Nog even en dan is het zover. Op 1 januari 2020 wordt de Wet bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (Bopz) ingetrokken en treden de Wet verplichte GGZ (Wvggz) en de Wet zorg en dwang (Wzd) in werking. Daar waar in de Bopz de nadruk lag op veiligheid en het herstellen van de openbare orde richten de Wvggz en de Wzd zich vooral op verplichte zorg en behandeling.

Doelstelling Wvggz en Wzd

De Wvggz en de Wzd bevatten verregaande vrijheidsbeperkende mogelijkheden om gedwongen zorg in te zetten. Dat kan alleen als alle mogelijkheden om vrijwillige zorg in te zetten niet hebben geleid of zullen leiden tot het gewenste effect. Gedwongen zorg is alleen toegestaan indien en zolang dit strikt noodzakelijk is en vrijwillige zorg (nog) geen optie is. In de wetten is dan ook het ultimum remedium beginsel opgenomen. Dat betekent dat gedwongen zorg alleen mag worden ingezet als alle andere mogelijkheden tot het inzetten van reguliere zorg niet leiden tot het gewenste effect. Het wederkerigheidsbeginsel dat in de wetten is opgenomen moet ervoor zorgen dat gemeenten zich maximaal inspannen om gedwongen zorg niet langer in te zetten dan strikt noodzakelijk is.

Het inzetten van gedwongen zorg kan ver gaan. Zo is bijvoorbeeld gedwongen opname mogelijk of het onder dwang toedienen van medicijnen. Om deze vergaande maatregelen in te kunnen zetten, dient sprake te zijn van ‘ernstig nadeel’ en is een zorgmachtiging van de rechter nodig. Er is sprake van ernstig nadeel als er sprake is of een dreiging bestaat dat sprake kan zijn van:

• ernstige psychische schade, verwaarlozing of maatschappelijk teloorgang;
• bedreiging van de veiligheid van de cliënt;
• de algemene veiligheid van personen in het geding is.

Melding

Iedereen kan een melding doen als er mogelijk sprake is van verplicht in te zetten zorg als gevolg van een psychische stoornis. De wijze waarop een melding kan worden ingediend is vormvrij. Het is aan gemeenten om dit te organiseren. Dat kan lokaal, maar ook regionaal. Veel gemeenten hebben al een meldpunt verwarde personen. Het is voor de hand liggend het meldpunt Wvggz daar ook onder te brengen. Het onderscheid tussen deze groepen klanten is immers lastig op voorhand te maken. Verwacht wordt dat de meeste meldingen via het noodnummer 112 zullen komen of via zorgaanbieders of huisartsen. In de loop van 2020 zal een landelijk meldpunt worden ingericht waar naar verwachting de GGD op zal aansluiten.

Triage en verkennend onderzoek

Het eerste onderzoek (triage) én het verkennend onderzoek dienen binnen 14 dagen na binnenkomst van de melding afgerond te zijn. Triage zal in veel gevallen plaatsvinden door de lokale toegang die nu ook meldingen verwarde personen beoordeelt. Voor het verkennend onderzoek ligt dat anders. Tijdens dit onderzoek wordt vastgesteld of er sprake is van een psychische stoornis en of vrijwillige zorg niet mogelijk is. Dit oordeel kan alleen geveld worden door een organisatie met gedegen GGZ-kennis. De lokale toegangen zullen daar in veel gevallen niet toe in staat zijn. Gemeenten dienen dan ook een partij te kiezen die het verkennend onderzoek gedegen en snel kan afronden.

Zorgmachtiging

Als er sprake is van een ernstig nadeel als gevolg van een psychische stoornis en vrijwillige zorg blijkt niet mogelijk dan wordt bij de officier van justitie (OvJ) een aanvraag voor een zorgmachtiging ingediend. Dat kan via de gemeente, maar ook door bijvoorbeeld de politie of de huisarts. De OvJ wijst een geneesheer directeur aan die adviseert over de stoornis. Binnen vier weken neemt de OvJ een besluit. Als de OvJ van mening is dat gedwongen zorg nodig is, stelt hij een verzoekschrift op. De rechter doet zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie weken uitspraak. Indien gedwongen zorg nodig is geeft de rechter een zorgmachtiging af. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan verplichte zorg mag worden ingezet.

Informatievoorziening

De uit te wisselen informatie dient beveiligd uitgewisseld te worden. Uiteraard via beveiligde e-mail, maar ook door gestandaardiseerde berichten. De mailverbinding dient te voldoen aan de NTA 7516 norm. Het landelijke berichtenverkeer zal worden uitgebreid. Vrijwel alle gemeenten werken nu al met een toepassing van Kohnraad voor het uitvoeren van de Wet BOPZ. Op dit moment is nieuwste versie van de Kohnraad applicatie nog niet beschikbaar. Ook is nog niet duidelijk of deze applicatie wordt aangesloten op de Basisregistratie Personen (Brp).

Wat moet er in ieder geval geregeld zijn op 1 januari 2020?

1. Duidelijk moet zijn waar een Wvggz melding ingediend moet worden. Medewerkers van de toegang en het KCC zullen dit moeten weten. Basiskennis van de GGZ is nodig om een goede eerste inschatting te kunnen maken. Vanuit de VNG zijn voorbeelden beschikbaar gesteld om burgers te informeren. 24 x7 bereikbaarheid is geen vereiste. Voor spoedmeldingen gelden afwijkende regels vergelijkbare met de inbewaringstelling (ibs) uit de Bopz.
2. Alle meldingen dienen geregistreerd te worden. Dat zal in Kohnraad moeten geschieden, maar mogelijk ook in andere (regie) systemen. Voor het kwartaaloverleg tussen Openbaar Ministerie (OM), GGZ-zorgverleners en gemeenten zal inzicht verschaft moeten worden over de aantallen meldingen, triages en verkennende onderzoeken. Het kwartaaloverleg zal op GGD/Veiligheidsregio schaal plaats vinden.  Afstemming tussen de burgemeester en wethouder zorg is nodig om een goed totaaloverzicht te hebben van meldingen.
3. De nieuwe werkwijze zal aan dienen te sluiten bij de sluitende aanpak verwarde personen.
4. Tijdens het periodiek ketenoverleg of casusoverleg zal aandacht moeten komen voor situaties die direct of op termijn onder de Wvggz kunnen vallen. Hierbij zullen bijvoorbeeld betrokken kunnen worden: politie, toegangsteams, bemoeizorg, huisartsen en woningcorporaties.

Het doel van de Wvggz en de Wzd is dat meer vanuit de zorgvraag wordt geacteerd waardoor minder vanuit het domein openbare orde en veiligheid opgetreden hoeft te worden. Naar verwachtingen zal 80% van de huidige Bopz meldingen onder de Wvggz gaan vallen.

Meer weten?

Mocht u naar aanleiding van dit artikel nog vragen hebben, dan kunt u deze stellen aan Jos van Dijk, senior adviseur sociaal domein op 06 27 03 57 76 of j.v.dijk@telengy.nl

In 2020 worden diverse wetten rond digitalisering van kracht of vraagt het implementatiekracht van gemeenten om tijdig te kunnen voldoen voor inwerkingtreding van de wet:

Wet Digitale Overheid

Naar verwachting volgt publicatie in het Staatsblad medio 2020. De Wet Wet Digitale Overheid Overheid regelt authenticatie en gebruik op een veilige wijze van digitale dienstverlening van overheden:

• Verbeteren digitale overheid door standaarden vast te stellen.
• Regels voor informatieveiligheid.
• Toegang tot online dienstverlening.
• Verplicht gebruik authenticatiemiddelen substantieel/hoog (eID).
• Digitale toegankelijkheid (EU-richtlijn).
• Verwerking BSN in authenticatieproces.
• Mogelijkheid tot gebruik private middelen voor authenticatie.

Wet modernisering elektronisch berichtenverkeer

De bekendmaking van deze wet is voorzien in januari 2020, ingangsdatum per januari 2021. Het betreft een wijziging van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het geeft de burger het recht om elektronisch (formele) berichten te verzenden aan een bestuursorgaan op een wijze die het bestuursorgaan bepaalt. Het bestuursorgaan dient minimaal 1 elektronisch kanaal aan te wijzen. Het recht op een papieren aanvraag blijft overigens bestaan.

Bekendmakingswet

De Bekendmakingswet of Wet elektronische publicaties (Wep) regelt de  verplichting voor gemeenten om alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, in een officieel elektronisch publicatieblad te doen. Het wordt verplicht om de officiële publicaties via de applicatie Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP) op officielebekendmakingen.nl te publiceren. Verordeningen worden door gemeenten al op deze wijze bekendgemaakt. Volgens de Wep moeten ook kennisgevingen worden gepubliceerd via DROP.

• Alle nieuw vastgestelde beleidsregels dienen vanaf 1 januari 2021 volledig bekend te worden gemaakt en geconsolideerd. Per 1 januari 2022 moeten alle op dat moment geldende beleidsregels geconsolideerd zijn aangeboden.
• Kennisgevingen over vergunningen dienen per 1 januari 2021 verplicht elektronisch bekend te worden gemaakt.
• Documenten die ter kennisgeving fysiek ter inzage in een overheidsgebouw worden gelegd, moeten voortaan ook digitaal ter inzage worden gelegd. Deze documenten moeten geanonimiseerd zijn, zoals nu in de fysieke situatie het geval is. Deze verplichting gaat in per 1 januari 2022.
• Burgers die een geactiveerd account inclusief e-mailadres hebben voor MijnOverheid krijgen automatisch een e-mail waarin zij op de hoogte worden gesteld van nieuwe publicaties in hun directe woonomgeving. De burgers kunnen deze attenderingsservice zelf aanpassen en beëindigen. Dat betekent dat burgers in eerste instantie ongevraagd een attendering ontvangen. Hierdoor worden burgers proactief en laagdrempelig bereikt.

Meer informatie, tips en handreikingen is beschikbaar via KOOP.

Wet Open Overheid (Woo)

De Wet Open Overheid heeft als doel actieve openbaarmaking en transparantie. Weliswaar is de behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer opgeschort, het advies is toch alvast de voorbereiding en implementatie te starten. Het vraagt overheden behoorlijke inzet om de implementatie succesvol af te ronden. De Woo regelt o.a.:

• Resultaatverplichting om 11 categorieën documentatie actief openbaar maken.
• Inspanningsverplichting resterende documentatie actief openbaar te maken.
• Verbeteren informatiehuishouding door het duurzaam toegankelijk te maken.

Meer informatie, tips, handreikingen, proeftuinen en pilots vind je bij VNG Realisatie.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Peter ter Telgte, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 46 72 42 05 of via e-mail: p.t.telgte@telengy.nl.

Op 28-29 november 2019 vindt er (bij gemeente Leudal) weer een bijeenkomst plaats van het Kennisplatform Organisatieontwikkeling. Het thema luidt: ‘Energietransitie: een praktisch participatie experiment’.

Het verdrag van Kyoto 1997, het klimaatakkoord van Parijs 2015. Ver van mijn bed? Regeringsplannen Nederland. Welke rol/verplichting heeft de gemeente per 2030? Hoe doe je dit? Wát is eigenlijk precies het vraagstuk en hoe baken je dat af? Dan de vraag: hoe krijg je iedereen (nou ja, iedereen …) mee? Het is een maatschappelijk experiment van een ongekende omvang en impact. Een experiment, vooral samen met de samenleving. Een politiek en maatschappelijk zeer gevoelig thema.

Het zijn dit soort kwesties/dilemma’s die we in de drie dagdelen op een praktische en interactieve met elkaar onderzoeken en gaan ervaren. Daarmee worden we hopelijk van nieuwe inzichten voorzien of we krijgen juist de bevestiging dat we ‘op de goede weg’ zijn.

Geen algemene, afstandelijke, beschouwende eenrichtingspresentaties, nee, live! Zelf mee doen, in een klein gezelschap. Intense sessies, met veel interactie. En praktisch van aard. Het echte verhaal! Geen opsmuk. Niet persé shining stories, maar de ups én downs, de hobbels én de successen.

Op donderdag delen de gemeenten Leudal en Bronckhorst hun ervaringen hoe ze met dit vraagstuk omgaan en op vrijdagmorgen krijgen we een presentatie van coöperatie Zuidenwind en bezoeken we een windmolen.

Deze 3 dagdelen zijn niet alleen interessant voor degenen die een directe rol hebben in het vraagstuk van de energietransitie. Dit kennisplatform gaat vooral over participatie, binnen en buiten de gemeentelijke organisatie. Relevant voor velen, zowel in het ruimtelijk, economisch, maatschappelijk als sociaal domein.

Dit is dé gelegenheid om samen met een collega een ‘boost’ te geven aan de aanpak van de energietransitie in je gemeente of aan een ander maatschappelijk vraagstuk.

Het programma start op donderdag 28 november om 12.30 uur met een lunch en eindigt op de vrijdag met een lunch. Voor het diner en de overnachting zorgt Stanton Hotel Chateau de Raay in Baarlo.

Meer weten?

Als u geïnteresseerd bent in de bijeenkomst van 28-29 november of u heeft nog een vraag of opmerking, neemt u dan contact op met Ger Manders. Ook als u in algemene zin nog wat meer achtergrondinformatie wil, staat Ger u graag te woord. U kunt Ger bereiken via 06 29 52 73 40 of via g.manders@telengy.nl.

Op 1 januari 2020 treden de Wet verplichte GGZ (Wvggz) en de Wet zorg en dwang (Wzd) in werking. Beide wetten vervangen de Wet bijzondere opnemingen psychiatrische ziekenhuizen (Wet BOPZ). De Wvggz richt zich op mensen met een psychische stoornis die ernstig nadeel veroorzaken voor zichzelf of voor hun omgeving. De Wzd richt zich op mensen met een psychogeriatrische stoornis of een verstandelijke beperking die net als de doelgroep Wvggz ernstig nadeel veroorzaken.

Waarom wordt de Wet BOPZ vervangen?

Uit evaluaties van de Wet BOPZ is gebleken dat de wet niet langer voldoet omdat:

• De Wet BOPZ een opnamewet is met gedwongen opname als doel. De wet wordt vooral toegepast in situaties waarbij de openbare orde in het geding is. Vaak blijkt bij gedwongen opname dat er sprake van een zorgbehoefte die niet adequaat kan worden opgepakt omdat de wet nauwelijks mogelijkheden tot gedwongen zorg biedt.
• Voor de doelgroep mensen met een psychische stoornis is een andere aanpak nodig dan voor de doelgroep verstandelijk beperkten. Dit pleit voor 2 nieuwe wetten.

Doelstelling Wvggz en Wzd

De Wvggz en de Wzd bevatten verregaande vrijheidsbeperkende maatregelen en de mogelijkheid om gedwongen zorg in te zetten. Dat kan alleen als alle mogelijkheden om vrijwillige zorg in te zetten niet hebben geleid tot het gewenste effect. Gedwongen zorg is alleen toegestaan zolang dit strikt noodzakelijk is en vrijwillige zorg nog geen optie is. In de wet is dan ook het ultimum remedium beginsel verankert. Het wederkerigheidsbeginsel dat in de wet is opgenomen moet ervoor zorgen gemeenten zich maximaal inspannen om voorzieningen op het gebied van huisvesting of financiën te treffen als gedwongen zorg wordt ingezet. Dit om ervoor te zorgen dat gedwongen zorg niet langer wordt ingezet dan strikt noodzakelijk is.

Het inzetten van gedwongen zorg kan ver gaan. Zo is een gedwongen opname mogelijk of het onder dwang toedienen van medicijnen. Om deze vergaande maatregelen in te kunnen zetten dient sprake te zijn van ‘ernstig nadeel’. Dit is het geval als er sprake is of een dreiging bestaat dat sprake kan zijn van zaken als:

• ernstige psychische schade, verwaarlozing of maatschappelijk teloorgang;
• bedreiging van de veiligheid van de cliënt;
• de algemene veiligheid van personen in het geding is.

Melding

Iedereen kan een melding doen als er mogelijk sprake is van verplicht in te zetten zorg als gevolg van een psychische stoornis. Op welke wijze de melding moet worden ingediend is vormvrij. Het is aan gemeenten om dit te organiseren. Dat kan lokaal, maar ook regionaal. Veel gemeenten hebben al een meldpunt verwarde personen. Het ligt voor de hand om hierbij aan te sluiten. Dat is zowel kosteneffectief als duidelijk voor burgers en ketenpartijen. Of onterechte meldingen worden gedaan zal nog moeten blijken. Geluidsoverlast en burenruzie kunnen ertoe leiden dat er meldingen worden gedaan die niet onder de wet vallen, maar waar gemeenten wel tijdig op moeten acteren.

Triage en verkennend onderzoek

Het eerste onderzoek (triage) én het verkennend onderzoek dienen binnen 14 dagen afgerond te zijn. Triage zal in veel gevallen plaatsvinden door de lokale toegang die nu ook meldingen verwarde personen beoordeelt. Voor het verkennend onderzoek ligt dat anders. Tijdens dit onderzoek wordt vastgesteld of er sprake is van een psychische stoornis en of vrijwillige zorg niet mogelijk is. Dit oordeel kan alleen geveld worden door een organisatie met gedegen GGZ-kennis. De lokale toegangen zullen daar in veel gevallen niet toe in staat zijn. Gemeenten dienen een partij te kiezen die het verkennend onderzoek gedegen en binnen  korte tijd kan afronden. Triage én verkennend onderzoek dienen immers binnen 14 dagen te afgerond. Dat kan een lastige opgave blijken bij zorgmijders.

Zorgmachtiging

Als er sprake is van een ernstig nadeel als gevolg van een psychische stoornis en vrijwillige zorg blijkt niet mogelijk dan wordt bij de officier van justitie (OvJ) een aanvraag voor een zorgmachtiging ingediend. Dat kan via de gemeente, maar ook door bijvoorbeeld de politie. De OvJ wijst een geneesheer directeur aan die adviseert over de stoornis van de burger. Binnen vier weken neemt de OvJ een besluit. Als de OvJ van mening is dat gedwongen zorg nodig is stelt hij een verzoekschrift op. De rechter doet zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie weken uitspraak in de vorm van het afgeven van een zorgmachtiging. Dit is de wettelijke basis op grond waarvan verplichte zorg mag worden ingezet.

De OvJ draagt zorg voor het uitvoeren van de zorgmachtiging. Vanuit het Openbaar Ministerie wordt de historie van eventuele eerdere maatregelen bekend gemaakt. De zorgmachtiging wordt gestuurd naar de burgemeester, de betrokkene en diens advocaat, de geneesheer-directeur, de inspectie en zo nodig de wettelijke vertegenwoordiger als het een minderjarige betreft. Als het uitvoeren van de zorgmachtiging strijdig is met de zorg die al wordt ingezet vanuit de Jeugdwet dan prevaleert het uitvoeren van de zorgmachtiging.

Informatievoorziening

De uit te wisselen informatie dient beveiligd uitgewisseld te worden. Uiteraard via beveiligde e-mail, maar ook door nieuwe gestandaardiseerde berichten. Daarvoor wordt het landelijke berichtenverkeer uitgebreid. Vrijwel alle gemeenten werken nu al met een toepassing  van Kohnraad voor het uitvoeren van de Wet BOPZ. Binnenkort verschijnt een nieuwe versie van deze applicatie die de functionaliteiten bevat om de nieuwe taken beveiligd en gestandaardiseerd uit te kunnen voeren. Informatie-uitwisseling hoeft niet verplicht via Kohnraad te verlopen. Gemeenten zijn hier vrij in, maar hebben een stevige uitdaging als zij op andere wijze informatie willen uitwisselen.

Wat moet er gebeuren voor 1 januari 2020?

De tijd tot 2020 is beperkt als gemeenten nog weinig hebben gedaan om de wetten te implementeren. De volgende besluiten zullen in ieder geval genomen dienen te worden:

1. Allereerst dient een keuze te worden gemaakt op welke wijze de meldingen gedaan kunnen worden. 24 x7 bereikbaarheid is geen vereiste.
2. Dan zal een keuze gemaakt moeten worden welke instantie het verkennend onderzoek uitvoert. Voor kleine gemeenten is te overwegen dit onderzoek regionaal te laten uitvoeren aangezien het de verwachting is dat het om slechts enkele meldingen per maand zal gaan. Vanaf 2020 zullen iedere drie maanden regio overleggen tussen het OM, GGZ zorgaanbieders en gemeenten plaatsvinden op de GGD/Veiligheidsregio schaal. Het is efficiënt als niet alle gemeenten daarbij aan hoeven te schuiven,
3. Over hoe de nieuwe werkwijze aansluit bij de bestaande werkwijze ‘sluitende aanpak verwarde personen’ . Daar zullen afspraken over gemaakt moeten worden.
4. Al in 2019 zullen, bijvoorbeeld door werksessies met de betrokken ketenpartijen zoals zorgpartners, politie, toegangsteams, bemoeizorg, huisartsen en wooncorporaties besproken moeten worden welke aanpak het beste zal werken.
5. Tenslotte zal de informatievoorzieningen tijdig ingericht moeten worden.

De Wvggz en de Wzd beogen dat gemeenten meer vanuit de zorgvraag gaan acteren en minder vanuit openbare orde en veiligheid. Door adequater te acteren vanuit de zorgbehoefte zullen minder overlast gevende situaties ontstaan zo is de verwachting. Door de toenemende ambulantisering zullen de komende jaren vaker situaties ontstaan dat mensen op eigen kracht hun leven op orde moeten krijgen en daar moeite mee hebben. Niet of niet tijdig acteren door gemeenten kan leiden tot een toename van het aantal opnamen maatschappelijke opvang of beschermd wonen. Dit is zowel kostbaar alsook zeer ingrijpend voor mensen. Gemeenten staan aan de lat om proactief aan de slag te gaan om de wetten tot een succes te laten worden. Dit kunnen zij niet alleen en samenwerking is nodig met alle ketenpartijen zoals eerder benoemd.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Jos van Dijk, adviseur bij Telengy, via tel. nr. 06 27 03 57 76 of via e-mail: j.v.dijk@telengy.nl.

Binnen de overheid is zaakgericht werken inmiddels aardig standaard geworden. Minder bekend en standaard is een zaaksysteem gebaseerd op Office365 en Sharepoint. MijnGemeenteDichtbij heeft begin 2018 deze vrij innovatieve stap gezet. Er is gekozen voor het ondersteunen van het zaakgericht werken met het zaaksysteem OneGove van Ilionx (voorheen PerfectView). Dit is een cloud oplossing die volledig gebouwd is binnen Office 365 en Microsoft Dynamics 365, en geheel gericht is op samenwerking en informatie delen.

MijnGemeenteDichtbij (MGD) is de werkorganisatie van de twee zelfstandige gemeenten Boxtel en Sint Michielsgestel. Beide gemeenten werkten al enkele jaren geheel of gedeeltelijk zaakgericht met Corsa en Verseon. De wens van de gemeenten was om volledig digitaal en procesgericht te gaan werken, met behulp van een zaaksysteem daar waar dit toegevoegde waarde heeft, en de oude digitale archieven toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving. Daarbij moesten de processen van de twee gemeenten zoveel mogelijk geharmoniseerd worden, inclusief de bestuurlijke besluitvorming. Een hele opgave, en een mooi proces! Monique Verbeeten mocht het implementatie proces als adviseur en projectleider voor MGD begeleiden.

Innovatief

MGD maakt naast het zaaksysteem ook gebruik van het Valo intranet; het Social Intranet voor Office 365 en Sharepoint dat fungeert als de digitale werkplek. Daarmee wordt het delen en terugvinden van documenten soms wel heel transparant en gemakkelijk. Documenten die in het zaaksysteem zijn opgeslagen, worden zichtbaar in het smoelenboek van de medewerkers. Daarbij is een goede inrichting van de autorisaties van belang!

Datamigratie

De wens om de bestaande digitale archieven uit Corsa en Verseon toegankelijk te maken in de nieuwe omgeving, betekende dat er ook een traject van datamigratie moest plaatsvinden. Daarbij is de hulp ingeroepen van Xillio, een partij die ervaring heeft met het migreren van data en daarbij gebruik maakt van speciale connectoren.

De datamigratie was een pittig proces, dat veel tijd en energie heeft gevraagd van alle betrokken partijen, dus zowel van de leverancier als van de medewerkers van MGD.

Bij een migratie dienen de brongegevens van goede kwaliteit te zijn om goed gemigreerd te kunnen worden. Als er veel ruis zit in de oude data, moet dit in de brondata geschoond worden, anders komen de gegevens niet goed in het nieuwe systeem. Daarbij moesten af en toe moeilijke keuzes gemaakt worden en is veel handwerk verricht. Over het uiteindelijke resultaat is MGD echter tevreden.

April 2019 is MGD organisatie-breed (voor de beide gemeenten) live gegaan met het nieuwe zaaksysteem. En onlangs is ook de datamigratie van alle zaken en documenten afgerond. Voor de komende periode is het van belang om een stabiele omgeving te hebben en te houden, en de door ontwikkeling vorm te geven.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Monique Verbeeten, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06  17 39 04 99 of via e-mail: m.verbeeten@telengy.nl.

Deze zomer is Robbert Becker bij de gemeente West Betuwe betrokken geweest als applicatiebeheerder voor het sociaal domein. De nieuwe applicatiebeheerder kon pas na de zomer beginnen en ondanks de zomervakantie moest de ‘winkel’ gewoon open blijven. En ondanks dat de gemeente na de herindeling in rustiger vaarwater was gekomen, blijft er na zo’n samenvoeging genoeg te doen!

Data-analyse

Samen met een aantal buurgemeenten is West Betuwe de informatievoorziening in het sociaal domein aan het doorontwikkelen. Door middel van onder andere data-analyse wil men grip krijgen op de uitgaven en inzet van mensen. Om op die manier de dienstverlening te verbeteren en de bedrijfsvoering effectief in te richten. Voordat je uiteindelijk bij een rapportage of dashboard bent en over de goede sturingsinformatie beschikt, ben je al over een behoorlijk aantal schijven gegaan.

Applicatiebeheer

Want om aan de ‘achterkant’ informatie goed uit de systemen te krijgen, moet er al aan het begin aandacht zijn voor een goede registratie en verwerking van gegevens en data. Die gegevens worden elke dag door consulenten en administratieve medewerkers ingevoerd, aangepast, gecorrigeerd of verwijderd. Een goede inrichting van de diverse applicaties helpt om dit zo makkelijk mogelijk te doen. Overbodige velden moeten hierbij zoveel mogelijk worden voorkomen en gebruikers moeten daarnaast zoveel mogelijk worden gestuurd door middel van bijvoorbeeld keuzevelden of een beperkt aantal opties. Zie hier: de toegevoegde waarde van de applicatiebeheerder!

Kaizen

Slechts op de ‘winkel’ passen zit niet in mij, ik streef naar verbetering door mens en systeem beter op elkaar aan te laten sluiten. Door kennis te vergroten van de gebruiker, of door een systeem beter in te richten. Op die manier kunnen we samen de dienstverlening aan burgers verbeteren en efficiënter en beter (samen)werken. Zo heb ik deze zomer mijn steentje bijgedragen aan de gemeente West Betuwe.

De afgelopen 2 jaar werkte Telengy-adviseur Ger Manders nagenoeg fulltime als waarnemend afdelingshoofd Informatiemanagement (IM) bij de gemeente Heerlen. 

Bij gemeente Heerlen werken ongeveer 1100 medewerkers. De afdeling IM telt 50 fte, verdeeld over 3 bureaus: het gecentraliseerd functioneel beheer, documentaire informatievoorziening en beleid & projecten. De harde ICT heeft Heerlen ondergebracht bij Parkstad-IT. 

De opdracht

De opdracht voor Ger was enerzijds om dagelijks leiding te geven aan de afdeling en de lopende projecten én om een visie/plan uit te werken om de informatievoorziening (IV) binnen de gemeente de komende jaren naar een hoger plan te brengen. Een belangrijk aspect van de dagelijkse gang van zaken was het versterken van de relatie tussen de vakafdelingen en de afdeling IM. Eind 2017 zijn informatie-adviseurs geïntroduceerd die met één been in de vakafdeling staan en met één been in de informatievoorziening en ICT. Met andere woorden: zij moeten de brug slaan en zorgdragen voor ‘business and IT alignment’. Ook in het MT is IV regelmatig geagendeerd. Het is overigens geen eenvoudige opgave om elkaar daarin goed te verstaan en te begrijpen. 

Projectenkalender

Een andere uitdaging was om alle IV– en ICT–projecten te managen. Meerdere tientallen projecten stonden in de steigers, liepen of naderden hun afronding. Op basis hiervan is het proces van portfoliomanagement ingericht en wordt er sinds begin 2018 met een projectenkalender gewerkt. Zo krijgt de gemeente steeds meer grip op de projecten, hun samenhang en ook op de investeringen en exploitatiekosten die er mee gemoeid zijn. Eén van die projecten is het zaakgericht werken. Daarnaast bevat de projectenkalender de aanschaf van een nieuw financieel systeem, een nieuw servicemanagementsysteem en de informatievoorziening Omgevingswet, om er maar enkele te noemen. 

Informatiebeveiliging en privacy

Ook is in 2018 binnen de afdeling IM met name aandacht besteed aan informatieveiligheid en privacy. De formatie op beide terreinen is fors uitgebreid en er zijn contactpersonen Informatieveiligheid & Privacy aangesteld binnen elke afdeling. Dat bleek trouwens nog geen sinecure; het aantrekken van nieuwe medewerkers was lastig, en het is duidelijk dat de BIG/BIO en AVG de arbeidsmarkt behoorlijk onder druk zetten. 

De aandacht vanuit de organisatie voor informatievoorziening en de afdeling IM had de afgelopen jaren te lijden gehad vanwege de destijds aan te komen herindeling met de gemeente Landgraaf, per januari 2019. Noodzakelijke verbeteringen zijn vaker doorgeschoven, want… we gaan herindelen. Zoals wellicht bekend, is deze herindeling eind 2017 stopgezet door de ministerraad. 

Reorganisatie

Dat was voor de gemeente aanleiding om uitgestelde verbeteringen ter hand te nemen. In de loop van 2018 is een grootscheepse reorganisatie in gang gezet. Van 14 afdelingen naar 6 domeinen, minder leidinggevenden en een versterking van met name de financiële en de informatiefunctie. Zo is een visie op informatisering ontwikkeld voor de komende 3 jaar, met concrete beoogde resultaten. Ook is antwoord gegeven op de vraag: waar staan we over 3 jaar? Daarnaast is de verbinding gezocht met de maatschappelijke en organisatorische vraagstukken van de gemeente en met op handen zijnde ontwikkelingen en wet- en regelgeving. Hierdoor is tevens een 3-jaars personeelsplan informatisering opgesteld. Dit personeelsplan betekent zowel een behoorlijke capaciteitsuitbreiding (o.a. BI-specialisme) als een ontwikkeling van enkele kennisgebieden (waaronder DIV). Voor het overgrote deel heeft deze personele invulling per afgelopen 1 juli – de datum dat de nieuwe organisatie live ging – vorm gekregen. 

Door bovenstaande ontwikkelingen en acties staat informatievoorziening binnen de gemeente nadrukkelijker op de kaart. De organisatie er klaar voor, maar … er is ook nog veel te doen. 

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Ger Manders adviseur/interim manager bij Telengy, via tel. nr. 06 29 52 73 40 of via e-mail: g.manders@telengy.nl. 

De werkorganisatie CGM is ontstaan op 1 januari 2014 uit een ambtelijke fusie en werkt voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill en St. Hubert. Binnen het sociaal domein wordt gewerkt met de Suite4Sociaal Domein van Centric. Ondanks dat CGM gemeentebreed al vanaf de start werkt met het zaaksysteem van Decos, waren binnen het sociaal domein de papieren dossiers nog steeds leidend.  

Van papier naar digitaal

Het management wilde hier graag vanaf om efficiënter te kunnen werken en heeft in eerste instantie een Quick Scan uit laten voeren door Telengy. Hierin zijn twee mogelijkheden aangegeven om met digitale dossiers te kunnen werken. Uiteraard was een voor de hand liggende oplossing om een koppeling te realiseren tussen de Suite4Sociaal Domein en het zaaksysteem van Decos. Een alternatief was echter om alle documenten digitaal op te slaan per werkproces in de Suite4Sociaal Domein. Dit voorkomt dat een koppeling gelegd moet worden, wat vaak moeizaam gaat. Bovendien lopen de kosten vaak flink op. Het alternatief was snel en goedkoop te realiseren. Een snelle implementatie was extra belangrijk omdat de huurperiode van de ruimte, waarin alle papieren dossiers opgeslagen waren, zou eindigen.  

Een gesprek met Centric maakte duidelijk dat er zeker voldoende aanknopingspunten waren voor het alternatief. Het management heeft gekozen om dit als eerste fase uit te voeren. Een koppeling met het zaaksysteem van Decos kan dan later alsnog ingevoerd worden. Het belangrijkste doel is dat medewerkers leren om volledig digitaal te werken. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat dit alternatief mogelijk niet voor alle gemeenten een optie is. Indien een gemeente namelijk als beleid heeft om via een centraal KCC alle klanten te kunnen bedienen door gebruik te maken van een centraal zaaksysteem en onderliggend DMS, dan is dit alternatief niet goed mogelijk. In veel gemeenten wordt dat beleid echter losgelaten, mede als gevolg van de AVG. 

Werkt het alternatief?

Begin 2019 is gestart met een projectteam, bestaande uit verschillende disciplines. Naast functioneel  beheer bestaat het team uit een kwaliteitsmedewerker sociaal domein, een DIV-medewerker van het sociaal domein, de DIV-coördinator van CGM en natuurlijk de projectleider van Telengy. Vervolgens is afgetrapt met een toets of het alternatief inderdaad werkbaar zou zijn. Sommige teamleden hadden daar op voorhand twijfels over.   

Al snel bleek het idee goed realiseerbaar. De kern van de aanpak is dat elke fase is uitgebreid met twee optionele taken: het toevoegen van een extern document en het raadplegen van de documenten die bij het werkproces horen. Belangrijk is dat alle inkomende documenten aan het werkproces worden toegevoegd, of dat nu papieren of digitale documenten zijn (bijvoorbeeld e-mail). Een belangrijk punt is dat digitale documenten veilig per mail kunnen worden ontvangen en verstuurd. CGM gebruikt daarvoor Cryptshare. Sinds de release in juni is de gebruiksvriendelijkheid daarvan sterk toegenomen. 

Wmo naar ‘digitaal’

Nadat het “digitale dossier” aan alle kanten onderzocht is, zijn gesprekken gevoerd moet vertegenwoordigers van gebruikers. Gestart is met de Wmo-processen. Dit ging zo goed dat eind mei van dit jaar besloten is om alle Wmo-processen ineens om te zetten naar ‘digitaal’. Op 1 juli zijn daar de processen voor aanvraag levensonderhoud en bestandsbeheer aan toegevoegd. Daardoor wordt op dat moment al voor een groot deel digitaal gewerkt. Er is dus niet gekozen voor een ‘Big Bang’.  

Om medewerkers te laten wennen is een ‘groen formulier’ geïntroduceerd. Wanneer een nieuw werkproces wordt gestart dat volledig digitaal zal verlopen, wordt als énige papieren document een groen formulier aangemaakt. Dit gaat van bureau naar bureau als teken dat er een digitaal dossier is. Zo wordt verwarring voorkomen met de werkprocessen die nog niet gedigitaliseerd zijn. Ook zorgt het ervoor dat medewerkers eraan wennen dat nieuwe werkprocessen zichtbaar worden in de  werkvoorraad. De ontvangst van een groen formulier is een teken dat er een nieuw werkproces in de werkvoorraad in de Suite4Sociaal Domein is toegevoegd. De inhoud van het dossier is echter alleen digitaal beschikbaar. 

Geen handtekening

Een andere maatregel die is genomen is dat uitgaande documenten niet meer getekend worden. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat daar voor beschikkingen en andere uitgaande brieven geen juridische basis voor bestaat. Ook blijft het datumstempel achterwege. De datum wordt vlak voor de verzending ingevuld. Bij verzending via Cryptshare is een leesbevestiging ook mogelijk. 

De verwachting is dat alle bestaande soorten werkprocessen (meer dan 100) in 2019 digitaal gemaakt kunnen worden. Daarnaast zullen ook werkprocessen ontwikkeld worden voor andere werkzaamheden. Binnen een jaar kan de doelstelling gerealiseerd worden.

Meer weten?

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Willem Isendoorn, adviseur van Telengy, via tel. nr. 06 51 54 11 69 of via e-mail: w.isendoorn@telengy.nl.