De inwerkingtreding van de Omgevingswet zal grote gevolgen hebben voor het applicatielandschap van gemeentes. Het VTH-pakket moet in veel gevallen worden veranderd om aanvragen vanuit het DSO te kunnen ontvangen. Het systeem voor de bestemmingsplannen maakt plaats voor een nieuw systeem dat omgevingsplannen kan maken op basis van de STOP-TPOD standaard.

Daar komt nog bij dat er een nieuwe taak bij gemeentes is beland; het maken van toepasbare regels. Ook hier is een applicatie nodig die dergelijke vragenbomen kan opstellen en uploaden naar het DSO. Deze drie applicaties vullen elkaar aan en komen samen in het DSO. Kortom; het applicatielandschap wordt door deze interactie en afhankelijkheid complexer dan het momenteel is.

DSO-beheer: regie en samenhang nodig

Die complexiteit leidt tot een behoefte aan kennis om niet alleen het scala aan applicaties te beheren, maar ook om de verschillende onderdelen van de Omgevingswet samen te brengen. Er is regie nodig over het DSO en de functionele samenhang tussen applicaties. Hiervoor is een nieuwe vorm van beheer nodig. Vakinhoudelijke kennis alleen is namelijk niet voldoende; hetzelfde geldt voor technische kennis. De missing link is de schakel daartussen: de DSO-beheerder. Hij of zij snapt de problematiek van de gebruikers inhoudelijk en is in staat zijn dit te communiceren naar de leverancier.

Mensen in deze rol zijn dus bedreven functioneel applicatiebeheerders voor VTH, plansoftware en toepasbare regels. Daarnaast weten ze voldoende van de Omgevingswet in de breedste zin van het woord. Het voordeel voor de organisatie is dat er iemand is die de ontwikkelingen van het DSO nauwlettend volgt, de gebruikers hierover informeert en dit kan vertalen in processen en verschillende systemen. Dit is een belangrijke taak, omdat er momenteel veel veranderingen plaatsvinden in het DSO. Vermoedelijk zal dit niet alleen in het beginstadium van de inwerkingtreding van de Omgevingswet zo blijven.

Ketentesten bieden inzicht

Een situatie waar de rol van DSO-beheerder goed naar voren komt, is het uitvoeren van een ketentest. De Omgevingswet is een groot project met consequenties voor verschillende onderdelen. Ik heb gemerkt dat organisaties het lastig vinden om te onderbouwen of ze klaar zijn voor de inwerkingtreding van de wet of niet. De argumentatie is vaak vaag en abstract.

Een concrete, duidelijke manier om het te meten is de ketentest. Er worden over het algemeen twee soorten ketentesten onderscheiden: technisch en functioneel. In de eerste variant kijkt men of de flow van de DSO-keten werkt. Interacteren de plansoftware, de toepasbare regelsoftware en de VTH-software zoals het hoort? Daarnaast kan je de samenwerking met ketenpartners testen.

In de tweede variant, de functionele test, wordt inhoudelijk gekeken of de keten werkt aan de hand van een casus of het doorlopen van processtappen. Hiervoor zou je enkele toepasbare regels kunnen opstellen die moeten aansluiten bij de (toekomstige) realiteit. Ook kan er een klein omgevingsplan worden opgesteld. Ten slotte doorloop je het aanvraagproces en kijk je of de onderdelen op zichzelf staand kloppend zijn en beoordeel je of de samenhang correct is.

Ook kan je met een functionele test de samenwerking met ketenpartners testen. Hiervoor kan je een casus opstellen waar de gemeente advies vraagt aan bijvoorbeeld een Omgevingsdienst. Het advies is om een zo realistisch mogelijke casus op te stellen, zodat er gedegen getest wordt. Ik raad aan een casus uit het verleden te pakken. Dit scheelt werk en is meteen een realistische casus.

Mijn eigen ervaringen

Zelf heb ik de gemeente Drimmelen en Utrechtse Heuvelrug als DSO-beheerder mogen ondersteunen met de ketentest. Deze testen waren allebei technisch van aard en we hebben geconstateerd dat veel al werkt. Toch waren er ook enkele stappen die niet werkten, doordat de techniek nog niet zo ver was of omdat er onduidelijkheid was. Vooral de exacte samenhang tussen de plansoftware en de toepasbare regels is vaak lastig exact uit te leggen.

Daar ligt een rol voor de DSO-beheerder. Uit alles wat niet werkt, zou een actie voort moeten komen. Hoe kan het dat dit nog niet werkt? Is het gebrek aan kennis? Is het de techniek? In dat geval; ligt het aan het DSO of aan de leverancier? Het is de taak van de DSO-beheerder om opvolging aan de openstaande punten te geven. Hij of zij kan onderzoeken hoe de vork in de steel zit of kan meldingen doen bij de juiste leverancier.

Deze testen waren, naast het feit dat ze interessant waren, heel belangrijk. Door simpelweg te doen, kom je erachter wat technisch werkend is en wat niet. Nog belangrijker; je komt erachter wat je niet weet en leert de juiste vragen te stellen. Ik raad overheidsinstanties dan ook van harte aan om een dergelijke test te organiseren. Begin met een technische test en denk daarna na over hoe de functionele test eruit zou moeten komen te zien.

In november 2020 ben ik gestart aan een opdracht voor het inrichten van VTH-applicatie Squit 20/20 in gemeente Geertruidenberg. De organisatie had zichzelf voorgenomen live te gaan per 1 december. De inrichting was grotendeels klaar, alleen de sjablonen moesten nog worden ingericht. De opdracht was duidelijk: zorg ervoor dat alle sjablonen klaar zijn voor livegang. Ik was ingeschakeld vanwege tijdsdruk en het brengen van extra expertise. Deze opdracht heb ik in samenwerking met de applicatiebeheerder uitgevoerd.

Een grote potentiële valkuil in projecten zoals deze is dat het snel chaotisch dreigt te worden, aangezien het om allerlei verschillende sjablonen gaat. Sommige zijn uniek, andere komen vaker voor. Het ene sjabloon wordt alleen door de ene afdeling gebruikt, de andere door meerdere afdelingen.

Orde creëren

Om deze reden is onze eerste stap geweest het scheppen van orde. Zo hebben we voorkomen dat we overweldigd waren door het aantal sjablonen. Hiervoor heeft een grote inventarisatie plaatsgevonden. In een Excel-bestand is per zaaktype geselecteerd welke sjablonen er moeten worden geleverd en welke afdelingen hier gebruik van maken.

Livegang uitgesteld

In de eerste meeting met de applicatiebeheerder gaf ik al aan dat de deadline te strak was en adviseerde ik om de livegang te verplaatsen. Het was niet dat wij niet in staat waren om op tijd alle sjablonen in te voeren. Het probleem was dat vele van deze nog niet aangeleverd waren, omdat deze nog niet waren opgesteld. Deze moesten nog vervolgens door de juridische afdeling worden gecheckt en dat zou te veel tijd kosten. De key-users zagen gelijk na de inventarisatie ook in dat de deadline te dichtbij was en deze is een maand opgeschoven.

Key-users cruciaal

Nu was het belangrijkste dat er zo min mogelijk tijd werd verspild. Hiervoor was het van belang dat we niet alleen elkaar, maar ook de key-users snel konden vinden. Dit is georganiseerd door in sessies van vier uur tegelijkertijd met de applicatiebeheerder te gaan bouwen. De key-users kwamen regelmatig in deze sessies om mee te denken en vragen te beantwoorden. Zo bleven er geen vragen hangen en kon er worden doorgebouwd.

Succesvolle oplevering

In totaal heb ik me twee maanden ingezet voor gemeente Geertruidenberg en zijn alle sjablonen die aangeleverd zijn door de key-users op goede wijze in het systeem gezet. Ik kijk zelf terug op een succesvolle opdracht waarbij ik het erg naar mijn zin heb gehad. Ondanks dat het een grote lijst sjablonen was, hebben we ons daardoor nooit laten ontmoedigen, maar gewoon de schouders eronder gezet en de koe bij de hoorns gevat. Dit sluit mooi aan bij het Telengy credo: gewoon doen!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jorn Berentsen, adviseur bij Telengy, via e-mail: j.berentsen@telengy.nl of 06 21 95 84 22.

Mijn naam is Jorn Berentsen, en ik werk sinds kort als functioneel applicatiebeheerder bij Telengy. Door mijn politicologische achtergrond heb ik affiniteit met de publieke sector gekregen. Het leuke aan werken voor de overheid vind ik dat je bijdraagt aan ontwikkelingen die in het algemeen belang zijn. Uiteindelijk help ik er Nederland verder mee.

Momenteel zijn er in mijn optiek met name twee uitdagingen in de publieke sector die kansen bieden voor mij en andere Young Professionals. De eerste is dat de publieke sector weerstand zal moeten bieden aan de toenemende vergrijzing op de werkvloer. De gemiddelde leeftijd is vrij hoog. Door dit soms zo genoemde “grijze plafond” is het voor jongeren soms lastiger om in de overheid aan de slag te gaan. Gelukkig zie ik ook organisaties die juíst de jonge ambitie omarmen.

Er is veel ervaring aanwezig binnen overheden. Om echter flexibel te blijven is er ruimte benodigd voor jonge mensen met nieuwe ideeën voor verandering. Zeker door ervaring te koppelen aan nieuwe drijfveren, kunnen prachtige resultaten worden behaald. De ervaren experts die ‘weten hoe de hazen lopen’ binnen de publieke sector kunnen voor mij als Young Professional van onschatbare waarde zijn. Ervaren collega’s dienen als gids, om het pad vrij te kunnen maken om nieuwe initiatieven in te brengen.

De tweede uitdaging die ik zie voor de publieke sector is de Omgevingswet. De intreding van deze wet gaat de bestaande regelgeving aantasten. De benodigde kennis bij gemeenten en andere overheden om zich adequaat te prepareren kan ontbreken. Starters die deze kennis bezitten, kunnen dit meenemen naar de gemeente. In andere woorden, de nieuwe wet biedt een mooie kans voor Young Professionals om zich te onderscheiden in een overheidsorganisatie, zonder dat jaren ervaring vereist zijn.

Ik kijk ernaar uit om deze zojuist benoemde uitdagingen en kansen te benutten als functioneel applicatiebeheerder bij Telengy. Deze rol gaat verder dan slechts het inrichten van applicaties. Het is ook het helpen van mensen die minder digitaal zijn en het zijn van een schakel tussen hen en de bouwers van desbetreffende applicaties. Dit communicatieve aspect geeft aan iets IT-gerichts een hele menselijke tint. Dat maakt de functie ook zo leuk.

De komende tijd sta ik open voor het vergaren van kennis en van een zo groot mogelijke diversiteit aan onderwerpen binnen de overheid. Toch moet ik kleur bekennen, want ik heb in het bijzonder affiniteit met de Omgevingswet en bijbehorende applicaties. Ik wil er alles over weten en zou het interessant vinden om overheden te ondersteunen in het proces om zich klaar te maken voor de intreding van de wet op 1 januari 2021.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jorn Berentsen, trainee bij Telengy, via e-mail: j.berentsen@telengy.nl.