DIV: Documentaire Informatievoorziening. Of is het tegenwoordig: Digitale informatievoorziening. Of noemen we het dan DigiDIV? Eén ding is zeker: er is niets meer zeker in de wereld van DIV.

Transformatie van archiveren naar registreren

De afdeling DIV staat van oudsher bekend als de afdeling waar alle afgehandelde dossiers die de gemeente heeft terecht komen en worden gecontroleerd, opgeschoond en gearchiveerd. Maar sinds een aantal jaar is dit aan het veranderen.

Met de ontwikkelingen binnen de overheid op het gebied van digitalisering, automatisering en zaakgericht werken, transformeert documentaire informatievoorziening ook naar een nieuw tijdperk. Waar eerst nog fysieke dossiers werden gearchiveerd, worden nu digitale dossiers geregistreerd; waar documentaire informatievoorziening eerst achter aan het proces stond, staan ze nu vooraan bij de inrichting van de zaakdossiers. Eerst zat de DIV-afdeling alleen achter het bureau of de computer zat, nu lopen ze door de organisatie om te adviseren. En waar eerst DIV verantwoordelijk was voor de compleetheid van een zaak, is dat nu de vakambtenaar.

Het blauw van documentaire informatievoorziening

De wereld staat op zijn kop. Het werk van DIV verandert van uitvoerend naar adviserend en dit vraagt om nieuwe functies en competenties. In een DIV-wereld met voornamelijk ‘blauwe’ mensen die al tientallen jaren hetzelfde werk doen, zorgt dat voor veel uitdagingen. Om deze uitdagingen in goede banen te leiden, ben ik in september 2016 ingehuurd als coördinator van DIV bij de Werkorganisatie CGM (gemeenten Cuijk, Grave, Mill en Sint Hubert). Mijn taak was vooral om draagvlak te creëren binnen DIV voor hun veranderende rol. Maar hoe verander je een vastgeroeste cultuur?

Traject naar ‘Nieuwe rollen binnen digitale informatievoorziening (DIV)’

In januari 2017 is een verandertraject gestart met team DIV. In maandelijkse groepsbijeenkomsten maakten we de veranderingen bespreekbaar. Daarnaast onderzochten we wat deze veranderingen betekenden voor de huidige en nieuwe functie-indeling. Ook bespraken we in individuele gesprekken de ontwikkelingen op persoonlijk niveau. En onderzochten we wie welke competenties nog verder kan ontwikkelen. Het uitgangspunt van het traject was om met het huidige DIV-team verder te gaan naar de nieuwe functies. Tijdens dit traject zal nog moeten blijken of dit ook daadwerkelijk mogelijk is (wil en/of kan iedereen wel mee).

Documentaire informatievoorziening en de medewerker

Op dit moment zit CGM nog midden in het traject, maar er is al veel los gekomen bij de DIV-medewerkers. Een complete cultuur- en functieverandering is spannend. De medewerkers moeten de contole uit handen geven en zich nieuwe vaardigheden eigen maken, terwijl ze al (meer dan) 30 jaar hun werk goed doen. Dit leidt onder andere tot onbegrip (waarom is dit nodig?), frustraties (waarom begrijpen collega’s me niet?), onzekerheid (kan ik wel veranderen?) en persoonlijke dilemma’s (WIL ik wel veranderen?). Daar komt nog bij dat de rest van de organisatie zich natuurlijk ook andere (administratieve) taken eigen moet gaan maken, wat velen het gevoel geeft dat ze het werk van DIV overnemen: en wat doet DIV dan nog? Allerlei vragen waar de DIV-medewerkers mee om moeten gaan, maar waar ze zelf de antwoorden ook nog niet op weten.

Impact van de verandering

De verandering naar het digitale, zaakgerichte tijdperk is dan ook een behoorlijk opgave voor DIV. Maar ze horen het niet alleen te doen. In dit soort trajecten is het van cruciaal belang dat het management de trekker is van de kar: zij sturen hun medewerkers aan en zullen dus ook de boodschap moeten overbrengen dat de organisatie voor deze werkwijze heeft gekozen. Het goede voorbeeld geven staat daarbij voorop. De DIV-medewerkers zijn er vervolgens om hun collega’s te ondersteunen en te adviseren in het zaakgericht werken.

Documentaire informatievoorziening (DIV) in beeld

Om een duidelijk beeld te schetsen van de ontwikkelingen binnen DIV, heb ik samen met de DIV-medewerkers een filmpje gemaakt. Deze is intern gecommuniceerd om de rest van de organisatie op een leuke manier op de hoogte te stellen van de veranderingen binnen DIV. Daarnaast is het filmpje hieronder meegestuurd met de vacature die nu weer openstaat bij CGM voor coördinator DIV, aangezien ik vanaf oktober 2017 aan een nieuwe opdracht ben begonnen bij gemeente Helmond.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl.

In ieder nummer van M&C beschrijft een organisatieprofessional een casus uit de praktijk, onder redactie van Rob Wagenaar. In deze editie beschrijft Ad van Dijck de casus Digitalisering bij twee fusiegemeenten.

Ad verwijst in zijn casus naar ‘De Gijzeling’: een whitepaper over de gijzeling van Nederlandse gemeenten door softwareleveranciers.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.

Telengy staat bekend als een deskundig en betrokken partner voor de overheid. Steeds meer overheidsorganisaties (h)erkennen dit en maken gebruik van onze kennis en kunde. In ‘Ondertussen in…’ een selectie van nieuwe opdrachten in de afgelopen periode:

De nieuwe gemeente Beekdaelen

Op 1 januari 2019 ontstaat uit Nuth, Schinnen en Onderbanken de nieuwe gemeente Beekdaelen. Telengy is gevraagd om voor deze nieuwe gemeente een integrale visie informatisering en automatisering op te stellen. De komende maand zullen onze adviseurs hieraan bijdragen. Dit adviestraject wordt vanuit Telengy aangestuurd door Henk Albers en Ad van Dijck.

Gemeente Beuningen

Binnen de gemeente Beuningen heeft de afgelopen jaren een behoorlijke organisatieverandering ondervonden. Inmiddels staat de organisatie en is de tijd gekomen om op diverse onderdelen van de organisatie een doorontwikkeling in te zetten. Peter ter Telgte is gevraagd om de gemeente bij te staan bij de doorontwikkeling van het I-team. Hij wordt hierin bijgestaan door Wouter Le Febre.

Gemeente Heerlen

Ger Manders is aangesteld als manager Informatievoorziening bij de gemeente Heerlen. De komende maanden vervult hij deze functie en zal hij samen met zijn team werken aan een efficiënte informatieorganisatie.

Gemeente Utrechtse Heuvelrug

De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft Ron de Vet aangesteld als teamleider Informatie & Gegevensbeheer. De komende periode (6 tot 12 maanden) zal hij de gemeente samen met zijn team verder ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie over een van deze trajecten of over de inzet van onze adviseurs, kunt u contact opnemen met onze commercieel manager Marcel Lemmen via telefoonnummer: 06 50 43 15  77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

Kim Lenders

Per 1 mei 2017 ben ik werkzaam als adviseur bij Telengy. Ik ben altijd al geïnteresseerd geweest in hoe en waarom informatie wordt gedeeld in onze maatschappij en welke invloed dit heeft, dus een master Communicatie- en Informatiewetenschappen voelde als een logische keuze. Tijdens deze studie is mijn interesse gewekt voor vraagstukken met betrekking tot bedrijfscommunicatie en informatiestromen binnen organisaties in tijden van constante, doordravende digitale ontwikkelingen. Als vervolgstap heb ik daarom gekozen voor een traineeship Informatiemanagement. Tijdens dit traject heb ik ook de opleiding ‘Informatiemanagement voor de praktijk’ gevolgd, waar ik onder andere heb geleerd hoe complexe vraagstukken kunnen worden aangepakt met behulp van design thinking.

Door de werkervaring die ik tijdens mijn traineeship heb opgedaan, heb ik van dichtbij gezien hoe complex en dynamisch de wereld van informatiemanagement bij overheidsinstellingen is. De technologische ontwikkelingen vliegen ons om de oren en deze vragen veel van medewerkers: ze moeten zich nieuwe technologieën eigen maken, anders leren kijken naar hun manier van werken (burger centraal) en inzicht krijgen in totale werkprocessen waarbij ze afhankelijk zijn van collega’s en samenwerken centraal staat. Naast de investering in ICT mag de menselijke factor dus niet vergeten worden. De relatie tussen deze twee factoren is wat mij ontzettend intrigeert: hoe zorg je voor een goed systeem en een goede inrichting van werkprocessen die bij je organisatie past? En hoe zorg je er vervolgens voor dat dit systeem ook goed gebruikt wordt en voordelen biedt aan burgers en bedrijven?

Naar mijn idee is er nog heel veel mogelijk en staan we pas aan het startpunt van een nieuwe digitale overheid. We hebben geen gerichte handleiding die ons vertelt hoe we deze ontwikkelingen aan moeten pakken en dat maakt deze uitdaging voor mij zo interessant. Het fascineert mij om te zien hoe anders elke organisatie weer is, ondanks dat overheidsinstellingen veel hetzelfde werk verrichten.  Elke organisatie heeft haar eigen doelen, werkprocessen en medewerkers en daardoor andere interne en externe factoren die organisatieontwikkelingen beïnvloeden. Het is de kunst om deze factoren helder te krijgen en op de juiste manier aan te pakken. Een kunst waar ik me graag verder in verdiep.

Ik ben een realist, ik bekijk situaties met een kritische en onderzoekende blik en maak deze overzichtelijk. Dit samen met mijn frisse blik in een wereld die net voor mij open gaat, maakt mij geschikt om samen met organisaties de uitdaging aan te gaan!

Telengy ondersteunt mij hierbij door me de mogelijkheid te geven om me verder te ontwikkelen binnen het vakgebied door werkervaring op te doen, met ervaren adviseurs samen te werken en opleidingsmogelijkheden aan te bieden. Ik ben dan ook ontzettend enthousiast om hier aan de slag te gaan!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Kim Lenders, adviseur bij Telengy, via tel. nr.  06 12 74 69 45 of via e-mail: k.lenders@telengy.nl

Teuntje Brouns

Tijdens mijn studietijd ben ik in aanraking gekomen met verandertrajecten met het snijvlak ICT binnen de lokale overheid. Wat mij in deze trajecten sterk aantrok was het oog voor de gebruikersorganisatie bij de informatievoorziening. Daarnaast de aandacht voor de menselijke kant bij de implementatie van deze systemen. Je kan nog zulke dure software hebben aangeschaft maar sluit deze wel aan op het doel, de informatiebehoefte? Is de informatievoorziening zo ingericht, dat de medewerkers op de juiste manier worden geïnstrueerd en werkt het ook?

Ambitie in informatiemanagement

Na een aantal jaren ervaring te hebben opgedaan in diverse functies op het gebied van procesoptimalisaties en digitalisering in het publieke en sociaal domein, merkte ik dat mijn ambitie en kwaliteiten in het informatiemanagement liggen. Na een traineeship information management ben ik sinds 1 april actief bij Telengy. Door deelname aan de Telengy Academy en kennisdeling met collega-adviseurs zal ik mij voortdurend kunnen en blijven ontwikkelen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail: t.brouns@telengy.nl.

Telengy is per direct op zoek naar een Medewerker Marketing & Sales! Heb je interesse? Lees dan verder en neemt contact met ons op.

Telengy adviseert en ondersteunt organisaties bij de dagelijkse bedrijfsvoering en de dienstverlening maar zeker ook bij het verbeteren daarvan. Partners van Telengy zijn overheden, uitvoeringsorganisaties en zorginstellingen. We slaan graag met onze relaties de handen ineen en maken van ideeën plannen en van plannen realiteit. Telengy is gewoon dóen.

Wij zijn op zoek naar een

Medewerker Marketing & Sales

In deze functie geef je inhoud aan de volgende activiteiten:

Marketingcommunicatie

• Je geeft mede invulling aan het marketingplan en voert in samenwerking de marketingacties uit.
• Je bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen en actueel houden van ons intranet, internet en de beschikbare social media.
• Je schrijft wervende teksten en/of ondersteunt onze adviseurs daarbij.
• Je beheert ons productportfolio.
• Je beheert ons relatiebestand.
• Je bewaakt onze huisstijl.

Sales

• Je beheert de commerciële ‘trechter’ samen met de commercieel manager.
• Je geeft mede uitvoering aan alle mogelijke vormen van acquisitie.
• Je bereidt offertes voor en werkt deze verder uit samen met de commercieel manager.
• Je geeft opvolging aan uitstaande offertes.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een HBO denk- en werkniveau, richting marketingcommunicatie en/of commerciële economie.
• Je hebt ongeveer drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je hebt affiniteit met de overheid, digitale dienstverlening, organisatieontwikkeling, informatietechnologie en het sociaal domein.
• Je hebt een excellente pen.
• Je hebt ervaring met het organiseren van evenementen en bijeenkomsten.
• Je bent een dienstverlener pur sang, proactief, assertief en creatief, zelfstandig, flexibel, accuraat en stressbestendig.

Interesse?

Heb je interesse in deze functie, dan kun je dat kenbaar maken door een korte motivatie en je CV te sturen aan Peter ter Telgte via een e-mail naar p.t.telgte@telengy.nl. Ook voor nadere toelichting kun je hem benaderen, via mail of telefonisch: 06 46 72 42 05.

redactie: dit artikel is geschreven door Philippe van Hartingsveldt

Nu de decentralisaties in het sociaal domein hebben plaatsgevonden, brengen gemeenten de basis van de bedrijfsvoering verder op orde. Waar onder tijdsdruk heel veel ad hoc geregeld moest worden om de transities in het sociaal domein (Awbz naar Wmo, Participatiewet, Jeugdwet) gedraaid te krijgen, is het nu tijd om goed te kijken naar de processen, governance en systemen.

Algemene beeld decentralisaties

Het algemene beeld over de decentralisaties is behoorlijk positief. Er lijkt zich een verschuiving van individuele naar algemene voorzieningen af te tekenen, maar goede cijfers daarover ontbreken nog. Het uitvoeren van de nieuwe taken verloopt over het algemeen zonder grote problemen. Het betrof een complexe operatie waarbij de continuïteit van de hulp niet in gevaar is gekomen. Wel is de samenwerking binnen de keten nog een punt van aandacht. De transformatie moet daarbij nog echt van de grond komen. Dit blijkt onder meer uit het overall rapportage sociaal domein 2015 van het Sociaal en Cultureel Planbureau, dat is gepubliceerd in mei 2016.

En bij de gemeente?

Een middelgrote gemeente (60.000 inwoners) vroeg Telengy-adviseur Philippe van Hartingsveldt in oktober vorig jaar om als projectleider te ondersteunen bij het op orde brengen van de bedrijfsvoering binnen het sociaal domein. Er was een lijst opgesteld vanuit een grote groep van betrokkenen met daarop alle verbeterpunten. Een enorme lijst met knelpunten: groot en klein en van ‘nice to have’ tot zeer urgent. De issues waren onder andere het ontbreken van een actueel klantbeeld, het onbetaald blijven van facturen, geen berichtenverkeer, geen borging van privacy, geen stuurinformatie, inefficiënte processen en onduidelijkheid over wie nu waarvoor verantwoordelijk is en welk mandaat daarbij hoort.

Wat hebben we gedaan?

Doordat de knelpunten zo met elkaar verweven waren, was het lastig om de situatie te doorgronden. Het was eerst zaak om te ordenen, af te bakenen en een goede prioritering te maken. We zijn daarom gestart met een sessie waarbij managers, coördinatoren en adviseurs van een afstand hebben gekeken naar de organisatie. We hebben dat gedaan aan de hand van de vier vensters op de organisatie, gebaseerd op SqEME-procesmanagement. Daarbij kijken we naar de kenmerken van de organisatie, de factoren die zorgen voor beweging in de organisatie, de vormgeving van de organisatie en hoe we de vinger aan de pols houden.

Vanuit die vier vensters hebben we op hoofdlijnen gekeken naar de visie, de structuur van de organisatie, de wijze waarop verantwoordelijkheid is belegd, berichtenuitwisseling, gegevensgebruik, wet- en regelgeving, systemen, competenties, procesinrichting en -monitoring. Dat gaf een scherp beeld van de huidige stand van zaken. Zoals een manager zei: ‘schokkend maar herkenbaar’. De gevoelde urgentie die daaruit sprak was de ‘drive’ om hier met elkaar mee aan de slag te gaan. Daarnaast was er de lijst met knelpunten. Die hebben we met alle betrokkenen geordend, geanalyseerd (hoe zijn deze ontstaan) en geprioriteerd.

Vervolg

De analyse heeft geleid tot een tweesporen-aanpak met het tegelijkertijd aanpakken van de acute uitdagingen en het verstevigen van het fundament. Het aanpakken van de acute uitdagingen betrof het op orde brengen van het klantbeeld en het berichtenverkeer, zorgen dat facturen tijdig betaald worden, het waarborgen van de privacy en zorgen voor management- en stuurinformatie. Het verstevigen van het fundament is gedaan op basis van de knelpuntenlijst. Daaruit bleek dat veel van de verbeterpunten te maken hebben met processen (verantwoordelijkheden, efficiency, samenwerking), sturing van de organisatie (proces- versus lijnverantwoordelijkheid, mandaat) en systemen (beschikbaarheid en functionaliteit, koppelingen, architectuur). De ontwikkelingen in samenhang zien er als volgt uit:

De prioriteiten 1 en 2 (facturatieproces en klantbeeld, privacy en stuurinformatie) worden direct projectmatig aangepakt. Het uitbouwen van het fundament via Processen, Governance en Systemen verloopt ook grotendeels langs die weg.

Waar staan we nu?

Vijf maanden later is er al veel bereikt. Het management heeft, geadviseerd door een team van kwaliteitsmedewerkers, beslissingen genomen die richting geven aan het oplossen van knelpunten en aan de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Op basis daarvan is het klantbeeld op orde gebracht door de aanschaf van een nieuw systeem, waarmee het berichtenverkeer voor Jeugd elektronisch wordt afgehandeld (voor Wmo was dit al het geval.) De informatie vanuit de systemen is gecheckt door de zorgaanbieders en de resultaten zijn vervolgens verwerkt. Met het op orde gebrachte berichtenverkeer blijft dit nu actueel. De achterstand in het facturatieproces is weggewerkt. Doordat de gegevens nu in orde zijn, worden zorgaanbieders tijdig en correct betaald. Op het vlak van privacy is geïnventariseerd welke acties moeten worden opgepakt. Het projectplan ligt klaar om opgepakt te worden. Wat betreft stuurinformatie is in beeld gebracht waaraan behoefte is.

Hoe verder?

Nu gaan we verder met de projecten en met de drie pijlers van het fundament: processen, governance en systemen. Er is een duidelijke richting bepaald hoe te komen tot procesverbetering. Met een brede delegatie van ketenbetrokkenen herontwerpen we het proces. De tussenresultaten stemmen we frequent af met het management. Ook met het college zal geregeld worden afgestemd. Spannend in dit project is wat dit uiteindelijk zal betekenen voor de structuur van de organisatie en voor de medewerkers. In dit project zullen we de transformatie-opgave heel concreet kunnen maken.

Daarnaast zijn we bezig om het preventieproces te ontwerpen. Sturing van de organisatie (governance) en systemen krijgen binnenkort aandacht.

Energie

Er is duidelijk een beweging ingezet waar de betrokkenen energie van krijgen. Waar de gemeente lang in de greep was van een kluwen van uitdagingen waarbij onduidelijk was waar te beginnen, is er nu een flow ontstaan om knelpunten weg te werken en het fundament te verstevigen. Mooi om te zien dat als er richting wordt geboden en beslissingen worden genomen de betrokken medewerkers in de organisatie enorm veel werk kunnen en willen verzetten en enthousiast zijn om resultaten te boeken. Dat dat zijn vruchten afwerpt, zien we nu elke dag!

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Philippe van Hartingsveldt via tel. nr. 06 10 40 51 36.

Telengy start een onderzoek naar de stand van zaken rond beveiligd mailen bij gemeenten, belastingsamenwerkingen en omgevingsdiensten. Aanleiding voor het onderzoek is de hogere urgentie bij overheden om beveiligde gegevensuitwisseling met derden te organiseren zoals met de ketenpartners in het sociaal domein. Tevens worden overheden steeds vaker geconfronteerd met onveilig mailverkeer al dan niet leidend tot een informatielek.

Urgentie meer en meer zichtbaar

De urgentie van beveiligd mailen is op meerdere fronten zichtbaar. Bijvoorbeeld na onderzoek van Binnenlands Bestuur maar ook de opstart van de ‘Veilige E-mail Coalitie’ en recentelijk het onderzoek van de Rekenkamer Arnhem.

Weerbarstige praktijk

In theorie is beveiliging van e-mailverkeer snel en simpel te implementeren maar de praktijk is weerbarstiger. Diverse factoren kunnen een afremmende rol spelen, zoals een andere keuze in prioriteiten tussen ketenpartners, onvoldoende urgentie en/of te weinig kennis van potentiële oplossingen. Met het onderzoek trachten we een beeld te schetsen van de huidige situatie en de gewenste situatie en mogelijke verbetervoorstellen.

Brede uitvraag

Het onderzoek richt zich op mailverkeer binnen diverse beleidsterreinen zoals het fysieke domein, sociaal domein, lokale belastingen en natuurlijk het brede terrein van bedrijfsvoering en informatievoorziening. We willen natuurlijk zoveel mogelijk respondenten betrekken in ons onderzoek. De enquête wordt binnenkort landelijk verspreid. Wij vragen u dan ook dit onderzoek onder de aandacht te brengen bij uw verantwoordelijke collega’s op de diverse beleidsterreinen.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Op maandag 30 januari is op kantoor van Telengy de workshop GIBIT: Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT georganiseerd. In totaal waren er 20 deelnemers aanwezig vanuit verschillende gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. De centrale vraag: Wat is de meerwaarde van GIBIT en hoe kan deze set van voorwaarden door gemeenten geborgd worden in de organisatie?

Kennismaking met GIBIT

Ron van Dijck, adviseur bij Telengy, verzorgde de opening van de workshop. Hij blikte kort terug op de succesvolle workshops leveranciersmanagement en de wens vanuit de deelnemers om hier een vervolg aan te geven met de GIBIT. Vervolgens namen Jeroen Schuuring en Peter Klaver van KING het stokje over voor hun eerste GIBIT-workshop in waarschijnlijk een lange reeks. Zij doken direct de inhoud in met een introductie en de achtergrond en structuur van de GIBIT: waarom en hoe is deze opgesteld? Een aantal deelnemers gaf hierbij aan dat zij al bekend waren met de GIBIT en dat zij deze voorwaarden al hadden doorgenomen. Eén deelnemer gaf te kennen dat de GIBIT-voorwaarden reeds zijn toegepast in één van de lopende aanbestedingstrajecten binnen de gemeente.

Vervolgens ging de groep plenair aan de slag met GIBIT en de wijze waarop deze in de organisatie geborgd kan worden. Aan de hand van 3 actuele aanbestedingen zijn specifieke inhoudelijke toelichtingen op GIBIT-voorwaarden bij de kop gepakt:

• Hoofstuk 2: Inhoudelijke toelichting algemeen
• Artikel 13: Aansprakelijkheid
• Artikel 17: Intellectueel eigendom
• Artikel 18: Toegang tot data

Met de GIBIT begint het pas!

De GIBIT is generiek, er wordt niet mee bepaald wát je inkoopt. Het intellectuele eigendom blijft altijd liggen bij de leverancier. Met de GIBIT ben je als gemeente niet klaar, het begint dan pas! Het is uiteindelijk een zwaarlijvig document geworden en veel artikelen zijn opgenomen om het ‘vangnet’ dat het GIBIT is, te versterken. Op een moment dat je als gemeente wat vergeet op te nemen in je programma van eisen, dan is daar GIBIT om je positie richting de leverancier een stuk sterker te maken. Het advies van KING: Blijf zelf nadenken over specifieke bepalingen die voor jouw situatie van toepassing zijn. Het verschil met de ARBIT is de volgorde van oplevering, oftewel de ‘lifecycle’. De GIBIT-modelovereenkomst kan beter worden geborgd doordat aan standaarden wordt voldaan.

Acties van morgen

Welke acties moet je morgen doen om ervoor te zorgen dat de GIBIT wordt geborgd in de organisatie op beleidsniveau, uitvoeringsniveau en wie betrekken? KING heeft daar zelf ook een beeld bij, maar is erg benieuwd naar de reacties en ervaringen van gemeenten. Vanuit de zaal kwam een aantal tips voor de praktijk: verwerk de GIBIT in de inkoopprogrammatuur, zorg dat je de inbedding op afdelingsniveau organiseert, of dat het wordt opgenomen in het inkoopbeleid door het gemeentebestuur. Daar sloot KING uiteraard bij aan: verweef de GIBIT in alle overeenkomsten en communiceer in de organisatie dat deze van toepassing is! Bij verlengingen of uitbreidingen ligt dan volgens de aanwezigen een uitdaging. Het zal slagen als alle gemeenten GIBIT omarmen.

Op het KING-congres in april wordt de contractgenerator voor GIBIT-overeenkomsten gelanceerd. Op die manier worden gemeenten geholpen om contracten te genereren. KING gaat verder aan de slag met meer kennissessies in het land. Handreikingen en FAQ’s zijn te vinden op de GIBIT-website van KING.

Meer weten?

Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl.

— Workshop GIBIT volgeboekt —

De workshop GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) van maandag 30 januari a.s. is inmiddels volgeboekt. Wilt u op de hoogte blijven van toekomstige workshops van Telengy? Abonneert u zich dan op onze nieuwsbrief Overheid in Beweging bovenaan deze pagina.

In november heeft Telengy een tweetal workshops georganiseerd met de titel: “Hoe voorkom ik onaangename verrassingen van mijn leverancier?”. Op basis van de ontvangen reacties is ons duidelijk geworden dat gemeenten een goede toepassing van dit onderwerp binnen de eigen organisatie van belang vinden. Daarbij heeft Telengy het signaal gekregen om aandacht te blijven geven aan de thema’s leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap. Een onderwerp waar KING/VNG al enige tijd mee bezig is, is de totstandkoming van Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Telengy organiseert, in samenwerking met KING, een nieuwe workshop voor gemeenten over GIBIT en leveringsvoorwaarden in het algemeen. De workshop is bedoeld voor gemeenten die zich nadrukkelijk bezig (gaan) houden met de voorwaarden.

De volgende onderwerpen komen onder andere aan bod:

• Achtergrond GIBIT – waarom en hoe opgesteld?
• Structuur van de overeenkomst
• Inhoudelijke toelichting
• Aan de slag met de GIBIT
• Borging binnen de organisatie

De workshop vindt plaats op maandag 30 januari 2017 in ons pand aan de Luchthavenweg 53 in Eindhoven. Ons inhoudelijke programma start om 13.30 uur en zal duren tot 17.00 uur. Voor vragen kunt u terecht bij Marcel Lemmen via telefoonnummer 06 50 43 15 77 of via e-mail: m.lemmen@telengy.nl. In de volgende nieuwsbrief Overheid in Beweging geven we een korte terugblik op de workshop.

Veel gemeenten zijn de in de afgelopen jaren samenwerkingsverbanden met elkaar aangegaan. Dit om de krachten te bundelen en met elkaar de talrijke marktontwikkelingen aan te kunnen, maar ook om door schaalgrootte kosten te besparen. Dit heeft geleid tot een scala aan regionale uitvoeringsorganisaties zoals intergemeentelijke belastingdiensten, RUD’s, veiligheidsregio’s, ISD’s en SSC’s (Shared Service Centra). Dat heeft aantoonbare voordelen gebracht. Maar aan de uitbesteding van deze taken zitten eveneens minder gewenste aspecten.

Verandering van dienstverlening bij uitbesteding

Gemeenten hebben jarenlang gewerkt aan een integrale dienstverlening in lijn met het Antwoord©-concept. Zaaksystemen zijn ingevoerd om werkprocessen integraal uit te voeren en regie te krijgen op de afhandeling van verzoeken van burgers en bedrijven. Ondertussen zijn hele onderdelen van die dienstverlening uitbesteed aan andere organisaties en worden de werkprocessen weer opgeknipt en over andere organisaties verdeeld. Kwaliteitsnormen in dienstverlening kunnen niet meer integraal gemanaged worden omdat iedere uitvoeringsorganisatie dat op haar eigen wijze doet en niet in maatwerkvarianten voor specifieke burgers en bedrijven in de betreffende gemeenten. Controle op de kwaliteit van de externe taakuitvoering wordt daarnaast bemoeilijkt, omdat de deskundigheid die daarvoor nodig is verdwenen is bij de gemeenten toen de vakspecialisten werden overgeheveld naar de uitvoeringsorganisaties.

Weg van ‘bedrijfsdoel naar ICT’ omgedraaid

Het verbinden van afdelingen met behulp van zaaksystemen is al een hele opgave, maar een geoliede samenwerking met ketenpartners en regionale uitvoeringsorganisaties is nog moeilijker. Iedere organisatie werkt met haar eigen zaaksysteem en er zijn niet altijd toereikende uitwisselstandaarden. Vaak vindt informatie-uitwisseling en dossieroverdracht plaats via e-mail, op een wijze die niet altijd voldoet aan de eisen op het terrein van informatieveiligheid en privacy. Met het ontstaan van de SSC’s zien we dat de vakkolom ‘informatiemanagement’ niet optimaal kan worden ingevuld. Dat komt omdat we zijn begonnen met het uitbesteden van de technische ICT-infrastructuur. Daar konden immers het snelst de ICT-kosten worden verkleind of in ieder geval de kostengroei worden tegengehouden. Er is echter het principe dat de ambities en strategische doelen van een gemeente bepalen welke informatiehuishouding, informatiebeleid en informatiearchitecturen het beste passen. Die informatiekolom op zijn beurt bepaalt weer welke ICT-oplossingen (applicaties) en infrastructuren daarbij het best passen.

Conflicterende doelstellingen

Een SSC probeert voor alle deelnemende gemeenten een uniforme ICT-infrastructuur en applicatie-laag op te zetten. Immers alleen daarmee kan zij de kosten voor de deelnemende gemeenten laag maken door de vermindering van de beheerlasten. Alleen hoeft die ICT-eindoplossing niet voor iedere deelnemende gemeente de oplossing te zijn die het best past bij de informatiedoelstellingen en strategische bedrijfsdoelen van de gemeente. In plaats van O (organisatie) naar I (informatiebeleid) naar A (automatisering ICT) te gaan, loopt nu de weg van A naar O, met potentiële weerstand tot gevolg, omdat gemeenten niet meer hun eigen koers kunnen uitzetten. Bij SSC’s die het taakgebied ‘informatiemanagement’ hebben overgenomen wordt het nog problematischer. De afstand met de organisatie en de bedrijfsdoelen is daarbij groter. De centrale informatiemanagers of I-adviseurs vormen geen continu onderdeel van de gemeentelijke organisatie en kunnen de wensen en behoeften ook moeilijker bepalen en vertalen naar ICT. We zien dat de centrale I-adviseur vaak denkt en handelt vanuit de uniformiteitsdoelen van het SSC zelf. Helaas zien we nog te weinig dat deelnemende organisaties in een samenwerking ook investeren in gezamenlijke en gedragen eenduidige organisatiedoelstellingen. Pas dan kunnen de afdelingen Organisatie, Informatiebeleid en Automatisering optimaal renderen in een samenwerking.

Deze nadelen mogen geen afbreuk doen aan de samenwerkingsinspanningen. Meer samenwerken blijft nodig in 2017. Alleen moeten we goed kijken naar de juiste samenwerkingsvormen en van iedere vorm ook de keerzijden onderkennen. Vervolgens moeten we daar een werkbare oplossing voor creëren, zodat ze later niet tot spanningen of ontevredenheid gaan leiden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ad van Dijck, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 53 75 90 01 of via e-mail: a.v.dijck@telengy.nl.