Op 1 januari 2020 treden de Wet verplichte GGZ (Wvggz) en de Wet zorg en dwang (Wzd) in werking. Beide wetten vervangen de Wet bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (Wet BOPZ). De Wvggz richt zich op mensen met een psychische stoornis die ernstig nadeel veroorzaken voor zichzelf of voor hun omgeving. De Wzd richt zich op mensen met een psychogeriatrische stoornis of een verstandelijke beperking die net als de doelgroep Wvggz ernstig nadeel veroorzaken.

Waarom wordt de Wet BOPZ vervangen?

Uit evaluaties van de Wet BOPZ is gebleken dat de wet niet langer voldoet omdat:

• De Wet BOPZ een opnamewet is met gedwongen opname als doel. De wet wordt vooral toegepast in situaties waarbij de openbare orde in het geding is. Vaak blijkt bij gedwongen opname dat er sprake van een zorgbehoefte die niet adequaat kan worden opgepakt omdat de wet nauwelijks mogelijkheden tot gedwongen zorg biedt.
• Voor de doelgroep mensen met een psychische stoornis is een andere aanpak nodig dan voor de doelgroep verstandelijk beperkten. Dit pleit voor 2 nieuwe wetten.

Doelstelling Wvggz en Wzd

De Wvggz en de Wzd bevatten verregaande vrijheidsbeperkende maatregelen en de mogelijkheid om gedwongen zorg in te zetten. Dat kan alleen als alle mogelijkheden om vrijwillige zorg in te zetten niet hebben geleid tot het gewenste effect. Gedwongen zorg is alleen toegestaan zolang dit strikt noodzakelijk is en vrijwillige zorg nog geen optie is. In de wet is dan ook het ultimum remedium beginsel verankert. Het wederkerigheidsbeginsel dat in de wet is opgenomen moet ervoor zorgen gemeenten zich maximaal inspannen om voorzieningen op het gebied van huisvesting of financiën te treffen als gedwongen zorg wordt ingezet. Dit om ervoor te zorgen dat gedwongen zorg niet langer wordt ingezet dan strikt noodzakelijk is.

Het inzetten van gedwongen zorg kan ver gaan. Zo is een gedwongen opname mogelijk of het onder dwang toedienen van medicijnen. Om deze vergaande maatregelen in te kunnen zetten dient sprake te zijn van ‘ernstig nadeel’. Dit is het geval als er sprake is of een dreiging bestaat dat sprake kan zijn van zaken als:

• ernstige psychische schade, verwaarlozing of maatschappelijk teloorgang;
• bedreiging van de veiligheid van de cliënt;
• de algemene veiligheid van personen in het geding is.

Melding

Iedereen kan een melding doen als er mogelijk sprake is van verplicht in te zetten zorg als gevolg van een psychische stoornis. Op welke wijze de melding moet worden ingediend is vormvrij. Het is aan gemeenten om dit te organiseren. Dat kan lokaal, maar ook regionaal. Veel gemeenten hebben al een meldpunt verwarde personen. Het ligt voor de hand om hierbij aan te sluiten. Dat is zowel kosteneffectief als duidelijk voor burgers en ketenpartijen. Of onterechte meldingen worden gedaan zal nog moeten blijken. Geluidsoverlast en burenruzie kunnen ertoe leiden dat er meldingen worden gedaan die niet onder de wet vallen, maar waar gemeenten wel tijdig op moeten acteren.

Triage en verkennend onderzoek

Het eerste onderzoek (triage) én het verkennend onderzoek dienen binnen 14 dagen afgerond te zijn. Triage zal in veel gevallen plaatsvinden door de lokale toegang die nu ook meldingen verwarde personen beoordeelt. Voor het verkennend onderzoek ligt dat anders. Tijdens dit onderzoek wordt vastgesteld of er sprake is van een psychische stoornis en of vrijwillige zorg niet mogelijk is. Dit oordeel kan alleen geveld worden door een organisatie met gedegen GGZ-kennis. De lokale toegangen zullen daar in veel gevallen niet toe in staat zijn. Gemeenten dienen een partij te kiezen die het verkennend onderzoek gedegen en binnen  korte tijd kan afronden. Triage én verkennend onderzoek dienen immers binnen 14 dagen te afgerond. Dat kan een lastige opgave blijken bij zorgmijders.

Zorgmachtiging

Als er sprake is van een ernstig nadeel als gevolg van een psychische stoornis en vrijwillige zorg blijkt niet mogelijk dan wordt bij de officier van justitie (OvJ) een aanvraag voor een zorgmachtiging ingediend. Dat kan via de gemeente, maar ook door bijvoorbeeld de politie. De OvJ wijst een geneesheer directeur aan die adviseert over de stoornis van de burger. Binnen vier weken neemt de OvJ een besluit. Als de OvJ van mening is dat gedwongen zorg nodig is stelt hij een verzoekschrift op. De rechter doet zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie weken uitspraak in de vorm van het afgeven van een zorgmachtiging. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan verplichte zorg mag worden ingezet.

De OvJ draagt zorg voor het uitvoeren van de zorgmachtiging. Vanuit het Openbaar Ministerie wordt de historie van eventuele eerdere maatregelen bekend gemaakt. De zorgmachtiging wordt gestuurd naar de burgemeester, de betrokkene en diens advocaat, de geneesheer-directeur, de inspectie en zo nodig de wettelijke vertegenwoordiger als het een minderjarige betreft. Als het uitvoeren van de zorgmachtiging strijdig is met de zorg die al wordt ingezet vanuit de Jeugdwet dan prevaleert het uitvoeren van de zorgmachtiging.

Informatievoorziening

De uit te wisselen informatie dient beveiligd uitgewisseld te worden. Uiteraard via beveiligde e-mail, maar ook door nieuwe gestandaardiseerde berichten. Daarvoor wordt het landelijke berichtenverkeer uitgebreid. Vrijwel alle gemeenten werken nu al met een toepassing  van Kohnraad voor het uitvoeren van de Wet BOPZ. Binnenkort verschijnt een nieuwe versie van deze applicatie die de functionaliteiten bevat om de nieuwe taken beveiligd en gestandaardiseerd uit te kunnen voeren. Informatie-uitwisseling hoeft niet verplicht via Kohnraad te verlopen. Gemeenten zijn hier vrij in, maar hebben een stevige uitdaging als zij op andere wijze informatie willen uitwisselen.

Wat moet er gebeuren voor 1 januari 2020?

De tijd tot 2020 is beperkt als gemeenten nog weinig hebben gedaan om de wetten te implementeren. De volgende besluiten zullen in ieder geval genomen dienen te worden:

1. Allereerst dient een keuze te worden gemaakt op welke wijze de meldingen gedaan kunnen worden. 24 x7 bereikbaarheid is geen vereiste.
2. Dan zal een keuze gemaakt moeten worden welke instantie het verkennend onderzoek uitvoert. Voor kleine gemeenten is te overwegen dit onderzoek regionaal te laten uitvoeren aangezien het de verwachting is dat het om slechts enkele meldingen per maand zal gaan. Vanaf 2020 zullen iedere drie maanden regio overleggen tussen het OM, GGZ zorgaanbieders en gemeenten plaatsvinden op de GGD/Veiligheidsregio schaal. Het is efficiënt als niet alle gemeenten daarbij aan hoeven te schuiven,
3. Over hoe de nieuwe werkwijze aansluit bij de bestaande werkwijze ‘sluitende aanpak verwarde personen’ . Daar zullen afspraken over gemaakt moeten worden.
4. Al in 2019 zullen, bijvoorbeeld door werksessies met de betrokken ketenpartijen zoals zorgpartners, politie, toegangsteams, bemoeizorg, huisartsen en wooncorporaties besproken moeten worden welke aanpak het beste zal werken.
5. Tenslotte zal de informatievoorzieningen tijdig ingericht moeten worden.

De Wvggz en de Wzd beogen dat gemeenten meer vanuit de zorgvraag gaan acteren en minder vanuit openbare orde en veiligheid. Door adequater te acteren vanuit de zorgbehoefte zullen minder overlast gevende situaties ontstaan zo is de verwachting. Door de toenemende ambulantisering zullen de komende jaren vaker situaties ontstaan dat mensen op eigen kracht hun leven op orde moeten krijgen en daar moeite mee hebben. Niet of niet tijdig acteren door gemeenten kan leiden tot een toename van het aantal opnamen maatschappelijke opvang of beschermd wonen. Dit is zowel kostbaar alsook zeer ingrijpend voor mensen. Gemeenten staan aan de lat om proactief aan de slag te gaan om de wetten tot een succes te laten worden. Dit kunnen zij niet alleen en samenwerking is nodig met alle ketenpartijen zoals eerder benoemd.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

Binnen de overheid is zaakgericht werken inmiddels aardig standaard geworden. Minder bekend en standaard is een zaaksysteem gebaseerd op Office365 en Sharepoint. MijnGemeenteDichtbij heeft begin 2018 deze vrij innovatieve stap gezet. Er is gekozen voor het ondersteunen van het zaakgericht werken met het zaaksysteem OneGove van Ilionx (voorheen PerfectView). Dit is een cloud oplossing die volledig gebouwd is binnen Office 365 en Microsoft Dynamics 365, en geheel gericht is op samenwerking en informatie delen.

MijnGemeenteDichtbij (MGD) is de werkorganisatie van de twee zelfstandige gemeenten Boxtel en Sint Michielsgestel. Beide gemeenten werkten al enkele jaren geheel of gedeeltelijk zaakgericht met Corsa en Verseon. De wens van de gemeenten was om volledig digitaal en procesgericht te gaan werken, met behulp van een zaaksysteem daar waar dit toegevoegde waarde heeft, en de oude digitale archieven toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving. Daarbij moesten de processen van de twee gemeenten zoveel mogelijk geharmoniseerd worden, inclusief de bestuurlijke besluitvorming. Een hele opgave, en een mooi proces! Monique Verbeeten mocht het implementatie proces als adviseur en projectleider voor MGD begeleiden.

Innovatief

MGD maakt naast het zaaksysteem ook gebruik van het Valo intranet; het Social Intranet voor Office 365 en Sharepoint dat fungeert als de digitale werkplek. Daarmee wordt het delen en terugvinden van documenten soms wel heel transparant en gemakkelijk. Documenten die in het zaaksysteem zijn opgeslagen, worden zichtbaar in het smoelenboek van de medewerkers. Daarbij is een goede inrichting van de autorisaties van belang!

Datamigratie

De wens om de bestaande digitale archieven uit Corsa en Verseon toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving, betekende dat er ook een traject van datamigratie moest plaatsvinden. Daarbij is de hulp ingeroepen van Xillio, een partij die ervaring heeft met het migreren van data en daarbij gebruik maakt van speciale connectoren.

De datamigratie was een pittig proces, dat veel tijd en energie heeft gevraagd van alle betrokken partijen, dus zowel van de leverancier als van de medewerkers van MGD.

Bij een migratie dienen de brongegevens van goede kwaliteit te zijn om goed gemigreerd te kunnen worden. Als er veel ruis zit in de oude data, moet dit in de brondata geschoond worden, anders komen de gegevens niet goed in het nieuwe systeem. Daarbij moesten af en toe moeilijke keuzes gemaakt worden en is veel handwerk verricht. Over het uiteindelijke resultaat is MGD echter tevreden.

April 2019 is MGD organisatie-breed (voor de beide gemeenten) live gegaan met het nieuwe zaaksysteem. En onlangs is ook de datamigratie van alle zaken en documenten afgerond. Voor de komende periode is het van belang om een stabiele omgeving te hebben en te houden, en de door ontwikkeling vorm te geven.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06  17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

Deze zomer is Robbert Becker bij de gemeente West Betuwe betrokken geweest als applicatiebeheerder voor het sociaal domein. De nieuwe applicatiebeheerder kon pas na de zomer beginnen en ondanks de zomervakantie moest de ‘winkel’ gewoon open blijven. En ondanks dat de gemeente na de herindeling in rustiger vaarwater was gekomen, blijft er na zo’n samenvoeging genoeg te doen!

Data-analyse

Samen met een aantal buurgemeenten is West Betuwe de informatievoorziening in het sociaal domein aan het doorontwikkelen. Door middel van onder andere data-analyse wil men grip krijgen op de uitgaven en inzet van mensen. Om op die manier de dienstverlening te verbeteren en de bedrijfsvoering effectief in te richten. Voordat je uiteindelijk bij een rapportage of dashboard bent en over de goede sturingsinformatie beschikt, ben je al over een behoorlijk aantal schijven gegaan.

Applicatiebeheer

Want om aan de ‘achterkant’ informatie goed uit de systemen te krijgen, moet er al aan het begin aandacht zijn voor een goede registratie en verwerking van gegevens en data. Die gegevens worden elke dag door consulenten en administratieve medewerkers ingevoerd, aangepast, gecorrigeerd of verwijderd. Een goede inrichting van de diverse applicaties helpt om dit zo makkelijk mogelijk te doen. Overbodige velden moeten hierbij zoveel mogelijk worden voorkomen en gebruikers moeten daarnaast zoveel mogelijk worden gestuurd door middel van bijvoorbeeld keuzevelden of een beperkt aantal opties. Zie hier: de toegevoegde waarde van de applicatiebeheerder!

Kaizen

Slechts op de ‘winkel’ passen zit niet in mij, ik streef naar verbetering door mens en systeem beter op elkaar aan te laten sluiten. Door kennis te vergroten van de gebruiker, of door een systeem beter in te richten. Op die manier kunnen we samen de dienstverlening aan burgers verbeteren en efficiënter en beter (samen)werken. Zo heb ik deze zomer mijn steentje bijgedragen aan de gemeente West Betuwe.

De afgelopen 2 jaar werkte Telengy-adviseur Ger Manders nagenoeg fulltime als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement (IM) bij de gemeente Heerlen. 

Bij gemeente Heerlen werken ongeveer 1100 medewerkers. De afdeling IM telt 50 fte, verdeeld over 3 bureaus: het gecentraliseerd functioneel beheer, documentaire informatievoorziening en beleid & projecten. De harde ICT heeft Heerlen ondergebracht bij Parkstad-IT. 

De opdracht

De opdracht voor Ger was enerzijds om dagelijks leiding te geven aan de afdeling en de lopende projecten én om een visie/plan uit te werken om de informatievoorziening (IV) binnen de gemeente de komende jaren naar een hoger plan te brengen. Een belangrijk aspect van de dagelijkse gang van zaken was het versterken van de relatie tussen de vakafdelingen en de afdeling IM. Eind 2017 zijn informatie-adviseurs geïntroduceerd die met één been in de vakafdeling staan en met één been in de informatievoorziening en ICT. Met andere woorden: zij moeten de brug slaan en zorgdragen voor ‘business and IT alignment’. Ook in het MT is IV regelmatig geagendeerd. Het is overigens geen eenvoudige opgave om elkaar daarin goed te verstaan en te begrijpen. 

Projectenkalender

Een andere uitdaging was om alle IV– en ICT–projecten te managen. Meerdere tientallen projecten stonden in de steigers, liepen of naderden hun afronding. Op basis hiervan is het proces van portfoliomanagement ingericht en wordt er sinds begin 2018 met een projectenkalender gewerkt. Zo krijgt de gemeente steeds meer grip op de projecten, hun samenhang en ook op de investeringen en exploitatiekosten die er mee gemoeid zijn. Eén van die projecten is het zaakgericht werken. Daarnaast bevat de projectenkalender de aanschaf van een nieuw financieel systeem, een nieuw servicemanagementsysteem en de informatievoorziening Omgevingswet, om er maar enkele te noemen. 

Informatiebeveiliging en privacy

Ook is in 2018 binnen de afdeling IM met name aandacht besteed aan informatieveiligheid en privacy. De formatie op beide terreinen is fors uitgebreid en er zijn contactpersonen Informatieveiligheid & Privacy aangesteld binnen elke afdeling. Dat bleek trouwens nog geen sinecure; het aantrekken van nieuwe medewerkers was lastig, en het is duidelijk dat de BIG/BIO en AVG de arbeidsmarkt behoorlijk onder druk zetten. 

De aandacht vanuit de organisatie voor informatievoorziening en de afdeling IM had de afgelopen jaren te lijden gehad vanwege de destijds aan te komen herindeling met de gemeente Landgraaf, per januari 2019. Noodzakelijke verbeteringen zijn vaker doorgeschoven, want… we gaan herindelen. Zoals wellicht bekend, is deze herindeling eind 2017 stopgezet door de ministerraad. 

Reorganisatie

Dat was voor de gemeente aanleiding om uitgestelde verbeteringen ter hand te nemen. In de loop van 2018 is een grootscheepse reorganisatie in gang gezet. Van 14 afdelingen naar 6 domeinen, minder leidinggevenden en een versterking van met name de financiële en de informatiefunctie. Zo is een visie op informatisering ontwikkeld voor de komende 3 jaar, met concrete beoogde resultaten. Ook is antwoord gegeven op de vraag: waar staan we over 3 jaar? Daarnaast is de verbinding gezocht met de maatschappelijke en organisatorische vraagstukken van de gemeente en met op handen zijnde ontwikkelingen en wet- en regelgeving. Hierdoor is tevens een 3-jaars personeelsplan informatisering opgesteld. Dit personeelsplan betekent zowel een behoorlijke capaciteitsuitbreiding (o.a. BI-specialisme) als een ontwikkeling van enkele kennisgebieden (waaronder DIV). Voor het overgrote deel heeft deze personele invulling per afgelopen 1 juli – de datum dat de nieuwe organisatie live ging – vorm gekregen. 

Door bovenstaande ontwikkelingen en acties staat informatievoorziening binnen de gemeente nadrukkelijker op de kaart. De organisatie er klaar voor, maar … er is ook nog veel te doen. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders adviseur/interim manager bij Telengy, via tel. nr. 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl. 

De werkorganisatie CGM is ontstaan op 1 januari 2014 uit een ambtelijke fusie en werkt voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en St. Hubert. Binnen het sociaal domein wordt gewerkt met de Suite4Sociaal Domein van Centric. Ondanks dat CGM gemeentebreed al vanaf de start werkt met het zaaksysteem van Decos, waren binnen het sociaal domein de papieren dossiers nog steeds leidend.  

Van papier naar digitaal

Het management wilde hier graag vanaf om efficiënter te kunnen werken en heeft in eerste instantie een Quick Scan uit laten voeren door Telengy. Hierin zijn twee mogelijkheden aangegeven om met digitale dossiers te kunnen werken. Uiteraard was een voor de hand liggende oplossing om een koppeling te realiseren tussen de Suite4Sociaal Domein en het zaaksysteem van Decos. Een alternatief was echter om alle documenten digitaal op te slaan per werkproces in de Suite4Sociaal Domein. Dit voorkomt dat een koppeling gelegd moet worden, wat vaak moeizaam gaat. Bovendien lopen de kosten vaak flink op. Het alternatief was snel en goedkoop te realiseren. Een snelle implementatie was extra belangrijk omdat de huurperiode van de ruimte, waarin alle papieren dossiers opgeslagen waren, zou eindigen.  

Een gesprek met Centric maakte duidelijk dat er zeker voldoende aanknopingspunten waren voor het alternatief. Het management heeft gekozen om dit als eerste fase uit te voeren. Een koppeling met het zaaksysteem van Decos kan dan later alsnog ingevoerd worden. Het belangrijkste doel is dat medewerkers leren om volledig digitaal te werken. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat dit alternatief mogelijk niet voor alle gemeenten een optie is. Indien een gemeente namelijk als beleid heeft om via een centraal KCC alle klanten te kunnen bedienen door gebruik te maken van een centraal zaaksysteem en onderliggend DMS, dan is dit alternatief niet goed mogelijk. In veel gemeenten wordt dat beleid echter losgelaten, mede als gevolg van de AVG. 

Werkt het alternatief?

Begin 2019 is gestart met een projectteam, bestaande uit verschillende disciplines. Naast functioneel  beheer bestaat het team uit een kwaliteitsmedewerker sociaal domein, een DIV-medewerker van het sociaal domein, de DIV-coördinator van CGM en natuurlijk de projectleider van Telengy. Vervolgens is afgetrapt met een toets of het alternatief inderdaad werkbaar zou zijn. Sommige teamleden hadden daar op voorhand twijfels over.   

Al snel bleek het idee goed realiseerbaar. De kern van de aanpak is dat elke fase is uitgebreid met twee optionele taken: het toevoegen van een extern document en het raadplegen van de documenten die bij het werkproces horen. Belangrijk is dat alle inkomende documenten aan het werkproces worden toegevoegd, of dat nu papieren of digitale documenten zijn (bijvoorbeeld e-mail). Een belangrijk punt is dat digitale documenten veilig per mail kunnen worden ontvangen en verstuurd. CGM gebruikt daarvoor Cryptshare. Sinds de release in juni is de gebruiksvriendelijkheid daarvan sterk toegenomen. 

Wmo naar ‘digitaal’

Nadat het “digitale dossier” aan alle kanten onderzocht is, zijn gesprekken gevoerd moet vertegenwoordigers van gebruikers. Gestart is met de Wmo-processen. Dit ging zo goed dat eind mei van dit jaar besloten is om alle Wmo-processen ineens om te zetten naar ‘digitaal’. Op 1 juli zijn daar de processen voor aanvraag levensonderhoud en bestandsbeheer aan toegevoegd. Daardoor wordt op dat moment al voor een groot deel digitaal gewerkt. Er is dus niet gekozen voor een ‘Big Bang’.  

Om medewerkers te laten wennen is een ‘groen formulier’ geïntroduceerd. Wanneer een nieuw werkproces wordt gestart dat volledig digitaal zal verlopen, wordt als énige papieren document een groen formulier aangemaakt. Dit gaat van bureau naar bureau als teken dat er een digitaal dossier is. Zo wordt verwarring voorkomen met de werkprocessen die nog niet gedigitaliseerd zijn. Ook zorgt het ervoor dat medewerkers eraan wennen dat nieuwe werkprocessen zichtbaar worden in de  werkvoorraad. De ontvangst van een groen formulier is een teken dat er een nieuw werkproces in de werkvoorraad in de Suite4Sociaal Domein is toegevoegd. De inhoud van het dossier is echter alleen digitaal beschikbaar. 

Geen handtekening

Een andere maatregel die is genomen is dat uitgaande documenten niet meer getekend worden. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat daar voor beschikkingen en andere uitgaande brieven geen juridische basis voor bestaat. Ook blijft het datumstempel achterwege. De datum wordt vlak voor de verzending ingevuld. Bij verzending via Cryptshare is een leesbevestiging ook mogelijk. 

De verwachting is dat alle bestaande soorten werkprocessen (meer dan 100) in 2019 digitaal gemaakt kunnen worden. Daarnaast zullen ook werkprocessen ontwikkeld worden voor andere werkzaamheden. Binnen een jaar kan de doelstelling gerealiseerd worden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.

De gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk hebben in 2015 besloten intensief samen te werken. Vanaf eind juni zitten de drie gemeenten op één gezamenlijk ICT platform. Oisterwijk en Hilvarenbeek namen hun ICT-diensten al af van Equalit. Goirle heeft zich hier eind juni aan toegevoegd. Dit vanuit het doel om de processen en applicaties verder te harmoniseren.

Goede voorbereiding cruciaal

Om samen op één ICT-platform te komen, ging er voor Goirle een hele migratie vooraf. Op papier lijkt het zo gemakkelijk: inpakken en wegwezen. Echter, in de praktijk is het vele malen weerbarstiger. Naast dat het een ICT-technische kluif is, zorgt dit ook voor vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. Vanuit haar rol als medewerker informatiemanagement heeft Teuntje Brouns zich intensief bezig gehouden met de voorbereiding. Dit om te zorgen dat de gemeente op een snelle, voor gebruikers vlotte manier naar de nieuwe omgeving konden overgaan. Je moet dan denken aan vraagstukken zoals: 

• Hardware: wat is er op dit moment in huis, wat is er daadwerkelijk nodig in de nieuwe situatie, welke impact heeft de wijziging op gebruikers? 
• Account/profielen: welke rechten en instellingen hebben medewerkers?  
• Processen: welke processen moeten op een andere manier georganiseerd worden? 
• Communicatie: welke gebruikersgroep moet op welke moment om welke manier geïnformeerd worden. 
  

Aandachtspunten voor een succesvolle ICT-migratie 

Tijdens de verschillende vraagstukken blijft steeds het betrekken en het communiceren met je gebruikers het belangrijkste aandachtpunt. Gebruikers zorgen namelijk voor essentiële input in de voorbereiding. Als hier op wordt ingespeeld, zorgt dit voor gebruikersadoptie en gebruikerstevredenheid bij gebruikers. Hieronder diverse aandachtspunten die deels bijdroegen aan een succesvolle ICT–migratie.  

Een goed begin is het halve werk

Zoals het eeuwenoude gezegde zegt: “Een goed begin is het halve werk”. Veel mislukte migraties vloeien niet voort uit haperende technische oplossingen of slechte consultancy. Regelmatig komt dit doordat de IT-omgeving wordt aangepakt, maar de organisatie niet in gereedheid worden gebracht.  

Betrek medewerkers

Als alleen de administratieve inventarisaties worden meegenomen en de gebruikers niet worden betrokken, heeft dit ten gevolg dat er niet de juiste resultaten uit inventarisaties komen. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers zich te laat verdiepen in wat er komen gaat. Je hebt juist medewerkers nodig die meedenken vanuit gebruikersperspectief. Dit zorgt voor een nog scherper beeld, ook voor de technici.  

Aanspreekpunt

Zorg dat er aanspreekpunt zichtbaar is op de werkvloer. Door een laagdrempelig aanspreekpunt aan te wijzen aan wie gebruikers hun vraag kunnen stellen, haal jij als organisatie belangrijke info op. Doordat medewerkers hun vraag stellen en feedback geven, kan de organisatie handelen waar nodig. Daarnaast voelen medewerkers zich op deze manier begrepen en gaan de dialoog met je aan. Dit moet zowel in de voorbereiding als de nazorg.  

Doorvragen naar beweegreden

Let er op dat je constant goed blijft doorvragen naar de beweegreden van een gebruiker. Het lijkt een open deur, maar deze vragen zijn zo goed dat ook kleine kinderen ze gebruiken. Blijf de vraag stellen: “Wat, Waar, Wanneer, Waarom, Waarmee, Wie, Waarvoor”, enzovoorts. En om de vraag te begrijpen moet je ook de “Hoe”-vragen blijven stellen. Wees dus zichtbaar en ga de dialoog aan.  

Samenvattend is een ICT migratie niet alleen een technisch feestje. Uiteindelijk wil je dat gebruikers op een vlotte, probleemloze manier over gaan naar de nieuwe omgeving. Dit vergt een intensieve voorbereiding. In deze voorbereiding is het van belang dat je de organisatie in gereedheid brengt en de gebruikers betrekt. Zorg dan ook voor een laagdrempelig aanspreekpunt die de taal van de medewerkers spreekt en meedenkt in hun feedback. Daarna kan deze feedback meegenomen worden in het technische deel. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Teuntje Brouns, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 21 29 64 20 of via e-mail t.brouns@telengy.nl.

Op 1 juli 2018 is de Nederlandse wetgeving voor digitale toegankelijkheid voor de overheid in werking getreden. Hierin staat dat websites en mobiele applicaties van overheidsinstanties aan de vastgestelde digitale toegankelijkheidscriteria moeten voldoen (WCAG 2.1 AA). Deze criteria hebben deels betrekking op de technische inrichting van een website of app, en deels op de content. Omdat de eerste soort criteria veelal zullen worden opgepakt door externe partijen die de website of app gebouwd hebben, ga ik in dit artikel in op de tweede soort: hoe zorg je als gemeente ervoor dat je gepubliceerde content voldoet aan de digitale toegankelijkheid? 

De inhoud van een website of app wordt meestal gecreëerd door medewerkers van de gemeente zelf, verdeeld over alle afdelingen. Denk hierbij aan webteksten, infographics, video’s en pdf’s. Wel is vaak één team verantwoordelijk voor de daadwerkelijke publicatie, maar de bronbestanden worden door de gehele organisatie gecreëerd. Juist bij deze bron wil je de toegankelijkheid borgen. Maar hoe?   

Tools voor digitale toegankelijkheid

Er zijn tal van tools die ondersteuning kunnen bieden bij het (deels) toegankelijk maken van documenten die op de website gepubliceerd worden. Met Adobe Pro is het bijvoorbeeld gemakkelijk te controleren of een pdf toegankelijk is, en waar nodig aanpassingen te doen. Het nadeel hiervan is echter dat dit een handeling is die achteraf plaatsvindt door een webteam of communicatieafdeling. En pdf’s publiceren kunnen gemeenten wel, dus hier gaan vele uren werk in zitten. Daarom wordt geadviseerd om toegankelijkheid bij de bron te regelen. Maar het bewust maken van de organisatie op het gebied van digitale toegankelijkheid is al een hele klus, laat staan dat iedereen ook nog moet weten aan welke criteria hun Word-bestand moet voldoen. Dus hoe krijg je het brondocument toegankelijk? 

Office 365

Een hulpmiddel dat kan helpen met het toegankelijk maken van brondocumenten, is Office 365. De producten van Microsoft worden wereldwijd gebruikt door overheidsinstellingen, waardoor Microsoft veel aandacht besteedt aan het voldoen aan wettelijke regelgeving en standaarden. Dit heeft geleid tot applicaties die zelf voldoen aan de standaard voor digitale toegankelijkheid en waarmee op een laagdrempelige manier toegankelijke producten kunnen worden gecreëerd. Omdat de applicaties toegankelijk gebouwd zijn, zijn ze erg gebruiksvriendelijk en bevatten ze allerlei hulpmiddelen. Deze zijn niet alleen handig voor mensen met een beperking, maar maken het voor iedereen gemakkelijk om ermee te werken. 

Daarnaast is de diversiteit in applicaties van Office een groot voordeel. Interne applicaties gaan namelijk ook onder de wetgeving vallen, wat betekent dat ook deze moeten voldoen aan de toegankelijkheidscriteria. Office 365 is al toegankelijk, waardoor Word, Powerpoint, Excel, maar ook Outlook en zelfs je intranet (mits je dit bouwt in Sharepoint) automatisch voldoen aan de wetgeving. 

Praktische tips

• Gebruik de ‘Toegankelijkheidscontrole’ in Word

In het tabblad ‘controleren’ van Word is het mogelijk om, net als spellingscontrole, de toegankelijkheidscontrole aan te zetten. Dit hulpmiddel geeft exact aan welke onderdelen van het document niet toegankelijk zijn, waarom dat een probleem is en hoe dit op te lossen is. Dit is een erg gemakkelijke manier om documenten bij de bron te controleren en aan te passen. De toegankelijkheidscontrole is ook beschikbaar in andere applicaties van Office 365, zoals Outlook en Excel.  

• Schrijf alternatieve teksten bij afbeeldingen

Zodra je een afbeelding invoegt in een van de Office programma’s, wordt automatisch het veld voor de alternatieve tekst getoond met de vraag om de afbeelding zo duidelijk mogelijk te beschrijven. Dit is verplicht voor alle afbeeldingen die informatie overdragen en niet puur decoratief bedoeld zijn. Het programma genereert zelf al een basisbeschrijving, maar deze is niet voldoende om te voldoen aan de toegankelijksheidscriteria. Medewerkers zullen daarom moeten leren om op een goede manier alternatieve teksten te schrijven en deze in te voegen.  

• Werk met sjablonen

In Office 365 is het mogelijk om te werken vanuit sjablonen die al toegankelijk zijn. Deze sjablonen worden aangeboden in Word, maar ook in Powerpoint en Excel. Uiteraard kan de gemeente deze ook zelf maken. Microsoft heeft handleidingen online staan waarin staat uitgelegd hoe je een toegankelijk sjabloon maakt. Het voordeel van werken met sjablonen is dat degene die content schrijven niet hoeven na te denken over de toegankelijkheidscriteria. Zo staat bijvoorbeeld de koppenstructuur al automatisch goed ingesteld en is er een voorbeeld tabel aanwezig die toegankelijk is.  

Microsoft biedt bovendien ook toegankelijke sjablonen voor infographics en grafieken. Dit maakt het erg gemakkelijk om visuele informatie op een toegankelijke manier over te brengen. 

• Creëer toegankelijke pdf’s

Als het bronbestand toegankelijk is, kan het worden geconverteerd naar een toegankelijke pdf. In Word bestaat de mogelijkheid om het document op te slaan als pdf met de optie dat het ‘geschikt is voor elektronische distributie en toegankelijkheid’. Op deze manier worden alle labels meegenomen (bijvoorbeeld van de koppen– en tussenkoppenstructuur), zodat de pdf ook op zo’n manier gebouwd wordt dat hulpmiddelen, zoals voorleessoftware, deze begrijpt. 

• Ondertitel video’s

Video’s ondertitelen kost veel tijd. Om dit efficiënt aan te pakken, is Microsoft Stream ontwikkeld. Deze applicatie binnen Office 365 kan video’s automatisch ondertitelen. De tijd dat dit kost is ongeveer 1 à 2 keer de tijdsduur van de video en daarna is het nog mogelijk om eventuele aanpassingen zelf te doen. Helaas zit hier nog een grote ‘maar’ aan vast: op dit moment is het alleen nog mogelijk om in het Engels of Spaans te ondertitelen. Het is dus nog even wachten tot we het ook in Nederland goed kunnen gebruiken. Wat op dit moment wel een goed alternatief is, is om video’s via YouTube te publiceren. YouTube heeft een eigen service die automatisch ondertitelen mogelijk maakt. Dit is niet de meest mooie vorm van ondertitelen, maar het biedt wel een alternatief voor mensen die niet of slecht kunnen horen.  

Organisatie maakt het succes

Het creëren van toegankelijke content wordt met Office 365 gemakkelijk gemaakt en zal in de toekomst alleen nog maar gemakkelijker worden. Daarnaast biedt Office 365 veel mogelijkheden op het gebied van werken in de Cloud en samenwerken. Dit alles maakt het een compleet pakket dat goed ingezet kan worden binnen gemeenten om efficiënter te gaan werken. Echter mag niet vergeten worden dat de organisatie zelf het tot een succes moet maken. Hiervoor moet er bewustzijn worden gecreëerd op het gebied van digitale toegankelijkheid, zodat iedereen weet waarom het nodig is om op een bepaalde manier te werken en het gebruik van Office 365 tot een succes te maken. 

Sinds 2015 zijn gemeenten op grond van de Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) verantwoordelijk voor de taak Beschermd Wonen (BW) voor mensen met psychiatrische problemen of licht verstandelijke beperkingen. De uitvoering van BW wordt, namens alle gemeenten, gedaan door 43 centrumgemeenten. Daarnaast wordt door de overheid steeds meer gestuurd op inclusie. Dat betekent dat iedereen zoveel mogelijk mee moet kunnen doen in de maatschappij; ook mensen met een beperking dus die (nog) niet zelfstandig kunnen wonen. Gemeenten zijn dus aan zet om dit te realiseren. Vanaf 2021 zullen alle gemeenten BW zelf moeten organiseren. Jos van Dijk, senior adviseur bij Telengy, begeleidt een tweetal gemeenten hierbij.  

Beschermd wonen en de Wet langdurige zorg

In 2015 verscheen het rapport van de commissie Dannenberg: ‘Van beschermd wonen naar beschermd thuis’. De huidige populatie BW is op dit moment 30.000 mensen die wonen in een beschermde woonomgeving en daar ook begeleiding ontvangen. De doelstelling van het Rijk is dat op termijn de helft, 15.000 mensen, begeleid gaan wonen in een ‘gewone’ woning met begeleiding, extramuraal dus. De verwachting is dat met deze transformatie tenminste 10 jaar gemoeid zal zijn.  

Gelijktijdig met de overgang van BW naar alle gemeenten wordt de Wet langdurige zorg (Wlz) opengesteld voor mensen die hun leven lang intensieve geestelijke gezondheidszorg (GGZ) nodig hebben. Ongeveer een derde van de huidige populatie BW zal naar verwachting instromen in de Wlz. De exacte aantallen kunnen per gemeente verschillen. Het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ) zal deze beoordelingen verzorgen. De beoordelingen zullen verspreid over 2020 plaats vinden.  

Zorgcontinuïteit is voor deze groep klanten belangrijk. Door het Zorgkantoor actief te betrekken bij deze overgang, bijvoorbeeld bij het opstellen van de inkoopstrategie en de inkoop kan een deel van deze kwetsbare doelgroep mogelijk bij dezelfde zorgaanbieder blijven.  

Inkoop

Gemeenten zullen ervoor moeten zorgen dat er op 1 januari 2021 nieuwe contracten liggen. In de regionale plannen van aanpak die bij het Ministerie zijn aangeleverd, zijn daar vaak al afspraken over gemaakt. Die plannen blijken echter nogal globaal te zijn. Vaak zien we dat de bestaande relatie met de huidige centrumgemeente in stand blijft. Gemeenten maken in deze situatie dan ook veelal de keuze om complexe zorg door de centrumgemeente te laten uitvoeren. Deze gemeenten hebben immers al veel expertise opgebouwd en veel voorzieningen bevinden zich in die gemeenten.  

Voor een inkooptraject of aanbesteding is al gauw een jaar nodig. Dat betekent dat er nu al nagedacht moet worden over de inkoopstrategie. Onderdeel daarvan is de duur van de contracten. Een succesvolle transformatie is eigenlijk alleen mogelijk als aanbieders betrokken worden bij de inkoop. De duur van de contracten, continuïteit van zorg en een niet te abrupte afbouw van intramurale zorg zijn onderdelen die aandacht moeten krijgen. Dat samenspel tussen gemeenten, Zorgkantoor en aanbieders is belangrijk om te voorkomen dat mensen tussen de wal en het schip vallen, of dat aanbieders in liquiditeitsproblemen komen en de continuïteit van zorg in de knel komt.  

Daarnaast zal de duur van de contracten realistisch moeten zijn. Wanneer van aanbieders wordt verwacht dat zij veranderingen doorvoeren en contracten aanbieden met een korte doorlooptijd, is de kans groter dat aanbieders onvoldoende in staat zijn de gewenste veranderingen ook daadwerkelijk te realiseren. Daar staat tegenover dat mogelijk nieuwe aanbieders zich gaan aandienen die een deel van de (nieuwe) markt gaan verzorgen.  

Toegang

De toegang tot BW wordt in veel gevallen verzorgd door de centrumgemeente. De vraag is hoe gemeenten dit vanaf 2021 gaan organiseren. Bij de lokale toegangen zal kennis over BW opgebouwd moeten worden, zeker als de keuze wordt gemaakt om de complexe zorg regionaal te organiseren en de lichtere zorg lokaal in te zetten. Want waar leg je de knip tussen complexe zorg en lichtere zorg en hoe reken je de kosten toe?  

Daarbij zal ook de vraag naar geschikte huisvesting aan de orde komen. Door regionaal samen te werken, kan de zorg zo efficiënt mogelijk worden ingezet en kan dure, intramurale zorg eerder worden afgeschaald als bijvoorbeeld geschikte woonruimte bij een omliggende gemeente beschikbaar is. Eén van de huidige knelpunten bij BW is het gebrek aan geschikte woonruimte waardoor er onvoldoende doorstroming is en dure zorg onnodig lang doorloopt.  

Verdeelmodel

Op dit moment ontvangen centrumgemeenten voor BW en Maatschappelijke Opvang (MO) jaarlijks een bijdrage voor de uitvoering. Eventuele tekorten zijn voor rekening van de centrumgemeenten. Dat gaat veranderen. Per 2021 ontvangen alle gemeenten één budget voor BW, MO én Begeleiding (BG). Dat bedrag zal gebaseerd zijn op historische uitgaven, maar stapsgewijs de komende jaren worden omgezet naar een objectief verdeelmodel.  

In maart 2019 is al een voorlopige verdeling van de budgetten bekend gemaakt. Eventuele tekorten komen dan vanaf 2021 ten laste van alle gemeenten. Interessant is om na te denken over een vorm van verevening van kosten als een gemeente door niet te beïnvloeden factoren geconfronteerd wordt met een forse kostenstijging. Zeker de eerste jaren kan dat ervoor zorgen dat de samenwerking een positieve impuls krijgt.  

Preventie en nazorg

Dé uitdaging is om te voorkomen dat mensen op straat komen te staan. Voorkomen van huisuitzettingen, een integrale aanpak bij problemen en goed functionerende wijkteams zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat mensen in een beschermde woonvorm terecht komen. Samenwerken met de veiligheidsketen zorgt ervoor dat ook vanuit dat aspect wordt gekeken naar de beste oplossing voor de burger. Ook nieuwe vormen van opvang, zoals pauzeplekken om even op adem te komen, kunnen daaraan bijdragen. Daarbij is nazorg van belang. Hiermee wordt voorkomen dat mensen die zijn uitgestroomd uit BW terugvallen op zorg. Tot slot is er een goede verbinding nodig met de ‘sluitende aanpak verwarde personen’ en de nog in te voeren Wet op de verplichte GGZ .  

De uitdaging waar gemeenten voor staan is stevig. Een duidelijke en richtinggevende visie en overleg met ketenpartijen, regiogemeenten en het Zorgkantoor op basis van een duidelijke visie zijn randvoorwaarden voor een succesvolle transformatie.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

Het Kennisplatform Organisatieontwikkeling is een reeks van bijeenkomsten waarbij gemeentemanagers samen met collega’s van andere gemeenten geïnformeerd worden over en aan de slag gaan met onderwerpen die er volgens henzelf toe doen. 

Tijdens de afgelopen editie op 28 en 29 maart was het onderwerp: bestuurlijk-ambtelijk samenspel.  

“Een drammende bestuurder, een ambtenaar die blijft focussen op zijn vakgebied of een manager die nadruk legt op procesafspraken: iedereen heeft zijn eigen redenen om vanuit zijn eigen expertise, door zijn eigen bril naar zaken te kijken. Om effectief te zijn in het bestuurlijk-ambtelijk samenspel moet je van je eigen eiland af. Je moet je verplaatsen in de werkelijkheid van de bestuurder, de politicus, de manager, de inwoner, de actievoerder of de ondernemer. Door elkaars logica te leren kennen, door het speelveld te verkennen en je te verplaatsen in die ander, kun je effectief verbindingen maken.”

Het zijn deze vraagstukken die aan de orde kwamen tijdens deze tweedaagse sessie die ditmaal plaatsvond bij de gemeente Nunspeet.  

‘De wet van Pleuris’ 

Christianne van den Broek (zelfstandig bestuursadviseur) verzorgde het donderdagmiddaggedeelte. Ze behandelde onder andere de vijf verschillende bestuursstijlen: leider, manager, verbinder, ambassadeur en beheerder. Aan de hand van praktijkvoorbeelden en gesprekken met de deelnemers kregen we een beeld hoe je die herkent en hoe je daar het beste mee kunt samenwerken. In het licht van politieke sensitiviteit kwam ‘de wet van Pleuris’ aan de orde: P = V * R * M2 . De mate van Pleuris is namelijk afhankelijk van de mate waarin een casus of crisis Verwijtbaar is aan de gemeente én van de maatschappelijke Relevantie van het onderwerp én van de Mediageniekheid (de mate waarin mensen het onderwerp kunnen visualiseren). Concrete voorbeelden illustreerden deze wetmatigheid. 

Wethouder en gemeentesecretaris 

Wethouder Mark van de Bunte (Nunspeet) en gemeentesecretaris Carla Kats (Epe) verzorgden de donderdagavond. Ervaringen van alledag in het (samen)spel passeerden de revue. Met de deelnemers, die hier uiteraard ook zelf veel ervaring mee hebben, gingen ze beiden vol toewijding het gesprek aan.    

Overheids Ontwikkel Model 

Elk van de deelnemers had als ‘huiswerk’ het onderdeel ‘bestuurlijk-ambtelijk samenspel’ van het Overheids Ontwikkel Model uitgewerkt. De resultaten, overeenkomsten en verschillen tussen de deelnemers werden onder begeleiding van Ger Manders op de vrijdagochtend met elkaar besproken. 

Boswandeling 

Tijdens de bijeenkomsten van het Kennisplatform is er ook ruimte voor ontspanning en persoonlijk contact. Omdat deze editie plaatsvond in Nunspeet, dat omgeven is door bossen, was het daarna tijd voor een gezamenlijke boswandeling onder begeleiding van een boswachter van de gemeente Nunspeet. 

Geen vaste kliek 

Deze editie waren 10 deelnemers aanwezig. Hieronder waren veel vaste deelnemers, maar ook een enkele nieuwkomer. Graag verwelkomen we bij toekomstige edities nog meer nieuwe gezichten! 

Volgende Kennisplatform: schrijf je in! 

Op 28 en 29 november 2019  vindt het volgende Kennisplatform plaats bij de gemeente Leudal. De deelnemers willen dan het volgende thema onder de loep nemen: hoe gaan we als gemeente om met het vraagstuk van duurzaamheid en energietransitie.  

Graag tot dan! 

Meer weten?

Indien u in de doelgroep valt en u geïnteresseerd bent in de bijeenkomsten van het Kennisplatform en u heeft nog een vraag of opmerking, neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer achtergrondinformatie wil, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Dirk Moree, expert KennisCentrumOmgevingswet.nl en Telengy-adviseur beschrijft samen met Hein Corstens Tactisch gegevensmanagement voor de Omgevingswet.