal. Wat mij opvalt aan beide trajecten is dat er een soort golfbeweging is in de beleving van het proces van de herindeling bij de medewerkers.
In eerste instantie hebben collega’s een beetje de houding van: “Ik zie het wel. Ik ben nu druk met mijn huidige werk.” En dat terwijl ze soms nog maar een dik jaar hebben te gaan en de deadline echt niet verschuift.

Vervolgens worden medewerkers betrokken bij werkgroepen. Ze moeten dan ineens samen met collega’s uit de andere gemeenten gaan samenwerken aan het harmoniseren van ‘hun’ applicatie. En dat kan betekenen dat zij die oude vertrouwde applicatie kwijtraken. Ik wil het geen vechthouding noemen, maar er verandert wel wat in hun opstelling. Iedereen is uitermate kritisch. Onze applicatie kan dit en dat moet het nieuwe pakket ook kunnen. Spanning. En die zorgt er uiteindelijk wel voor dat de uiteindelijke keuze redelijk breed gedragen wordt.

Wat mij daarna opvalt is dat als de keus eenmaal gemaakt is, er als vanzelf een intensieve samenwerking ontstaat. Mensen zoeken elkaar op. Bellen elkaar. Maken concrete voorstellen voor de inrichting. Geweldig gewoon.

Maar dan… het functieboek. Medewerkers mogen solliciteren. Management doet uitspraken over het moment waarop iedereen weet in welke functie hij of zij wordt geplaatst. Eind juni weten jullie het. Nee, het wordt eind juli of zelfs eind augustus. En soms nog later, zoals ik begreep van collega’s, die bij andere herindelingen betrokken waren. Waarom gebeurt dit toch elke keer? Mijn collega Rik Duijmelinck heeft dit aspect in 2018 onderzocht in zijn WO-master.

Het zwaard van Damocles heeft een gigantische impact op medewerkers en daarmee op o.a. deze harmonisatieprojecten. Ik merk dat de onzekerheid niet alleen invloed heeft op de gemoedstoestand van mensen, maar dat er ook een soort vertraging in de samenwerking sluipt. “Waar kom ik terecht? Mag ik straks nog wel mijn oude werk doen?” Mensen gaan zich weer focussen op hun ‘oude’ werk.

Pas al deze fase voorbij is, gaan mensen weer echt in de samenwerkingstand staan. En worden er weer meters gemaakt. Mijn ervaring is dat mensen er dan ook echt voor gaan. 1 januari is een deadline en dat voelt dan ook iedereen.

Toekomstige herindelingen

Voor 2022 staan er weer wat herindelingen op de planning. En ik neem aan dat het ook niet de laatsten zullen zijn. Bij deze herindelingen zal het harmonisatieproces van de in gebruik zijnde applicaties ongeveer hetzelfde pad doorlopen. Aanbestedingen, contractomzettingen en implementaties. En de impact op de betrokken medewerkers zal vergelijkbare elementen bevatten.

Natuurlijk komt alles uiteindelijk wel op zijn pootjes terecht. Maar ik blijf erbij dat het hele herindelingsproces naar een nieuwe gemeente heel erg gebaat zou zijn als het functieboek en de invulling ervan gewoon eind juni van het jaar voorafgaand aan het herindelingsjaar is afgerond. Het vele werk wordt er makkelijker van. En de medewerkers zullen met meer plezier uitkijken naar de nieuwe gemeente.

P.S. Sinds 24 juni is het nieuwe logo en het nieuwe wapen van Eemsdelta bekend.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Gewoon thuis

Als Telengy adviseur ben ik wel gewend om thuis te werken. Over het algemeen combineer ik werken met een autoreis. Ik vind dat reizen redelijk ontspannen, ondanks de vaak behoorlijke afstanden. Zeker als afleiding van het werk, dat ik heb uitgevoerd of dat ik ga uitvoeren.

Maar op dit moment zit ik -net als velen- thuis achter mijn computer. Ik sta iets later op. Ik kleed me aan alsof ik naar mijn werk ga. Althans, ik trek gewoon kleren aan. Neem een bak koffie en ga aan het werk.

Cocon

Ik zit vervolgens in m’n eentje in een soort cocon met vertrouwde spullen om me heen. De ongelofelijke en voortdurende rust is aan de ene kant heel meditatief en aan de andere kant vreemd. Het ontbreken van je normale sociale contacten in je werk is soms zelfs een beetje spooky. En dat terwijl je je gezinsleden direct om je heen hebt. Blijkbaar heb je naast je gezin ook anderen nodig om lekker te kunnen werken.

Het grappige is, dat ik het idee heb dat ik minder doe, maar dat ik tegelijkertijd een hogere productie heb. Ik zit langer achter mijn computer en wordt door mijn gezinsleden dan ook regelmatig gewezen op het feit dat het lunch- of etenstijd is. De tijd vliegt.

Digitaal vergaderen

Wat mij opvalt is dat het digitaal vergaderen zo verschrikkelijk vermoeiend is. Na een overleg van een uurtje met Teams, WhatsApp of FaceTime heb ik het idee dat ik uren achter elkaar heb vergaderd. Ik vraag me af of ik daarin uniek ik ben.
Het is natuurlijk een volledig nieuwe ervaring om op deze manier structureel met elkaar te vergaderen. Wel leuk trouwens. En heel leerzaam.

Zorgen voor een goede verbinding. Niet allemaal tegelijk praten. Verstaanbaar praten. Geen pratende mensen op de achtergrond. Het is allemaal niet echt eenvoudig. Zeker niet als er een groep van 24 mensen mee doet aan de vergadering. Een goede voorzitter is essentieel voor het rendement en de kwaliteit van het overleg.

Voicemail

Digitaal vergaderen lijkt een beetje op het inspreken van een voicemail heb ik gemerkt. Als iemand een voicemail inspreekt hoor je dat vaak direct. De stem verandert. Er wordt langzamer gesproken. En de spreker is meer to the point.
Bij het digitaal vergaderen hoor je dat mensen eveneens anders met elkaar spreken. Iets meer gedragen. Iets meer articulerend. Nadenkender. Maar vooral langzamer.
Het gebrek aan het goed kunnen zien wat de non-verbale reacties zijn van de ander, zorgt voor een ander gesprek. Ik ben benieuwd of wij met de ervaring uit deze periode in staat zijn om anders digitaal te gaan vergaderen.

Digitale besluitvorming

Als Telengy zijn wij al enige tijd bezig met het effectief en efficiënt implementeren van digitale besluitvormingsprocessen bij gemeenten. Van plan tot besluit, volledig digitaal. Er komt geen papier meer aan te pas. Zelfs niet voor het zetten van een eventuele handtekening. Als deze handtekening überhaupt nodig zou zijn.
De techniek is al veel langer beschikbaar. Maar het blijkt erg moeilijk om de papieren en mondelinge besluitvormingsprocessen om te bouwen naar digitale.

Doordat ambtenaren en bestuurders nu thuis zitten, worden gemeenten gedwongen om op een andere manier met besluitvorming om te gaan. De wetgeving hielp daar tot nu toe niet aan mee. De wet vereist een fysieke aanwezigheid van bestuurders bij het nemen van gemeentelijke besluiten. Maar door de spoedwet die nu van kracht wordt, is het mogelijk om het totale besluitvormingsproces (inclusief het gesprek over de inhoud) te digitaliseren. Dit betekent dat het proces van plan tot besluit volledig digitaal kan worden uitgevoerd.

Digitaal versus non-verbaal

Ik weet niet of het nu de meest ideale situatie is, maar de mogelijkheid bestaat gewoon om het besluitvormingsproces volledig digitaal af te handelen. Nu alleen nog zoeken naar een mogelijkheid om non-verbale reacties van mensen onderling langs digitale weg in beeld te krijgen. Een gezicht zegt niet alles. Op dat moment komen we echt in een perfecte digitale wereld. Of ga ik nu iets te ver…?

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl. 

Enkele jaren geleden speelde op de Waddeneilanden de vraag hoe zij met het autoverkeer moesten omgaan. Zoals u misschien weet, mogen op Vlieland en Schiermonnikoog geen auto’s komen van mensen die er niet wonen. Heeft u echter een goede reden om de auto mee te nemen, dan kunt u een ontheffing aanvragen. Deze ontheffing is uiteraard gebonden aan regels: de politie controleert voertuigen die niet op de eilanden thuishoren. En dat doet ze onder andere door het controleren van de ontheffing.

Op Terschelling mag u wel uw auto meenemen, maar u mag er niet mee op het strand. Nu is dat voor de meeste auto’s ook niet aan te raden; het zoute water en het zand zorgen er over het algemeen snel voor dat een auto in een rijdende roestbak verandert als u niet goed oplet. Maar toch zijn er diverse 4×4-rijders op het eiland, die een ontheffing aanvragen om op het strand te mogen rijden.

De ontheffing

De eilanden maken al langere tijd gebruik van een ontheffing. Op Vlieland en Schiermonnikoog voor auto’s die toch op het eiland moeten zijn. Bijvoorbeeld mensen met een handicap die zonder een auto geen mogelijkheid hebben om zich te verplaatsen. Of bedrijven. En op Terschelling, voor het ‘Strandrijden’. Het probleem was echter dat de behandeling van een aanvraag voor een ontheffing meerdere dagen in beslag nam en dat met de papieren ontheffing vrij eenvoudig kon worden gefraudeerd. Men zocht daarom naar een snellere oplossing die ook minder fraudegevoelig was.

Tijdens een overleg waarbij ook een van de Telengy-adviseurs aanwezig was, kwam het idee naar voren om eens te kijken naar de mogelijkheden die de technologie van dat moment had om dit probleem op te lossen. Dat kwam goed uit: meedenken over oplossingen is een waarde die alle Telengy-adviseurs belangrijk vinden in hun werk.

QR-code

Na wat zoekwerk kwam de QR-code als een mogelijke kandidaat naar voren. Met behulp van een softwarebouwer is toen op experimentele basis een product gemaakt dat de controle op ontheffingen ‘fraudeproof’ maakte. Bovendien werd het mogelijk om de aanvraag en verkrijging van een ontheffing terug te brengen tot minder dan een werkdag.

Inmiddels gebruiken de eilanden nu een jaar of acht een systeem op basis van een QR-code (verbonden met een beveiligde intranetsite), waarmee zowel de politie als boswachters van Staatsbosbeheer kunnen controleren of iemand een geldige vergunning heeft. Eerst op basis van het experimentele systeem – dat nog zo’n zeven jaar heeft gefunctioneerd – en sinds enige tijd op basis van het zaaksysteem dat de eilanden gebruiken.

De QR-code wordt tegenwoordig steeds meer gebruikt. En toch is de Japanse uitvinding al meer dan 25 jaar oud. Soms biedt het combineren van bestaande technieken oplossingen voor problemen waar al jaren tegenaan wordt gehikt. Het ontheffingensysteem van de eilanden is daar een mooi voorbeeld van.

Een paar ideeën

Het zaaksysteem waar de eilanden gebruik van maken, bevat nu standaard de QR-code. Dit betekent dat andere gemeenten die van hetzelfde zaaksysteem gebruikmaken ook met de QR-code aan de slag kunnen!

Maak het uzelf makkelijk: wat zou u zeggen van trouwstoeten die de ‘afgesloten’ binnenstad in moeten en die maar een beperkte lengte mogen hebben in verband met ruimte bij het gemeentehuis? Leg een sticker achter de voorruit, en het zaaksysteem laat zien of alles klopt. Of wat dacht u van bouwafvalcontainers die maar een beperkte tijd op straat mogen blijven staan? Neem een sticker met een QR-code erop, en BOA’s kunnen in het zaaksysteem checken wie de container heeft aangevraagd en wanneer hij weer weg moet zijn.

Meedenken

Telengy houdt zich al vele jaren bezig met het ondersteunen van lagere overheden op het gebied van de elektronische dienstverlening en met de inrichting en het gebruik van de digitale informatievoorziening. Daarbij denken en werken diverse adviseurs regelmatig mee met projecten die moeten leiden tot een verdere doorontwikkeling van de digitalisering van de overheid. Of het nu om EGEM ging in het vorige decennium of Common Ground nu: Telengy probeert er altijd vroeg bij te zijn.

Heeft deze blog u aan een eigen idee geholpen? Wellicht iets heel anders dan de QR-code, maar mogelijk wel een oplossing voor uw probleem. Ik denk graag mee over het concretiseren ervan. Stuur mij gerust een bericht via e.leroi@telengy.nl of bel 06 22 77 63 63.

De bevolkingssamenstelling in Nederland verandert voortdurend. Vergrijzing, immigratie, leegloop van het platteland en verdergaande verstedelijking. Deze ontwikkelingen en onder andere het oprukken van onderverhuur, Airbnb’s en de illegale hennepteelt, vraagt van gemeenten en woningcorporaties om hun beleid continu en proactief aan te passen.  

Vooral de laatstgenoemde punten vragen veel aandacht. We willen in Nederland onze wijken en buurten niet laten verpauperen. We willen niet dat onze sociale huurwoningen gebruikt worden voor andere doelen dan waarvoor ze bestemd zijn. Juiste en actuele informatie over wie achter welke deur woont, is dan ook van essentieel belang. Woonfraude is namelijk aan de orde van de dag. 

We weten toch al waar mensen wonen?

Je zou als buitenstaander zeggen: “We weten toch waar mensen wonen? De woningcorporaties hebben hun huurdersadministratie. Gemeenten de Basisregistratie Personen en de Basisregistratie Adressen en Gebouwen. Lijkt simpel.“

Maar zo simpel is het dus niet. De registraties zijn niet op een effectieve manier aan elkaar gekoppeld. Gemeenten en woningcorporaties weten niet met zekerheid wie achter welke deur woont. En daar willen zij toch meer grip op krijgen. Wie wonen er bijvoorbeeld naast de hoofdhuurder in deze woning? Is er een medehuurder? Wordt er onderverhuurd? Of hoeveel kinderen onder de 18 jaar wonen er? Steeds vaker is dat niet met zekerheid te zeggen. 

Hoe gaan we dat aanpakken? 

Om wel te weten wie achter welke deur woont en om daarmee woon– en toeslagfraude te bestrijden, moeten we de kwaliteit van de informatievoorziening van gemeenten en woningcorporaties naar een hoger niveau tillen. Gemeenten, maar ook woningcorporaties, bezitten veel data die – als deze worden gekoppeld – een beter antwoord geeft op de vraag wie waar woont. Woon– en toeslagfraude kunnen daarmee worden bestreden. Daarnaast kan ook beter worden geanticipeerd op veranderingen in de bevolkingssamenstelling of op sociale problematiek.  

Mag dat koppelen eigenlijk wel?

Het antwoord is ja. Er is al vanaf begin 2016 een circulaire beschikbaar, waarin de toenmalige minister Plasterk aan gemeenten vraagt om gegevens uit de BRP te gaan verstrekken aan woningcorporaties. Beiden hebben op lokaal niveau een gewichtig maatschappelijk belang bij de evenwichtige en rechtvaardige woonruimteverdeling. Op basis van artikel 3.9 van de Wet BRP bestaat voor gemeenten de mogelijkheid om in de eigen verordening zogenaamde vrije derden aan te wijzen aan wie gegevens uit de BRP rechtstreeks kunnen worden verstrekt. Deze bevoegdheid is wel aan wettelijke voorwaarden gebonden. Zo kan verstrekking alleen plaatsvinden voor zover het derden betreft die werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente uitvoeren.
Woningcorporaties die aantoonbaar met gemeenten samenwerken om een bijdrage te leveren aan de uitvoering van het huisvestigingsbeleid in die gemeenten, vallen onder deze omschrijving. Denk hierbij aan een evenwichtige en rechtvaardige verdeling van de sociale woonruimte en aan de samenwerking bij het tegengaan van woonfraude.   

De kern van de circulaire van Plasterk is dus dat er door gemeenten gegevens aan woningcorporaties kunnen worden verstrekt. Er wordt echter niets gezegd over de vorm. Moet de uitwisseling dan nog op papier plaatsvinden? Kan het digitaal? Welke gegevens mag je wel en welke mag je niet gebruiken? En wat zegt de Wet BRP erover, of de AVG? Dat zijn vragen die iedereen zichzelf direct stelt. Binnen het kader van de wet- en regelgeving is echter meer mogelijk dan je tevoren misschien zou denken.  

Van buitenaf bekeken

Gemeenten en woningcorporaties blijken, zeker op het gebied van informatievoorziening, veel op elkaar te lijken. Ze werken beide met persoonsgegevens, zijn beide betrokken bij huisvestingsproblematiek, hebben beide te maken met inwoners en sociale problematiek, moeten fraude bestrijden en gebruiken vergelijkbare procesinformatiesystemen. Daarnaast conformeren beide zich steeds meer aan landelijke (uitwisselings)standaarden, gebaseerd op de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA). Gemeenten gebruiken GEMMA (de Gemeentelijke Model Architectuur) en woningcorporaties CORA (de Corporatie Referentie Architectuur) en de daaraan gelieerde technische vertaalslag VERA (de Volkshuisvesting Referentie Architectuur). Dit heeft tot gevolg dat als beide partijen zich consequent aan deze standaarden houden (en dat doen de meeste), dat het technisch uitwisselen van gegevens geen probleem is. Uiteraard moet de programmatuur aan de achterkant van beide organisaties de gegevens wel kunnen opslaan en verwerken. 

In de praktijk

Een directe koppeling tussen het BRP-systeem en het systeem van een woningcorporatie op basis van de landelijke standaardarchitectuur NORA en haar afgeleiden was er tot voor kort niet. Inmiddels is deze koppeling er wel. De woningcorporatie Stadlander is door gemeente Tholen aangewezen als vrije derde en daarmee afnemer van de BRP. De gegevensset die Stadlander krijgt, is geheel afgestemd op de woningen die zij verhuurt. Met andere woorden: bij gemeente Tholen zijn alle BAG-adressen bekend die zijn gekoppeld aan de verblijfseenheden (woningen) van Stadlander. Alleen als zich op die adressen mutaties voordoen, dan krijgt Stadlander deze aangeleverd. Omgekeerd levert Stadlander met toestemming van de bewoner mutaties aan aan de gemeente.  

De mutaties die gemeente Tholen aan Stadlander levert, worden in een separate database opgeslagen, en alleen de fraudespecialisten van Stadlander hebben daar toegang toe. Als zij constateren of vermoeden dat er bijzondere afwijkingen zijn ten opzichte van de eigen administratie wordt een onderzoek gestart. Zij kunnen uiteraard ook zien of er ‘gewone’ fouten in de huuradministratie zitten, maar daarvoor is de uitwisseling niet bedoeld. Het hoofddoel is fraudebestrijding. 

Wat moet er gebeuren om e.e.a. ook bij andere gemeenten en woningcorporaties te realiseren?

Zowel gemeenten als woningcorporaties hebben een belang bij fraudebestrijding. Bij grote gemeenten zal een woningcorporatie zich meestal op deze ene gemeente richten. Bij kleinere gemeenten zie je dat een woningcorporatie woningen heeft in meerdere gemeenten.  

Telengy heeft een plan van aanpak beschikbaar voor het koppelen van de gegevens. De start ligt bij het bijeenbrengen van de belanghebbenden uit beide organisaties om voorlichting te geven over het hoe en waarom. Als de volgende stap wordt gezet door een woningcorporatie en/of gemeente, dan wordt een projectorganisatie ingericht, die zich onder andere gaat bezighouden met de volgende zaken: 

• de behoefte-inventarisatie (welke gegevens zijn gewenst) op basis van user stories; 
• het vaststellen van de gegevenssets die beide partijen met elkaar willen gaan uitwisselen; 
• de technische mogelijkheden van alle leveranciers (zowel leverend als afnemend); 
• de informatiebeveiliging met de daarbij behorende processen en certificaten (zoals processen AVG-proof maken/TPM-verklaringen van leveranciers); 
• de goedkeuring van de Functionaris Gegevensbescherming en de betrokken CISO’s; 
• het inrichten, vaststellen en laten ondertekenen van convenant en de verwerkersovereenkomsten; 
• het voorbereiden van technische realisatie en uitrol (begeleiden van testen en in productie gaan). 
  

Dit hele traject is doorspekt met voorlichting en communicatie. Uiteindelijk moeten alle betrokkenen de voordelen van de uitwisseling gaan gebruiken om efficiënter en effectiever te kunnen werken. 

Rol van Telengy

Telengy begeleidt het gehele proces. Van de start met voorlichting aan de woningcorporatie en aan de gemeente tot en met het begeleiden van de technische realisatie en uitrol. Er wordt met een plan van aanpak en een projectorganisatie gewerkt, waarin zowel de woningcorporatie als de gemeente een duidelijke rol vervullen. Het project is kopieerbaar. Dat wil zeggen dat er in eerste instantie een één-op-één traject wordt doorlopen tussen één woningcorporatie en één gemeente. Mocht de woningcorporatie vervolgens andere gemeenten in haar regio willen aansluiten dan worden dit ook één-op-één trajecten, die meer efficiënt uitgevoerd kunnen worden. Uiteraard kan ook een gemeente met meerdere woningcorporaties voor hetzelfde traject kiezen. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Eric Leroi, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06  22 77 63 63 of  via e-mail: e.leroi@telengy.nl.