Het belang van goede archivering wordt vaak onderschat, maar voor gemeenten vormt dit een essentieel onderdeel van hun functioneren. De Nederlandse Archiefwet legt verplichtingen op rondom het beheren en overdragen van overheidsinformatie, maar wat betekent dit concreet voor gemeenten? In dit artikel verkennen we praktische stappen voor de overdracht van archieven naar een e-depot en hoe bewustwording binnen de organisatie kan bijdragen aan een soepel proces.

Wat zegt de Archiefwet over overdracht?

De Archiefwet 1995 bepaalt dat archiefstukken van blijvende waarde na 20 jaar moeten worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats, zoals een e-depot, gemeentearchief of regionaal archief. Het doel hiervan is om historisch relevante documenten veilig te stellen en toegankelijk te maken voor toekomstige generaties. Met de groei van digitale informatie wordt het e-depot steeds belangrijker als bestemming voor de overdracht.

Overigens heeft de Tweede Kamer medio februari 2025 de nieuwe Archiefwet aangenomen. Na behandeling in de Eerste Kamer wordt gestreefd naar inwerkingtreding per 1 juli 2026. In de nieuwe Archiefwet hebben overheden nog maar 10 in plaats van 20 jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief.

Praktische stappen voor een succesvolle overdracht naar een e-depot

Om de overdracht van digitale archieven naar een e-depot soepel te laten verlopen, zijn de volgende stappen aan te bevelen:

1. Bepaal je scope en ambitieniveau
   Is er een archief dat overgedragen moet worden? Door bijvoorbeeld de uitfasering van een legacy systeem. Zijn er archieven die overgedragen gaan worden maar minder urgentie hebben? Bepaal wat je meeneemt in de aanstaande archiefoverdracht.
2. Controleer de huidige situatie
   Hoe zijn de over te brengen archieven opgeslagen? Is het goed gestructureerd? Is er voldoende metadata, is het simpel te exporteren, met wat voor bestandsformats heb je te maken?
3. Maak afspraken met de archiefbewaarplaats
   Plan een overleg waarin je de huidige situatie en ambitie presenteert aan je regionale archief. Neem ze mee in de systemen waar de archieven in staan en laat de exportmogelijkheden zien. Zij kunnen ook aangeven hoe archieven aangeleverd dienen te worden en welke stappen er nog nodig zijn tussen de eerste export en de aanlevering.
4. Communiceer regelmatig over de voortgang
   Wanneer je aan de slag gaat met de archiefoverdracht is het verstandig om regelmatig te communiceren met de archiefbewaarplaats om te controleren of het goed gaat. Het zou zonde zijn om alle archieven op een bepaalde manier te structuren om vervolgens grote aanpassingen door te moeten voeren.
5. Gebruik Excel formules
   Geëxporteerde metadata zal regelmatig bewerkt moeten worden in het format van de archiefbewaarplaats. Gezien de grootte van archieven is dit niet handmatig te doen. Gebruik hiervoor Excel formules.
6. Geen held in Excel? Gebruik AI-ondersteuning
   Door zo concreet mogelijk je vraag te stellen komt een AI-tool zoals ChatGPT regelmatig met kant en klare formules met uitleg over elk onderdeel van de formule. Stel dat je wil nakijken of alle adressen een correct huisnummer hebben, dan kun je eerst kijken of er adressen zijn met huisnummer 0.
   
7. Creëer bewustwording binnen de organisatie
   Organiseer trainingen en workshops om medewerkers te informeren over het belang van digitale archivering. Hierdoor begrijpen mensen beter waarom bepaalde metadata als zaaktypes en documententypes van belang zijn.

Conclusie

De overdracht van digitale archieven naar een e-depot is een cruciale stap in het duurzaam beheer van overheidsinformatie. Door tijdig te beginnen, regelmatig overleg en medewerkers bewust te maken van het belang van digitale duurzaamheid, kunnen gemeenten dit proces soepel laten verlopen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jelle de Graaf via de contactpagina.

Hoi, mijn naam is Jelle de Graaf en per 1 januari ben ik gestart als adviseur bij Telengy!
De afgelopen jaren heb ik ontdekt hoe interessant en veelzijdig de wereld van informatiemanagement en de overheid is. Mijn eerste kennismaking met dit domein was via mijn opdracht bij de ABG-organisatie, waar ik aan verschillende uitdagende projecten heb mogen werken. Zo heb ik me beziggehouden met de implementatie van een nieuw zaaksysteem, de voorbereiding op de Wet open overheid, de implementatie van Microsoft 365 en het overbrengen van archiefstukken. Deze opdrachten gaven me niet alleen inzicht in de technische en vakinhoudelijke aspecten van informatiemanagement, maar lieten me ook zien hoe belangrijk het is om mensen mee te nemen in veranderingen.

Het is me opgevallen dat er soms wordt gedacht dat gemeenten ‘niet willen veranderen’. Ik geloof daarentegen dat met de juiste aanpak verandering wél mogelijk is. Door goed te luisteren, de juiste vragen te stellen en de zorgen van mensen serieus te nemen, kun je vertrouwen en draagvlak creëren. Met mijn empathische stijl en focus op samenwerking neem ik mensen mee in veranderingstrajecten en zorg ik ervoor dat die veranderingen daadwerkelijk worden gedragen.

Bij Telengy kijk ik ernaar uit om mijn ervaring verder uit te breiden en mijn expertise op het gebied van informatiemanagement te verdiepen. Ik hoop me de komende jaren verder te ontwikkelen in projectleiding en advieswerk, zodat ik een waardevolle bijdrage kan leveren aan gemeenten en andere overheidsorganisaties.